إن كتابة نموذج رسالة رسمية لجهة حكومية يختلف عن نموذج كتابة الرسائل العادية، حيث أنه يجب أن يتبع لعدة ضوابط وطريقة كتابة معينة.
سنذكر في هذا المقال تعريفاً لمفهوم الرسائل الرسمية ومميزاتها وأنواعها، إضافة إلى أننا سنضع بين أيديكم نماذج رسائل جاهزة للتعبئة، وأخيراً سنتحدث عن كيفية كتابة رسالة شكر رسمية ونماذج عنها.
ماذا يعني مصطلح ” الرسالة الرسمية”؟
يمكن تعريف الرسالة الرسمية على أنها وثيقة يُعبِّر محتواها عن موضوع مؤسسي أو عمالي أو تجاري أو سياسي أو مالي أو أكاديمي…الخ، وذلك عبر استخدام لغة رسمية وودية.
وتعتبر الرسائل الرسمية مثل مراسلات يتم إجراؤها في العديد من الحالات التي ترغب فيها تقديم طلب أو تقديم توصية أو شكر أو عرض تقديمي أو مطالبة بشيء ما أو استقالة أو حتى الكشف عن بيانات معينة ذات أهمية كبيرة.
الجدير بالذكر أن الرسالة الرسمية تتفق مع بعض العناصر الموجودة في الرسالة غير الرسمية والأنواع الأخرى من الاتصالات المكتوبة، حيث يتكون هيكل الرسالة الرسمية من ثلاثة عناصر أساسية، وهي العنوان وعرض البيانات والفصل.
هذا ويتم عبر الرسالة الرسمية التواصل بين شخصين غريبين علاقتهما رسمية، ولذلك من الضروري العناية بطريقة الكتابة التي تخلو من الأخطاء الإملائية وتقدم الأفكار بشكل سلس، واستخدام اللغة الودية والرسمية، والعديد من العناصر الأخرى التي سنوضحها أكثر في هذا المقال.
مقالات ذات صلة: نموذج خطاب شكوى رسمي
ما هي أنواع الرسائل الرسمية؟
تختلف أنواع الرسائل الرسمية حسب الجهة المرسل إليها والهدف أو الغرض من الإرسال، ومن أهم أنواع الرسائل الرسمية:
1-المذكرة: وهي طلب أمر ما يكون من صلب اختصاصات العمل، ويكون من خارج النماذج التي أعدت مسبقاً من قِبل الشركة، حيث يقوم الموظف بكتابتها لرئيسه المباشر بغية تحقيق غرض ما مثل إفادته في مشكلة وطلب التوجيه منه.
2- الخطاب: وهو رسالة رسمية تتم كتابته وإرساله من قبل دائرة إلى دائرة ثانية موجودة داخل الشركة نفسها، وتتضمّن عادة مواضيع الخطاب التشاور والاطلاع وطلب التوجيه أو إيجاد الحلّ لمشكلة ما.
3- الخطاب الإلحاقي: ويكون الهدف من هذا الخطاب هو متابعة الخطاب الذي تم إرساله سابقاً بحيث يُرسل بعده بفترة، ويكون عادة من أجل تصحيح الأخطاء إذا وجدت، أو من أجل طلب الردّ على الرسالة السابقة، أو من أجل التأكيد على فحواها.
4- خطاب الرد: وفي هذا النوع من الرسائل يتم إرسال رسالة من أجل الردّ على الخطاب، وذلك عبر توظيف عبارات من شأنها الإشارة إلى الخطاب المرس والذي يجري الرد عليه، ومن هذه العبارات: بناء على رسالة سعادتكم أو سموكم أو معاليكم.
5- المحضر: وهو عبارة عن مذكرة يقوم بكتابتها فريق عمل يملك صلاحيات للتحقيق في موضوع ما، أو لإعداد تقارير مُفصّلة عن موضوع ما بعد مناقشته وتداوله والتوقيع عليه من قبل أعضاء الفريق.
ما هي عناصر الرسالة الرسمية؟
يجب أن يتضمن نموذج رسالة رسمية لجهة حكومية مجموعة من العناصر التي لا بد من احترامها كي تتمكن من أداء الوظيفة التواصلية المنشودة، وخلق مجال للرد على هذه البيانات، ومن أهم عناصر الرسالة الرسمية:
1- الترويسة: وهي المعلومات الخاصة بالمرسل وتتكون عادة من رقم هاتفه وعنوانه والبريد الإلكتروني الخاص به….الخ.
مثال: أنا ….. العامل/ الموظف في….. والمقيم في….. رقم الهاتف…. البريد الالكتروني…..
2- اسم المستلم: وهو الشخص الذي يتم توجيه الرسالة إليه.
مثال: إلى السيد المدير، أو إلى السيد رئيس القسم، أو إلى حضرة القاضي أو إلى المهندس المحترم….الخ.
3- المكان والتاريخ الذي كُتبت الرسالة فيه.
4- التحية أو العنوان : والتي تكتب بصيغ المجاملة والاحترام، ويتم وضعه قبل موضوع الرسالة.
في حالة الكتابة لأحد أفراد العائلة الحاكمة فيجب إضافة بعض الجمل والتعبيرات ومنها: صاحب السمو الملكي حفظك الله/ صاحب السمو الملكي رعاك الله وبارك في عمرك وحفظك في عافيتك وأسرتك ووطنك وشعبك/ صاحب السمو الملكي حفظه الله وسدّد خطاه.
بعدها تبدأ بالتحية، والتي عادة ما يبدأ فيها الخطاب والرسالة الرسميّة، وهي تحية السلام عليكم ورحمة الله وبركاته، أو تحية طيبة، أو عبارة تحية طيبة وبعد، وتُعدُّ هذه الافتتاحية مع بعض التغييرات الطفيفة التي من الممكن أن تجري عليها إلزاميةً في كافة الرسائل والخطابات الرسميّة.
5- الموضوع: وهو عبارة عن مقدمة موجزة عن السبب الذي استدعى كتابة الرسالة.
6- نص الرسالة: وهو أهم جزء من الرسالة وذلك لأنه يتم فيه الحديث عن الطلب أو المشكلة أو الشكر…الخ بتوضيح أكبر.
يتم في الموضوع قسم الرسالة على شكل فقرات متتالية واحدةً تلو الأخرى وبأسلوب سلس وبلغة مُنمّقة تنبض بالحياة وتظهر الاحترام والتقدير للمرسل إليه في كل محتوى الرسالة، ويمكنك استخدام التعابير مثل: إنّه لمن منتهى السرور أن أرحّب بكم/ يطيب لي/ أرغب بأن أشير ل/ يسرّني إرسال أطيب التحيات إلك مع خالص أمنياتي لك بالسعادة وبالتوفيق/ مع كل احترامي أردت إخبارك ب/ أرجو قبول الاعتذار على الإزعاج/ أوجه لكم خطابي/ أتشرّف بأن أرفع إلى سموّكم/ أتشرّف أن أرفع إلى مقامك حضرتك السامي/ أرسل الرسالة لمقامكم لأنّ/ أكتب لجلالتكم لـ…..الخ.
7- الوداع: ويتكون من فقرة يتم إغلاق عبرها الفكرة الرئيسية بوداع ودي.
مثال: تفضلوا قبول الاحترام والتقدير/ شاكرين حسن تعاونكم/ مع جزيل الاحترام والتقدير/ مع جزيل الشكر والتقدير/ مع أطيب التحيات/ تفضلوا قبول كامل التحية والاحترام.
8- التوقيع: وفيه يتم وضع اسم المرسل واللقب الخاص به.
ما هي خصائص نموذج رسالة رسمية لجهة حكومية؟
هناك مجموعة من الخصائص يجب أن تتوفر في نموذج رسالة رسمية لجهة حكومية يكون أبرزها تقديم معلومات متماسكة ومختصرة تفي بغرض إرسال الرسالة بشكل واضح، ومن الخصائص الأخرى:
1- استخدام لغة تكون رسمية وبسيطة وواضحة، تتضمن صيغ المجاملة واستخدام ضمائر المخاطب والجمع.
2- جعل محتوى الرسالة قصير ودقيق مع مراعاة كتابة المعلومات الضرورية بشكل كامل.
3- كتابة الأفكار حسب ترتيب يتبع لأكثرهم أهمية وبشكل مترابط ومتسلسل، ويتوزع النص على شكل فقرات قصيرة لكن متماسكة بشكل عام.
4- أن يكون نموذج رسالة رسمية لجهة حكومية مباشر أي لا يحتوي على أي غموض.
5- الابتعاد عن كتابة كلمات تظهر موقفك الشخصي أو تبيّن عاطفتك.
6- الابتعاد عن التكرار في الكلمات والجمل.
7- الحرص عل إظهار اللباقة لتبيّن للشخص المرسَل إليه مدى احترامك له.
8- تجنب استخدام المحسّنات البديعية أوأسلوب المجاز، مع حسن اختيار الكلمات المناسبة والحرص على وضعها في المكان المناسب.
9- الحرص على الصدق والموضوعية أثناء كتابتك عن الموضوع.
10- التأكد من صحة الأرقام والأسماء والأماكن والأشخاص وكل البيانات المذكورة في الرسالة.
11- مراعاة التنسيق لنموذج رسالة رسمية لجهة حكومية لأن ذلك يترك أثراً جيداً أثناء القراءة، هذا ويجدر التنويه إلى أنّ كلّ جهة أو كل مؤسسة تعتمد تنسيقاً معيناً من حيث نوع الخطوط وحجمها والتباعد بين الفقرات، وترقيم الصفحات والهوامش.
الجدير بالذكر أن الخصائص التي ذكرناها هي بمثابة دليل يعلمك كتابة نموذج رسالة رسمية لجهة حكومية تؤدي غرضها بشكل ناجح، ومن الضروري الالتزام بها بشكل حرفي كي لا تكون عرضة لفهمها بشكل خاطئ من قبل المرسل إليه، الأمر الذي سيعود عليك بالضرر وخصوصاً أن الجهة التي يتم إرسال الرسالة إليها هي جهة حكومية.
مقالات ذات صلة: نموذج شكوى للنيابة العامة بالسعودية
أمثلة حول نموذج رسالة رسمية لجهة حكومية:
تطبيقاً لما ذكرنا في الأعلى، سنذكر الأمثلة التالية حول كيفية كتابة نموذج رسالة رسمية لجهة حكومية:
نموذج رسالة رسمية لجهة حكومية (1):
| نموذج رسالة رسمية لجهة حكومية معالي الوزير المحترم………. السلام عليكم ورحمة الله وبركاته.. التاريخ …./…../….. تحية طيبة وبعد.. أتقدم أنا …… العامل في ……. والمقيم في………، رقم الهاتف…….، بالشكر لسيادتكم على ما تبذله من جهد جبار في سبيل النهوض بالوطن، وأرجو من سيادتكم ……………………. مع وافر الاحترام والتقدير التوقيع…….. |
نموذج رسالة رسمية لجهة حكومية (2):
| نموذج رسالة رسمية لجهة حكومية السيد……. إلى السيد المدير:…….. العنوان………. العنوان:………….. الموضوع: استقالة من المنصب الحالي أعلمكم سيدي أنني نجحت في مسابقة توظيف قد قمت سابقاً بالتقدم لها بعد الحصول على ترخيص من حضرتكم تحت رقم…….. ومؤرخ بتاريخ …/…/….م. وتبعاً لذلك أرجو منكم قبول استقالتي من وظيفتي الحالية، داعياً من المولى عز وجل أن أكون قد وفقت في عملي منذ التحاقي بمؤسسة ……..، وهذا اعتباراً من تاريخ …./…./….. أحيطكم علماً أنني التحقت بالعمل في المؤسسة بتاريخ …./…/….. وفي انتظار ذلك تقبلوا سيدي أسمى مشاعر الود والإخاء. إمضاء المعني إمضاء المدير ……… ………… |
نموذج رسالة رسمية لجهة حكومية (3):
| نموذج رسالة رسمية لجهة حكومية بسم الله الرحمن الرحيم سعادة مدير……..الموقر السيد………. السلام عليكم ورحمة الله وبركاته.. الموضوع: طلب عودة للعمل لم أكن لأتقدم بطلبي هذا لكم إلا وكلي أمل بالله جل جلاله ويقيني من أنه سينال منكم كامل الاهتمام، وليس لدي بعد الله سبحانه غيركم لألجأ إليه. سيدي.. لقد عملت في مؤسستكم/ شركتكم…….. الموقرة قرابة ال….سنوات عملت فيها ضمن فريق عمل يستحق كل الاحترام والتقدير، تعلمت منهم واكتسبت خبرات عملية وأتمنى أنه في المقابل عملت قدر الإمكان على توظيف ما لدي من خبرة وإمكانيات، كما أنني خلال هذه الفترة حظيت باهتمامكم ورعايتكم وحسن تعامل زملائي الموظفين. ولكن بسبب………………..تم قطعي من العمل، ولست أملك أي مصدر للدخل غير الراتب الذي كنت أتلقاه في الوظيفة التي كنت أعمل فيها، ولم أتمكن من العمل في وظيفة أخرى، وتعلمون يا سيدي مدى صعوبات الحياة ومصاريفها خصوصاً وأن لدي عائلة أنا معيلها الوحيد. سيدي أتقدم لحضرتكم في أن يتم النظر في إعادتي للعمل في الوظيفة التي كنت أشغلها أو في أي وظيفة أخرى تجدونها مناسبة، وسأبذل قصارى جهدي لخدمة الشركة وتحقيق أهدافها. شاكراً ومقدّراً اهتمامكم .. تفضلوا بقبول كل الاحترام والتقدير.. |
كيفية كتابة نموذج رسالة شكر لجهة حكومية:
أثناء مسيرة العمل المختلفة إذا رغبت بكتابة نموذج رسالة رسمية لجهة حكومية بغرض الشكر لجهة حكومية معينة أو لمسؤول سواء كان مدير لمدرسة، أو للجامعة، أو للشركة، أو حتى وزيراً، فإن رسالة الشكر يتم كتابتها بطريقة معينة سنستعرض أبرز أشكالها:
1- النموذج الأول:
أتقدم إليكم وكلي فخر نحو ما قدمتم من إنجازات كبيرة أثناء مسيرة العمل، وأنا أثمن كل الجهود التي بذلتموها ولم تبخلوا يوماً بها، والتي هي شاهدة على جدارتكم في تلي هذا المنصب الذي كبر بكم وبإنجازاتكم، وإن دل هذا على شيء فهو دليل على
وفائكم وعلى إخلاصكم في عملكم الجاد والدؤوب وعلى جهودكم التي تفانيتم في تقديمها من دون انتظار أن يأتيكم عليها أي ثناء أو شكر في يوم من الأيام، لذلك وإنه لمن دواعي سروري أن أتقدم لكم بجزيل الشكر الذي أنتم تستحقوه.
ومن مؤسستنا هذه أشعر بالفخر بأننا نعمل معاً مثل يدٍ واحدة كي نظل دائماً الأفضل في الميدان، وهذا لم يكن ليحدث لولا أنكم بذلتم جهداً جباراً مع إيمانكم بأن الإخلاص للعمل هو صلب التطور في جميع المجالات، وهو علامة على نبل الموظفين ونوايتهم الطيبة.
إنني أعلم أن الموظف المؤتمن على وظيفته لا يكون في حاجة للشكر، ولكن من واجبي الذي يحتم علي أن أشكر من يستحق لأن ذلك يجعلني قدوة حسنة.
2- النموذج الثاني:
أتقدم بجزيل الشكر والتقدير إلى السيد …………، الذي له فضل في أن أحظى بفرصة التواجد في هذه الوظيفة التي منحتني الكثير من الخبرات وجمعتني بفريق تجمع فيما بينهم روح المحبة والتعاون.
3- النموذج الثالث:
يسعدني أن أكتب لكم لأبيّن مدى شكري وعظيم امتناني لما وجدته من تجاوب لتحقيق مطالبي من قبلكم، وإن دل هذا على شيء فإنه دليل على حرصكم على خلق المساواة والعدالة بين كل العاملين لديكم، وبذل المستطاع لمحاربة الفساد، وإعطاء الموظف كامل الحرية وحق التعبير عن آرائه ومقترحاته.
مقالات ذات صلة: تحميل أكثر من نموذج خطاب تقديم وظيفة
بهذا نكون قد وصلنا لنهاية مقالنا الذي عرّفنا فيه عن مفهوم نموذج رسالة رسمية لجهة حكومية، إضافة إلى ذكر خصائص وكيفية كتابة الرسائل الرسمية وأرفقناها بنماذج جاهزة للتعبئة، وأخيراً ذكرنا كيفية كتابة رسائل الشكر مرفقة أيضاً بعدة نماذج.
