بناءً على ذلك يجب أن تكون رسالة الشكر مكتوبة بشكل معين يظهر مدى احترافيتك واحترامك للشخص المرسل إليه وذلك وفق قواعد وخطوات محددة.

لذلك سيقدك لكم فريق Arab Forms دليلاً متكاملاً حول رسائل الشكر والتقدير بالإضافة إلى تقديم خطوات واضحة لكيفية كتابة كلمة شكر وتقدير على الجهود المبذولة في العمل فتابع معنا…

ما هي رسالة شكر الموظفين؟ وما هي أشكالها ؟

رسالة تقدير أو كلمة شكر وتقدير على الجهود المبذولة للموظفين هي رسالة رسمية من صاحب العمل لتقدير جهوده. يجب أن تكون رسالة واضحة وتبين على وجه التحديد مساهمة الموظف في المنظمة. 

يمكن أن تكون رسالتك التي تشكر الموظفين على عملهم الشاق بأشكال مختلفة، عادةً ما يتم طباعتها أو كتابتها بخط اليد، ولكن في بعض الأحيان يمكن كتابتها بتنسيق بريد إلكتروني.

مع ذلك، فمن الأفضل عدم استخدام بريد إلكتروني لإرسال رسالة شكر على العمل الجاد للموظفين، لماذا؟ لأن البريد الإلكتروني يشعر بالبرودة إلى حد ما ويفتقر إلى اللمسة الشخصية التي يمكن أن توفرها لك الرسالة الممكنة.

بمعنى آخر، يمكنك القول أن خطاب التقدير المكتوب بخط اليد أو المطبوع إلى الموظف لديه فرصة أفضل لرفع معنوياته. غالبًا ما تكون رسائل الشكر المكتوبة بخط اليد هي الشكل الأكثر تقديرًا نظرًا لطبيعتها الشخصية. ومع ذلك، فإن الرسائل المكتوبة بخط اليد ليست عملية للغاية ، خاصة إذا كانت شركتك تتكون من مئات الموظفين.

لماذا كتابة كلمة شكر وتقدير على الجهود المبذولة في العمل هامة ؟

عندما تدير شركة، يكون لديك وقت محدود، لذلك عليك أن تكون انتقائيًا بشأن كيفية إنفاقه. الشيء الوحيد الذي لا يعد مضيعة للوقت هو تقدير موظفيك لعملهم الشاق. إذا لم يتلق الموظفون أي رسالة شكر على عملهم، فمن المحتمل أن يشعروا بعدم التقدير، مما قد يكون له تأثير سلبي على العمل. تتضمن بعض فوائد استخدام رسائل الشكر ما يلي:

• البساطة: كتابة رسالة شكر لا تكلفك شيئًا ، لكنها يمكن أن تجعل المستلم يشعر بأنه موضع اهتمام من قبل المدير.
• ثقافة الامتنان: يمكن للتعبير عن الشكر بطرق بسيطة أن يعزز ثقافة الشركة من الامتنان والإيجابية، قد يشجع هذا الآخرين على أن يكونوا أكثر وعيًا بكيفية مساعدة زملائهم لهم ، بدلاً من التركيز على السلبيات.
• تشجيع الموظفين: رؤية أن جهودهم تحدث تأثيرًا يمكن أن تشجع الموظفين على مواصلة العمل الجاد، يمكن أن يحسن شعورهم تجاه الشركة ويشجعهم على البقاء. قد يكون الموظفون الذين يشعرون بالتقدير أكثر إنتاجية أيضًا.

متى يجب أن ترسل رسالة شكر للموظفين؟

يعد أي وقت تقريبًا وقتًا رائعًا لإرسال رسالة شكر للموظفين، ومع ذلك، يمكن أن يكون أكثر فعالية مباشرة بعد الإجراء الذي تشير إليه. على سبيل المثال، إذا زاد أحد الموظفين من مبيعات الشركة، فإن تلقي رسالة شكر بعد فترة وجيزة يكون أكثر فائدة من تلقيها في نهاية ربع السنة أو السنة المالية. إذا كنت ترسل رسالة شكر عامة، ففكر في إرسالها في نهاية العام أو في ذكرى توظيف الموظف.

كيفية كتابة كلمة شكر وتقدير على الجهود المبذولة ؟

اتخذ هذه الخطوات لكتابة كلمة شكر وتقدير على الجهود المبذولة إلى أحد أعضاء فريقك:

1. اختر طريقة.
2. استخدم سطر موضوع واضح.
3. اكتب تحية.
4. اذكر سبب رسالتك.
5. اشرح سبب امتنانك.
6. على مقربة من الآمال الكبيرة.
7. قم بالتدقيق اللغوي بعناية.

1. اختر طريقة

غالبًا ما يرجع هذا الاختيار إلى ثقافة الشركة والتوقيت وطبيعة الإنجاز وعلاقتك بالمتلقي، قرر ما إذا كان الخطاب الرسمي أو المذكرة المكتوبة بخط اليد أو البريد الإلكتروني هو الأنسب. الخطاب هو الأكثر رسمية، بينما رسالة الشكر المكتوبة بخط اليد هي أكثر شخصية. فائدة الورق هي أنه يمكن للموظف الاحتفاظ بها كتذكار.

2. استخدم سطر واضح في الموضوع

بقدر ما تريد من موظفيك قراءة كل كلمة من كل بريد إلكتروني ترسله، فمن المرجح أن يكون لديهم صناديق بريد وارد ممتلئة. لهذا السبب من المهم دائمًا تضمين سطر موضوع معين عند إرسال رسائل بريد إلكتروني إلى موظفيك. إذا كنت ترسل رسالة شكر إلى موظف عبر البريد الإلكتروني، فحدد سطر موضوع بسيطًا وواضحًا لتشجيعه على فتحه على الفور.

3. اكتب تحية

تحدد التحية نغمة رسالة الشكر إلى الموظفين، قم دائمًا بتخصيص البريد الإلكتروني من خلال مخاطبة المستلم بالاسم. ابدأ رسالتك بتحية، مثل “عزيزي” أو “مرحبًا” الأقل رسمية، اعتمادًا على علاقتك بالموظف، متبوعًا باسم الشخص.

4. اذكر سبب رسالتك

عبر عن سبب كتابتك على الفور، حتى يعرف الموظف ما يمكن توقعه، كن واضحًا ومحددًا. قد يكون هذا بسيطًا مثل القول أنك لاحظت جهودهم الأخيرة وتريد أن تشكرهم. هذا يمهد الطريق، حتى تتمكن من الدخول في مزيد من التفاصيل في الرسالة.

5. اشرح سبب امتنانك

اكتب بضع كلمات أو جمل حول فائدة الإنجاز للشركة، أو تحسين عمل الزملاء أو تحسين العملية، كن محددًا بشأن تأثير الموظف وكن صادقًا في مدحك وبين تقييم أدائك للموظف. أنت تريد تضمين ما يكفي لجعل الموظف يشعر بالتقدير دون أن يكون طويلًا جدًا لدرجة أنه يتوقف عن القراءة.

6. الختام مع آمال كبيرة في المستقبل

أنهِ الخطاب بملاحظة حول المستقبل، قد تقول إنك تتطلع إلى استمرار النجاح أو المزيد من العمل الرائع أو الأفكار الرائعة. يوضح هذا للموظف أنك تثق به، وقد يلهمه ليكون أكثر ابتكارًا ويعمل بجد لمواصلة كسب مديحك وتقديرك.

7. التدقيق اللغوي بعناية

كلمة شكر وتقدير على الجهود المبذولة للموظفين لا يجب أن تكون رسمية للغاية، ولكن يجب أن تكون صحيحة نحويًا، مراجعة للأخطاء النحوية أو الأخطاء المطبعية ضرورية جداً. اقرأ رسالتك بصوت عالٍ للتأكد من أنها منطقية. إذا كان مليئًا بالأخطاء أو الأخطاء المطبعية، فقد يبدو أنك كتبتها بسرعة ولم تهتم حقًا، مما يقلل من كونها ذات مغزى.

مثال على كلمة شكر وتقدير على الجهود المبذولة في العمل: 

إليك نموذج يمكن اتباع لكتابة كلمة شكر وتقدير على الجهود المبذولة في العمل من قبل الموظفين :

اضغط هنا للتحميل نموذج رسالة شكر وتقدير جاهزة للتعبئة WORD

في النهاية يكون قدم قدم لكم فريق نماذج بالعربي دليلاً شاملاً حول رسائل الشكر و التقدير وخطوات كتابة رسالة شكر للموظفين بالإضافة إلى مثال جاهز عن كلمة شكر وتقدير على الجهود المبذولة في العمل.