تعد عملية إدارة المشتريات من العمليات الأكثر دقة داخل أي مؤسسة، وأحد أهم أقسام إدارة المشتريات في الشركات مراقبة أسعار المشتريات، حيث أن معظم الشركات تشتري أكثر من 50% من إجمالي المبيعات الخاصة، وأي إهمال يتعلق بمراقبة الأسعار قد يؤدي إلى خسارة كبيرة.
تتم عملية مراقبة الأسعار من خلال رصد أسعار السوق، ومراقبة ارتفاعها و هبوطها، والتعامل مع تسعير المنتجات على أساس السوق.
سنتعرف في هذا المقال على كل ما يتعلق بأنظمة إدارة المشتريات في الشركات، وكيفية مراقبة أسعار المشتريات.
ما هي المراحل التي تمر بها عملية الشراء؟
تتلخص عملية الشراء بما يلي:
- عملية مسح حالة الأسواق وتتضمن معرفة الطلب على المنتجات من خلال دراسة متطلبات الزبون، ثم أخذ القرار بالشراء.
- بعد إتمام عملية الشراء تبدأ مرحلة تسجيل المشتريات وتدوين حساب البضائع.
- استلام فواتير الشراء ودفع المبلغ المطلوب.
- القيام بكتابة إشعار أو اتفاق في حالة وجود عيب في البضائع المستلمة.
ما هي الأهداف الأساسية من عملية الشراء؟
- التأكد من جودة البضائع التي تم شرائها.
- ضمان الإمداد الدائم للبضائع لتغطية حاجة قسم الإنتاج.
- مراقبة أسعار المشتريات وتأمينها بسعر معقول لرفع هامش الربح.
- الحفاظ على المعايير الأساسية لجودة المواد لضمان تميز الشركة.
- جدولة عمليات الشراء للحفاظ على سياسات الشراء طويلة وقصيرة الأمد.
- تأمين مصادر الشراء المناسبة ومصادر بديلة عند الحاجة وتطوير علاقات جيدة مع الموردين.
- معرفة حاجة الشركة من البضائع لضمان شراء الكميات اللازمة دون تعرضها للتلف بسبب الفائض عن الحاجة .
يمكنك أيضا الاطلاع على هذا المقال من موقعنا: طريقة حساب جدول تكلفة منتج بأبسط طريقة
كيفية سير سياسة المشتريات في الشركات
تنقسم أنواع المشتريات إلى مشتريات مركزية ومشتريات لامركزية وسنقدم فيما يلي شرح بسيط لكل من هذه السياسات:
1. المشتريات المركزية:
عمليات الشراء المركزية تعني أن كافة عملية الشراء في المؤسسة تنبثق عن إدارة واحدة، ومن ميزاتها القدرة على شراء كمية كبيرة من البضاعة، والاستفادة من الخصم على الكمية الكبيرة وتقليل مصاريف نقل البضائع.
للإدارة الموحدة العديد من الفوائد، حيث أنها تتبع سياسة واحدة مع الموردين للبضائع مما يقلل نسبة الخسارة أو الخطأ، كما أنها توفر رقابة أكثر فاعلية لوجود جميع البضائع في مكان واحد.
إلا أن أحد عيوبها أنها تضع مسؤولية كبيرة على عاتق الإدارة وتفقدها القدرة على مراقبة أسعار المشتريات لأنه من الأسهل مراقبة أسعار السوق عند وجود وحدات شراء متفرقة.
2. المشتريات اللامركزية:
يبقى اتباع هذه السياسة الخيار الأفضل في المؤسسات التي تمتد على بقعة جغرافية واسعة، حيث أنها توفر السرعة في الشراء والمرونة في التعامل مع متطلبات السوق بسبب تماسها المباشر مع البيئة المحلية.
برنامج حساب المشتريات
لدينا العديد من البرامج التي تساعدنا على مراقبة أسعار المشتريات سنذكر منها اثنان:
1. برنامج Dexef:
يقدم برنامج Dexef العديد من الميزات منها سهولة إضافة الأصناف ومراقبتها، كما يتميز بوجود أكثر من طريقة لتعريف الباركود ليتمكن العميل من اختيار الطريقة المناسبة له.
يمكنك من خلال هذا البرنامج إدخال كمية الأصناف الموجودة وتفعيل تنبيهات الأصناف، حيث يقوم البرنامج بتحذير المستخدم عند وصول الصنف إلى الحد الأدنى أو الأقصى. بالإضافة إلى تحديد ومراقبة أسعار المشتريات مع إمكانية تغييرها تلقائيًا عند إدخال فواتير جديدة.
كما يقدم البرنامج العديد من الميزات منها إدارة التحويلات بين المخازن وقائمة حسابات تحتوي على تعريف للخزن والبنوك وإدارة المصروفات والتحويلات النقدية، والقيام بتحميل قيمة الضريبة المضافة على الأصناف، والعديد من المزايا الأخرى.
2. برنامج Easy store:
يعد برنامج Easy store من أفضل البرامج المستخدمة في الوطن العربي بسبب سهولة استخدامه، يمكنك هذا البرنامج من تسجيل كافة فواتيرك ومراقبة أسعار المشتريات والمبيعات بالشكل الأمثل، كما يساعدك على إدارة المخازن والحسابات.
كما يساعدك على إدارة علاقاتك العامة مع الموردين والعملاء والشركات، وإدارة شؤون الموظفين. ويساعدك على ربط فروع الشركة مع نقاط البيع، ودراسة حركة المبيعات والإيرادات.
قدمنا لكم في هذا المقال كل ما تحتاجون معرفته عن مراقبة أسعار المشتريات وطريقة إدارتها، نأمل أن يكون هذا المقال شامل لأسئلتكم، كما يمكنكم الاطلاع على الكثير من النماذج المفيدة داخل موقعنا.
