يعتبر كتابة عذر للغياب هو الحل المثالي إذا كنت في موقف يتطلب منك الابتعاد عن العمل، فغالبًا ما يكون من الضروري إبلاغ الشخص المناسب بغيابك، مثل المدير أو ممثل الموارد البشرية، يمكن أن يساعدك توثيق أيام العمل الفائتة في دعم فريقك والسماح للشركة بتغطية مهامك حتى تعود، يمكن أيضاً أن يساعدك تعلم ما يجب تضمينه في رسالتك على التواصل مع حالات الغياب بشكل احترافي.
في هذه المقالة يقدم فريق arab forms، كيفية صياغة عذر للغياب بشكل رسمي عن العمل ومشاركة العناصر الأساسية لرسالة مهنية، ثم نقدم ثلاثة أمثلة يمكنك الرجوع إليها.
كيف تكتب عذر للغياب عن العمل
عند مخاطبة مديرك، كن مقتضبًا في إخبار رئيسك عن سبب تفويتك للعمل، فيما يلي بعض النصائح التي يجب استخدامها عند كتابة خطاب عذر للغياب:
1. تأكد من أن السبب شرعي
هناك العديد من الأسباب التي قد تدفعك إلى التغيب عن العمل بشكل غير متوقع، بما في ذلك:
- مرض.
- حالة عائلية طارئة.
- الوفاة.
- رعاية الأطفال في حالات الطوارئ.
قد تكون هناك أيضًا أوقات تخطط فيها لغياب معذور.تشمل الأمثلة :
- تقديم المساعدة لأفراد الأسرة.
- الذهاب إلى موعد مع الطبيب.
- ذاهب في عطلة.
- أخذ يوم شخصي.
2. الرجوع إلى إرشادات الموظف الخاص بك
كل شركة لديها عمليات واضحة وغيابات مبررة لذلك تحقق من دليل الموظف لتأكيد الإجراءات قبل صياغة رسالتك. تشير المنظمة عادة عندما يكون الخطاب ضروريًا، وما الذي يجب أن يحتويه ومن يجب أن يستلمه.
3. أبلغ فريقك
استشر زملائك في الفريق قبل كتابة رسالة عذر للغياب عن العمل، للتأكد من أنه يمكنك الحصول على تغطية لمهامك أثناء تواجدك بعيدًا. هذا يضمن أن عملك لن يتوقف ويظهر المسؤولية والمساءلة المهنية.
من المستحسن أن تخطط لمن يمكنه التعامل مع عبء العمل وكيف أثناء تواجدك في الخارج للتأكد من أن الفريق لا يزال بإمكانه الوفاء بالمواعيد النهائية وسير العمل دون انقطاع.
4. كن محترفًا
امتنع عن مشاركة كل تفاصيل أنشطتك خارج أوقات العمل، اجعل التفاصيل موجزة لأن المدير قد يشير إلى رسالتك في حالة الغياب في المستقبل. قم بتضمين النقاط ذات الصلة فقط لمساعدتك في الحفاظ على سمعة مهنية في العمل.
5. طلب العمل عن بعد
إذا لم تتمكن من الحضور فعليًا إلى العمل، ففكر في طلب العمل عن بعد من المنزل بدلاً من أخذ إجازة. قد يتيح لك القيام بذلك توفير الوقت المخصص لك في إجازتك. قد يقدر مشرفك وزملائك في الفريق مرونتك واستعدادك للمساعدة بأي طريقة ممكنة.
6. كن في المتناول
إذا كان ذلك ممكنًا، فقد يكون من المفيد لك ولزملائك في الفريق أن تكون متاحًا أثناء غيابك. على سبيل المثال، قد تكون متاحًا للإجابة على الأسئلة أو مراجعة العمل في إطار زمني معين.
يمكن أن يساعد توفير عنوان بريدك الإلكتروني ورقم هاتفك وساعات العمل العامة للرد الفريق على التعامل مع المهام العاجلة وتعزيز سير العمل دون انقطاع.
7. اكتب رسالتك على الفور
من خلال تقديم عذر للغياب في أقرب وقت ممكن، فإنك تمنح الشركة الوقت لإعادة تنظيم الجدول وإجراء التعديلات اللازمة أثناء وبعد غيابك. قد يساعد وقت التخطيط في استمرار سير العمل وحساب غيابك. بمجرد أن تعرف أنه لا يمكنك الذهاب إلى العمل، أو معرفة حدث قد يتسبب في غيابك، حاول إبلاغ مشرفك.
8. كن صادقا
كن صادقًا دائمًا عند إعطاء الأعذار للتغيب عن العمل وتحدث إلى مديرك إذا كنت بحاجة إلى إجازة أو يوم شخصي.
اقرأ أيضاً : كيفية إنشاء نموذج طلب إجازة للموظفين باحترافية 2023
أمثلة على خطابات عذر للغياب عن العمل
فيما يلي ثلاثة أمثلة على رسائل عذر للغياب التي يمكنك الرجوع إليها:
مثال 1
في ما يلي مثال على عذر للغياب بخصوص مسألة عائلية:
| اسم الموظف_________ اسم الشركة____________ التاريخ____________ عزيزي___________ أكتب إليكم لإبلاغكم بغياب مخطط يبدأ يوم الخميس. كما ناقشنا، خضعت ابنتي لعملية جراحية بسيطة يوم الخميس، 26 نوفمبر / تشرين الثاني. مرفق بمذكرة الطبيب لمراجعتك. أتوقع أن أكون بعيدًا من 26 نوفمبر إلى 30 نوفمبر. لقد تشاورت مع فريقي ووافق زميلي فلان، على تغطية التقرير الأسبوعي، وهو جزء من واجباتي. أيضًا، عرض فلان أن يطلعني على أي عمل عاجل قد يحتاج إلى ردي. يرجى إعلامي إذا كانت لديك مشكلة معلقة تتطلب اهتمامي عندما أخرج. شكرا لتفهمك. مع تحياتي. اسم الموظف__________ |
مثال 2
فيما يلي مثال على خطاب إجازة قبل التغيب عن العمل:
| اسم الموظف_________ اسم الشركة____________ التاريخ____________ عزيزي___________ يُرجى قبول هذا الخطاب كإخطار رسمي بأنني أخطط للخروج من المكتب في الفترة من______ إلى يناير_____ . سأحضر ندوة التطوير المهني خلال ذلك الوقت. لقد رتبت للتحقق من بريدي الإلكتروني أثناء ساعات العمل وأخطط للاتصال بفريقي وتسجيل الوصول إليه مرة واحدة يوميًا. يرجى إعلامي إذا كان لديك أي أسئلة حول غيابي المخطط. أشكركم على هذه الفرصة لتطوير مهاراتي المهنية ومشاركة ما تعلمته مع زملائي في الفريق. مع تحياتي اسم الموظف_______ |
مثال 3
فيما يلي مثال على بريد إلكتروني للغياب بسبب موعد مهم:
| اسم الموظف_________ اسم الشركة____________ التاريخ____________ عزيزي___________ أكتب هذا البريد الإلكتروني لإعلامك بأنني أخطط للتغيب يوم الاثنين ، 27 يناير. لدي أمر مهم يجب أن أحضره وأرغب في قضاء يوم عطلة شخصي. يرجى إعلامي إذا كان هذا مناسبًا لك وللفريق أو إذا كنت بحاجة إلى مزيد من المعلومات. لقد عملت مسبقًا لإكمال المهام الخاصة بي لذلك اليوم. شكرا لتفهمك. مع التحيات ، اسم الموظف______ |
يجب أن يكون عذر الغياب عن العمل واضح ومنسق بشكل احترافي بالشكل الذي قدمه لكم فريق اراب فورمز arab forms حيث قدمنا دليلاً شاملاً ونماذج احترافية حول عذر للغياب عن العمل يمكن الاستفادة منها.
