نموذج خطاب رسمي ، أو صيغة خطاب رسمي، هي عبارة عن رسائل مكتوبة بشكل رسمي وحرفي إلى شخص أو شركة أو في أي بيئة مهنية
يمكن أن تخاطب الرسالة أي شخص بما في ذلك، على سبيل المثال لا الحصر: العملاء والمديرين والوكالات والموردين وغيرهم من رجال الأعمال أو المنظمات.
من المهم أن تتذكر أن أي خطاب عمل هو مستند قانوني بين الأطراف المعنية. يمكن الاحتفاظ بهذه الوثائق لمدة تصل إلى سبع سنوات، لذلك من المهم أن تكون جميع المعلومات صادقة وشرعية.
نقدم لك في موقع نماذج بالعربي، مجموعة من قوالب ونماذج خطابات رسمية لأي جهة حكومية أو خاصة أو في الجامعة أو في المدرسة وغيرها.
ماذا يعني خطاب رسمي؟
صيغة خطاب رسمي، أو خطاب العمل، هو عبارة عن وسيلة تخاطب رسمية بين الشركات أو العملاء والموظفين أو من لديه مصلحة أو عمل.
على سبيل المثال. تستخدم خطابات العمل للمراسلات المهنية بين الأفراد أيضًا.
بالرغم من أنه حالياُ الشائع هو المراسلات الإلكترونية، إلا أن نموذج خطاب العمل الرسمي الورقي لا يزال مستخدم في الكثير من المراسلات الهامة.
يمكن أن تكون كتابة خطاب عمل فعال ومصقول مهمة سهلة، طالما أنك تلتزم بالقواعد المعمول بها عند إنشاء نموذج خطاب رسمي جاهز pdf.
يجب أن تعلم أن الجهة التي ترسل لها خطاب رسمي، أنها تستلم الكثير من الخطابات، لذلك يجب أن يكون لديك نموذج خطاب رسمي جاهز pdf خالي من الأخطاء والمشاكل.
اقرأ أيضاً: صيغة خطاب تفويض رسمي لإعطاء صلاحيات لشخص آخر في مسألة ما
أهم نماذج الخطابات والعقود الرسمية 2021؟
هناك العديد من النماذج والخطابات التي ممكن أن تحتاج إليها في الحياة والعمل، نقدم لك مجموعة من القوالب التي تم تصميمها خصيصاً لتناسب لجميع والمتطلبات.
1- نموذج خطاب توصية جاهز
عندما تريد أن تقوم بكتابة نموذج خطاب رسمي للمدير تقوم فيه بالتوصية بزميل سابق يريد أن يتوظف في الشركة الجديدة أو لديه عمل أو هدف ما.
خطاب التوصية يجب أن يتضمن ما يلي:
- العلاقة بينك وبين المرشح
- الغرض من الرسالة
- أهم نقاط القوة لدى المرشح (شبكة قوية من جهات الاتصال وما إلى ذلك)
- الخصائص الشخصية للمرشح (الإبداع والاعتمادية وما إلى ذلك)
- خبرة أو خبرات المرشح الفريدة (مشروع معين، تعليم، إلخ)
- إقرار واضح بأنك توصي بالمرشح للفرصة المعنية
لمزيد من الأمثلة عن خطابات التوصية وطرق كتابتها، يمكنك قراءة المقال التالي:
2- نموذج خطاب رسمي مرجعي
رسائل التوصية تسمى أيضًا خطابات مرجعية. تركز الرسائل المرجعية على أداء العمل السابق للموظف، بالإضافة إلى أي خبرة أو مهارات تعتقد أنها ستؤهله لشغل منصب جديد.
يجب أن يكون الخطاب المرجعي أكثر من فقرتين، ولكن ليس أكثر من صفحة واحدة. اسأل مقدم الطلب عما يجب أن يتضمنه الخطاب قبل البدء في الكتابة.
عينة من الأسئلة التي يجب أن تطرحها، مثل:
- ما الذي يجب أن أعرفه عن الشركة أو المنصب الذي تتقدم له؟
- هل يجب أن أعرض أي قوة شخصية أو تجربة مشروع معينة؟
- لمن يجب علي توجيه الرسالة؟ هل أحتاج إلى معرفة أي شيء عن هذا الشخص؟
- لماذا طلبت مني كتابة هذه الرسالة (على الرؤساء السابقين الآخرين)؟
لمزيد من الأمثلة عن كيفية النماذج المرجعية وطرق كتابتها، يمكنك قراءة المقال التالي:
3- نموذج خطاب عمل رسمي
صيغة خطاب رسمي للعمل يمكن أن يكون له العديد من الاستخدامات، وممكن أن يحتوي على:
- عنوان المرسل
- تاريخ كتابة الخطاب، بهذا التنسيق: 1 يناير 2020
- عنوان المستلم، بما في ذلك اسمه والمسمى الوظيفي (السيدة، السيدة)
- التحية
- النص الأساسي: مضبوط لليسار، بدون مسافة بادئة في السطر الأول، مسافة واحدة بين الفقرات
- خاتمة، أول كلمة مكتوبة بحروف كبيرة فقط بعد الفاصلة: شكرًا لك.
اقرأ أيضاً: ماذا يعني نموذج تقرير جاهز وكيفية كتابة تقرير احترافي 2021
4- نموذج خطاب إنهاء عقد
يمكن أن تكون نموذج خطاب رسمي لإنهاء عقد العمل أمراً صعباً بالنسبة للمديرين – سواء كان السبب هو تسريح العمال أو ضعف الأداء.
مع ذلك، فإن خطاب انهاء عقد عمل جيد يتيح لك أن تكون مباشرًا ولكن عادلًا. سيساعد أيضًا في حماية شركتك من الإجراءات القانونية المستقبلية.
إليك ما يجب تضمينه في خطاب الإنهاء:
- تاريخ الخطاب، تاريخ الإنهاء ساري المفعول
- اسم الشخص الذي تم إنهاؤه أو الشركة أو المدير أو مندوب الموارد البشرية الذي يتولى الإنهاء
- لماذا يتم إنهاء خدمة الموظف وما إذا كان ذلك بسبب التسريح أو السبب.
- إذا كان الإنهاء لسبب، فاذكر أسباب ذلك.
- اذكر ممتلكات الشركة التي يجب إعادتها ومتى يتم إرجاعها.
- عند وصول الراتب النهائي لهم وأي إجازة مستحقة عليهم.
- معلومات آخرى مثل حقوق الرعاية الصحية.
لمزيد من الأمثلة عن كيفية صياغة نموذج إنهاء عقد عمل وطرق كتابتها، يمكنك قراءة المقال التالي:
5- نموذج خطاب رسمي لجهة حكومية
هناك العديد من النماذج التي يمكن اعتمادها كخطاب رسمي لجهة حكومية لطب أمر ما، وتختلف باختلاف المرسل والجهة المرسلة إليها.
على سبيل المثال:
| السلام عليكم ورحمة الله وبركاته إنه في اليوم/ــــــــــــــ بتاريخ ـــــ/ ــــــ/ ـــــــ تحية طيبة وبعد: أتقدم إلى حضرتكم بخالص الشكر والمحبة، لما تقدموه من دور عظيم وكبير في إدارة المؤسسة نحو مزيد من النجاح. أود أن أنوه لسيادتكم على مجموعة من النقاط الهامة، والتي تتعلق بمؤسسة …….، وهي: 1-\____________________ 2-\____________________ 3-\____________________ وأتمنى من سيادتكم أخذ هذه الأمور بيعن الإعتبار، والإهتمام بها، وذلك من أجل مرور وتفادي هذه المرحلة الصعبة، والمضي قدماً نحو النجاح الدائم. مع خالص الشكر والتمني |
اقرأ أيضاً: نماذج سند أمر جاهزة للتحميل ونماذج كمبيالة لأمر والعقوبات عن تخلف استحقاقهما
6- خطاب رسمي لمدير مدرسة
| السلام عليكم ورحمة الله وبركاته. اليوم: ………. شهر: …… عام: ……. ولي أمر الطالب :………………………. الصف: ……………………… إلى السيد المدير المحترم: ………………… لمدرسة: ……………………… نحن على علم بكل المهام الصعبة التي على عاتقكم، ونعلم كذلك كل الجهود المضنية التي تبذلونها لتطوير المدرسة وتطوير التحصيل العملي فيها. لكن إذا سمحت لي، أرغب في إبلاغ حضرتكم، أن هناك حاجة للتطوير في مجال___________ في المدرسة، وذلك لكي نحسن ونرفع من مستوى المدرسة التعليمي. مع خالص تقدير وشكري لحضرتكم، وتمنياتي بالتوفيق الدائم |
7- صيغة خطاب رسمي لوزير
في حال كنت تريد توجيه نموذج خطاب رسمي لوزير في المملكة العربية السعودية، يمكنك معاينة النموذج التالي:
| السلام عليكم ورحمة الله وبركاته. اليوم: ………. شهر: …… عام: ……. السيد وزير الداخلية………….. أقدم إلى سيادتكم الكريمة بهذا الخطاب، مع كامل شكري وتقديري لجهودكم الكبيرة في المضي قدماً أود أن أحيطكم علماً، بأنني أرغب في،…………….. وأتمنى من سيادتكم التدخل الفوري لعلاج هذه المشكلة، وكلي أمل في سيادتكم. مع خالص الشكر والتقدير. المرسل………. البريد الإلكتروني………. الجوال: …………………… العنوان: ……………… التوقيع:……………………….. |
8- نموذج خطاب رسمي لشركة
إذا كنت تبحث عن كتابة نموذج خطاب رسمي للشركات يمكنك معاينة النموذج التالي
| السلام عليكم ورحمة الله وبركاته. اليوم: ………. شهر: …… عام: ……. مدير شركة…………… المحترم أقدم إلى حضرتكم بخالص الشكر والتقدير، وذلك بعد الجهود الكبيرة والإنجازات التي وصلت إليها الشركة بعد توليكم منصب المدير. أود أن أتوجه إلى حضرتكم، للحديث وتوضيح بعض النقاط التي صدرت من قبلكم، حول موضوع،…………………….بتاريخ،……………….، وذلك بسبب حدوث بعض الالتباس حول هذه النقاط. كما أتمنى من حضرتكم توضيح بعض الأمور الهامة المتعلقة بهذا الموضوع وحيثياته مع خالص الشكر والتقدير مقدم الرسالة: ……………………. التوقيع: …………………… |
9- خطاب رسمي لرئيس الجامعة
هناك العديد من النماذج التي يمكنك من خلالها التخاطب بشكل رسمي مع الجامعة، ومنها:
| التاريخ: …………………… اسم المرسل: …………………… ولي أمر الطالب: …………………… إلى السيد المحترم: ……………………، رئيس جامعة: …………………… السلام عليكم ورحمة الله وبركاته. أود أن أطلب من حضكرتم السماح لولدي الطالب، ……………………، بإكمال سنواته الدراسية في الجامعة، وألتمس من حضرتك كأب ومربي للطلاب جميعاً السماح بذلك. أقدم لكم سبب إنقطاع ولدي عن الدراسة والجامعة في الفترة الماضية والتي كانت بسبب 1-\____________________ 2-\____________________ 3-\____________________ وهذا كان خارج عن إرادتنا وإرادة ولدنا، وذلك بسبب الظروف الصعبة أعلاه. كذلك قمت بإرفاق جميع المستندات اللازمة التي تثبت مرور ولدي بتلك الفترة الصعبة. أقدم لك خالص شكري وامتناني لكم، على مجهوكم الكبير في العمل على تطوير الجامعة والسير بها وبالوطن نحو بر الأمان. المرسل: ……………………. التوقيع: ………………………… |
ما الذي يجب تضمنيه في صيغة الخطاب الرسمية؟
لكي تقوم بكتابة نموذج خطاب رسمي احترفي، عليك أن تجعل الغرض من خطابك بسيطاً وواضحاً، وبشكل موجز وذلك لتوصيل ما تريده بشكل واضح.
يجب أن تتضمن الفقرات اللاحقة معلومات تمنح القارئ فهمًا كاملاً لهدفك (أهدافك) ولكن تجنب الجمل المتعرجة والكلمات الطويلة بلا داع.
إذا كنت تنوي إقناع المستلم بطريقة ما، سواء كان ذلك لاستثمار الأموال، أو منحك مرجعًا، أو تعيينك، أو الشراكة معك، أو إصلاح مشكلة، فقم بإنشاء حالة مقنعة لقضيتك.
على سبيل المثال، إذا كنت تريد من القارئ رعاية حدث خيري، اقنع القارئ بأن مساعدتك ستكون مفيدة للطرفين، وستزيد من فرصك في كسب دعمهم.
أقسام نموذج خطاب العمل
يجب أن يكون خطابك واضح وبسيط ويحتوي جميع المعلومات المطلوبة، من معلومات الاتصال ومعلومات المستلم والتحية ومحتوى الرسالة والتوقيع وغيرها.
1- معلومات الاتصال الخاصة بك
- اسمك
- المسمى الوظيفي
- شركتك
- عنوانك
- المدينة ، الرمز البريدي للولاية
- رقم تليفونك
- عنوان بريدك الإلكتروني
2- التاريخ
يجب تضمين تاريخ الإرسال
3- معلومات الاتصال الخاصة بالمستلم
- أسماؤهم
- عنوانهم
- شركتهم
- عنوان الشركة
- المدينة، الرمز البريدي
4- التحية
يمكنك ان تستخدم عبارات، مثل (إلى من يهمه الأمر) أو (مستر، عزيزي المدير)
5- محتوى الخطاب
استخدم خط واحد وبسيط وكذلك لا داعي لأن نضع الكثير من المسافات المتباعدة، ولتكن لغتك مفهومة وبدون تعقيد.
6- توقيعك
اكتب توقيعك أسفل الرسالة مباشرة واترك أربع مسافات فردية بين النهاية والاسم الكامل المكتوب والمسمى الوظيفي ورقم الهاتف وعنوان البريد الإلكتروني وأي معلومات اتصال أخرى تريد تضمينها.
