يعد كتابة خطاب استقالة وشكر من الأمور الضرورية للاستقالة من العمل وهذا قرار شخصي يمكن أن يتخذه أي موظف في أي وقت. لكن، عندما يتم اتخاذ قرار الاستقالة، فإن الأمر يحتاج إلى التفكير العميق والتخطيط الجيد.
سواء كانت الأسباب وراء الاستقالة شخصية أو مهنية، فإنه من المهم أن يتم تقديم خطاب استقالة رسمي ومناسب، وإذا تم كتابة الخطاب بشكل جيد، فإنه يمكن أن يضيف قيمة إلى العلاقات المهنية المستقبلية ويعزز سمعة الموظف.
في هذا المقال ومن فريق نماذج بالعربي سنقدم أبرز الخطوات المهمة في كتابة الخطاب، بالإضافة إلى أبرز الأخطاء الشائعة التي يمكن أن يقع فيها الموظف أثناء تقديم استقالته.
ما هو خطاب استقالة وشكر في السعودية؟
خطاب استقالة وشكر هو وثيقة رسمية يقدمها شخص يعمل في إحدى المؤسسات أو الشركات بالمملكة العربية السعودية، ويحتوي على إعلان الشخص عن نيته الاستقالة من وظيفته وشكره لإدارة وزملائه على فترة العمل التي قضاها داخل المؤسسة.
يتم كتابة خطاب الاستقالة والشكر عندما يقرر الشخص ترك وظيفته لأسباب شخصية أو مهنية، ويجب أن تكون الأسباب صادقة وموضوعية. يمكن أن يتضمن الخطاب تفاصيل حول الأسباب التي دفعت الشخص إلى الاستقالة، ولكن يجب عدم الانفعال أو الانتقاد في الخطاب.
يجب أن يتم توجيه خطاب الاستقالة والشكر إلى المسؤول المباشر في الشركة أو المؤسسة، ويجب أن يحتوي على معلومات مثل تاريخ الاستقالة المتوقع وأسباب الاستقالة وكذلك شكر الشخص للإدارة والزملاء على الفرصة التي قدمت له للعمل في هذه المؤسسة.
ما هي خطوات كتابة خطاب استقالة وشكر؟
يمكن اتباع الخطوات التالية لكتابة خطاب استقالة وشكر في السعودية:
- تحديد السبب: يجب تحديد سبب الاستقالة بوضوح وصدق في الخطاب، سواء كان هذا السبب شخصيًا أو مهنيًا.
- صياغة الخطاب: الصياغة بحجم مناسب وأن يكون خاليًا من الأخطاء الإملائية والنحوية، وأن يتم توجيهه إلى المسؤول المباشر عن العمل.
- ذكر تاريخ الاستقالة: ذكر تاريخ انتهاء فترة العمل وأيام العمل المتبقية، وأية مهام تحتاج إلى إكمالها قبل موعد الاستقالة.
- تحديد العمل المتفق عليه: يجب أن يتم تحديد العمل الذي تم الاتفاق عليه وفق الديناميكية والتفاهم مع الإدارة لإتمام الأعمال المتبقية وتسهيل عملية الانتقال للشخص الجديد الذي سيحل محلك.
- التعبير عن الامتنان: تضمين الخطاب تعبيراً عن الامتنان للفرصة التي قُدِمَت للشخص للعمل في هذه المؤسسة، وعن شكره للإدارة والزملاء على فترة العمل التي قضاها داخل المؤسسة.
- إرسال الخطاب: إرساله بواسطة البريد الإلكتروني أو البريد العادي، ويجب أن يتم إرسال نسخة من الخطاب إلى جميع الأطراف المعنية، مثل المدير العام وقسم الموارد البشرية.
- الاستعداد للمواجهة: يجب على الشخص أن يكون مستعدًا للمواجهة بأي سؤال قد يطرحه المسؤول المباشر حول الأسباب التي دفعته إلى الاستقالة، وكيفية تعويض فراغ الوظيفة.
وبهذا، يكتمل إجراء كتابة خطاب استقالة وشكر في السعودية. ينبغي على الشخص أن يأخذ الوقت اللازم لإعداد هذا الخطاب والتأكد من صحة كل تفصيل فيه قبل تقديمه للإدارة.
الأسباب التي تدفع الشخص لكتابة خطاب استقالة وشكر
هناك عدة أسباب قد تدفع شخصًا لتقديم خطاب استقالة وشكر في المملكة العربية السعودية، ومن بين هذه الأسباب:
- البحث عن فرصة عمل أفضل: يمكن أن يكون السبب وراء تقديم الاستقالة هو الرغبة في الانتقال إلى وظيفة أفضل من حيث الراتب والمزايا أو الفرص الوظيفية.
- الضغط النفسي والعمليات التجارية: يمكن أن يكون العمل مليئًا بالضغوط النفسية والتحديات التي يصعب التغلب عليها، وهذا قد يدفع الشخص لتقديم استقالته.
- الصعوبات الشخصية: يمكن أن يواجه الشخص صعوبات شخصية كالتوازن بين الحياة العملية والشخصية أو نقص الرضا عن العمل الحالي.
- عدم توافق الشخص مع ثقافة الشركة أو المؤسسة: إذا كان الشخص يشعر بأنه غير متوافق مع ثقافة المؤسسة أو الشركة التي يعمل بها، فقد يفضل تقديم استقالته.
- الانتقال إلى مدينة أو منطقة أخرى: يمكن أن يدفع الشخص لتقديم الاستقالة رغبته في الانتقال إلى مدينة أو منطقة أخرى لأسباب شخصية أو عائلية.
- الرغبة في الدراسة: يمكن أن يكون السبب وراء تقديم الاستقالة هو الرغبة في الحصول على درجة علمية جديدة أو الانتقال للدراسة في دولة أخرى.
- المشكلات في العلاقات داخل العمل: قد يكون هناك مشكلات في العلاقات بين الشخص وزملائه أو المديرين، وهذا قد يدفع الشخص لتقديم استقالته.
- تغييرات مؤسسية: يمكن أن تحدث تغييرات مؤسسية في الشركة أو المؤسسة، مثل الاندماج مع شركة أخرى أو إعادة تنظيم هيكلية الشركة، وهذا قد يؤدي إلى تغييرات في الإدارة أو العمل، مما يدفع بعض الأشخاص لتقديم استقالتهم.
هذه بعض الأسباب الممكنة التي تدفع شخصًا لتقديم استقالته في المملكة العربية السعودية، ويمكن أن تختلف الأسباب من شخص لآخر وحسب الظروف الشخصية.
كيفية صياغة خطاب استقالة وشكر بطريقة احترافية ورسمية
إليك بعض النصائح والإرشادات التي يمكن اتباعها لصياغة خطاب استقالة وشكر بطريقة احترافية ورسمية:
1. التحضير قبل الكتابة
قبل البدء في كتابة الخطاب، يجب إعداد مسودة تضم جميع المعلومات المطلوبة، مثل تاريخ تقديم الاستقالة والأسباب التي دفعت لذلك، ومن ثم يمكن البدء في صياغة الخطاب.
2. التركيز على الجانب الإيجابي
يجب أن يظهر الخطاب بأنه وداعي واحترافي ولا يحتوي على ميل سلبي أو شكاوى، ويجب أن يتضمن تعبيرًا عن الامتنان للفرصة التي قُدِمَت وعن الفريق والجهود المبذولة.
3. الاستخدام الصحيح للغة
يتم استخدام لغة رسمية ومهنية وتجنب استخدام الألفاظ غير المناسبة، ويجب أن يكون الخطاب خاليًا من الأخطاء الإملائية والنحوية.
4. تحديد تفاصيل الاتفاق
يجب أن يتضمن الخطاب تفاصيل الاتفاق المسبق مثل تاريخ الانتهاء من العمل وأية مهام يجب إنهائها قبل موعد الاستقالة، بالإضافة إلى التزام الشخص بمساعدة الفريق في إتمام الأعمال المتبقية.
5. الإشارة إلى الإنجازات
يمكن للشخص ذكر بعض الإنجازات التي حققها خلال فترة عمله في المؤسسة أو الشركة، كما يمكنه شكر الإدارة والزملاء على الدعم والتعاون.
6. الاحتفاظ بنسخة
على الشخص الاحتفاظ بنسخة من الخطاب وأن يتم إرسال نسخة أخرى للإدارة وقسم الموارد البشرية.
7. التحقق من سياسة الشركة
التحقق من سياسة الشركة المتعلقة بإجراءات الاستقالة والمهام الواجب تنفيذها، حسب حالته الشخصية.
8. الإنهاء بطريقة لائقة
يجب أن يتم إنهاء الخطاب بطريقة لائقة، مثل الاحتفاظ بتوقيع رسمي وعبارة وداعية محترمة.
اقرأ المزيد: دليلك لمعرفة مكتب العمل الخدمات الالكترونية في السعودية 2023
الأخطاء الشائعة التي يرتكبها الأشخاص في خطابات الاستقالة
هناك عدة أخطاء شائعة يرتكبها الأشخاص في خطاب استقالة وشكر، ومن بين هذه الأخطاء:
1. إبداء الميل السلبي
قد يرغب الشخص في التعبير عن استيائه من بعض الأمور داخل المؤسسة أو الشركة، ولكن يجب تجنب ذلك في خطاب الاستقالة، حيث يجب التركيز على الجانب الإيجابي والتعبير عن الامتنان للفرصة التي تمت منحها.
2. عدم تحديد الأسباب بوضوح
يجب تحديد الأسباب التي دفعت الشخص لتقديم الاستقالة بوضوح، ويفضل موضحة أن هذه الأسباب لا تتعلق بأي شخص بشكل فردي.
3. استخدام لغة غير مهنية
يجب استخدام لغة رسمية ومهنية في خطاب الاستقالة، وتجنب استخدام الألفاظ العامية والتعابير غير المناسبة.
4. عدم إعلام الإدارة مسبقًا
يجب إعلام الإدارة بموعد تقديم الاستقالة مسبقًا، وذلك لتسهيل عملية إيجاد بديل وتحضير خطة لانتقال الأعمال.
5. الإسراف في التفاصيل
يجب تجنب الإسراف في التفاصيل والشرح المفصل في الخطاب، حيث يجب أن يكون الخطاب مختصرًا ويتضمن فقط المعلومات الأساسية.
6. عدم تحديد تفاصيل الاتفاقات المسبقة
يجب تحديد تفاصيل الاتفاقات المسبقة بشأن موعد انتهاء العمل وأي مهام يجب إنهائها قبل موعد الاستقالة.
7. الإغفال عن الالتزامات المالية والقانونية
يجب التأكد من استيفاء جميع الالتزامات المالية والقانونية وتسديد الديون المستحقة قبل تقديم الاستقالة.
8. عدم الاحتفاظ بنسخة من الخطاب
يجب الاحتفاظ بنسخة من الخطاب وأيضًا إرسال نسخة للإدارة وقسم الموارد البشرية.
لتجنب هذه الأخطاء، يجب على الشخص التحضير قبل كتابة الخطاب وتحديد الأسباب والاتفاقات المسبقة والتركيز على الجانب الإيجابي والاستخدام المهني للغة.
اقرأ المزيد: تحميل أفضل صيغة خطاب استغناء عن موظف
ما هي الحقوق والمسؤوليات التي يجب على الشخص الذي يقدم استقالته الالتزام بها؟
عندما يقرر الشخص كتابة خطاب استقالة وشكر للعمل، يجب عليه الالتزام ببعض الحقوق والمسؤوليات، ومن بين هذه الحقوق والمسؤوليات:
- الالتزام بالإجراءات القانونية: يجب على الشخص الالتزام بالإجراءات القانونية المتعلقة بتقديم الاستقالة، مثل إعلام الإدارة بالاستقالة بشكل رسمي وتحديد الموعد النهائي لتسليم المهام وانتهاء العمل.
- استيفاء جميع الالتزامات المالية: يجب على الشخص التأكد من استيفاء جميع الالتزامات المالية المستحقة عليه لدى الشركة أو المؤسسة قبل تقديم الاستقالة.
- الالتزام بالسرية: يجب على الشخص الالتزام بالسرية وعدم الكشف عن أي معلومات سرية أو حساسة التي تخص الشركة أو المؤسسة.
- التعاون في عملية انتقال الأعمال: يجب على الشخص التعاون مع الإدارة في عملية انتقال الأعمال، وتسهيل التحضير لانتقال المهام وتدريب الشخص المعين بديلاً عنه.
- الالتزام بالاتفاقيات المسبقة: يجب على الشخص الالتزام بأي اتفاقيات مسبقة قد تكون تم الاتفاق عليها، مثل البقاء لفترة معينة بعد تقديم الاستقالة لإنهاء بعض المهام أو التدريب على بديل.
- الالتزام بعدم المنافسة: يجب على الشخص الالتزام بعدم العمل في شركة منافسة أو العمل على نفس المشروع بعد تقديم الاستقالة، وذلك حتى لا يتم الإضرار بمصالح الشركة أو المؤسسة.
- الاحتفاظ بنسخة من الخطاب: يجب الاحتفاظ بنسخة من خطاب الاستقالة وإرسال نسخة للإدارة وقسم الموارد البشرية.
بشكل عام، يجب على الشخص الالتزام بالحقوق والمسؤوليات المذكورة أعلاه، حتى يتم الحفاظ على علاقات مهنية جيدة وتجنب أي نزاعات لاحقًا.
اقرأ المزيد: دليل شطب سجل تجاري في المملكة العربية السعودية 2023
نماذج مكتوبة لـ خطاب استقالة وشكر
إليكم بعض اقتراحات نماذج خطابات الاستقالة:
نموذج أول
| السيد/ة (اسم المدير العام) تحية طيبة وبعد، أود أن أعبر لكم عن تقديري الشديد للفرصة التي منحتموني إياها للعمل في هذه الشركة الممتازة. تعلمت الكثير خلال فترة عملي هنا، وأنا ممتن جداً لكل من دعمني وساعدني في اكتساب هذه الخبرات. ومع ذلك، يسرني أن أقدم استقالتي من منصبي كـ (المسمى الوظيفي) في هذه الشركة اعتباراً من (تاريخ الاستقالة). أتطلع إلى العمل مع فريق آخر وتحديداً (سبب الاستقالة)، وأتمنى لهم كل التوفيق في المستقبل. أرجو منكم قبول استقالتي وترتيب الأمور اللازمة لإخلاء مسؤولياتي في الفترة المحددة، حتى يتمكن الفريق الجديد من الاندماج بسلاسة في المنصب. مع خالص تقديري، (اسمك) (التوقيع) |
نموذج ثاني
السيد/ة (اسم المدير العام) تحية طيبة وبعد، أود أن أشكركم على فرصة العمل التي منحتموني إياها في هذه الشركة الممتازة. لقد استمتعت كثيرًا بالعمل هنا وبكل الأشخاص الذين قابلتهم وتعاونت معهم. ومع ذلك، أشعر بأنني وصلت إلى نقطة في مسيرتي المهنية حيث يجب علي التحرك إلى الأمام بطريقة أخرى. لذلك، أرغب في تقديم استقالتي من منصبي كـ (المسمى الوظيفي) اعتباراً من (تاريخ الاستقالة). أتمنى أن يسود جو من السعادة والتفاؤل في هذه الشركة دائماً، وأن تواصلوا تحقيق النجاحات الرائعة التي تحققوها حالياً. وأرجو منكم تحديد الأمور اللازمة لإخلاء مسؤولياتي في الفترة المحددة. أرجوكم أن تقبلوا فائق احترامي وتقديري، (اسمك) (التوقيع) |
نموذج ثالث
السيد/ة (اسم المدير العام) تحية طيبة وبعد، أود أن أعبر لك عن تقديري الشديد لفرصة العمل التي منحتموني إياها في هذه الشركة المثالية. كان لي شرف العمل مع فريقكم الرائع والمحترف، وتعلمت الكثير من الخبرات والمهارات خلال هذه الفترة. ولكن بعد التفكير العميق، قررت تقديم استقالتي من منصبي كـ (المسمى الوظيفي) في هذه الشركة اعتباراً من (تاريخ الاستقالة). أشكرك جزيل الشكر على دعمك وتشجيعك لي خلال فترة تواجدي هنا، وأعتقد أنه حان الوقت لي بالتحدي الجديد واستكشاف فرص أخرى في مسيرتي المهنية. أرجو منكم قبول استقالتي وترتيب الأمور اللازمة لإخلاء مسؤولياتي في الفترة المحددة، حتى يتم بإمكان الفريق الجديد الاندماج بسلاسة في المنصب. أتمنى للشركة ولفريقكم كل التوفيق والنجاح في المستقبل. مع خالص تقديري، (اسمك) (التوقيع) |
في الختام، يجب أن تعرف أن كتابة خطاب استقالة وشكر ليس مهمة سهلة، فهو يحتاج إلى بعض القدرات اللغوية والتحليلية. إذا كنت تعتزم الاستقالة من وظيفتك الحالية، فلا تنسى أن تتقدم بخطاب رسمي وواضح يوضح نواياك بشكل صريح وموجز. كما يتعين عليك في هذا الخطاب أن تشكر صاحب العمل وزملائك في العمل على الفرصة التي منحوها لك وعلى الخبرات التي اكتسبتها خلال فترة عملك في الشركة.
في النهاية، يجب أن تتمنى لصاحب العمل وزملائك التوفيق في المستقبل، وأن تتيح لهم فرصة التواصل معك في المستقبل إذا رغبوا في ذلك. تذكر دائمًا أنك تسير في طريق جديد وأن الاستقالة هي خطوة مهمة جدًا في حياتك المهنية، ومع الجهد والتفاني والإصرار سوف تحقق نجاحات أكثر في مجالك الجديد
