يعد من الشائع كتابة خطاب إجازة سنوية عندما تخطط لأخذ إجازة طويلة من العمل وذلك عن طريق استخدام أيام الإجازة المتراكمة لديك، أيام الإجازة السنوية هي أيام إجازة مدفوعة الأجر يمكن للموظفين استخدامها لقضاء بعض الوقت بعيدًا عن وظائفهم. من الممارسات الشائعة طلب استخدام وقت الإجازة السنوية من خلال خطاب رسمي. وفقاً للدارسات يتم النظر في إجازة طويلة مدفوعة الأجر لكل موظف مرة واحدة في السنة. وغالبًا ما يتم تضمين البنود التي تتعلق في هذه الإجازة في عقد العمل الخاص بك وهو حق لكل عامل
في هذه المقالة، سيقدم لكم فريق Arab Forms مناقشة حول ماهية الإجازة السنوية، وكيفية كتابة خطاب الإجازة السنوية، وتقديم نموذج ومثال والإجابة على الأسئلة المتداولة حول رسائل الإجازة السنوية.
ما هي الإجازة السنوية؟
الإجازة السنوية هي عندما يطلب الموظف من صاحب العمل استخدام إجازته المتراكمة المدفوعة الأجر لطلب إجازة طويلة من الغياب. الإجازة السنوية هي ميزة يقدمها بعض أصحاب العمل لموظفيهم كجزء من حزمة المزايا الخاصة بهم. لدى أصحاب العمل المختلفين سياسات مختلفة فيما يتعلق بعدد الأيام المقدمة وكيفية استحقاقها ومقدار الإشعار المسبق.
نظرًا لأن الإجازة السنوية عادة ما تكون فترة زمنية أطول، فإن الموظف الذي يذهب في إجازة ينسق عادةً مع صاحب العمل لضمان تغطية التوظيف بشكل مناسب. يمكن للموظفين استخدام الإجازة السنوية لأي غرض، من الإجازات إلى حالات الطوارئ.
ما هو خطاب إجازة سنوية للموظفين؟
خطاب الإجازة السنوية هو رسالة رسمية تُعلم صاحب العمل بموعد ولماذا ترغب في استخدام إجازتك السنوية، في بعض الأحيان يكون لدى الشركات طلب رسمي للإجازة السنوية يجب أن يرفق بخطاب الإجازة السنوية.
يجب أن توضح سياسة شركتك كيفية المضي قدمًا في طلب إجازتك السنوية، لذلك قد يكون من الجيد مراجعة السياسة قبل كتابة رسالتك. تفضل بعض الشركات النسخ الورقية، بينما يفضل البعض الآخر البريد الإلكتروني. يجب أن تعلمك السياسة بمن تقدم الوثائق إليه، مثل مشرفك المباشر أو قسم الموارد البشرية.
لماذا تحتاج إلى كتابة خطاب إجازة سنوية؟
تحتاج إلى كتابة خطاب إجازة سنوية لأغراض التوثيق فكتابة خطاب رسمي إلى صاحب العمل الخاص بك يمكن أن يضفي الشرعية على غيابك، في حالة وجود أي خلافات أو مشاكل في المستقبل مع غيابك.
غالبًا ما يكون هناك العديد من الموافقات التي يجب أن يمر بها طلبك، مثل مشرفك المباشر والمشرفين الآخرين وقسم الموارد البشرية. تجعل الرسالة المكتوبة تمرير معلوماتك والحصول على الموافقة عليها أسهل من الكلام الشفهي. يؤدي توثيق طلبك أيضًا إلى وضع تاريخ الطلب كتابيًا، مما يوضح أنك قدمت الطلب مع إشعار مسبق كافٍ.
كيفية كتابة خطاب إجازة سنوية
فيما يلي خطوات كتابة خطاب إجازة سنوية:
1. اختر تنسيقًا
اعتمادًا على سياسة شركتك، والتي قد تحتاج إلى العثور عليها وقراءتها لمعرفة ما تفضله الشركة، اختر التنسيق الذي ستستخدمه لإرسال خطاب إجازتك السنوية. الخيارات الأكثر شيوعًا هي من خلال البوابة الإلكترونية لشركتك، عن طريق البريد الإلكتروني أو الكتابة على ورق ورقي. قد تكون هناك بعض المواقف التي يتعين عليك فيها إرسال أكثر من تنسيق إلى أكثر من موقع واحد.
2. اختر قالبًا
يجب أن تكون خطابات الإجازة السنوية رسمية ومهنية بطبيعتها، يمكنك كتابة الرسالة بنفسك إذا كنت تعرف عناصر القواعد الأساسية والتنسيق لكتابة خطاب رسمي، بما في ذلك التاريخ والتحية والجسم والإغلاق والتوقيع.
خيار آخر هو العثور على قالب خطاب إجازة سنوية جاهز على الإنترنت يمكنك نسخه لإنشاء رسالتك. ستزودك هذه المقالة بنموذج يمكنك استخدامه.
3. تضمين المعلومات ذات الصلة
تأكد من تضمين جميع المعلومات المطلوبة في سياسة شركتك، إذا لم تذكر السياسة تحديدًا المعلومات التي يجب تضمينها، فإليك قائمة قد تساعدك:
- تاريخ بداية المغادرة.
- تاريخ انتهاء المغادرة.
- عدد أيام العمل الفعلية.
- السبب في إجازة.
- الخطوط العريضة لكيفية ومن سيتعامل مع غيابك.
- معلومات الاتصال الخاصة بزميل العمل الذي يغطي لك.
- معلومات الاتصال في حالات الطوارئ لك.
- المستندات الداعمة إذا لزم الأمر، مثل الطلب أو مذكرة الطبيب.
4. إرسال الرسالة
بمجرد اكتمال خطاب طلب الإجازة السنوية، من الأفضل دائمًا تدقيقه مرة أخيرة قبل إرساله للتحقق من وجود أي أخطاء أو تحسينات نحوية. عندما تكون رسالتك جاهزة، أرسلها من خلال القنوات المناسبة، سواء كانت بوابة شركتك عبر الإنترنت، أو بالبريد الإلكتروني أو كتابيًا. من الجيد الاحتفاظ بنسخة من الرسالة في سجلاتك الخاصة.
5. الاستعداد لإجازتك
بعد الموافقة على إجازتك، يمكنك إرسال بريد إلكتروني بسيط أو كتابة ملاحظة موجزة لشكر مشرفك أو مدير الموارد البشرية على الموافقة على وقت الإجازة. إنها لفكرة جيدة أن تكتب معلومات إجازتك والتفاصيل المتعلقة بوظيفتك كمرجع لزميل العمل الذي يتولى مسؤولياتك أثناء تواجدك بعيدًا.
قد ترغب في السماح لزملائك والمشرفين الآخرين بمعرفة أنك ستكون خارج المكتب برسالة بريد إلكتروني قصيرة تتضمن تواريخ إجازتك ورقم الطوارئ والشخص الذي ستتصل به في غيابك.
في اليوم الأخير قبل الذهاب في إجازة، يمكنك إعداد رسالة رد تلقائي باستخدام حساب بريدك الإلكتروني حتى يعرف أي شخص يرسل لك بريدًا إلكترونيًا أنك غائب. يمكن أن يكون الأمر بسيطًا جدًا، مثل هذا:
| عزيزي المرسل، شكرًا لك على بريدك الإلكتروني، ومع ذلك أنا في إجازة من (تاريخ البدء) إلى (تاريخ الانتهاء). خلال هذا الوقت، لن يكون لدي وصول (أو محدود) إلى بريدي الإلكتروني. إذا كنت بحاجة إلى مساعدة فورية، يرجى الاتصال بـ (الاسم) على (معلومات الاتصال). شكرا لك اسمك |
اقرأ أيضاً : شرح كيفية كتابة نموذج حساب الإجازة السنوية بخطوات بسيطة
نموذج كتابة خطاب إجازة سنوية
إليك نموذج يمكنك استخدامه لكتابة خطاب إجازة سنوية:
| [اسمك الكامل] [عنوانك] [هاتفك] [اسم المشرف][عنوان المشرف][هاتف المشرف] [تاريخ] التحية [اسم المستلم أو عبارة مثل “لمن يهمه الأمر”] ، النص الأساسي [اكتب فقرة واضحة تفيد بأنك ترغب في أخذ إجازة سنوية، والتواريخ، وسبب ذلك وأي معلومات أخرى ذات صلة.] [ختام] [اسمك] [التوقيع] |
أسئلة وأجوبة حول خطاب إجازة سنوية
فيما يلي بعض الأسئلة المتداولة حول خطابات الإجازة السنوية:
كيف تكتب خطاب إجازة سنوية بشكل صحيح؟
فيما يلي بعض النصائح لكتابة خطاب الإجازة السنوية:
- اجعل الخطاب قصيرًا وموجزًا.
- قم بتضمين نموذج طلب الإجازة إذا كان لدى شركتك واحدة.
- تأكد من أن المحتوى رسمي وليس شخصيًا جدًا.
- استخدم لغة احترافية ومهذبة.
- اذكر التواريخ المحددة التي ستتغيب فيها.
- اشرح بإيجاز الغرض من غيابك.
- راجع سياسة الإجازة السنوية لشركتك قبل إرسال خطاب.
- قم بتسمية الزميل الذي سيغطي أي قضايا أثناء غيابك.
- أرسل خطابك أو طلبك مع الكثير من الإخطار المسبق.
ما هي طرق طلب الاجازة السنوية؟
عادةً ما توجد ثلاث طرق مختلفة لطلب الإجازة السنوية، ولكن من الأفضل إعداد سياسة شركتك أو مراجعة قسم الموارد البشرية لمعرفة العملية الموصى بها. الطرق الثلاث هي:
عبر الإنترنت
تستخدم العديد من الشركات بوابة أو نظامًا عبر الإنترنت حيث يمكنك تسجيل الدخول والتقدم بطلب للحصول على إجازة. اتبع إجراءات شركتك عبر الإنترنت لإرسال الطلب، ثم تابع ذلك بإرسال بريد إلكتروني مجاني إلى مشرفك.
إنها لفكرة جيدة بشكل خاص أن ترسل بريدًا إلكترونيًا إلى مشرفك إذا كانت إجازتك عاجلة وتحتاج إلى الموافقة عليها بسرعة، إذا كان هناك المزيد من المعلومات التي يحتاج مشرفك إلى معرفتها أنه لا يمكنك إرسالها عبر الإنترنت أو إذا لم يكن لدى مشرفك إمكانية الوصول لرؤية بياناتك عبر الإنترنت طلب.
البريد الإلكتروني أو الخطاب
إذا كانت شركتك لا تستخدم بوابة أو نظامًا عبر الإنترنت، فإن الخيار التقليدي هو تقديم طلبك كتابيًا من خلال خطاب فعلي أو بريد إلكتروني. تعرف على ما إذا كانت سياسة شركتك بها أي توجيهات محدد ، وإذا لم يكن الأمر كذلك، قدم طلبك الكتابي إلى كل من مشرفك وقسم الموارد البشرية.
شفهيًا:
هذا هو الخيار الأقل مثالية إلا إذا كنت تعمل في شركة صغيرة، حيث لا توجد وثائق. في بعض الأحيان، قد يكون الحصول على موافقة شفهية لطلبك قبل إرسال طلبك عبر الإنترنت أو كتابيًا مفيدًا، حيث يتيح لك معرفة احتمالات الحصول على الموافقة ويمكنك مناقشة أي مشكلات محتملة قبل تقديم طلبك. لا يزال من الأفضل متابعة الموافقة الشفوية بموافقة خطية.
ما هي بعض الأشياء التي يجب مراعاتها قبل طلب الإجازة السنوية؟
قبل طلب الإجازة السنوية، من المهم التفكير في كيفية تأثير غيابك على فريقك وقسمك وشركتك. يمكنك التفكير في تواريخ مختلفة لإجازتك إذا احتاجتك شركتك خلال وقت مهم. تتضمن بعض الأشياء التي يجب مراعاتها ما يلي:
- فترة الإخطار: تحقق مما إذا كانت سياسة شركتك تتطلب قدرًا معينًا من الإشعار قبل تقديم طلبك، قد يكون من الجيد أيضًا التأكد من أن مشرفك لديه الوقت الكافي للتخطيط لإجازتك والتعامل مع غيابك.
- الرصيد: قد ترغب في التحقق من رصيد إجازتك السنوية لمعرفة ما إذا كان لديك وقت كافٍ لتغطية طلبك. إذا لم يكن الأمر كذلك فقد يتم رفض طلبك أو عدم سداده.
- الاستبدال: إذا كنت بحاجة إلى العثور على زميل في العمل لتغطيتك أثناء غيابك والتأكد من إكمال مهامك، فقد ترغب في العثور على زميل العمل هذا والتحدث معه قبل تقديم طلب الإجازة الخاص بك.
كيف تقارن الإجازة السنوية بأنواع الإجازات الأخرى؟
هناك العديد من أنواع الإجازات التي تقدمها الشركات لموظفيها. قد يكون من المفيد فهم أنواع الإجازات المختلفة، حتى تعرف النوع الذي تطلبه. تشمل الأنواع الشائعة للإجازات ما يلي:
- الإجازة السنوية: يمنح هذا النوع الشائع جدًا من الإجازة للموظفين عددًا محددًا من أيام الإجازة مدفوعة الأجر والتي يمكنك استخدامها في مجموعات أو كلها معًا.
- الإجازة المرضية: يقوم أرباب العمل أحيانًا بحساب هذه الأيام بشكل منفصل عن الإجازة السنوية، ويستخدم الموظفون الإجازة المرضية عندما يكونون مرضى لدرجة تمنعهم من العمل. في بعض الأحيان تكون ملاحظة الطبيب إلزامية لاستخدام هذه الأيام.
- إجازة غير مدفوعة الأجر: هذا الوقت الذي يقضيه بعيدًا عن العمل يذهب بدون أجر ويحدث عندما تنفد الإجازة السنوية أو عندما يكون لديك حالة طارئة لا تنتظر إجراءات الموافقة العادية فعندها تطلب إجازة غير مدفوعة الأجر.
- إجازة التعليم: تمنح هذه الإجازة مدفوعة الأجر للموظفين القدرة على حضور فصل دراسي أو مؤتمر أو ندوة أو أي حدث تعليمي آخر لاكتساب خبرة ميدانية أو درجة أعلى.
- إجازة الأمومة أو الأبوة: في معظم الأحيان يتم دفع هذا النوع من الإجازة، يوفر للأباء والأمهات إجازة من العمل قبل أو أثناء أو بعد إنجاب طفل أو تبني طفل.
- إجازة رحيمة: في حالة الأزمات الشخصية المؤسفة أو وفاة أحد أفراد أسرته، يمنح أصحاب العمل هذه الإجازة حتى يتمكن الموظفون من قضاء الوقت الذي يحتاجون إليه للحزن أو التعامل مع القضايا الشخصية الأخرى.
يجب أن يكون خطاب الإجازة السنوية محترمًا وكاملاً ويوضح كافة المعلومات التي يحتاجها أ أصحاب العمل، وبدورنا قدمنا لكم في موقع اراب فورمز arab forms دليلا كاملا لخطوات كتابة خطاب إجازة سنوية احترافي بالإضافة إلى نموذج جاهز.
