خطاب الاعتذار لطالب وظيفة وكيفية صياغته

خطاب الاعتذار لطالب وظيفة عن قبول طلبه وترشحه يدخل ضمن ما تقوم به المؤسسات في مراحل البحث عن موظفين واستقبال طلبات الانضمام وإجراء مقابلات العمل، ويكون خطاب الاعتذار متضمنا لعدد من الأمور سوف نتعرف عليها من خلال أطوار هذه المقالة، حيث أننا سنتحدث عن هذا الخطاب من جوانب مختلفة، فكيف يمكن إذن صياغة نموذج جيد لخطاب اعتذار عن توظيف؟

ما هو خطاب الاعتذار لطالب وظيفة؟

خطاب الاعتذار لطالب وظيفة هو رسالة رسمية تقوم المؤسسة بإرسالها إلى مرشح سابق للعمل معها، وتخبره فيها عن عدم قبول توظيفه وعدم وقوع اختيار المؤسسة عليه.

ويكون خطاب الاعتذار عن القبول في وظيفةٍ ما متضمنا لأسباب عدم القبول في حين أنه في أحيان أخرى يكتفي بدور الإخبار والإعلام وإيصال المعلومة للمرشح المعني بالأمر.

وتجدر الإشارة إلى أن هذا الخطاب (خطاب الاعتذار لطالب وظيفة) لا يكون إرساله ملزما قانونيا على المؤسسة، بل أنهُ فقط مبادرة اختيارية من المؤسسة تخدم أبعادا أخلاقية و احترافية.

شاهد أيضا: تحميل نموذج رسالة تظلم وطريقة كتابته.

طريقة صياغة خطاب الاعتذار لطالب وظيفة

يمكن أن تقوم المؤسسة بصياغة خطاب اعتذارها عن طلب توظيف مرشح بعدد من الصيغ، غير أن هناك بعض الضوابط والنقاط التي يجب مراعاتها أثناء صياغة أيّ خطاب للاعتذار لطالب وظيفة عن توظيفه، ومن أهمها ما يلي:

• استعمال لغة سليمة ومباشرة: وهي شرط في جميع الخطابات الإدارية الرسمية، حيث تحرر المؤسسة خطاب اعتذارها عن توظيف مرشح بلغة سليمة رسمية مباشرة لا أخطاء فيها وبدون أساليب لغوية أدبية جمالية، وهذا يعزز احترافية المؤسسة.
• الإشارة إلى بيانات المرشح: أي الاسم الكامل للمرشح، ثم رقم طلب التوظيف الذي قدمه الموظف مع التاريخ الذي تقدم فيه بطلب للحصول على وظيفة.
• التحية والشكر والامتنان: وهي كما في الخطابات الرسمية المؤسساتية الأخرى، حيث يتم شكر المرشح على اهتمامه وتقديمه طلب التوظيف مع المؤسسة صاحبة خطاب الاعتذار لطالب وظيفة.
• دوافع الرفض (اختياري): وهذا العنصر يكون في بعض الخطابات، حيث تقدم للموظف أسباب عدم قبوله، وفي خطابات أخرى يتم فقط الاعتذار له وأنه رغم ذلك يبقى في سجلات المؤسسة ويمكن الاستعانة به في أي وقت مستقبلاً.
• تمني التوفيق مستقبلاً: وهي ما يتم به اختتام رسالة الاعتذار عن التوظيف، بحيث تتمنى المؤسسة وافر التوفيق للمرشح المعني في مساره المهني مستقبلاً.

شاهد أيضا: نموذج عقد شركة بين طرفين أو أكثر.

لماذا يتم الاعتذار عن قبول مرشح معين؟

بعد معرفة أسس صياغة خطاب الاعتذار عن قبول مرشح ما، فإنه لا بد في سياق آخر أن نذكر أهم الأسباب التي تكون وراء عدم قبول مرشح وبالتالي إرسال خطاب اعتذار عن قبوله، و عموم هذه الأسباب و الدوافع تتمثل في ما يلي:

• ضعف مستواه بشكل عام، وهو أهم ما يجعل المؤسسة تلجأ إلى إرسال خطاب الاعتذار لطالب وظيفة، حيث أن تقييمه السلبي في سيرته الذاتية أو في مقابلة العمل لا يترك للمؤسسة خيارا سوى الاعتذار عن قبوله.
• وجود مرشح أفضل من هذا المرشح، ومن باب المفاضلة بينهما يتم اختيار المرشح الأول في مقابل رفض هذا المرشح الأخير، حيث أن المؤسسات في نهاية المطاف تعطي الأولوية لمصالحها، واستقطاب أفضل المرشحين هو السبيل لذلك.
• رصد ملاحظات سلبية في مقابلة العمل، كأن تصدر من المرشح سلوكيات تعطي انطباعا غير جيد على عدم قدرته على تحمل الضغط، أو حتى عدم الاهتمام بهندامه أو عموماً أي ملاحظات أخرى سلبية قد تغطي حتى حتى على مؤهلات المرشح.
• عدم توافق الرؤى يمكن أن يكون هو أيضاً أحد الأسباب التي تدفع المؤسسة إلى الاعتذار لطالب وظيفة عن قبوله، حيث يكون هناك اختلاف على مستوى الأهداف أو طريقة العمل أو الأفكار أو حتى الجوانب المالية.

اقرأ أيضا: تحميل قالب إثراء المتون وأهميته

أهمية استعمال خطاب الاعتذار لطالب وظيفة

إذا كان قرار المؤسسة هو عدم قبول المرشح وتفضيل مرشح آخر عليه، فما هو الداعي أساسا لإرسال خطاب اعتذار عن توظيفه مادام أنه غير واجب قانونيا!؟

هذا السؤال في الواقع هو سؤال له حمولة منطقية معتبرة، لذلك سيتم الإجابة عنه بعرض معالم الأهمية التي تحملها مسألة إرسال خطاب اعتذار عن توظيف لمرشح، فما يجعل المؤسسة تقوم بإرسال خطاب الاعتذار لطالب وظيفة هو استفادتها من ذلك من خلال التجليات التالية:

• احترافية المؤسسة: إن اعتماد المؤسسات على هذا النوع من الخطابات هو تكريس لاحترافيتها، وهو من السمات التي تتمتع بها المؤسسات المحترفة، وهذا يؤثر إيجابيا على صورتها بشكل عام.
• بناء قاعدة بيانات: فعن طريق إرسال خطابات اعتذار عن توظيف تجمع المؤسسة سجلات كبيرة لمرشحين تضعهم كخيارات بديلة في أي لحظة احتاجت فيها إليهم، خصوصا المرشحين الذين أظهروا مستوى جيد.
• خلق انطباع إيجابي: وذلك عند المرشح ذاته، حيث أن المرشح حينما يتلقى خطاب اعتذار له عن قبول طلبه فذلك على كل حال يجعله يشغل بنوع من الامتنان وتقدير ذاته، وبالتالي يكون انطباعه عن المؤسسة إيجابيا، وهذا بلا شك لن يعطي للمؤسسة سوى كل خير.
• تطوير سياسات التوظيف: إذ أن الاعتماد على استراتيجية إرسال خطاب الاعتذار لطالب وظيفة يمكن أن يساعد المؤسسة على الرفع من جودة سياسات التوظيف لديها بما يتناسب مع وضعها و المعطيات الراهنة التي تتوفر عليها.

اعرف أيضا: تحميل نموذج إخلاء طرف Word و PDF.

تحميل خطاب الاعتذار لطالب وظيفة Word و PDF

وفي الفقرة الختامية من هذه الفقرة، يوفر لكم موقع “نماذج بالعربي” كما العادة نموذجا نكرس به ما جاء في مضمون المقالة، بحيث أنه نموذج متكامل لخطاب الاعتذار لطالب وظيفة وفيه مراعاة جميع النقاط السابق الإشارة إليها، ويمكن تحميله بالصيغة المناسبة لكم، سواء صيغة الوورد Word أو صيغة الـ PDF.

السيد:  ____ ______ المحترم

الموضوع: الاعتذار عن طـلب وظيفة

السلام عليكم ورحمة الله تعالى وبركاته…

بالإشارة إلى طلب التوظيف المقدم من طرفكم لشغل وظيفة _________ بتاريخ __/__/_____

نشكر لكم في البداية اهتمامكم بالعمل معنا، ونود إعلامكم بإن إدارة الموارد البشرية بمؤسستنا تقوم حالياً بدراسة الطلبات التي تم تلقيها من عموم المرشحين، وسوف نقوم خلال أسبوعين من تاريخ إرسال هذا الخطاب بالاتصال بأصحاب الطلبات التي تناسب الوظائف المتوفرة لدينا، وإذا لم يتم الاتصال بكم خلال هذه الفترة، فإنه سوف نحتفظ بطلبكم لدينا في ملف سجلات طلبات العمل للرجوع إليها مستقبلاً في أفق أن يكون بيننا تعامل حينها.

وفي أفق ذلك، لا يسعنا سوى أن نتمنى لكم كامل التوفيق في بحثكم عن وظيفة جديدة توازي طموحاتكم العالية.

وتفضلوا منا بقبول وافر الاحترام والتقدير…

و بغية تحميل هذا النموذج الحصري من موقع بشكل أكثر تنظيما وتنسيقاً مثلما يتضح في الصور أسفله، فإنه يكفي فقط اختيار الصيغة المناسبة للتحميل (وورد Word أو PDF) ثم التحميل وسيكون تحميلا مباشرا حصريا على موقع “نماذج بالعربي“:

• تحميل خطاب الاعتذار لطالب وظيفة بصيغة الوورد Word: 

• تحميل خطاب الاعتذار لطالب وظيفة بصيغة PDF:

طالع أيضا: طريقة كتابة محضر غياب موظف.

وفي الختام، يمكن القول كتلخيص للمعطيات السابقة أن مسألة تقديم الاعتذار عن قبول طلب المرشح بالانضمام للعمل بداخل المؤسسة يعتبر وجها من أوجه التعاملات المستمرة للمؤسسات، حيث أن هذا الأمر هو سنّة الحياة، فالمرشح يبحث عن فرص العمل والمؤسسات ترغب في ضم أفضل المرشحين وأكثرهم كفاءة، وبين هذا وذلك يمكن في حال عدم قبول مرشح أن ترسل له المؤسسة خطابا رسميا عوض تجاهله فقط، وذلك من باب التقدير الإنساني أولا ثم من باب احترافية المؤسسة سبق القول، لذلك انكب موقع “نماذج بالعربي” في هذه المقالة للحديث عن خطاب الاعتذار لطالب وظيفة وبيان عموم ما يتعلق به من تفاصيل.

تابعنا عبر الفايسبوك: نماذج بالعربي