وصف وظيفي مراقب مستندات في الشركة أو المؤسسة هو المنصب الذي سوف يدور الحديث عنه في مقالة اليوم، حيث أن هذا المنصب يتسم بنوع من الضبط الرقابة من المؤسسة تجاه وثائقها ومستنداتها، خصوصاً أن المؤسسة الاحترافية لا تتساهل في حماية بياناتها بالطرق المتاحة، ومن هذا المنطلق يأتي دور موظف مراقبة المستندات والذي سنتعرف على أهم المهام الموكلة له وكذا المهارات والمؤهلات التي يجب أن تتوفر فيه كي ينجح في أداء عمله كما يجب.
تعريف نموذج وصف وظيفي مراقب مستندات
نموذج وصف وظيفي مراقب مستندات هو نموذج يمكن الاعتماد عليه لتكوين فكرة واضحة ودقيقة عن وظيفة ومنصب مراقبة المستندات ومعرفة ما وجب أن يتوفر عليه شاغل منصب مراقب مستندات وما وما وجب عليه أن يؤديه من مهام ومسؤوليات.
وبخصوص مراقب المستندات، فإنه الموظف الذي يتكلف بحفظ كافة مستندات المؤسسة ومراقبته والعمل عليه بمختلف الأشكال من التحرير والضبط والمراجعة والحفظ وخلافه.
وبصيغة أخرى يمكن القول أن مراقب المستندات هو الموظف المسؤول عن كتابة عقود المؤسسة وأرشفة ملفاتها والتأكد باستمرار من إمكانية سلاسة وصول الموظفين إلى أي مستند أو وثيقة متعلقة بالمؤسسة أو الشركة. وسوف نتعرف على باقي تفاصيل هذه الوظيفة في ما تقدم من حديثنا عن نموذج وصف وظيفي مراقب مستندات.
اقرأ أيضا: تحميل قالب إثراء المتون وأهميته
أهداف وظيفة ومنصب مراقب مستندات
بالنسبة لوظيفة مراقب المستندات، فإن لها أهداف كبرى بداخل المؤسسة وجب ان يتم اطلاع المرشحين عليها وكتابتها أيضاً في نموذج وصف وظيفي مراقب مستندات، وذلك بصيغة مباشرة تكتب كما يلي على سبيل المثال:
هدف وظيفة مراقب المستندات هي التأكد من سهولة إمكانية وصول جميع أعضاء الفريق إلى الوثائق والمستندات الخاصة بالشركة و الحفاظ على هذه المستندات محدثةً باستمرار ويمكن تتبعها بسهولة وسلاسة، ويكون ذلك عن طريق العمل على إعداد وإدارة وحفظ المستندات وكتابة العقود وأرشفة الملفات.
اعرف أيضا: تحميل نموذج إخلاء طرف Word و PDF.
وصف وظيفي مراقب مستندات: المسؤوليات والمهام
في وظيفة ومنصب مراقبة المستندات، يتم إسناد مسؤوليات كبيرة إلى الموظف بغية القيام بها، حيث أن هذه المسؤوليات والمهام تدرج بالتفصيل في نماذج وصف وظيفي مراقب مستندات، ويكون ذلك بالصيغة التالية:
- القيام بنسخ مستندات المؤسسة ومسحها ضوئيًا وتخزينها بشكل جيد.
- التحقق الكافي من الدقة في ما جاء في المستندات والقيام بتحرير الملفات بما يناسب.
- العمل على مراجعة المستندات الفنية وتحديثها باستمرار (مثل الكتيبات وسير العمل ونحو ذلك)
- القيام بتوزيع النسخ المتعلقة بالمشروع على الفريق الداخلي للمؤسسة.
- التأكد من وضع المستندات في السجلات المادية والرقمية للمؤسسة مع سهولة الوصول لها لمن لهم الصلاحية.
- العمل على إنشاء قوالب للاستخدام المؤسساتي في المستقبل.
- القيام باسترجاع الملفات التي يتم طلبها من طرف الموظفين والعملاء والحفاظ عليها.
- الإشراف على إدارة تدفق الوثائق داخل المؤسسة أو الشركة.
- الحفاظ على سرية بيانات المؤسسة والحفاظ على معلوماتها الحساسة وشروط الاتفاق.
- القيام بإعداد تقارير دورية واضحة ومخصصة عن مختلف المشاريع حسب الحاجة.
طالع أيضا: طريقة كتابة محضر غياب موظف.
المؤهلات المطلوبة في وصف وظيفي مراقب مستندات
يحتاج النجاح في منصب مراقب المستندات إلى تمتع الموظف بعدد من المهارات وامتلاكه لمجموعة من المؤهلات، ويشار إليها هي الأخرى بشكل واضح في نموذج وصف وظيفي مراقب مستندات، وعلى رأس المؤهلات المطلوبة في وظيفة مراقب المستندات ما يلي:
- الحصول على رجة البكالوريوس في إدارة المشاريع أو في أي تخصص آخر ذي صلة مع إدارة المشاريع.
- التوفر على خبرة عملية مهنية كمراقب مستندات أو دور مماثل في مؤسسة ما.
- الإلمام التام بمجال إدارة المشاريع وكل ما يتطلبه هذا المجال من خصائص و رهانات.
- المعرفة الأساسية بقوانين العمل وقانون الشركات وكافة المساطِرِ القانونيةِ التي تؤطر المؤسسات والشركات.
- القدرة على التحليل الدائم المستمر للوقوف على مستوى كفاءة ودقة المستندات .
- التوفر على خبرة عملية وإتقان تام لمختلف برامج الاوفيس و خصوصا الاكسل Excel والمعرفة أيضاً بنظم إدارة الوثائق الإلكترونية (EDMS).
- الانفتاح على التعاون مع الأقسام الأخرى بأعمال مشتركة لضمان دقة محتوى المستندات.
- امتلاك مختلف مهارات تنظيم البيانات مع القدرة على الانتباه للتفاصيل بشكل دقيق.
- إتقان مختلف مهارات الكتابة والتحرير وقواعد اللغة العربية والإنجليزية على الأقل.
- القدرة على إيجاد حلول مبتكرة لتحسين عمليات مراجعة المستندات.
شاهد أيضا: تحميل نموذج رسالة تظلم وطريقة كتابته.
مميزات وعيوب وظيفة مراقب المستندات
اشتغال الموظف في وظيفة مراقبة المستندات يتيح له امتيازات متنوعة وله إيجابيات عدة، ولكن في مقابل ذلك فهناك بعض العيوب والسلبيات في هذه الوظيفية، وليس بالضرورة أن يتم الإشارة إلى هذه المميزات و العيوب في نموذج وصف وظيفي مراقب مستندات.
ولعل أبرز إيجابيات العمل في منصب مراقب المستندات هناك:
- إمكانية الترقية وتحسين السلم الوظيفي للموظف وبناء مسار مهني مميز.
- اكتساب مهارة الدقة في رصد التفاصيل، و يؤثر ذلك إيجابيا في جميع الأمور الحياتية للموظف.
- إتقان مهارة الانضباط والتحلي بروح المسؤولية في العمل والحياة.
أما بخصوص سلبيات هذا المنصب وعيوبه، فهناك ما يلي:
- الحاجة إلى التركيز والدقة، وهما عاملين يتأثران بالحالة المزاجية للموظف، وبالتالي سهولة الفشل في حال التخبط في مشاكل خارج بيئة العمل.
- حاجة الوظيفة إلى الكثير من الجهد والوقت من الموظف، مما يسبب الاستنزاف.
- حساسية المنصب، والذي قد يكلف المؤسسة خسائر يمتد تأثيرها السلبي إلى الموظف نفسه.
والموظف المقبل على العمل في هذه الوظيفة وجب أن يدرك هذه العيوب والمميزات كي يهيء نفسه للاشتغال فيها وتجاوز تلك الصعاب، والتي كما سبق القول لا يحبَّذُ إدراجها في نموذج وصف وظيفي مراقب مستندات.
اقرأ أيضا: نموذج كتابة تقرير بصيغة الوورد و PDF.
تحميل نموذج وصف وظيفي مراقب مستندات PDF و Word
وفي آخر فقرات المقالة. وحيث أننا قد تعرفنا إجمالا على خصائص وظيفة مراقبة المستندات ومهام ومهارات شاغل منصب مراقب مستندات، فإن موقع “نماذج بالعربي” يوفر لكم النموذج الحصري الذي يمكن اعتماده كنموذج لوصف وظيفي مراقب مستندات واستعماله لمن يهمه الأمر.
حيث أن هذه النموذج يتسم بأنه شامل ومتكامل وفيه كافة النقاط التي ستحتاج إليها المؤسسة في حال رغبتها و حاجتها لاستقطاب موظف يشغل منصب مراقب مستندات، كما أنه أيضاً يفيد كل من يرغب في معرفة ماهية وطبيعة وخصائص وظيفة مراقب المستندات.
وعليه، يتيح لكم موقع “نماذج بالعربي” تحميل هذا النموذج تحميلا مباشرا بالصيعة التي تناسب تصور ورغبة المؤسسة، سواء صيغة الوورد Word القابلة للتعديل، أو أيضاً صيغة الـ PDF الموجهة للطباعة، وذلك حصريا وبتحميل مباشر عبر علامة التحميل أدناه:
- تحميل نموذج وصف وظيفي مراقب مستندات بصيغة Word:
- تحميل نموذج وصف وظيفي مراقب مستندات بصيغة PDF:
اعرف أيضا: تحميل نموذج بحث علمي وأهم قواعده.
وكتلخيص لكل ما سبق، يمكن القول أن حماية المؤسسة لبياناتها ومستنداتها يضعها في بداية طريق النجاح، حيث أنه أمر يجب أن لا تتهاون فيه المؤسسة إذا كانت ترغب في أن تكون مؤسسة احترافية بكل المقاييس، ولسدّ هذه النقطة يأتي دور موظف مراقبة المستندات باعتباره من يتحمل مسؤولية حفظ المستندات الهامة للشركة و تنظيمها والتكلف بها بشكل عام، لذلك خصصنا له الحديث في هذه المقالة بعرض مختلف ما يتعلق به من معطيات كطبيعة هذه الوظيفة ومهام شاغلها ومهاراته ومؤهلاته، كما قد وفر موقع “نماذج بالعربي” في النهاية نموذجا حصريا ومتكاملا لوصف وظيفي مراقب مستندات.
تابعنا عبر الفايسبوك: نماذج بالعربي
