نموذج وصف وظيفي مدير مكتب سوف يكون النموذج الذي سوف يتركز الحديث حوله في مقالة اليوم، لكونه أحد المناصب التي تساعد المؤسسة في المضي قدما ولو بشكل غير مباشر، غير أن منصب مدير المكتب يظل في العموم حاملا لمجموعة من التساؤلات حول ماهيته وطبيعته وخصائصه، وهي النقاط التي سوف نعمل على توضيحها في أسطر هذه المقالة. فما هي إذن أدور ومهام مدير المكتب؟ وما هي المؤهلات التي يجب أن تتوفر فيه؟
تعريف نموذج وصف وظيفي مدير مكتب
نموذج وصف وظيفي مدير مكتب هو نموذج يعرض التفاصيل التي ترتبط مع وظيفة مدير المكتب من ناحية كل ما يتعلق به، حيث يعرفه ويطرح تفاصيله و مؤهلات شاغله وعموم الأشغال التي يشرف عليها هذا المدير.
أما مدير المكتب نفسه، فهو الموظف المسؤول على إدارة مكتب في مؤسسة بحيث يسهر على تنظيمه وتجهيزه وتنسيق واجبات الإدارة مع إجراءات المكتب لتسهيل تنفيذ الأعمال والمسؤوليات وضمان سلاسة سير العمل في المكتب و بالتالي في المؤسسة.
وبخصوص مهام مدير المكتب فهي متنوعة متعددة، وتشمل أعمالا روتينية وغير روتينية، وسوف نتعمق في معرفتها ومعرفة تفاصيل أخرى عن منصب مدير المكتب في الفقرات اللاحقة لوصف وظيفي مدير مكتب.
اقرأ أيضا: تحميل قالب إثراء المتون وأهميته
الأهداف والرهانات في وظيفة مدير المكتب
وظيفة مدير المكتب على قدر كونها تبدو سطحيا ثانوية بقدر ما هي في غاية الأهمية والدقة وعلى شاغلها رهانات وتحديات تتخلص في هدف هذه الوظيفة الذي يجب أن تتم الإشارة إليه عند صياغة نموذج وصف وظيفي مدير مكتب.
ويتم ذلك انطلاقا من عرض الرهان المحوري لصاحب منصب مدير المكتب، حيث أن هذا الرهان يتمثل في النجاح في ضمان سير العمل في المكتب وكذا المساعدة في تحسين مختلف إجراءات الشركة و العمل اليومي، وذلك من خلال تنظيم وتنسيق واجبات الإدارة المختلفة وكذا إجراءات المكتب والعمل على ضمان مستويات عالية من الفعالية التنظيمية بداخل المكتب والمؤسسة وتوفير التواصل الفعال والسلامة للجميع.
اعرف أيضا: تحميل نموذج إخلاء طرف Word و PDF.
نموذج وصف وظيفي مدير مكتب: المسؤوليات والمهام
إن عموم الرهانات والأهداف التي جاء ذكرها في الفقرة السابقة يحتاج تحقيقها إلى تحقيق عدد من المهام وأداء مجموعة من المسؤوليات تلخص دور مدير المكتب في أي مؤسسة، ومن عموم المهام والمسؤوليات التي يتوجب أداؤها على مدير المكتب والتي تكتب بدقة في نموذج وصف وظيفي مدير مكتب نجد المهام والمسؤوليات التالية:
- العمل على المهام التي تتمحور على المكتب، بما في ذلك الصيانة الدورية للمكتب، ومراقبة المراسلات وتحضير لوازم وأدوات المكتب، وتنظيم الفواتير، وتنسيق المهمات، ونحو ذلك.
- القيام بجدولة الاجتماعات والمواعيد الخاصة بالمسؤولين المباشرين.
- تنظيم مختلف احتياجات المكتب وطلب القرطاسية والمعدات بشكل دوري عند الحاجة.
- الحفاظ على حالة المكتب جيدةً والقيام بكافة الإصلاحات اللازمة للحفاظ عليه.
- الانفتاح و الشراكة مع قسم الموارد البشرية لتحديث وصيانة سياسات المكتب حسب الضرورة والمستجدات.
- العمل على تنظيم العمليات والإجراءات المكتبية المختلفة.
- التنسيق مع قسم تكنولوجيا المعلومات لتوفير جميع المعدات المكتبية والإشراف عليها.
- التأكد من إصدار فواتير لجميع المواد ودفعها في الوقت المحدد، والعمل في ذلك مع محرر الفواتير الخاص بالمؤسسة.
- إدارة المفاوضات بخصوص العقود والأسعار مع بائعي المكاتب ومقدمي الخدمات وتأجير المكاتب وخلاف ذلك.
- إدارة ميزانية المكتب (G & A)، وضمان تقديم تقارير دقيقة ومضبوطة وفي الوقت المناسب لمن يهمهم الأمر.
- تقديم الدعم العام للزوار والإشراف على ذلك بطرق احترافية.
- المساعدة في عمليات الإعداد للموظفين الجدد بما يناسب كل موظف.
- معالجة استفسارات و تساؤلات الموظفين بخصوص مختلف قضايا إدارة المكتب (مثل القرطاسية والأجهزة و ترتيبات سفر الموظفين)
- التنسيق مع بائعي إدارة المرافق الخاص بالمؤسسة، بما في ذلك خدمات التنظيف والتموين والأمن وغير ذلك.
- التخطيط الجيد للأنشطة الداخلية أو الخارجية للمؤسسة، مثل الحفلات والاحتفالات والمؤتمرات وغير ذلك من الأنشطة.
شاهد أيضا: تحميل نموذج رسالة تظلم وطريقة كتابته.
المهارات اللازمة في وصف وظيفي مدير مكتب
تحتاج وظيفة مدير المكتب من شاغلها أن تكون فيه مجموعة من الشروط، والتي تعتبر مهارات و مؤهلات بدونها لن ينجح الموظف في أداء عمله ولا تحقيق رهاناته التي يعمل عليه ولا حتى إنجاز المسؤوليات والمهام التي أشرنا إليها في الفقرة السابقة، وهي مهارات و مؤهلات وجب أن يتم عرضها بدقة في نموذج وصف وظيفي مدير مكتب، وهي في عمومها تتخلص في المؤهلات والمهارات الآتية:
- الحصول على شهادة الثانوية، (في حال الحصول على مؤهل كمساعد إداري أو سكرتير سيكون ميزة إضافية)
- التوفر على خبرة عملية مهنية كمدير مكتب أو كمدير مكتب أمامي أو كمساعد إداري أو نحو ذلك.
- المعرفة الدقيقة بمسؤوليات وأنظمة وإجراءات مسؤول المكتب وعموم المهام اللازم إنجازها.
- إتقان برامج الأوفيس Office وبالأخص برنامج الوورد Word وبرنامج الاكسل Excel والإلمام بمختلف أدوات جدولة البريد الإلكتروني.
- التوفر على خبرة عملية مهنية في أجهزة المكاتب (مثل أجهزة الفاكس والطابعات)
- التمتع بالقدرة على إدارة الوقت و امتلاك مهارات القدرة على تعدد المهام وتحديد أولويات العمل.
- الاهتمام الدقيق بالتفاصيل والتمتع بمهارات حل المشكلات.
- التوفر على مهارات تواصل جيدة أو ممتازة و التمتع بمهارات تنظيمية وتخطيطية واضحة وفعالة.
- امتلاك عقلية ابتكارية إبداعية تتيح له القدرة على اقتراح التحسينات التي تساعد على رفع جودة العمل.
- التحلي بروح المسؤولية والانضباط والالتزام، والتعهد أخلاقيا بالمحافظة على سرية المعلومات الخاصة بالمكتب والمؤسسة.
اقرأ أيضا: نموذج كتابة تقرير بصيغة الوورد و PDF.
تحميل نموذج وصف وظيفي مدير مكتب Word و PDF
وكالعادة، وبما أن الحديث اليوم عن الوصف الوظيفي لمدير المكتب، فإن موقع “نماذج بالعربي” يوفر لكم أحد النماذج الحصرية المتكاملة للوصف الوظيفي لهذه الوظيفة وهذا المنصب، حيث أنه يمكن اعتماده لأغراض شتى ويتسم بأنه دقيق وسهل الاستعمال.
وفي الحديث عن الاستعمال، فإن هذا النموذج الذي يوفره لكم موقع “نماذج بالعربي” يمكن الاعتماد عليه من جانب المؤسسة في حال رغبتها في صياغة خطاب توظيف واستقطاب موظفين، كما يمكن الاعتماد عليه أيضاً لكل شخص راغب في معرفة ماهية وطبيعة وظيفة مدير المكتب.
و للحصول على هذا النموذج الحصري للوصف الوظيفي الخاص بمنصب مدير المكتب بشكل مباشر وتحميل مباشر، فإنه يكفي الضغط على علامة التحميل في الأسفل، وهو متاح بصيغتين هما صيغة الوورد Word وصيغة الـ PDF على حسب ما يتوافق مع احتياجات القارئ.
- تحميل نموذج وصف وظيفي مدير مكتب بصيغة الوورد Word:
- تحميل نموذج وصف وظيفي مدير مكتب بصيغة PDF:
اعرف أيضا: تحميل نموذج بحث علمي وأهم قواعده.
وختاما، يمكن القول أن وظيفة مدير المكتب هي إحدى الوظائف الأساسية التي تساهم بشكل مباشر في تسريع سلاسة أداء المهام في المؤسسة، حيث أنها ذات طبيعية تنظيمية وتنسيقية، و بدونها لا تستقيم الأعمال في حالات خاصة، وبناءً عليه فإن الموظف الذي سيتكلف بهذا المنصب وجب أن تتوفر فيه مواصفات خاصة من ناحية المؤهلات والمهارات و يدرك أساسا طبيعة العمل الذي يقع على عاتقه، وهو ما قمنا بالحديث عنه في هذه المقالة التي جاءت لتلقي الضوء على نموذج وصف وظيفي مدير مكتب وأهم المعطيات التي تتعلق به و بالوظيفة التي يحملها معه (مدير المكتب).
تابعنا عبر الفايسبوك: نماذج بالعربي
