نموذج وصف وظيفي سكرتير تنفيذي للمؤسسة سوف يكون المنصب الذي سوف يدور الحديث عنه في مقالة اليوم، نظرا لكون هذا المنصب أحد أهم المناصب في المؤسسات الكبرى خصوصاً التي تكثر فيها الأعمال التي تحتاج إلى تنسيق وضبط وإشراف، غير أن سماع السكرتير التنفيذي يترك صدى يغلب عليه طابع الغموض وعدم الوضوح إلى حد كبير، وفي سطور هذه المقالة سوف نعمل على نزع اللثام عن هذه الوظيفة بكشف كافة ما يتعلق بها من تفاصيل ومعطيات.
تعريف نموذج وصف وظيفي سكرتير تنفيذي
نموذج وصف وظيفي سكرتير تنفيذي هو وثيقة يكون الغرض منها عرض تفاصيل وظيفة السكرتير التنفيذي، بحيث يتم فيها الإشارة إلى طبيعة هذه الوظيفية والأهداف منها ثم بيان المهام التي يشغلها صاحب هذا المنصب إضافة إلى عموم المهارات والمؤهلات التي يجب أن يتمتع بها كي يقوم بأداء وظيفته على أكمل وجه.
أما السكرتير التنفيذي فهو الموظف المسؤول عن العمل على المحافظة على جدول أعمال المدير التنفيذي للشركة مع المساعدة أيضاً في تخطيط مختلف المواعيد التي تتعلق باجتماعات مجلس الإدارة والمؤتمرات وغير ذلك من الاجتماعات والحضور إليها أيضاً.
ويكون السكرتير التنفيذي مكلفا بموضوع تلقي المكالمات الهاتفية وإعادة توجيهها إلى من يهمهم الأمر والقيام بعدد من المهام الإدارية، مما يحتم عليه امتلاك مهارات إدارة الوقت والقدرة على القيام بمهام متنوعة، وسوف نفصل فيه أكثر في الفقرات المقبلة من حديثنا عن وصف وظيفي سكرتير تنفيذي.
اقرأ أيضا: تحميل قالب إثراء المتون وأهميته
الأهداف والرهانات في وصف وظيفي سكرتير تنفيذي
كما يتضح في التعريف الذي أعطيناه لمنصب السكرتير التنفيذي فإن أهداف هذه الوظيفة في الواقع متنوعة، رغم أنها في النهاية تجتمع تحت لواء هدف أو رهان محوري موحد، ويُفضَّل أن يتم وضعه والإشارة إليه في نموذج وصف وظيفي سكرتير تنفيذي.
حيث يمكن كتابة ذلك بكون هدف وظيفة السكرتير التنفيذي هي تنظيم الجدول الزمني للمدراء التنفيذيين والحفاظ عليه وكذا مساعدة هؤلاء المدراء عن طريق أداء عدد من المهام الإدارية بغية المساهمة في رفع كفاءة العمل العام للمؤسسة من خلال ضمان تنفيذ جميع الواجبات الإدارية لهذه المؤسسة دون تقصير أو تأخير.
شاهد أيضا: نموذج عقد شركة بين طرفين أو أكثر.
وصف وظيفي سكرتير تنفيذي: المسؤوليات والمهام
في إطار حديثنا عن السكرتير التنفيذي وبيانه ماهيته ثم أهداف وظيفته، فإنه لا بد من عرض المسؤوليات والمهام التي يُنتظر من السكرتير التنفيذي القيام بها، حيث أنها المحدد الرئيسي لكفاءته وفعاليته وكذا لسير أعمال المؤسسة، لذلك يتم تحديدها بدقة في نموذج وصف وظيفي سكرتير تنفيذي، وذلك بالصيغة الآتية:
- الحفاظ على جدول الأعمال التنفيذية للمؤسسة والمساعدة أيضاً في تخطيط المواعيد واجتماعات الإدارة والمؤتمرات وغير ذلك.
- الحضور الدائم إلى الاجتماعات وكتابة ملخص الاجتماعات وإعداد تقارير عن محضر الاجتماع.
- استقبال المكالمات الهاتفية وفحصها و إعادة توجيهها إلى المعنيين بالأمر عند الحاجة.
- التعامل مع كافة المراسلات الصادرة والواردة للمؤسسة مع تحديد أولوياتها (البريد الإلكتروني والرسائل والخطابات وما إلى ذلك)
- القيام بعمل الترتيبات اللازمة لسفر المدراء التنفيذيين (إصدار تذاكر الطيران، صرف تذاكر السفر ،….)
- التعامل مع المستندات السرية لضمان بقائها آمنة، و المحافظة على سرية المعلومات.
- إعداد الفواتير بالتنسيق مع محرر الفواتير بالمؤسسة، وتقديم المساعدة اللازمة في إمساك الدفاتر.
- مراقبة اللوازم المكتبية الخاصة بالتفاوض على الشروط مع الموردين من أجل ضمان الطلبات الأكثر فعالية من حيث التكلفة.
- الاحتفاظ بعموم السجلات الإلكترونية والورقية للمؤسسة لضمان تنظيم المعلومات وسهولة الوصول إليها، في تنسيق مع المسؤول عن المستندات.
- إجراء البحوث المطلوبة وإعداد العروض التقديمية الخاصة بالمؤسسة وإعداد التقارير على النحو المحدد دون تأخر أو تقصير.
اعرف أيضا: تحميل نموذج إخلاء طرف Word و PDF.
المؤهلات في نموذج وصف وظيفي سكرتير تنفيذي
من أجل أن ينجح ويوفق السكرتير التنفيذي في القيام بمهامه وأداء مسؤولياته المختلفة التي عرضناها في الفقرة السابقة، فإنه يجب عليه أن يتملك عددا من المؤهلات وتكون فيه ثلة من المهارات تساهم في أداء عمله كما يجب، وهي الأخرى تعتبر شروطا يجب أن يشار لها بوضوح في نموذج وصف وظيفي سكرتير تنفيذي. وعموم المؤهلات والمهارات المطلوبة في شاغل وظيفة السكرتير التنفيذي هي كما يلي:
- الحصول على شهادة معتمدة في إدارة الأعمال أو في مجال آخر ذي صلة.
- التوفر على خبرة عملية مهنية كسكرتير تنفيذي أو دور إداري مماثل في مؤسسة من المؤسسات.
- التمتع بمستوى جيد في التعامل مع برامج الاوفيس Office وتحديدا برنامج الوورد Word و الاكسل Excel والقدرة على التعامل مع برامج الـ “back-office” مثل برنامج “ERP” على سبيل المثال.
- المعرفة التامة بإدارة المكاتب ومختلف إجراءات المحاسبة الأساسية، إضافة إلى ضبط المفردات الفنية ذات الصلة.
- الإلمام الكامل بأساليب البحث الأساسية وإتقان تقنيات إعداد التقارير.
- امتلاك المهارات التنظيمية اللازمة و التمتع بحس إدارة الوقت وحس المسؤولية والانضباط والالتزام.
- القدرة على التواصل الإيجابي مع الآخرين امتلاك مهارات التفاوض والقدرة على الإقناع.
- النزاهة والسرية والالتزام (قانونيا و أخلاقيا) بالمحافظة على سرية المعلومات الخاصة بالمؤسسة وعدم تسريبها.
طالع أيضا: طريقة كتابة محضر غياب موظف.
مميزات وعيوب وظيفة السكرتير التنفيذي
وظيفة السكرتير التنفيذي مثلها مثل أي وظيفة أخرى في العالم، لها مميزات وعيوب، ومعرفة الموظف بهذه المميزات و العيوب يجعله عارفا لتفاصيل هذه الوظيفة كي لا يتفاجأ بالواقع بعد استلامه لتلك الوظيفة، علما أنها لا تدرج في نماذج وصف وظيفي سكرتير تنفيذي، وعموما فمن أهم مميزات وظيفة السكرتير التنفيذي نجد ما يلي:
- الاستقرار المالي، حيث أن هذه الوظيفة لها مرتبات مرتفعة تضمن العيش الكريم.
- توسيع دائرة المعارف والعلاقات، لأنها مبنية أساسا على الانفتاح والتواصل.
- ميزة الترقية واعتلاء المناصب مع توالي السنوات وزيادة الخبرة.
- كثرة التنقل والسفر وطنيا ودوليا بخصوص الترتيب للمؤتمرات وخلافه.
أما في ما يخص السلبيات و العيوب، فإنه يمكن القول أن عيوب وظيفة السكرتير التنفيذي تتخلص في التالي:
- كثرة الضغوط، حيث أنها من أكثر الوظائف التي فيها ضغط من المؤسسة والفاعلين والوقت والمهام.
- الرتابة والملل أحيانا. وذلك بسبب الالتزام ببعض المهام الإدارية الروتينية.
- ساعات العمل الطويلة، حيث أن هذا المنصب يستهل وقتا كبيرا ويتجاوز الشركة ليمتد إلى الحياة الشخصية للموظف (اتصالات خارج ساعات العمل، ترتيب اجتماع مستعجل،…)
شاهد أيضا: تحميل نموذج رسالة تظلم وطريقة كتابته.
تحميل نموذج وصف وظيفي سكرتير تنفيذي PDF و Doc
وختاماً، وبعد بيان التفاصيل الأساسية المتعلقة بوظيفة السكرتير التنفيذي فإن موقع “نماذج بالعربي” يوفر لكم كما جرت العادة نموذجا متكاملا ومنسقا حول الوصف الوظيفي للسكرتير التنفيذي، والذي من خلاله يمكن أخذ فكرة مفصلة عن هذه الوظيفة.
ويتيح هذا النموذج الفرصة للمؤسسات الباحثة عن توظيف مرشح لمنصب السكرتير التنفيذي لمعرفة أهم النقاط التي يجب أن تتم الإشارة إليها في العرض الوظيفي، مثلما يتيح للعامة الفرصة لفهم طبيعة وظيفة السكرتير التنفيذي وحجم مسؤولياته وباقي التفاصيل المتعلقة به.
وبناءً عليه، يمكن الحصول على النموذج الحصري الذي يوفره لكم موقع “نماذج بالعربي” بتحميلٍ مباشر عبر الضغط على علامة وأيقونة التحميل التي تظهر أسفله:
- تحميل نموذج وصف وظيفي سكرتير تنفيذي بصيغة الوورد Doc:
- تحميل نموذج وصف وظيفي سكرتير تنفيذي بصيغة PDF:
اقرأ أيضا: نموذج كتابة تقرير بصيغة الوورد و PDF.
وفي النهاية، يمكن القول أن وظيفة السكرتير التنفيذي تعتبر أحد أكثر الوظائف التي فيها أعمال ومسؤوليات وضغط كبير، لكونها تشمل مهام عدة مختلفة، وفيها كثير من الحركية والتنسيق والانفتاح على كافة أقسام المؤسسة وكذا الفاعلين خارج المؤسسة من شركاء وعملاء وغيرهم، وبما أن هذه الوظيفة هي في العادة غير واضحة بما فيه الكفاية، فإن موقع “نماذج بالعربي” سلط عليها الضوء في هذه المقالة ببيان جميع التفاصيل التي تتعلق بها، بدءاً من ماهيتها وتعريفها مرورا بأهدافها ومهام شاغلها، ختاماً بعيوبها والمهارات التي يجب أن تتوفر في صاحبها، كل ذلك في إطار حديثنا عن نموذج وصف وظيفي سكرتير تنفيذي وأهم معطياته ومتعلقاته.
تابعنا عبر الفايسبوك: نماذج بالعربي
