نموذج مذكرة كتابية يتم رفعها أو إصدارها ضد موظف من الموظفين هو النموذج الذي سوف يكون حوله الحديث في مقالة اليوم، حيث أن المؤسسات ذات الطبيعة التوظيفية تجد نفسها في بعض الأحيان في حاجة إلى إصدار مذكرات كتابية في حق بعض الموظفين، وسوف نغوص في هذا الاتجاه ونتعرف أكثر على المعطيات المتعلقة بهذه المذكرة وكيفية صياغتها ودورها بشكل عام.
ما هو نموذج مذكرة كتابية؟
نموذج مذكرة كتابية هو مستند أو خطاب تقوم المؤسسة بإصداره لإثبات واقعة سلبية حدثت في المؤسسة وتنافي القانون الداخلي لها وتكون واقعة قد صدرت من موظف أو مجموعة موظفين في أفق اتخاذ إجراءات تناسب حجم فداحة الواقعة.
ويعتبر نموذج مذكرة كتابية بمثابة الملف الذي يوثق تفاصيل الخرق الصادر من أحد الموظفين، بحيث أنه أشبه بتقرير يصف ما حدث ويجمع الوثائق أو المستندات أو الأدلة التي تؤكد الخرق وحتى إعطاء المجال لصاحب المخالفة بإبداء أي اعتراض أو توضيح.
ولا تكون المذكرة الكتابية بهدف إنزال العقوبة أو إدانة الموظف أو استدعائه وإحالته للمجلس التأذيبي للمؤسسة أو اتخاذ قرار جزائي ضده، بل أن دورها يقتصر على رصد المخالفة وإثبات حدوثها ورصد الحيثيات والتفاصيل المتعلقة بها.
شاهد أيضا: نموذج عقد شركة بين طرفين أو أكثر.
عناصر ومكونات نموذج مذكرة كتابية
يتكون نموذج المذكرة الكتابية من عدد من العناصر التي تشكل في تكاملها نموذجا متكاملا للمذكرة الكتابية، وفي النموذج الحصري الذي جاء به موقع “نماذج بالعربي” في مقالة اليوم (رابط التحميل في الفقرة الأخيرة) نجد حضور كافة هذه العناصر، وهي في العموم كما يلي:
- تفاصيل المذكرة الكتابية، وهي تاريخ إصدار المذكرة، ونوعها و طبيعتها و أيضاً عموم الملاحظات الموجهة لمرتكب المخالفة التي تم إصدار المذكرة في حقه.
- بيانات المتداخلين في المخالفة، وهي عنصر محوري في كل مذكرة كتابية، حيث يتم فيها ذكر بيانات الموظف مرتكب المخالفة، وكذا بيانات الشهود (لو توفروا) ثم بيانات الموظف الذي تكلف بتحرير المذكرة.
- تفاصيل المخالفة، وهي الجزء الأكبر في كل نموذج مذكرة كتابية، بحيث ينقل بالوصف الدقيق ما حدث وما ترتب عن الحدث، وعموم ملابسات المخالفة وكذا أي وثائق تدعم حدوث تلك المخالفة.
طالع أيضا: نموذج طلب علاوة وزيادة الراتب.
دور وأهمية المذكرات الكتابية
يمكن أن يحضر سؤال أساسي و منطقي وهو ما الغاية من المذكرة الكتابية؟ أو ما الذي يجعل توفر المؤسسات على نموذج مذكرة كتابية أمرا مهما؟ والجواب على هذا السؤال يكون بعرض دور المذكرات الكتابية في الأساس، حيث أن دورها هو ما يبرز و يبين أهميتها، وهذا الدور يمكن تلخيصه في النقاط الآتية:
- إثبات حدوث المخالفة: إذ أن بداخل كل نموذج مذكرة كتابية نجد طرحا شاملا ودقيقا للمجريات، وبالتالي فإن المذكرة الكتابية تكون أحد أدوارها هي إثبات وقوع و حدوث مخالفة ما.
- إبراز احترافية المؤسسة: حيث أن المؤسسات المحترفة تشتغل دائما بناء على المراسلات والوثائق والأوراق وليس فقط عبر التواصل الشفهي، فاهتمام المؤسسة بهذه التفاصيل يعزز احترافيتها ويجعل نظرة الموظفين لها تكون نظرة احترافية.
- رفع الانضباط الوظيفي: فبالارتباط بالنقطة السابقة، وحينما يتأكد الموظفون أنهم يشتغلون بداخل مؤسسة احترافية فإن ذلك بشكل تلقائي يرفع لديهم درجة الانضباط، مما يعني تقليل المخالفات و التجاوزات، وبالتالي رفع المردودية والإنتاج.
- رصد معطيات المخالفة: وهو دورها الأبرز، حيث أن الموظف المشرف على تحرير المذكرة يرصد بوصف كبير ودقيق تفاصيل ما حدث، وبالتالي يعطي كافة معطيات المخالفة ويتيح إمكانية الاطلاع عليها.
- آلية قانونية معتمدة: أي أنها وسيلة إدانة للموظف، حيث يتم الاعتماد فيها على الرصد من جهة ثم الشهود من جهة أخرى، وفي حال تكرار التجاوزات من الموظف ثم قررت المؤسسة فك التعاقد معه فإن هذه المذكرة قد تكون وسيلة دفاع من المؤسسة ضد الموظف إذا ادعى أنه قد تعرض للظلم، مما يعني حماية مصالح المؤسسة وصونها.
- معرفة حيثيات المخالفة: وهو أحد أهم أدوار المذكرة الكتابية، حيث أنه يتيح لكل من طالعه معرفة تفاصيل ما حدث، نظرا لكونها تضم وصفا ودقيقا وشاملا لما وقع.
اعرف أيضا: تحميل نموذج بحث علمي وأهم قواعده.
صياغة نموذج مذكرة كتابية Word
وكتطبيق للمكتسبات السابقة، فإننا سوف نعرض صيغة متكاملة يمكن عبرها صياغة نموذج مذكرة كتابية شامل لعموم النقاط التي جئنا على ذكرها في ما سبق، حيث أن صياغة المذكرة الكتابية يمكن أن تكون على الشكل التالي:
مذكرة كتابية
اسم الموظف: _______ الوظيفة: _________
الإدارة: ________ الفرع: __________
تاريخ المخالفة/المخالفات: __________
تاريخ إعداد المذكرة: __________
أعد المذكرة: _________ وظيفته: __________
توصيف المخالفة:
نوع المخالفة:………….. …………….. …………. …………….. ……………. …………….. ………… ………… …. ….. ……..
طبيعة المخالفة ووثائقها:
طبيعة المخالفة: …….. …………. …………… ……………. …………… ……………. …………….. ………….. ……..
هل تم إرفاق وثائق بالمذكرة؟ (__) نعم وعددها [__] صفحة (__) لا.
الإجراء العقابي الذي تم اتخاذه:
……. ………… . …………… …………….. …………… ……………. …………… ……………. ………… ………. ……… …………………..
ملابسات وظروف المخالفة:
حدد ظروف و ملابسات المخالفة التي قد تؤدي إلى زيادة العقوبة الواجبة أو يمكن أن تؤدي إلى تخفيفها:
…… ……….. ………. ……………. ………………….. ………………………. …………… …………………. ……….. ……….. … …………
هل تم إرفاق وثائق بالمذكرة؟ (__) نعم وعددها [__] صفحة (__) لا.
مذكرة للموظف:
إن المخالفة أو المخالفات التي تم تحديدها أعلاه يجب أن يتم تصحيحها على الفور وفقاً للائحة تنظيم العمل بالشركة. ونود أن نوجه انتباهك ونشير إلى أن المذكرة الكتابية سوف تؤثر بشكل سلبي على معدلات تقييم آداءاتك السنوية.
وفي حالة لم تعمل على تصحيح المخالفة المذكورة أو في حالة الوقوع في مخالفات أخرى سوف تتعرض للأسف لمزيد من الإجراءات العقابية تبعا لما تحدده لائحة تنظيم العمل بالشركة.
وفي حال رغبتك في الطعن على ما جاء بالمذكرة يمكنك التقدم بخطاب طلب تظلم خلال مدة لا تزيد عن ثلاثين يوماً من تاريخ استلامك لأصل هذه المذكرة.
توقيع الموظف:______ التاريخ: _______
توقيعك لا يعني الموافقة على ما ورد بالمذكرة، بل أنه فقط مجرد توثيق لاستلامك المذكرة وتوثيق لتاريخ الاستلام.
رفض التوقيع (__)
اسم الشاهد: ____ ____ توقيع الشاهد: _______
اسم معد المذكرة: ___ ___ المسمى الوظيفي:____
توقيع معد المذكرة: _______ تاريخ المذكرة: _____
وعند الرغبة في الحصول على هذا النموذج الحصري أعلاه، والمقدم من طرف موقع “نماذج بالعربي“، وبشكل منظم أكثر كما تظهر الصور المرفقة و بصيغة الوورد Word، فإنه يكفي من أجل ذلك الضغط فقط على إشارة التحميل أدناه، وسيكون التحميل متاحا بتحميل مباشر وفي منتهى السلاسة.
- تحميل نموذج مذكرة كتابية بصيغة الوورد Word:
اقرأ أيضا: نموذج كتابة تقرير بصيغة الوورد و PDF.
تحميل نموذج مذكرة كتابية بصيغة PDF
في سياق قريب، وبعد التعرف في الفقرة السابقة على الطرح التطبيقي للمذكرة الكتابية بصيغة الوورد Word حصريا على موقع “نماذج بالعربي“، فإننا في هذه الفقرة سنطرح صيغة أخرى لنموذج مذكرة كتابية وهي صيغة الـ PDF.
و يكون الهدف من طرح هذه الصيغة هو إتاحة الإمكانية للمؤسسة بالاعتماد على نسخة قابلة للطباعة وموحدة وتضعها رهن إشارة من لهم الصلاحية في تحرير وإصدار المذكرات الكتابية، بحيث يكفي فقط تحميل المذكرة وطباعتها واستعمالها تبعا لتفاصيل كل مخالفة أو واقعة.
و يتسم النموذج الحصري الذي يوفره لكم موقع “نماذج بالعربي” بأنه يجمع بين بساطة الشكل وسهولة الاستعمال وبين الدقة والشمولية، إذ أن ميزة السهولة والبساطة لا تجعله ناقصا أو غير عملي، ويمكن الحصول عليه فقط بالضغط على زر التحميل أدناه، وهو تحميل مباشر وسلس.
- تحميل نموذج مذكرة كتابية بصيغة PDF:
شاهد أيضا: تحميل نموذج رسالة تظلم وطريقة كتابته.
وفي الختام، و كخلاصة عامة وشاملة لكافة ما سبق قوله، فإن تنظيم الأمور في المؤسسة وفرض النظام هو شرط أساسي من شروط معانقة النجاح، بل أنه ركن لا غنى عنه في كذل، ولهذا الغرض وجب عدم التساهل مع أي مخالفة أو فعل ينافي القواعد والنظم الداخلية للمؤسسة، وبما أنه لا بد من رصد المخالفة أو الحادث بشكل دقيق تفاديا لظلم أي طرف فإنه يجب الاعتماد على مذكرة دقيقة تضمن هذا الأمر، ولهذا المبتغى، فإن موقع “نماذج بالعربي“، وعبر هذه المقالة قد جاء بأشمل عنصر يمكن الاعتماد عليه كنموذج مذكرة كتابية يمكن استعمالها لرصد المخالفات وتتبعها في أفق اتخاذ الإجراءات المناسبة في حق صاحبها.
تابعنا عبر الفايسبوك: نماذج بالعربي
