نموذج محضر اجتماع المؤسسة وأهم النقاط الأساسية فيه

نموذج محضر اجتماع موظفي وفاعلي المؤسسة هو الموضوع الذي سوف يدور حوله الحديث في مقالة اليوم، حيث أن المؤسسات التي تجري اجتماعات كثيرة تحتاج بلا شك إلى توثيق هذه الاجتماع وحصر أهم المضامين الواردة فيها من أجل سهولة العودة إليها والاطلاع على أهم معطياتها وعموم ما كان في ذلك الاجتماع، فما الذي يجب مراعاته إذن للحصول على محضر اجتماع عملي ومتكامل يفي بالغرض؟

ما هو نموذج محضر اجتماع؟

نموذج محضر اجتماع هو تقرير يتم إنجازه من طرف شخص مكلف يرصد من خلاله كافة مجريات اجتماع دار في المؤسسة، حيث يكلف صاحب هذا المحضر بمراقبة الاجتماع وتدوين كافة المعطيات المهمة التي جرت أثناء الاجتماع وأسماء من أخذ الكلمة مع اقتراحاتهم وكافة مجريات الاجتماع بشكل عام.

ويمكن القول عموماً أن نموذج محضر اجتماع هو بمثابة تسجيل وتوثيق لما حدث في الاجتماع، ويمكن للشخص معرفة مجريات الاجتماع بعد الاطلاع على المحضر حتى لو لم يكن حاضرا في ذلك الاجتماع.

وللحصول على محضر مثالي متكامل واضح لاجتماع المؤسسة فلا بد أن تتم مراعاة بعض التفاصيل والتركيز على بعض النقاط التي سوف يأتي الحديث عنها في الفقرات القادمة من المقالة بنوع من التدقيق.

اقرأ أيضا: تحميل قالب إثراء المتون وأهميته

عناصر نموذج محضر اجتماع

لا يمكن الحديث عن نموذج محضر اجتماع مؤسساتي إذا كانت العناصر الأساسية غائبة عنه، وتتمثل هذه العناصر المحورية في ما يلي:

• اسم المؤسسة التي قامت بالاجتماع، وهو أمر بديهي وأساسي.
• عنوان الاجتماع ومكانه وأيضاً تاريخ ووقت الانعقاد بالساعة والدقيقة مع ذكر وقت انتهاء الاجتماع، من أجل سهولة معرفة الاجتماع عند العودة إليه.
• خلاصات ومضامين الاجتماع (القرارات المتخذة، القرارات المتفق عليها، المواضيع التي تم مناقشتها، المواضيع التي تم تأجيلها).
• اسم الشخص المشرف على كتابة نموذج محضر الاجتماع وتوقيعه.
• أسماء الحاضرين للاجتماع وصفتهم الوظيفية مع توقيع كل عنصر أمام اسمه.
• توقيت وميعاد الاجتماع المقبل لو تم الاستقرار على عقد اجتماع آخر في وقت لاحق.
• رقم نموذج محضر اجتماع المؤسسة مع الحفاظ على تسلس نماذج محاضر الاجتماعات السابقة.

اعرف أيضا: تحميل نموذج إخلاء طرف Word و PDF.

نموذج محضر اجتماع مجلس إدارة Word

من خلال هذا المثال أسفله عن نموذج محضر اجتماع مجلس إدارة مؤسسة أو شركة ما، يمكن أكثر معرفة ماهية محاضر الاجتماع وكيفية صياغتها بشكل سليم.

محضر اجتماع شركة …….

نموذج محضر اجتماع مجلس الإدارة رقم ……………. لسنة ……………. وقد انعقد بتاريخ (… / …. / ……….)

جدول الأعمال

1. تلاوة محضر الجلسة السابقة و المصادقة عليه.
2. عرض قيمة مصروفات وإيرادات الشركة عن الثلاث شهور السابقة.
3. دراسة قبول عضوية بعض الأعضاء الجدد.

محضر الجلسة:

في يوم ………… من شهر ………. لسنة..….. وفي تمام الساعة…..….، اجتمع بمقر الشركة السيد رئيس مجلس الإدارة والمدير العام السيد ……………… والعضو المنتدب السيد …………… وحضور كل من السادة الأعضاء:

1 …………….. 2 ………………. 3…………………. 4……………

وقد تغيب عن الحضور السادة:

1 …………….. 2 ………………. 3………………

فقد حضر عدد .….. عضوا من إجمالي….……. لذا كان الانعقاد قانونيًا مطابقا للوائح، وبدأ النظر في جدول الأعمال والمناقشات وقد تم اتخاذ عموم القرارات التالية:

1. تلاوة محضر الجلسة السابقة والمصادقة عليه.
2. تم الموافقة على قبول عضوية السيد…….
3. الاتفاق على مواصلة العمل خلال الستة أشهر القادمة، مع زيادة المبيعات وبلوغ نسبة أرباح …………….

وقد أقفل المحضر في حوالي الساعة ………..

التوقيع:  ……………..

وفي حال الرغبة في استعمال هذا المثال عن نموذج محضر اجتماع مجلس إدارة الشركة فإنه يكفي تحميله بشكل مباشر والحصول عليه بصيغة الوورد Word:

• تحميل نموذج محضر اجتماع مجلس إدارة الشركة Word: 

طالع أيضا: طريقة كتابة محضر غياب موظف.

طريقة صياغة نموذج محضر اجتماع

يمكن صياغة نموذج محضر اجتماع المؤسسة بأكثر من صيغة، غير أنه يجب مراعاة هذه النقاط للحصول على نموذج متكامل لمحضر الاجتماع:

• استعمال لغة سليمة خالية من الأخطاء، والاعتماد على صيغة الماضي مع كتابته بطريقة غير قابلة للتعديل (الحبر، أو PDF)
• تسجيل أسماء أصحاب القرار وعدم تفويت الملاحظات الأساسية المهمة في نموذج محضر اجتماع.
• الإشارة إلى توقيت عمل الاجتماع وموضوعه وأهدافه.
• كتابة النقاط الأساسية التي تمت مناقشتها بالتسلسل الزمني لمناقشتها.
• كتابة اسم صاحب الاقتراح أمام كل اقتراح تم طرحه.
• تجنب التعليق على مضامين الاجتماع أو إعطاء أراء شخصية أو انتقاد نقاط معينة.
• التركيز على أهم تفاصيل الاجتماع ورصد كافة النقاط التي تعطي إضافة وإفادة لمن سيطالع المحضر لاحقا.
• عدم تفويت ذكر الطريقة التي تم بها اتخاذ القرار (التصويت، قرار مدير أو مسؤول،…)

شاهد أيضا: تحميل نموذج رسالة تظلم وطريقة كتابته.

تحميل نموذج محضر اجتماع مؤسسة تعليمية Doc

في جانب آخر، وبما أن نموذج محضر اجتماعٍ لا يتعلق فقط بالشركات ويمكن أن يكون صالحا لأي اجتماع، فإن موقع “نماذج بالعربي” يطرح مثالا آخر عن نموذج آخر لمحضر اجتماع مدرسة أو مؤسسة تعليمية.

محـضـــر اجـتــمـــــــــاع مـدرســــة

في تمام الساعة …….. من صباح يوم ……….. الموافق لـ (…. / .. / …..)

قد تم عقد اجتماع مدرسي بعنوان ……..……… تحت قيادة مدير المدرسة الأستاذ …… ………….. وبحضور كل من:

1. …………… 2………………… 3. ……………… 4.………………….

حيث بدأت الجلسة بكلمات بثت العزيمة والحماس في النفوس قد قدمها السيد مدير المؤسسة الدراسية، ووكيل المدرسة ، وقد شملت الكلمة مجموعة من البنود أبرزها:

1. ………… ………… …………
2. …………. ………… …………
3. …………. ………… …………

حيث تم مناقشة عدد من الأمور الأساسية خلال الاجتماع، وقد تمحورت حول متطلبات الطلبة وأولياء أمورهم ، ومن بين أهم هذه النقاط ما يلي:

1. ………… ………… …………
2. …………. ………… …………
3. …………. ………… …………

وفي الختام تم الاتفاق على القرارات المحورية التي سوف يتم تطبيقها بدايةً من الأسبوع القادم، وتم الاتفاق على عقد اجتماع الشهر المقبل في نفس الموعد لتتبع مسار تحقيق الأهداف و مخرجات نتائج الاجتماع الحالي.

توقيع سكرتير الاجتماع:…………

توقيع مدير المدرسة: …………..

ويمكنكم الحصول على هذا النموذج القابل للتعديل مكتوبا بصيغة الوورد Doc عبر الضغط على علامة التحميل التي تظهر أدناه:

• تحميل نموذج محضر اجتماع مؤسسة تعليمية Doc: 

اقرأ أيضا: نموذج كتابة تقرير بصيغة الوورد و PDF.

دور وأهمية نموذج محضر اجتماع

الختام سوف يكون بعرض أهمية نموذج محضر اجتماع ودوره وفائدته، وبه يتبين ويتضح وجوب نهج هذه السياسة والاعتماد عليها. وهذه الأهمية تكمن في الآتي عرضه:

• تكمن أهمية نموذج محضر الاجتماع في أنها تعطي خلاصات الاجتماع وتلعب دورا في تسهيل اطلاع الحاضرين والغائبين عن مضامين الاجتماع وكيف مر وأهم ما جاء فيه.
• بعد تدوين تفاصيل محضر الاجتماع، فإنه لا يمكن التلاعب بما جاء في الاجتماع أو ما أفضى به من تفاصيل ومعطيات.
• تفيد محاضر الاجتماع في أنها الوسيلة الفعالة لتفادي تمرير أي شكل من أشكال المغالطات من طرف جهة من جهات المؤسسة.
• في جانب آخر، يستطيع نموذج محضر الاجتماع تسهيل العمل على المراجعين القانونين للمؤسسة في مراجعة أي قرار خصوصاً المتعلق بالمسائل المالية بناءً على ما جاء في نص التقرير.
• تلعب نماذج محضر الاجتماع دورا محوريا في القضاء على فرضية نسيان تفاصيل الاجتماع أو الخلاصات التي تم التوصل إليها.

اعرف أيضا: تحميل نموذج بحث علمي وأهم قواعده.

إن اعتماد المؤسسة على محاضر الاجتماع لا شك أنه يجعلها أكثر تنظيما وفعالية، ويتيح الفرصة للجميع بالاطلاع على ما جاء في الاجتماع والعودة لذلك في أي وقت، وله دور رقابي أكثر، وكل هذا يجعل الاعتماد على هذه السياسة أمرا واجبا ومثمرا، ولذلك تحدثنا في مقالة اليوم عن نموذج محضر اجتماع المؤسسة وأهميته وكافة ما يتعلق به من تفاصيل ومعطيات.

تابعنا عبر الفايسبوك: نماذج بالعربي