من الضروري استخدام نموذج محضر اجتماع مدرسي جاهز من أجل توثيق أحداث ومجريات الاجتماعات التي تعقدها إدارة المدرسة مع المدرسين وأولياء أمور الطلاب، الأمر الذي يضمن حفظ المعلومات وتوثيق القرارات والأحداث في سياقه.
يعتبر محضر الاجتماع المدرسي أحد أهم الوثائق الرسمية في المدارس والتي من شأنها أن تقوم بتخزين بيانات النظام الداخلي للمدرسة إلى جانب توثيق مقررات الهيئة الإدارية فيها.
يقدم لكم موقع نماذج بالعربي ضمن المقال التالي الدليل الشامل لكتابة محضر اجتماع، إضافةً إلى الشرح الوافي والمفصل لكل مكوناته، إلى جانب نموذج محضر اجتماع مدرسي جاهز للكتابة والتوثيق.
ما أهمية كتابة نموذج محضر اجتماع مدرسي؟
يعتبر محضر الاجتماع أحد أهم الوثائق الرسمية الإدارية أهمية في أي مؤسسة أو كيان يمتلك هيئة إدارية لتنظيم عمله، حيث تعمل هذه الإدارات على إصدار التوجيهات والأوامر من خلال الاجتماعات بين أعضائها.
تستخدم المدارس نفس النظام السابق في تنظيم العمليات الإدارية التي تجري ضمنها، ويتم توثيق مجريات هذه الاجتماعات بالاعتماد على أمين السر الذي يقوم بكتابتها ضمن نموذج محضر اجتماع مدرسي جاهز ورسمي.
تعني هذه العملية أن جميع المعلومات والقرارات والتوجيهات الموجودة ضمن المحضر هي قرارات سارية المفعول ويجب تنفيذها إلى حين إصدار القرار بإيقاف العمل بها في اجتماع أخر، وأن أي قرار أو تعميم غير موثق في المحضر هو قرار زائف.
تفيد كتابة محضر الاجتماع أيضًا في حفظ مصداقية المدرسة وإدارتها من خلال حفظ القرارات والتوجيهات من أجل الالتزام بها مستقبلًا في المدرسة مما يضمن نجاحها واستمرار عملها في تقديم الخدمات التعليمية بأعلى جودة.
ما هي المكونات التي يتضمنها نموذج محضر اجتماع مدرسي جاهز ورسمي؟
يتضمن محضر الاجتماع الرسمي مجموعة من العناصر الرئيسية التي لا يمكن كتابة محضر بدون توضيحها، والتي غالبًا ما تكون مكتوبة ومجهزة على ورقة نموذج محضر اجتماع مدرسي جاهز للطباعة، وهذه العناصر هي:
أولًا: معلومات تعريف المستند (الترويسة)
يتضمن هذا القسم مجموعة المعلومات الرئيسية التي تميز وثيقة ورقة محضر الاجتماعات عن غيرها من الأوراق والمستندات الموجودة في مكتب أمين سر المدرسة، حيث يكتب هذا القسم في أعلى صفحة المحضر ويحتوي على المعلومات التالية:
- عنوان الوثيقة: محضر اجتماع إدارة مدرسة—(اسم المدرسة)
- رقم المحضر: يتوافق هذا الرقم مع الرقم التسلسلي للاجتماع خلال العام الدراسي.
- سبب الاجتماع: في حال كان الاجتماع استثنائي وطارئ.
ثانيًا: مكان وزمان الاجتماع
من الضروري تحديد الزمان الذي جرى فيه الاجتماع بدقة والذي يقسم إلى اسم اليوم والتاريخ الميلادي والهجري والتوقيت الذي بدأ فيه الاجتماع وتوقيت النهاية، إلى جانب تسجيل المكان الذي تم فيه الاجتماع وتفاصيله.
ثالثًا: أسماء الأشخاص الحاضرين في الاجتماع
يحتوي أي نموذج محضر اجتماع مدرسي جاهز على خانة مخصصة لكتابة أسماء الحضور المدعوين إلى الاجتماع وذلك في وسط الصفحة الأولى أسفل العنوان والزمان والمكان.
تفيد كتابة أسماء الحاضرين من الناحية القانونية والإدارية في توثيق مجريات وأحداث الاجتماع في حال حدوث أي مغالطات في التعامل مع القرارات المقترحة في الاجتماع مستقبلًا، الأمر الذي يمكن الإدارة والرقابة من العودة إليهم والتحقق من صحة المعلومات.
يجب أيضًا كتابة التفاصيل والمعلومات المتعلقة بالأشخاص الغائبين عن الاجتماع والذين تمت دعوتهم للحضور بشكل رسمي ومباشر مثل غيرهم من الحاضرين، ويتم تقسيمهم إلى: (غائب مع عذر – غائب بدون عذر)
رابعًا: مجريات الاجتماع وتفاصيله
يعتبر الغرض الرئيسي من كتابة محضر الاجتماع وفق نموذج محضر اجتماع مدرسي جاهز هو توثيق الأحداث والمجريات التي تمت وكتابة مقترحات الحضور واستفساراتهم وكل التفاصيل المقترحة والمرفوضة التي ذكرت خلال الاجتماع.
يخدم هذا التوثيق في مساعدة الإدارة على مراجعة القرارات والتوجيهات الصادرة عنها وتوثيقها بشكل رسمي أمام الجهات العليا المسؤولة عن مراقبة سير العملية التربوية في المدرسة المقصودة.
خامسًا: ملخص المحضر النهائي
يكتب أمين سر المدرسة في ختام محضر الاجتماع مجموعة من التفاصيل التي تتضمن خلاصة القرارات والمقترحات التي تم ذكرها خلال الاجتماع وطريقة التنفيذ التي سوف يتم اتباعها وكل المعلومات المتعلقة بمستقبل سير العمل في المدرسة.
سادسًا: تذييل المحضر
ينتهي كل نموذج محضر اجتماع مدرسي جاهز رسمي بتذييل أو نهاية جاهزة تتضمن عبارة (انتهى الاجتماع في الساعة…..) بالإضافة إلى توقيع كاتب المحضر والمدقق ورئيس جلسة الاجتماع.
لا يعد المحضر رسميًا وموثقًا بدون احتواءه على عبارة تدل على نهاية الاجتماع وتواقيع الأشخاص المذكورين مسبقًا، وإلا يكون محتوى المحضر غير رسمي ويحق لأي شخصه نقضه وعدم الالتزام به.
ما هي خطوات كتابة نموذج محضر اجتماع مدرسي جاهز ورسمي؟
تحتاج عملية كتابة محضر الاجتماع المدرسي الرسمي مجموعة من الإجراءات والخطوات التي يجب على أمين السر القيام بها قبل بداية الاجتماع خلال مدة الاجتماع وحتى بعد انتهاء الاجتماع، وتكون موزعة كالتالي:
قبل الاجتماع
- تحضيرنموذج محضر اجتماع مدرسي جاهز رسمي فارغ يحتوي على برنامج Microsoft word.
- كتابة التفاصيل المتعلقة بتاريخ الاجتماع ومكانه وتوقيته ورقمه وكل التفاصيل الموجودة في القسم الرأسي.
- كتابة المقترحات المؤجلة من الاجتماع السابق.
- كتابة أسماء المدعوين إلى الاجتماع وأسماء الأشخاص المعتذرين عن الحضور بعذر رسمي.
- صياغة ورقة أو ملف جاني يتضمن ملخص بسيط عن مقررات وتفاصيل الاجتماع السابق.
- كتابة تقرير مفصل عن الحالة الطارئة أو الظرف الاستثنائي الذي دفع الإدارة لعقد اجتماع غير دوري.
عند بداية الاجتماع وخلاله
- تحديد ساعة البداية بدقة.
- كتابة أسماء الحضور الموجودين من ثم أسماء الغائبين بدون تقديم عذر غياب رسمي.
- قراءة ملخص محضر الاجتماع السابق، بالإضافة إلى تقرير الطوارئ في حال وجوده.
- إعلان بداية الاجتماع وبدء كلمة رئيس الجلسة (الذي غالبًا ما يكون مدير المدرسة).
- كتابة المقترحات والمجريات والقرارات التي تم الحديث عنها خلال الجلسة.
- تدوين مجموعة الملاحظات التي أدلى بها الحضور حول المقترحات إلى جانب اسم الشخص التي أدلى بها.
يجب على الكاتب كتابة جميع المقترحات والقرارات التي تم تداولها خلال الاجتماع حتى المرفوضة منها والتي تم تأجيلها مع ضرورة كتابة أسباب الرفض ومبرراته.
بعد انتهاء الاجتماع
- عرض المستند على الحضور من أجل التحقق من جميع التفاصيل والمعلومات التي ذكروها.
- كتابة ملاحظات رئيس الجلسة بعد انتهاء الاجتماع.
- استكمال المعلومات التي لم يستطع الكاتب كتابتها في المحضر.
- توقيع الكاتب ورئيس الجلسة.
- التنقيح اللغوي للملف لضمان خلوه من الأخطاء اللغوية النحوية والإملائية.
- تسجيل المحضر في ديوان المدرسة وأمانة السر بشكل وثيقة رسمية.
أقرأ هنا الدليل الإرشادي لكتابة محضر اجتماع إدارة الشركة.
نموذج محضر اجتماع مدرسي جاهز للاجتماعات الروتينية (الدورية)
نقدم لكم أدناه نموذج محضر اجتماع مدرسي جاهز يتناسب مع كتابة مجريات الاجتماعات الدورية التي يتم عقدها بين فترات متساوية من أجل تقييم أداء الإدارة ووضع خطط العمل الجديدة للفترة التالية.
| بسم الله الرحمن الرحيم الحمد لله رب العالمين | |
| محضر اجتماع إدارة مدرسة —– الدوري رقم—- | |
| عقد في يوم —– الواقع في تاريخ—/—-/—- في تمام الساعة:–:– صباحا وذلك ضمن قاعة الاجتماعات في المدرسة. | |
| حضر الاجتماع كل من الأسماء التالية: —————— —————– —————– —————– تغيب عن حضور الاجتماع الأسماء التالية: ——— بعذر——– ——— بعذر——– ——— بعذر——– ——— بعذر——– تغيب عن حضور الاجتماع بدون تقديم عذر رسمي —————— —————– —————– —————– | |
| مجريات الاجتماع: تمت تلاوة ملخص محضر الاجتماع السابق رقم (–رقم الاجتماع السابق) التذكير بمقررات الاجتماع السابق المؤجلة للاجتماع الحالي. إعلان بداية الاجتماع في تمام الساعة من قبل رئيس الجلسة السيد …… مدير المدرسة مقترحات الجلسة | |
| المقترح الأول مع اسم مقدم المقترح | قبول أو رفض المقرر ومبررات ذلك |
| المقترح الثاني مع اسم مقدم المقترح | قبول أو رفض المقرر ومبررات ذلك |
| المقترح الثالث مع اسم مقدم المقترح | قبول أو رفض المقرر ومبررات ذلك |
| المقترح الرابع مع اسم مقدم المقترح | قبول أو رفض المقرر ومبررات ذلك |
| المقترح الخامس مع اسم مقدم المقترح | قبول أو رفض المقرر ومبررات ذلك |
| ملخص الاجتماع والقرارات والتوجيهات الصادرة بموجبه: القرار الأول: القرار الثاني: القرار الثالث: | |
| اختتم الأستاذ…… مدير المدرسة اجتماعنا المعقود في تاريخ…../…./….. في تمام الساعة –:– صباحًا وتم إقرار المقررات سابقة الذكر بشكل رسمي وموثق. اسم كاتب المحضر: توقيعه: اسم رئيس الجلسة: توقيعه: –انتهى المحضر– | |
نموذج محضر اجتماع مدرسي جاهز في حالات الطوارئ
نقدم لكم أدناه نموذج محضر اجتماع مدرسي جاهز يتناسب مع كتابة مقررات ومقترحات الاجتماعات التي تعقد بهدف وضع خطط للتعامل مع حالة طوارئ معينة أثرت بنتائجها على عمل المدرسة.
| بسم الله الرحمن الرحيم الحمد لله رب العالمين |
| محضر الاجتماع الطارئ الذي عقدته إدارة مدرسة —— بسبب —– |
| عقدت لجنة الطوارئ في المدرسة الاجتماع الطارئ الموثق وفق المحضر التالي بناءً على حالة الطوارئ التي تتطلب القيام باستجابة سريعة وفورية من أجل الاستمرار في تقديم الخدمات التعليمية والتربوية بما يتماشى مع المتغيرات التي فرضتها حالة الطوارئ. |
| ترأس جلسة اجتماع الطوارئ الأستاذ—– نائب مدير المدرسة أسماء الحضور أعضاء لجنة الطوارئ في المدرسة: —————— —————– —————– —————– أسماء الأعضاء المعتذرين الذين قدموا تبرير غياب ورقي: ——— بعذر——– ——— بعذر——– ——— بعذر——– ——— بعذر——– |
| تمت قراءة تقرير مفصل عن نتائج الحدث الطارئ والذي تضمن ما يلي: —– تقرير حالة الطوارئ الذي يقوم الكاتب بإعداده مسبقًا—– تم بعدها عرض الأفكار والمقترحات التي تتماشى مع خطة مديرية التربية في الاستجابة للحالات الطارئة وتقديم الخدمات التعليمية والتربية بالجودة والسوية المعهودة في مدارس المملكة، وتضمنت المقترحات كل مما يلي: |
| المقترح الأول مع الملاحظات واسم الشخص الذي قدمه |
| المقترح الثاني مع الملاحظات واسم الشخص الذي قدمه |
| المقترح الثالث مع الملاحظات واسم الشخص الذي قدمه |
| تمت الموافقة على كل من المقترحات التالية وتقديم الملاحظات والتوجيهات التنفيذية وفق التالي: ——— ——— ——— ——— |
| اختتمت الجلسة في تمام الساعة : –:– مع التنويه إلى ضرورة البدء بتنفيذ القرارات والتوجيهات الصادرة من أجل مواكبة التغييرات الناتجة عن وجود —(حالة الطوارئ)—- اسم كاتب المحضر وتوقيعه: —–اسم رئيس الجلسة وتوقيعه: —— انتهى المحضر |
حمل أفضل نماذج محاضر الاجتماعات الجاهزة بصيغة word.
في الختام يكون فريق محرري موقع نماذج بالعربي قد قدم لكم جميع المعلومات والخطوات المطلوب معرفتا من أجل تعبئة نموذج محضر اجتماع مدرسي جاهز روتيني أو طارئ، بالإضافة إلى نموذجين جاهزين للكتابة والطباعة.
