نموذج فاتورة مشتريات (purchase invoice template)، أو نموذج بيان مشتريات، هو عبارة عن مستند تجاري أو فاتورة يقدمها البائع أو مزود الخدمة إلى المشتري للدفع خلال إطار زمني محدد يشير إلى ما تم شراؤه، وبأي مبلغ وبأي سعر.
كذلك يمكن استخدام نموذج فاتورة مشتريات جاهزة لشراء لإثبات أنه تم شراء شيء ما ومقدار ما تم دفعه مقابل ذلك.
إذا كنت في بداية عملك، فعليك الإهتمام والتركيز على الفواتير، وذلك لحاجتها في تنظيم عمليات الشراء والمبيع والدفع مع العملاء بطريقة احترافية ومنظمة.
نقدم لك في موقع نماذج العديد من أهم نماذج الفواتير، كنموذج نموذج فاتورة مشتريات excel أو نموذج فاتورة مشتريات DOC أو نموذج بيان مشتريات.
ماذا يعني نموذج فاتورة مشتريات (purchase invoice) ؟
نموذج فاتورة مشتريات DOC،عبارة عن فاتورة أو مستند يصدره البائع للمشتري، يثبت أن خدمة أو سلعًا أو منتجات معينة قد تم شراؤها.
توفر فاتورة الشراء أيضًا التفاصيل كنوع المنتج الذي اشتراه المشتري، والمبلغ الذي يجب دفعه بالسعر المحدد، وأحيانًا يتم تحديد إطار زمني عندما يجب دفع المنتج لأنه في بعض الأحيان لا يتم دفع البضائع بالضرورة في الوقت الحقيقي.
إنها الوثيقة القانونية الملزمة التي تثبت وتؤكد تكاليف الخدمات والمنتجات التي يتم شراؤها، وتتتبع آثار النفقات في الأعمال التجارية، وبالتالي تساعد في الإدارة المالية.
الفاتورة هي الخبز والزبدة لكل عمل مستقل أو شركة صغيرة، وتساعدك على تحصيل أموالك بطريقة احترافية.
لكي تقوم بإنشاء نموذج فاتورة مشتريات جاهزة احترافية، يمكنك القيام بما يلي:
- عنوان. يجب وضع علامة على الفاتورة بشكل واضح على أنها فاتورة.
- تاريخ إصدار الفاتورة وتاريخ استحقاق الدفع.
- رقم الفاتورة. رقم فريد في تسلسل الفواتير الخاص بك.
- معلومات شركتك. هذا يعني اسم شركتك وعنوانك وتفاصيل الاتصال الخاصة بك.
- معلومات العميل الخاص بك. الاسم / اسم الشركة والعنوان.
- تفاصيل المنتج / الخدمة. وصف تفصيلي لما تبيعه.
- السعر. لكل وحدة وإجماليات فرعية قبل الضريبة.
- ضريبة القيمة المضافة.
- المجموع. المبلغ الإجمالي المستحق لك من قبل عميلك.
الآن، ماذا تفعل بهذه المعلومات؟ افتح مستند Word أو Excel ابدء بضبط فاتورتك بالشكل الصحيح؟
أهم نماذج الفواتير المشتريات لمختلف المجالات في السعودية 2021
هناك خيارات كثيرة عندما تفكر في إعتماد أو إنشاء نموذج فاتورة مشتريات جاهزة لعملك أو نشاطك التجاري سواء بالعربي أو بالانجليزي.
يمكنك تحميل نموذج فاتورة مشتريات من موقعنا أو طلب النموذج الخاص بك.
1- نموذج فاتورة مشتريات excel
اقرأ أيضاً: خطوات إنشاء نموذج فاتورة دفع ونماذج جاهزة للتحميل المباشر
2- نموذج فاتورة مشتريات DOC
لمزيد من نماذج الفواتير بصيغة وورد، يمكنك الإطلاع على المقال التالي: أهم نماذج الفواتير لمختلف المجالات بصيغة Word
3- نموذج بيان مشتريات
اقرأ أيضاً: تحميل نموذج فاتورة اعمال مقاولات مجانية وجاهزة للطباعة
4- نموذج فاتورة مشتريات جاهزة
اقرأ أيضاً: أهم نماذج فاتورة ضريبية جاهزة للطباعة والتعبئة 2021
ماذا يجب أن تتضمن نموذج فاتورة مشتريات excel ؟
عندما تنوي إنشاء فاتورة شراء، فإن هناك الكثير من الأشياء التي يجب مراعاتها. من أهم الأمور التي عليك الإهتمام بها
يجب أن تحتوي فاتورة الشراء على رأس يسمى”الفاتورة” في الأعلى. هذا للإشارة إلى نوع المستند الذي تم إصداره لمشتري البضائع. هناك حاجة أيضًا إلى معلومات الشركة في فاتورة الشراء.
يعد هذا ضروريًا لأن الدافع أو المشتري يحتاج إلى معرفة مدى شرعية وقانونية عملك.
لا أحد يريد الشراء من بائع غير شرعي. لذلك يجب تحديد اسم الشركة والعنوان ومعلومات الاتصال مثل رقم الهاتف أو الفاكس بوضوح في المستند.
يجب تضمين التاريخ ورقم تعريف الشركة ورقم الفاتورة الفريد ورقم الضمان الاجتماعي جنبًا إلى جنب مع معلومات المدفوع لأمره. هذه مهمة جدًا لأنها تجعل تتبع المعاملات التجارية أمرًا سهلاً، وهذا هو السبب وراء الحاجة إلى رقم فاتورة فريد.
يجب أن تتأكد من عدم وجود رقم فاتورة آخر مشابه لها، قائمة السلع والأصناف المشتراة مع أسعارها والرسوم المقابلة لها، وأخيرًا، يجب تحديد مدة السداد، خاصة المدفوعات المتأخرة والغرامات بوضوح إذا كانت محددة. لم يتم استيفاء الشروط.
لماذا تحتاج إلى نموذج فاتورة مشتريات DOC ؟
عندما يشتري شخص ما أيًا من العناصر الموجودة في متجرك، فأنت بحاجة إلى منحه فاتورة شراء واضحة تحتوي كل ما اشتراه، بما في ذلك الحجم واللون والتفاصيل الأخرى، بالإضافة إلى السعر لكل عنصر والإجمالي.
بدلاً من المعانة مع فواتير مكتوبة بخط اليد، والتي قد يصعب قراءتها ولا تترك مساحة كافية لجميع المعلومات المهمة في كثير من الأحيان، قم بتنزيل عينة فاتورة الشراء وإنشاء فواتير واضحة ذات مظهر احترافي في دقائق.
يتيح لك الحصول على تنسيق قياسي لفاتورة الشراء إنشاء فواتير شراء لعملائك بسرعة تحتوي على جميع المعلومات التي تحتاجها مثل اسم العنصر والسعر لكل عنصر وسياسات استرداد الأموال وطرق الدفع المقبولة.
يسمح لك القالب الخاص بنا بتتبع الحسابات وتنظيم معلومات العميل وإدارة المرتجعات أو المدفوعات المتأخرة للفواتير بسهولة.
كيفية إنشاء نموذج فاتورة مشتريات جاهزة؟
لكي تقوم بإنشاء نموذج فاتورة احترافي، يمكنك القيام بالخطوات التالية:
- بدايةً، عليك تحميل أحد النماذج المرفقة في المقالة أعلاه.
- أضف العلامة التجارية للأعمال، مثل الشعار والألوان والخط.
- أضف اسمك واسم عملك (إن أمكن) وتفاصيل الاتصال في أعلى الفاتورة.
- تم بيع منتجات المخطط التفصيلي بالإضافة إلى وصف وسعر لكل منها.
- أضف اسم العميل والعمل وتفاصيل الاتصال به.
- أضف إجمالي الخدمات المقدمة وقم بتضمينها في قسم “الإجمالي” بالفاتورة.
- حدد طرق الدفع المقبولة
- صِف سياسة الخصوصية أو سياسة الاسترداد أو أي سياسات أخرى في حقل “الملاحظات”.
ما هي مميزات استخدام نموذج فاتورة مشتريات؟
لديك الحق في أن يتم الدفع لك مقابل جهودك، ويمكنك تعيين شروط الدفع الخاصة بك.
يجب توضيح ذلك في بداية علاقتك مع العملاء، الفاتورة هي التي تضفي الطابع الرسمي على طلبك للدفع. استخدام الفاتورة له مزايا عديدة.
1- المطالبة بالدفع
يمكنك من خلالها المطالبة بالدفع. عندما لا يكون الدفع مقدمًا مطلوبًا، فمن المحتمل ألا يدفع لك العميل دون استلام فاتورة أولاً. من النادر أن يتم الدفع مقابل السلع أو الخدمات المقدمة قبل إصدار الفاتورة، ونادرًا ما يتم تسديد الديون طواعية وبدون مطالبة.
2- التذكير بالدفع
تذكر الفواتير العملاء بالعمل المنجز أو البضائع المقدمة. إنها فاتورة مفصلة، لذلك يمكن للعميل معرفة ما سيحصل عليه مقابل أمواله.
3- حفظ السجلات
إنها أداة مفيدة لحفظ السجلات. بعض الشركات تطلب الاحتفاظ بالسجلات لمدة تصل إلى ست سنوات، والعاملين لحسابهم الخاص للاحتفاظ بأدلة المبيعات والدخل والمصروفات لمدة خمس سنوات.
ما هي عيوب وسلبيات استخدام الفواتير؟
هناك بعض الجوانب السلبية المحتملة لاستخدام الفواتير، ولكن سببها في الغالب هو سوء الإدارة والعمليات غير الملائمة:
يمكن تفسير المستند الذي تمت صياغته بشكل سيئ وغامض الصياغة بشكل خاطئ أو يمكن الاعتراض عليه بسهولة، مما يؤدي إلى تأخير الدفع.
إذا لم يتم تدوين مبيعات المنتج أو ساعات العمل المنفذة بدقة، فقد تظهر الفاتورة تقريبية ويمكن الطعن فيها. الفاتورة الجيدة واضحة ومفصلة ودقيقة.
يمكن أن تشجع الفواتير التي يتم إصدارها في وقت متأخر العملاء على الاسترخاء على قدم المساواة بشأن تسوية الديون. يجب رفع الطلبات على الفور لإقناع العميل بالحاجة إلى الدفع السريع.
