بغض النظر عن مدى تفاني موظفيك، في بعض الأحيان تأخذ حياتهم الشخصية الأولوية على حياتهم المهنية. يساعد تقديم نموذج طلب إجازة مدفوعة الأجر في الحفاظ على التوازن بين العمل والحياة، ومن المرجح أن يحافظ على إنتاجيتهم عالية عندما يكونون في العمل.
نموذج طلب إجازة الموظف هو مستند يسجل رسميًا عندما يطلب الموظف إجازة ويتضمن كافة تفاصيل الطلب، مثل سبب الغياب وتواريخ رحيل الموظف. ويتضمن أيضًا مكانًا للإشارة إلى ما إذا كان المشرف قد وافق على الطلب أو رفضه.
يُسهل إنشاء طلب الإجازة القياسي في إدارة حالات غياب الموظف من خلال الوثائق المناسبة. سيقدم لكم فريق arab forms دليلاً شاملاً حول كيفية عمل نموذج طلب إجازة، بالإضافة إلى نماذج جاهزة يمكنك الاستفادة منها.
ما هي أنواع نموذج طلب إجازة ؟
فيما يلي بعض الحالات التي قد يرغب فيها الموظف في طلب إجازة:
- المرض : تقدم الشركات عادة إجازة مرضية مدفوعة الأجر للموظفين المرضى يمكنهم عادةً استخدام الوقت المرضي لرعاية أفراد الأسرة المرضى أيضًا.
- الإصابة : استمرار إصابة كبيرة تتطلب إعادة تأهيل أو تؤدي إلى عدم الحركة هو الوقت المناسب لطلب إجازة.
- الوفاة: إذا احتاج الموظف إلى وقت للحزن على وفاة أحد أفراد أسرته، فهذه حالة يكون فيها طلب إجازة مناسبًا.
- رعاية الأسرة : إذا أصيب زوج الموظف أو الطفل أو الوالد أو أي فرد آخر من أفراد الأسرة أو أصيب بالمرض، ففكر في منح إجازة حتى يتمكن الموظف من العمل كمقدم رعاية.
- الأمومة : امنح إجازة للموظفات الحوامل وسيحتاجن إلى إجازة أمومة قريبًا أو يطلبها الطبيب للراحة.
- الخدمة العسكرية : من المناسب أيضًا منح إجازة للأفراد العسكريين الذين يتم استدعاؤهم للخدمة الفعلية.
- عطلة : طالما أن الموظف لم يستخدم بالفعل أيام إجازته لهذا العام، فيمكنه طلب إجازة للذهاب في عطلة.
كيفية إدارة نموذج طلب إجازة
لا يعني قبول نموذج طلب إجازة للموظفين على أنهم يمكنهم ترك العمل وقتما يريدون. يساعد وجود إجراءات لإدارة استخدام طلبات الإجازة في الحفاظ على الإنتاجية والحفاظ على ما يكفي لديك من الموظفين لإدارة عملك بفعالية.
يمكن أن تساعدك هذه النصائح في إدارة نموذج طلب إجازة :
1. إنشاء أطر زمنية
قم بإنشاء حد أدنى من الإشعارات التي يحتاجها الموظفون لتقديم طلبات الإجازة للسماح لك بإجراء الترتيبات لغيابهم. بالنسبة للأحداث المخطط لها، مثل الإجازات أو العمليات الجراحية المجدولة.
قد تتراوح الأطر الزمنية للطلب من أسبوع إلى شهر مقدمًا ويجب ذكرها في دليل الموظف. لحالات الطوارئ، وضح متى يحتاج الموظفون إلى إخطارك إذا لم يتمكنوا من التواجد في العمل.
2. طلبات متداخلة في العنوان
لتجنب ترك عدد كبير جدًا من الموظفين في وقت واحد، ضع إرشادات لتحديد من يمكنه أخذ إجازة في التواريخ المطلوبة عند حدوث طلبات متداخلة. ضع في اعتبارك اتخاذ قراراتك على أساس من يأتي أولاً يخدم أولاً أو بناءً على مستوى الإلحاح.
3. التخطيط لإنتاجية المكتب
قم بإعداد هيكل هرمي مؤقت لموظفيك عندما يختفي قادة الفريق أو أولئك الذين يقومون بأدوار حيوية. تفويض المهام والمسؤوليات الإضافية لأعضاء الفريق الآخرين. للحصول على إجازة ممتدة، فكر في التوظيف والتدريب كبديل مؤقت.
4. ضع قيودًا على الإجازات للتواريخ والمواعيد النهائية المهمة
حدد الأوقات التي لا يُسمح فيها للموظفين بالإقلاع ما لم تكن هناك حالة وفاة أو مرض مفاجئ أو حالات طوارئ أخرى. يمكن أن يساعد هذا أعضاء الفريق على جدولة الأحداث مثل الإجازات قبل أو بعد تلك التواريخ.
5. الموافقة على طلبات الإجازات
الهدف هو إبراز أفضل ما في الموظفين في جميع الأوقات حيث عندما ترى ضرورة لزيادة الروح المعنوية أو تحسين التوازن العام بين العمل والحياة، فمن المهم النظر في كل طلب في السياق والموافقة على الحالات التي يكون فيها مفيدًا.
إقرأ أيضاً : أكثر 3 نماذج شائعة لطلب إجازة اضطرارية في السعودية
ما يجب تضمينه في نموذج طلب إجازة
يمكنك تخصيص طلب الإجازة لشركتك بناءً على عملياتك واحتياجاتك، قم بتضمين التفاصيل المهمة اللازمة لتوثيق الغياب واتخاذ قرار بشأن الموافقة أو الرفض
يجب أن تظهر العناصر التالية عادةً في النموذج:
- الاسم الكامل للموظف.
- التاريخ الذي قدموا فيه الطلب.
- التواريخ التي يحتاجون إليها.
- لماذا يحتاجون إلى إجازة.
- تواقيع من الموظف والمشرف عليهم.
- بيان يوافق أو يرفض إجازة الموظف.
كيفية إنشاء نموذج طلب إجازة
يمكنك إنشاء وتنظيم نماذج طلبات الإجازات باستخدام الأساليب التكنولوجية المحدثة، مثل:
1. تطبيقات الجوال والبريد الإلكتروني
ضع في اعتبارك استخدام تطبيقات الهاتف وتطبيقات البريد الإلكتروني التي تتيح للموظفين طلب إجازة، وتأمين هذه التواريخ على الفور في جدول العمل الإلكتروني للشركة. سيؤدي ذلك إلى منع سوء التواصل والتأكد من تأكيد طلبات الإجازة.
2. طلب نموذج إلكتروني
يمكن إيداع النماذج عبر الإنترنت بسهولة في أنظمة حفظ الملفات الإلكترونية. من السهل إنشاء هذه باستخدام برنامج عبر الإنترنت يحتوي على قوالب مسبقة الصنع، أو يمكنك أن تطلب من قسم تكنولوجيا المعلومات لديك إعداد نموذج طلب مخصص للإجازات.
3. إشعار على مستوى الشركة
بمجرد إنشاء أي نموذج طلب إجازة، تأكد من فهم جميع الموظفين لكيفية الوصول إليه واستخدامه بشكل صحيح. يمكنك القيام بذلك في فيديو تعليمي مخزّن على شبكتك الداخلية، عبر اجتماعات شخصية أو في مذكرة إلكترونية.
نموذج طلب إجازة الموظف
استخدم قالب نموذج طلب الإجازة هذا لاستخدامه كدليل لإنشاء قالب خاص بك.
| [اسم الشركة] :_________________ اسم الموظف:_________________ القسم والوظيفة:_________________________ تاريخ الطلب: _________________________ المواعيد المطلوبة للإجازة: _____________________________ نوع الإجازة: [إجازة بدون راتب، إجازة طبية، وفاة، إجازة مرضية ، إلخ.]: ________________ موافقة المدير: نعم _ لا_ توقيع الموظف والتاريخ:______________ توقيع المدير والتاريخ:_________________ |
الأسئلة المتداولة حول طلبات الإجازة
سنجاوب فيما يلي على بعض الأسئلة الشائعة التي تُطرح حول طلبات الإجازة:
1. ما الذي يحدد ما إذا كان الموظف سيحصل على إجازة مدفوعة الأجر (PTO) أو إجازة غير مدفوعة الأجر
أحد العوامل هو ما إذا كان الموظف معفيًا (غير قادر على الدفع مقابل العمل الإضافي) أو غير معفي (يُدفع مقابل العمل الإضافي). يمكن للموظفين المعفيين الحصول على إجازة مدفوعة الأجر لأنهم عادة ما يحصلون على راتب سنوي مع ذلك كميزة. قد لا يحصل الموظفون غير المعفيين عادةً على إجازة مدفوعة الأجر، حيث يتقاضون رواتبهم بالساعة.
العامل الثاني هو ما إذا كان الموظف قد استنفد بالفعل جميع أيام المرض أو أيام الإجازة لهذا العام. إذا كانت هذه هي الحالة، فسيتعين على الموظف طلب إجازة غير مدفوعة الأجر. يمكنك العمل معهم لتحديد ما إذا كانوا يريدون استخدام PTO الخاص بهم إذا كان لا يزال لديهم أيام مرضية أو أيام إجازة متاحة.
2. من المسؤول عن طلبات الإجازات والأوراق ذات الصلة؟
عادة ما يكون موظفو الموارد البشرية لديك مسئولين عن التعامل مع طلبات الإجازات والأحداث ذات الصلة نظرًا لأنهم متخصصون في العلاقات بين الموظفين وأماكن العمل. إنهم الأشخاص الذين يلتقون بموظفيك، وملء نموذج طلب الإجازة وإرسالها إلى مدير للموافقة أو الرفض.
3. ماذا تقول للموظف الذي يطلب الكثير من الإجازة؟
هناك العديد من المشكلات المرتبطة بأخذ الكثير من الإجازات، وعندما يحدث ذلك، هناك عدة طرق يمكنك من خلالها إظهار المشكلة باحترام ولكن بوضوح:
- ذكرهم بسياسة إجازة الشركة وحدد طبيعة الطلب لمعرفة ما إذا كان مؤهلاً ضمن الفئات الأخرى للإجازة المعتمدة.
- إذا كان الغياب طويلاً، أظهر لهم كيف يضر غيابهم بالفريق أو القسم أو الشركة لمساعدتهم على فهم سبب رفض ذلك.
- يمكنك منح الإجازة ولكن التعامل معها على أنها غير مدفوعة الأجر، خاصة إذا تم استنفاد PTO الخاص بهم.
يختلف كل موقف عن الآخر، ولهذا السبب يعود الأمر للمدير أو صاحب العمل لمناقشة نموذج طلب إجازة الموظف أولاً مع تقريرهم المباشر.
4. هل يمكن لصاحب العمل رفض نموذج طلب إجازة؟
إذا كان طلب نموذج الإجازة مخالفًا لسياسة الشركة، فيمكن لصاحب العمل رفضه. قد يكون سبب آخر للرفض هو أن الكثير من الناس يأخذون إجازة في نفس الوقت، مما قد يسبب إجهادًا.
بالإضافة إلى ذلك، حتى إذا تمت الموافقة على الطلب، يمكن لأصحاب العمل سحب هذه الموافقة. في المجمل يحق لأصحاب العمل عمومًا رفض طلبات الإجازة إذا كان لديهم تفسير معقول للقيام بذلك.
في النهاية يكون فريق arab forms قد قام بتوضيح ماهيّة طلبات الإجازة وشرح بروتكولات كتابة طلبات الإجازة بالإضافة إلى تقديم نموذج طلب إجازة جاهز يمكن الاستعانة به.
