نموذج رسالة إدارية هي إحدى الطرق للتعبير عن رأي أو تقديم معلومات مهمة للآخرين وتعتبر هذه الطريقة هي الطريقة الاحترافية للتعامل بين الشركات أو المدراء والموظفين.
تعتمد هذه الطريقة على الشرح باستخدام جمل بسيطة وموجزة لتجنب استغراق وقت القارئ. تتبع الرسائل الإدارية هيكلًا أو تنسيقًا محددًا يجب الحفاظ عليه في جميع أنحاء المستند بأكمله.
في هذه المقالة، نوضح ما هي الرسالة الادارية وكيفية كتابتها، بالإضافة إلى أننا نقدم نموذج رسالة إدارية ومثالًا للرجوع إليه.
ما هو نموذج رسالة إدارية ؟
الرسالة الإدارية، هي مستند مكتوب بشكل احترافي لشركة أخرى أو متخصص في مجال الأعمال يمكن استخدامها عند التقدم للوظائف أو تقديم شكوى أو التعبير عن الاهتمام بوظيفة أو شكر شخص ما.
غالبًا ما تتم كتابة الرسائل الإدارية باستخدام جمل بسيطة ومباشرة مع تضمين التحية والتوقيع الرسمي. تتطلب كتابة نموذج رسالة إدارية عادةً اتباع تنسيق منظم ومحدد للغاية.
كيفية كتابة نموذج رسالة إدارية ؟
يمكن أن يساعد إنشاء نموذج رسالة إدارية موجزة وواضحة في شرح نيتك وهدفك بطريقة قد يفهمها جمهورك بسهولة. اتبع الخطوات أدناه لمعرفة كيفية كتابة نموذج رسالة إدارية.
1. إعداد الخط والهوامش
قبل أن تبدأ تريد التأكد من أن رسالتك ليست سهلة الفهم فحسب، بل سهلة القراءة أيضًا. للحفاظ على رسالتك نظيفة ومهنية، يجب عليك تعيين الهوامش لتكون بوصة واحدة لكل جانب من المستند. سيؤدي استخدام خطوط بسيطة مثل Verdana أو Arial أو Calibri أو Times New Roman بحجم 12 نقطة إلى منح رسالتك الرسمية مظهرًا أنيقًا أيضًا.
2. إنشاء العنوان الخاص بك
بمجرد تعيين الخطوط الخاصة بك، يمكنك البدء في معالجة رسالتك، أولاً، اكتب اسمك في الزاوية العلوية اليسرى من الصفحة. قم بتضمين اسمك وعنوانك والتاريخ الحالي. يجب أن يحوي أيضاً نموذج رسالة إدارية على رقم هاتفك والبريد الإلكتروني إذا كنت تطلب مزيدًا من الاتصال.
يمكنك الآن إدخال معلومات عنوان المستلم مباشرة أسفل معلوماتك. اكتب اسمهم وعنوان منظمتهم إذا كانوا يمثلون واحدة، متبوعًا بالعنوان. قم بمراجعة اسم وعنوان المستلم أكثر من مرة للتأكد من أنك كتبت العنوان الصحيح وكتبت اسمه بشكل صحيح.
3. اكتب تحية الخاص بك
يمكنك الآن تحية القارئ بشكل احترافي ومن التحيات الشائعة المستخدمة في الرسائل الإدارية ، ” عزيزتي السيدة أو السيد ( اسم العائلة) “. إذا كنت تعرف الاسم الأول أو اسم العائلة، فيمكنك تضمين ذلك في التحية. على سبيل المثال، يمكنك كتابة ” عزيزي (الاسم) (اسم العائلة) ” إذا لم تكن على دراية باسم المستلم، فيمكنك استخدام ” سيدي أو سيدتي”.
4. توضيح أسباب الكتابة
يجب عليك توضيح النقاط الرئيسية الخاصة بك في نموذج رسالة إدارية وتوضيح مخاوفك أو آرائك أو غيرها من المعلومات لمتلقيك بشكل احترافي. يمكنك تقديم نفسك بإيجاز والبدء بشرح سبب كتابة هذه الرسالة. يمكنك استخدام الإسهاب مثل، ” أنا أكتب إليكم اليوم لأن … “
بمجرد أن تشرح ما سيقرأه المستلم، يمكنك التوسع في الفقرة التالية. قم بتضمين التفاصيل التي تدعم بيانك الأول.
على سبيل المثال، إذا كنت تكتب خطاب توصية، فيمكنك التوسع في مهارات الشخص الذي توصيه بالقول ، “لقد حسنت مهارات إدارة الوقت لدى فلان ومهاراتها التنظيمية من كفاءة عملي بنسبة 12٪ منذ بداية ربع العام. “
يمكنك الاستمرار في إعطاء أمثلة حتى تعتقد أن القارئ قد فهم وجهة نظرك بوضوح. اجعل جملك قصيرة وبسيطة وسهلة الفهم للقارئ.
5. أضف فقرة النص الختامي والتوقيع
لإنهاء رسالتك، يمكنك كتابة فقرة الختام حيث يمكن أن تكون هذه الفقرة قصيرة وستنهي المستند عن طريق تكرار النقطة الرئيسية الخاصة بك، أو شرح أي خطوات تالية محتملة أو شكر المستلم على قضاء الوقت في قراءة رسالتك.
بعد إغلاق الخطاب، يمكنك تقديم توقيعك الختامي في نهاية المستند. أمثلة على توقيعات الرسائل الشائعة هي:
- بإخلاص
- تفضلوا بقبول فائق الاحترام
- مع التقدير
- شكرًا لك
- مع الاحترام لك
حدد توقيعك الختامي واكتب اسمك في أسفل الرسالة.
6. أذكر وأضف مرفقاتك
المرفقات عبارة عن مواد إضافية تضاف إلى رسالتك لدعم المستند الخاص بك، على غرار ما يحدث عند إرفاق ملف برسالة بريد إلكتروني. إذا كنت تقوم بإرفاق مستند لاستكمال رسالتك، فيجب أن تذكره بالقرب من نهاية رسالتك. لإبلاغ القارئ بأن هناك مستندًا إضافيًا مرفقًا.
7. تدقيق الخطاب وإرساله
بعد أن تنتهي من الكتابة، يمكنك قراءة الرسالة للتعرف على أي أخطاء نحوية أو إملائية. يمكنك أيضًا مراجعتها للتأكد من أنها منطقية وواضحة بما يكفي ليفهمها المستلم. بمجرد التدقيق، يمكنك إرسال الرسالة إلى المستلم. اختر مظروفًا أبيض عاديًا أو مربعًا أو مستطيلًا. قم بطي الحرف بشكل صحيح بحيث يناسب الظرف.
اكتب اسمك وعنوانك في الزاوية العلوية اليسرى من الظرف متبوعًا باسم المستلم وعنوانه في المنتصف. ضع ختمًا على الزاوية اليمنى وأرسل رسالتك إلى المستلم المطلوب.
أنواع الرسائل الإدارية
قد يكتب الأشخاص رسائل إدارية لأسباب مختلفة تتضمن التعبير عن اهتماماتهم أو مخاوفهم أو خلافاتهم بشكل احترافي. يمكن أن تتضمن أنواع الرسائل الإدارية الشائعة ما يلي:
خطابات الاستقالة
عندما يترك الموظف منصبه الحالي، يمكنه إرسال خطاب استقالة موجز إلى صاحب العمل أو مدير التوظيف لشرح سبب مغادرته ووضع خطة لعملية انتقاله.
رسائل شكوى
قد يستخدم العديد من الأفراد أو الشركات نموذج رسالة إدارية للتعبير عن شكوى بشأن منتج أو خدمة. قد يُطلب من الموظف كتابة خطاب شكوى نيابة عن شركة غير راضية عن منتج يستخدمه موظفوها.
ملاحظات مهنية
بعد مقابلة العمل، يمكن لمقدم الطلب كتابة مذكرة شكر مهنية للتعبير عن امتنانه لصاحب العمل للاجتماع معهم والنظر في المنصب.
خطاب الاهتمام
إذا كان المرشح مهتمًا بالعمل لدى شركة ولكنه لا يرى أي وظائف شاغرة للوظيفة التي يريدها، فيمكنه كتابة خطاب اهتمام يوضح أنه يرغب في متابعة وظيفة مع الشركة إذا كانت هناك فرصة متاحة.
خطاب توصية
عندما يتقدم مقدم الطلب للحصول على وظيفة أو برنامج تعليمي، قد تطلب المؤسسة خطاب توصية . غالبًا ما يكون الشخص الذي يكتب الرسالة هو شخص عمل عن كثب مع مقدم الطلب ويضمن مؤهلاته لهذا المنصب.
نموذج رسالة إدارية جاهز للتعديل
سنوضح أدناه كيفية كتابة نموذج رسالة إدارية بشكل صحيح :
| (الاسم) |
| (اسم الشارع ورقمه) |
| (المدينة، المنطقة) |
| (اسم الشركة) |
| (اسم ورقم شارع الشركة) |
| (تاريخ كتابة الرسالة) |
| (اسم المستلم) |
| (المسمى الوظيفي للمستلم) |
| عزيزي (اسم المستلم) |
| (الجملة الأولى من الفقرة الأولى هي مقدمة وتشرح أسبابك للكتابة إلى المستلم. يمكنك استخدام الجملتين أو الثلاث التالية لتوضيح موضوع رسالتك بشكل أكبر. حاول الامتناع عن إعطاء تفاصيل أو أمثلة حتى الفقرة الثانية.) |
| (ستصف هذه الفقرة الثانية وجهة نظرك بشكل أكبر، يمكنك استخدام أمثلة أو تفاصيل أخرى لإبلاغ القارئ برأيك أو معلومات مهمة. يجب أن تظل الفقرة الثانية بطول ثلاث إلى أربع جمل، مما يعني أن رسالتك يجب أن تكون قصيرة وموجزة ومباشرة.) |
| (هذه الفقرة الأخيرة يجب أن تختتم الرسالة. يمكنك شكرهم على وقتهم في قراءة هذا ويمكنك اقتراح أي خطوات متابعة ضرورية.) |
| (الاسم) |
| (التوقيع) |
| المرفقات: (الوثائق الداعمة التي أرفقتها) |
تعتبر الرسائل الأدارية الطريقة المثالية للتواصل بين الشركات المختلفة أو حتى الأفراد كالمدراء وغيرهم لذلك يجب الاهتمام بصياغة هذه الرسالة وفق أسس وخطوات محددة كما عرضنا سابقاً لتساعد بذلك على جعل التواصل أسهل وأكثر احترافية.
