نموذج جدول دوام الموظفين، هو جدول صيغة إكسل يأتي في عدة قوالب مختلفة، يحتوي على جميع المعلومات الخاصة بساعات عمل الموظفين يمكن تعبئة خاناته بالمعلومات التي تناسب صاحب العمل.
يعتمد تنظيم نموذج جدول دوام الموظفين، على طبيعة عمل المنشأة واحتياجات فريق العمل فيها، في هذه المقالة، سوف نشرح ما هو قالب نموذج جدول دوام الموظفين وكيفية إنشاء نموذج، بالإضافة إلى إعطاء أمثلة على قالب نموذج جدول الموظف والإجابة على بعض الأسئلة الشائعة.
كيفية إنشاء نموذج جدول دوام الموظفين في 6 خطوات
في البداية يجب اتباع الخطوات التالية لإنشاء النموذج المطلوب
- إنشاء جدول بيانات فارغ
- اختيار عناوين مناسبة للأعمدة
- كتابة جميع أسماء الموظفين المراد جدولة ساعات عملهم
- تحديد أوقات العمل المطلوبة
- حفظ المستند الجديد
- مشاركة الجدول مع الموظفين
1-إنشاء جدول بيانات فارغ
إذا لم تكن تملك جدول معد سابقاً، يمكن إعداد جدول بيانات إكسل جديد عن طريق جهاز الكمبيوتر الخاص بك.
يمكن تسمية جدول البيانات الجديد نموذج جدول دوام الموظفين والقيام بحفظه.
2-اختيار عناوين مناسبة للأعمدة
سيكون عنوان العمود الأول هو إسم الموظف، أما عناوين الأعمدة الباقية تخصص من أجل أيام العمل التي يجب أن يداوم العامل بها.
- إذا كنت ستقوم بإنشاء جدول أسبوعي، يجب تضمين أيام الأسبوع (مع التاريخ) في عناوين الأعمدة.
- أما إذا كنت تقوم بإنشاء جدول نصف شهري أو شهري، يجب أن يتضمن أحد عناوين الأعمدة عنوان (إجمالي الساعات) ويفضل أن يكون في العمود الأخير.
3-كتابة أسماء الموظفين المراد جدولة ساعات عملهم
يجب كتابة أسماء الموظفين في العمود الأول أسفل عنوان العمود (إسم الموظف) ويجب كتابة وترتيب أسماء الموظفين أبجديًا للعثور على أسمائهم بسهولة.
4- تحديد أوقات العمل المطلوبة
يجب تعبئة بقية الأعمدة في نموذج جدول دوام الموظفين بأوقات العمل المناسبة، حيث يجب تضمين الساعات المحددة التي من المتوقع أن يعمل بها الموظف التابع للمنشأة.
احسب عدد الساعات المخصصة، أو اجعل جدول البيانات الخاص بك يقوم بأتمتة ذلك، وقم بملء عمود “إجمالي الساعات” إذا كنت قد قمت بتضمينه في قالب جدول الموظف الخاص بك.
للمساعدة في الأتمتة، تسمح لك العديد من برامج إنشاء جداول البيانات بإنشاء قوائم جدولة أكثر كفاءة.
5- حفظ المستند الجديد
عند القيام بإنشاء نموذج جدول دوام الموظفين وتعبئته بالبيانات اللازمة، يجب القيام بحفظ جدول البيانات كمستند جديد باسم ملف مناسب.
بهذه الطريقة، سيكون القالب الخاص بك متاحًا لإنشاء نماذج جداول دوام للموظفين أخرى مع إمكانية الاحتفاظ بالسجلات السابقة لجداول الموظفين.
6- مشاركة الجدول مع الموظفين
قد ترغب في نشر نموذج جدول دوام الموظفين الخاص بك في المكان المخصص لمراقبة ساعات العمل في مكان العمل، كما يمكن مشاركته مع الموظفين بشكل رقمي أيضًا.
حدد ما هو الأفضل للعاملين لديك وتأكد من سهولة وصولهم جميعًا إلى النموذج المطلوب، وقم بتنبيههم عند نشره.
أمثلة على قوالب نموذج جدول دوام الموظفين
فيما يلي بعض الأمثلة على قوالب جداول زمنية يمكن استخدامها في إنشاء نموذج جداول دوام الموظفين الخاص بك، بما في ذلك جدول دوام الموظف الأسبوعي، وجدول يحسب تلقائيًا إجمالي الساعات وجدول الموظف الأسبوعي حسب وردية العمل.
نموذج جدول دوام موظف الأسبوعي
استخدم هذا الجدول اليومي عندما تحتاج إلى جدولة الموظفين يومًا بعد يوم، يعد هذا الجدول وسيلة لإطلاع الموظفين على الأيام التي من المقرر أن يعملوا فيها طوال الأسبوع.
لاستخدام قالب الموظف اليومي هذا، قم بإنشاء نموذج منه ويمكنك بعد ذلك إدخال أسماء الموظفين ثم إدخال أوقات البدء والانتهاء لكل يوم.
يتضمن قالب جدول الموظف الأسبوعي حقولًا قابلة للتخصيص لأسماء الموظفين وإدخال ساعات العمل الأسبوعية من الأحد إلى السبت.
نموذج جدول دوام موظف حسب نظام الورديات
تقوم معظم شركات البيع بالتجزئة وشركات خدمات الطعام بجدولة خدمات الموظفين في أوقات محددة من اليوم، أو حسب نظام الورديات.
على سبيل المثال، من المرجح أن يحتاج مطعمك إلى المزيد من الموظفين أثناء الغداء أو العشاء وبالمثل، قد يكون متجر قرطاسية صغير أكثر ازدحامًا في النهار عن فترة المساء.
يستوعب هذا الجدول هذه التحولات بسهولة ويسمح لك بإضافة المزيد من الأشخاص في أوقات اليوم المختلفة والتي يكون العمل فيها أكثر إزدحامًا.
يتضمن قالب جدول الموظف الأسبوعي حسب الورديات حقولًا قابلة للتخصيص لأسماء الموظفين وإدخال نظام الورديات.
نموذج جدول دوام موظف حسب مجموع عدد ساعات العمل
يوفر لك قالب جدول الموظفين هذا نموذجاً للعمل حسب نظام الساعات طوال أيام الأسبوع.
يتضمن قالب جدول الموظف الأسبوعي حقولًا قابلة للتخصيص لأسماء الموظفين وإدخال مجموع ساعات العمل الأسبوعية.
قوالب نموذج جدول دوام الموظفين القابلة للتنزيل والتعديل في ملف Excel أو ملف Google Sheets، انتقل إلى ملف> فتح> تحميل> وحدد الملف الصحيح الذي قمت بإنشائه من جهازك.
إقرأ أيضاً: أحدث صيغ نموذج لقياس أداء الموظف العام لعام 2022-2023
يمكن تحميل نموذج جدول دوام موظف الظاهر في الصورة من الرابط اسفل النموذج من موقع نماذج بالعربي
كيفية اختيار قالب جدول موظف المناسب لعملك؟
لاختيار نموذج جدول دوام الموظفين المناسب، ستحتاج إلى تحديد أفضل ما يلبي إحتياجات الموظفين ونوع العمل الذي تمارسه المنشأة الخاصة بك
يوفر استخدام قوالب نماذج جدول الموظفين المجانية الوقت حيث لا يتعين على صاحب العمل إنشائها يدويًا. يمكن لأصحاب العمل الاختيار من بين العديد من القوالب بناءً على عدد ساعات عملهم ونمط الجدولة هل هو أسبوعي، أو نظام الورديات.
يجب عليك تحديد هل تريد نموذج جدول دوام الموظفين
- قصير المدى أسبوع واحد في كل مرة.
- طويل الأجل شهر واحد في كل مرة.
كحد أدنى، يجب أن يحتوي نموذج جدول دوام الموظفين على معلومات حول
- مواعيد العمل لدى صاحب العمل
- طبيعة الوظيفة التي سيشغلها الموظف.
على سبيل المثال، قد يكون لديك موظف يعمل في موقع العمل يوم الثلاثاء ولكن يعمل مكتبياً في الأيام أخرى.
كما يجب أن يتضمن قالب جدول الموظف الخاص بك:
الإطار الزمني
يجب أن يتضمن قالب جدول الموظف الخاص بك ساعات العمل حيث ستحتاج إلى تضمين وقت البدء والانتهاء ليوم كل موظف أو وردية عمل أو عدد الساعات المجدولة في يوم أو أسبوع معين.
أسماء الموظفين
حيث سيحتاج قالب الجدول الزمني الخاص بك إلى مساحة لتضمين اسم كل موظف في الجدول، على سبيل المثال، إذا كنت بصدد إنشاء جدول زمني من الاثنين إلى الجمعة، هنا ستحتاج إلى كتابة أسماء كل موظف تمت جدولته للعمل خلال الأسبوع.
موقع العمل
من المفيد أن يعلم صاحب العمل توزيع الموظفون في أماكن العمل وتخصيص جدول لكل فئة، على سبيل المثال، قد يكون لديك مجموعة من الموظفين في قسم المبيعات ومجموعة أخرى تعمل في المستودع.
المهنة
يجب تحديد مهنة الموظف في نموذج جدول دوام الموظفين، على سبيل المثال، إذا كان الموظف يعمل عادةً في قسم الإلكترونيات لإجراء المبيعات يجب تمييزه عن الموظف العامل في الصيانة في نفس القسم.
في النهاية نموذج جدول دوام الموظفين يعد جزء أساسي من إدارة الأعمال التجارية، ويساعدك الجدول الجيد إلى ضبط دوام الموظفين والتغيب عن العمل.
بالإضافة إلى ذلك، قد يساهم في تحسين إنتاجية الموظفين عند معرفتهم لنظام الحوافز المبني على معلومات دوام الموظفين الذي يظهر مدى إلتزام العاملين بالعمل.
