جميعنا نحتاج إلى نماذج رسالة ادارية من أجل تنفيذ المراسلات والتواصل الرسمي في أعمالنا أو أنشطتنا الإدارية، لذلك يعتبر من الضروري الإلمام بطريقة وتوجيهات كتابة هذا النمط من الرسائل بشكل متقن.
تستخدم الرسالة الإدارية بصفتها وسيلة التواصل الأكثر رسمية بين الأقسام والإدارات، او بين المواطنين والمؤسسات الحكومية، بشكل عام هي قناة اتصال مناسبة من أجل تواصل المرؤوس مع رئيسه بشكل رسمي.
يساعدكم موقع نماذج بالعربي من خلال المقال التالي في الإحاطة بجميع التفاصيل اللازمة من أجل كتابة هذه الرسالة، وذلك من خلال الدليل الشامل في كتابة الرسالة الإدارية على جانب مجموعة من النماذج الجاهزة.
ما هي الرسالة الإدارية؟
تندرج الرسالة الإدارية تحت مسمى مستندات التواصل والإخبار الرسمية، وهي عبارة عن وسيلة تواصل وإفهام شائعة الاستخدام بين الكيانات والمؤسسات الإدارية بشكل كبير.
حيث تستخدم نماذج رسالة ادارية داخلية في التواصل بين رؤساء أقسام أو موظفين أو مدراء ضمن هيكل إداري واحد مستقل، بينما تستخدم نماذج مشابهة خارجية في التواصل مع هيئات وجهات إدارية خارجية.
تشبه هذه الرسالة غيرها من الرسائل من حيث الأركان الرئيسية وطرق الإرسال الرسمية التبعة، إلا أن أسلوب الكتابة ومنهجية إعداد هذه الملفات بحاجة إلى اتباع مجموعة من المعايير المتعلقة بالمحتوى والتنسيق، وهو ما نورده لكم في مقالنا أدناه.
ما هي أشيع أنواع نماذج رسالة ادارية؟
تختلف صيغة وترتيب وتنسيق الرسالة الإدارية باختلاف الغرض الذي يتم إرسالها من أجله، كما تختلف بحسب كل من الجهة المرسلة والجهة المستلمة وغيرها من العوامل، ومن أنواع هذه الرسائل:
أولًا: الرسالة الإدارية نحو الأعلى
يشيع استخدام هذا النوع من أنواع الرسالة الإدارية من أجل تحقيق تواصل بين أقسام أو جهات معينة مع جهات أعلى منها في التسلسل الهرمي أو أكثر مركزية في الشركة أو الحكومة.
يستخدم الموظفون هذا النمط من الرسائل في حل رغبتهم بالاستعلام عن معلومة معينة في العمل أو إبداء رأي أو اقتراح فكرة أو شكاية إلى الإدارة، وهي رسالة ترسل بشكل رسمي وهو طريق يختلف بحسب نظام البريد والمراسلات في الشركة أو المؤسسة.
ثانيًا: الرسالة الإدارية نحو الأسفل
تستخدم نماذج رسالة ادارية هابطة أو نحو الأسفل بشكل معاكس تمامًا لاستخدام النماذج السابقة، حيث توجه هذه الرسالة من الإدارات العليا او الأكثر مركزية باتجاه الإدارات أو الأقسام أو الموظفين ذوي الترتيب الأدنى في هرم الإدارة.
يعتمد المدراء والمشرفون على هذا النمط من الرسائل في إرسال التعليمات الإدارية والتعميمات التنفيذية والتنبيهات والإنذارات والبلاغات الواجب أن تصل إلى جميع أفراد فريق العمل.
يعتبر النمطين السابقين من نماذج رسالة ادارية من النمط العمودي أو الشاقولي للرسائل الإدارية وهو تصنيف أكثر تعميمًا وأقل شيوعُا في الاستخدام والتصنيف في الدوائر البريدية.
ثالثًا: الرسالة الإدارية الافقية
تهدف هذه الرسالة إلى إيجاد صيغة تواصل عملية وواضحة في العمل والتنسيق بين الأقسام التي تقع في نفس المستوى من هرم التراتبية الإدارية، أو الهيئات والاقسام التي يتم التعامل معها بنفس المستوى من المركزية.
تستخدم هذه الرسائل من أجل التنسيق وتبادل المعلومات والتعليمات الإدارية بين الأقسام بشكل مباشر وسريع، كما يمكن من خلالها إرسال معلومات التقييم والبلاغات ونتائج العمل والمعلومات المطلوبة للعمل من كل قسم إلى قسم أخر.
يحتاج إرسال الرسالة الإدارية في المستوى الأفقي نفسه ضمن هرم التسلسل الإداري إلى وجود تصريح أو اذن رسمي من الإدارات العليا يشير بإمكانية التواصل بين الأقسام بشكل رسمي مباشرةً بدون اللجوء إلى الإدارة.
كيف نقوم بكتابة نماذج رسالة ادارية؟
تحتاج كتابة الرسالة الإدارية إلى تنفيذ مجموعة من الإجراءات ومعرفة مجموعة رئيسية من المعايير التي تجعل من الرسالة الإدارية فعالة ومناسبة من أجل تحقيق الهدف المنوط بها.
معايير كتابة الرسالة الإدارية
ينبغي مراعاة مجموعة كبيرة من المعايير الرئيسية أثناء كتابة الرسالة الإدارية بهدف الحصول على الرد المناسب بشكل مفهوم وواضح وصريح، وهذه المعايير هي ما يلي:
- مراعاة الدقة والوضوح والاختصار في الرسالة.
- استخدام الصيغة الكتابية الرسمية في الخطاب والطلب والسؤال.
- تعيين الهدف المطلوب بشكل واضح ومباشر وصريح.
- الابتعاد عن العبارات الرنانة والبعيدة عن الموضوعية.
- استخدام ترتيب واضح ومناسب للمعلومات المذكورة.
- مراعاة الألقاب والترتيب الإداري الصحيح لكل شخص مذكور في الرسالة.
- محاولة اختصار طول الرسالة واستخدام عبارات قصيرة ومختصرة قدر الإمكان لعرض الفكرة.
- تحديد نوع الرسالة وتوثيقها من خلال دائرة البريد في المؤسسة المذكورة.
خطوات كتابة نماذج رسالة ادارية
يساعدكم اتباع تسلسل الخطوات التالي في كتابة الرسالة الإدارية في إنجاز المستند وتنسيقه بشكل صحيح واحترافي وبأقل وقت ممكن، لذلك ما عليكم إلا الاطلاع على الترتيب التالي لخطوات العمل:
كتابة رأس الرسالة في الأعلى
يتضمن هذا الجزء كل من العنوان والغرض من الرسالة واسم الشخص المرسل والمستلم مع صفة كل منهما ضمن الهيكل التنظيمي للشركة، وذلك إلى جانب تاريخ تحرير هذه الرسالة.
كتابة نص الرسالة الرئيسي
تشير نماذج رسالة ادارية مختلفة إلى أن تنسيق هذا القسم في الرسالة يختلف بحسب الغرض المراد تحقيقه من خلالها وبحسب طبيعة العلاقة بين الأقسام والإدارة ونوع الرسالة هلي هي أفقية أم عمودية، وهو ما سوف يتوضح ضمن النماذج الجاهزة التي نقدمها لكم.
كتابة الخاتمة
تحتوي خاتمة الرسالة أو تذييلها السفلي على مجموعة من معلومات المرسل وتوقيعه وتصديق الرسالة الرسمي من خلال الختم أو الكود الإلكتروني المعتمد في الشركة.
ما هو التنسيق الصحيح في نماذج رسالة ادارية احترافية؟
تعتبر الرسالة الإدارية واحدة من الأوراق والمستندات الرسمية التي تستخدم من أجل تسيير العمل في الهيئات والمؤسسات والكيانات الإدارية، لذلك فمن الطبيعي أن تمتلك هذه الرسالة قواعد تنسيق وتصميم صحيحة ومناسبة.
أولًا: عنونة الرسالة
ترفض الإدارات والأقسام الرسمية في الشركات جميع الرسائل الإدارية التي لا تحمل عنوانًا واضحًا، حيث يعتبر العنوان هو الدليل الرئيسي لتنصيف الرسائل حسب أغراضها وتحديد الطريقة والوقت المناسبين للرد عليها أو الاستجابة لمحتواها.
يشير العنوان إلى كون الرسالة روتينية أو عاجلة أو طارئة، كما يدل على الغرض الرئيسي للرسالة والغاية من إرسالها وهو ما يسرع عملية التنسيق والإدارة في الأقسام المختلفة.
اسم الجهة المرسلة والمرسل إليها
يشترط تحديد كل من المرسل والمستلم في أعلى صفحة الرسالة من أجل تسهيل العمل في أقسام البريد المسؤولة عن نقل هذه الرسائل، وهو بروتوكول معتمد في الكثير من الأنظمة الإدارية حول العالم.
استخدام التبويب والترتيب النقطي أو الرقمي
ينبغي عرض الأفكار والطلبات بشكل منظم وواضح وبسيط، ذلك تعتبر عملية التبويب النقطي أو التبويب بالأرقام افضل طريق في عرض الأفكار، وهي كما يأتي في المثال أدناه:
التبويب النقطي
- الفكرة الأولى
- الفكرة الثانية
- الفكرة الثالثة
- الفكرة الرابعة
- الفكرة الخامسة
التبويب بالأرقام
- الفكرة الأولى
- الفكرة الثانية
- الفكرة الثالثة
- الفكرة الرابعة
- الفكرة الخامسة
تنسيق الورقة والشكل
تضع الكثير من الشركات معايير خاصة بها ومختلفة من قسم إلى أخر من أجل كتابة الرسالة الإدارية الرسمية بشكل صحيح وواضح وقابل للقراءة، وهي تتضمن التعليمات التالية:
- الخطوط: استخدام خط عادي بسيط وغير مزخرف بمقاس يتراوح بين 12 و 14.
- الهوامش: اعتماد هوامش واسعة بمقدار 1.5 إلى 2.5 سنتمتر.
- الألوان: تجنب استخدام الألوان والأنماط والصور ضمن الرسالة بشكل نهائي.
- التبويب: استخدام تبويب النقطة العادية بنفس لون الكتابة وعدم استخدام التبويبات المزخرفة والكبيرة.
- مقاس الورقة: اختيار مقاس ورقة عادية قابلة للطباعة، وهو المقاس العالي A4.
تضع أقسام الأرشفة في الكثير من الشركات نماذج رسالة ادارية مناسبة لكل غرض من الأغراض المحتملة من أجل تنظيم العمل بأفضل شكل.
ما هي أغراض كتابة نماذج رسالة ادارية؟
تستخدم الرسالة الإدارية في عدد كبير من الحالات الإدارية المختلفة، وهي في الغالب تحمل طلبًا أو شكوى أو تعليمات أو غيرها الكثير من الغايات التي نقدمها لكم في القائمة التالية:
- رسالة طلب المعلومات.
- رسالة طلب استقالة.
- رسالة طلب رفع الرواتب.
- رسالة طلب الحسابات.
- رسالة بيان الوضع.
- رسالة تعميم التعليمات.
- رسالة مباشرة بالعمل.
- رسالة وقف العمل.
- رسالة تشكيل اللجان.
- رسالة أوامر الشراء.
- رسالة أوامر التنفيذ.
- رسالة توصية.
- رسالة طلب زيادة الراتب.
- رسالة تنبيه وإنذار.
- رسالة إخطار مباشر.
- رسالة تبرير موقف.
نماذج رسالة إدارية جاهزة على شكل ملفات word من موقعنا
يقدم لكم موقع نماذج بالعربي مجموعة كبيرة من نماذج رسالة ادارية جاهزة والمكتوبة والأمثلة العملية على الرسائل الإدارية بمختلف الأهداف والنيات، إليكم نماذجنا:
نماذج رسالة ادارية لطلب استقالة
| من السيد: أحمد أحمد | إلى السيد: علي علي | حررت في تاريخ: / / |
| أنا الموقع أدناه المسؤول عن كتابة هذه الرسالة الإدارية الموثقة في ديوان الشركة، أبلغ حضرتكم طلبي التالي برغبتي باستقالتي من العمل في منصبي الحالي في الشركة ك ———– وذلك نتيجة الأسباب التالية: | ||
| السبب الأول: الحصول على فرصة عمل أفضل في شركة أخرى | ||
| السبب الثاني: بلوغ سن التقاعد والرغبة بالراحة | ||
| السبب الثالث: ظروف عائلية خاصة | ||
| السبب الرابع: الرغبة بافتتاح عمل خاص بي في المنطقة | ||
| السبب الخامس: السفر إلى خارج البلاد | ||
| وبناء على ما ورد في النص السابق أعلاه أرجو منحي الموافقة الرسمية من قبلكم على طلب الاستقالة المرفق إليكم والذي يحمل الرقم – في تاريخ –/–/—-. | ||
| اسم المرسل: ———– | ||
| توقيعه: ———— | ||
نماذج رسالة ادارية لتعميم قرار
| تبليغ تعميمات رسمي | |
| من السيد المدير العام في: | حرر في تاريخ: |
| بيان تعميم موجه إلى كل من: | |
| السيد مدير قسم ———- السيد: ———- | |
| السيد مدير قسم ———- السيد: ———- | |
| السيد مدير قسم ———- السيد: ———- | |
| السيد مدير قسم ———- السيد: ———- | |
| السيد مدير قسم ———- السيد: ———- | |
| نبلغكم وبعد الاطلاع على ملفات التقييم السنوي الواردة من قبل إدارات أقسامكن ضمن الشركة العامة ——— والتي تفيد بوجود ما يلي: | |
| البيان الأول: | |
| البيان الثاني: | |
| البيان الثالث: | |
| فتقرر اتخاذ التدابير المناسبة وتعميمها على كل من يعنيه أو يهمه الأمر ضمن المؤسسة وخارجها وفق ما يلي: | |
| القرار الأول: | |
| القرار الثاني: | |
| القرار الثالث: | |
| مع العلم أن ديوان الإدارة سوف يرفق لكم قائمة التعليمات التنفيذية الشاملة لكل هذه القرارات بالتفصيل بما يتماشى مع ضمان سير العمل في المؤسسة من أجل استمرار عملية تقديم الخدمات. | |
| السيد المدير العام في شركة: ——— السيد: ——– | |
| توقيعه: ——— | |
| الختم: | |
نماذج رسالة ادارية لطلب استعلام
| طلب معلومات إدارية | |
| من السيد مدير قسم: ——– السيد: ——— | إلى السيد مدير قسم ——– السيد: ——- |
| تحية طيبة إلى جميع العاملين في قسم: ——— وعلى رأسهم الأستاذ مدير القسم : ———– | |
| نرفق غليكم طلبنا هذا ضمن بريد المؤسسة الرسمي من أجل الحصول على المعلومات الإدارية والتنفيذية اللازمة من قسمكم وذلك بما يتعلق بمشروع ——– الذي تم تكليفنا بتنفيذه من قبل السيد المدير العام وفق القرار رقم ——– لعام —- والذي أشار فيه إلى ضرورة طلب المعلومات الإدارية المتعلقة بملفات العمل على المشروع ذاته والتي تم توثيقها لديكم في تاريخ –/–/—- | |
| نضمن لكم ضمن هذا الطلب مجموعة المعلومات التي والإرشادات التي نحتاجها من قسمكم لإتمام عملنا: | |
| المستند الأول: | |
| المستند الثاني: | |
| المستند الثالث: | |
| المستند الرابع: | |
| المستند الخامس: | |
| مع العلم أننا كنا قد حصلنا على الإذن الرسمي بالاطلاع على المعلومات المطلوبة من حضرتكم من خلال قرار مجلس الإدارية الصادر في تاريخ –/–/—- والذي يحمل الرقم —– لنفس العام. | |
| نرجو الاستجابة إلى طلبنا خلال مدة زمنية لا تتجاوز الأسبوع من أجل السماح لنا بتنفيذ مهامنا الموكلة بأسرع وقتك. | |
| جزير الشكر والاحترام. | |
| المرسل السيد مدير قسم ——– السيد المحترم ——- | |
| التوقيع والختم: | |
نماذج رسالة ادارية لأمر تنفيذي في الشركة
| أمر إداري تنفيذي مرسل من السيد: ———— المدير العام التنفيذي ل:———– |
| إلى السيد ———- بصفته: ————- المسؤول عن تنفيذ الأمر. |
| حرر في تاريخ: / / |
| يشار وفق هذه الوثيقة وانطلاقًا من تاريخ توثيقها وإصدارها الرسمي إلى وجوب التزام السيد ———– بصفته الإدارية المذكورة أعلاه بتنفيذ مجموعة الأوامر والتوجيهات الإدارية المرفقة ضمن هذا البيان والتي توضح مسؤولياته الجديدة في المؤسسة. |
| إليكم البيان التفصيلي بجملة المهام المطلوبة من حضرتكم وفق هذه الرسالة الإدارية: |
| المهمة الأولى: |
| المهمة الثانية: |
| المهمة الثالثة: |
| المهمة الرابعة: |
| يرجى الالتزام بالاستجابة لهذا البيان بشكل مباشر وبالسرعة القصوى لضمان سير العملية التنفيذية كما يجب. |
| تاريخ تحرير الأمر: / / |
| تاريخ بدء التنفيذ: / / |
| مدة المهلة الممنوحة: |
| أفهم وأشهر علنًا لكل من يهمه ويعنيه الأمر ضمن الكيان الإداري في ————– |
| اسم المرسل المسؤول: |
| صفته الإدارية: |
| تاريخ الإرسال: / / |
| توقيعه: |
| اسم المستلم: |
| صفته الإدارية: |
| تاريخ الاستلام: / / |
| توقيعه |
في الختام يكون فريق المحررين في موقع نماذج بالعربي قد قدم لكم الدليل الشامل لكتابة الرسائل الإدارية الاحترافية وفق القواعد والبروتوكولات الرسمية في معظم الدول العربية، بالإضافة إلى نماذج رسالة ادارية مختلفة وجاهزة للتعديل على شكل ملفات word.
