عند مخالفة موظف من الموظفين لشروط وبنود التعاقد فإن هذا يستدعي تدخل الإدارة بما يتوافق مع سياسات التعاقد عندها، وبما أن النظام العام يعتمد على الوثائق والأمور الرسمية فإن التعامل مع الموظف مرتكب المخالفة وجب أن يحذو نفس الحذو، فما هو خطاب مخالفة الموظف إذن؟ وما دوره وكيفية صياغته؟
خطاب مخالفة موظف
خطاب مخالفة موظف هو استمارة تقوم إدارة الموارد البشرية بملئها بناء على صدور مخالفة معينة من موظف من الموظفين، وعبر هذه الاستمارة يتم إثبات التقصير على الموظف المعني مع إعطائه حق الرد والتوضيح والتبرير، ويكون لمدير الموارد البشرية تقييم هذا التوضيح وهذه الإفادة وتحديد قبولها أو رفضها.
وبناء على هذا القرار يتم اتخاذ إجراءات معينة في حق الموظف المخالف، سواء الإنذار أو التحذير بالفصل أو الخصم من مستحقاته أو حتى الفصل النهائي كآخر إجراء في حال تعدد المخالفات وتكرارها أو في حال جسامة المخالفة التي صدرت من الموظف.
شاهد أيضا: نموذج عقد شركة بين طرفين أو أكثر
صيغة مخالفة موظف
لكتابة نموذج مخالفة موظف، وجب الاعتماد على لغة مباشرة واضحة لا لبي فيها ولا تحتمل مفردات هذا الخطاب معنيين أو أكثر من معنى، كما أنه وجب الإشارة إلى أن هذه الخطابات تتكون من ثلاثة أقسام رئيسية، حيث أنه ليس خطايا يرسل إلى الموظف المخالف وحسب، بل هو تفاعل بين الموظف والإدارة.
والأقسام التي تكون في خطاب مخالفة موظف هي الأقسام الثلاثة التالية:
- قسم إثبات المخالفة: وهو نص الشكوى بقولٍ مبسط، حيث فيه يتم مراسلة الموظف مرتكب المخالفة بنوع المخالفة وبالقرارات المبدئية المتخذة في حقه، في أفق تقديم الموظف لإفادته في القضية.
- قسم إفادة الموظف: وفي هذا القسم، يقدم الموظف الذي ارتكب المخالفة بتقديم إفادته في الموضوع وعرض مبرراته ودفاعه عن نفسه بمعنى آخر.
- قسم توصية الإدارة: أي إدارة الموارد البشرية، حيث في هذه الجزئية يقوم مدير الموارد البشرية بتحديد القرار النهائي بناء على إفادة الموظف وعلى سيرته وعلى أمور أخرى، وهذا القسم يتم فيه ملء مجموعة من البيانات الإضافية لتثبيت القرار النهائي في حق الموظف المخالف.
اقرأ أيضا: تحميل قالب إثراء المتون وأهميته
نموذج مخالفة موظف Word
بعد التعرف على مفهوم مخالفة الموظف وكذا صيغته، فإننا نقدم لكم نموذجا متكاملا بصيغة الـ وورد يمكن الاعتماد عليه وتحريره وفق ما يناسب المؤسسة وإدارتها. ونص إثبات المخالفة يكون كما يلي:
السيد المحترم (….اسم الموظف…..) نفيدك بأنك قد خالفت نظام الدوام في الشركة وبدون إذن رسمي، وذلك من خلال: (عرض طبيعية المخالفة)
- التأخير في الحضور إلى مقر العمل.
- الغياب عن العمل لمدة (….) يوم، (…..).
- أخـرى :
- (…………………………………………………………)
وقد ترتب على ذلك ما يلي:
- (…………………………………….)
- (……………………………………)
- (…………………………………….)
وعليه نأمل منكم إفادتنا بأسباب ذلك كتابياً وفقاً لما هو موضح أدناه في (إفادة الموظف) إذ أن عدم إفادتنا بذلك خلال الموعد المحدد يعتبر إشعاراً لك بتوقيع الجزاء المناسب لمخالفتك وفقاً للائحة الجزاءات المعتمدة في نظام العمل.
وزيادةً على هذا النص هناك شقين آخرين في استمارة مخالفة موظف كما تمت الإشارة إليه في الفقرة السابقة، وهو شق “إفادة الموظف” وشق “القرار النهائي”، ويمكن تحميل الاستمارة كاملة بعناصرها الثلاث عبر الأيقونة أسفله:
طالع أيضا: نموذج إعلان تسويقي وتحميله
أهمية و دور تقرير مخالفة موظف
اعتماد المؤسسات على نماذج مخالفة الموظف للوائح المؤسسة هو أمر يفيدها على صعيد مجموعة من المستويات، وهي التي توضح أهمية هذا النوع من الخطابات والتقارير، وتظهر أهمية نماذج المخالفة في ما يلي:
- أنها وسيلةٌ قانونية: تكمن أهمية تقرير مخالفة موظف في أنها وسيلة قانونية وعملية تحمي حق المؤسسة وتجنبها أي متابعة قضائية بالطرد التعسفي مثلا.
- أنها تنبيهٌ الموظف: يعتبر نموذج مخالفة الموظف آلية تلعب دور الإخبار والإبلاغ، فهي بمثابة رسالة أو خطاب يتلقاه الموظف مرتكب المخالفة.
- أنها إشعارٌ رسمي: يتجلى دور تقرير مخالفة موظف في أنه إشعار رسمي للموظف المعني يكون بديلا عن الخطابات الشفهية أو الإبلاغ المباشر شخصا لشخص.
- أنها تواصلٌ مؤسساتي: من خلال الاعتماد على تقارير مخالفةِ موظف، فإن الشركة تنهج أسلوبا احترافياً مؤسساتيا في تعاملها مع الموظفين.
اعرف أيضا: تحميل نموذج بحث علمي وأهم قواعده
نموذج محضر مخالفة موظف PDF
يمكن أن تعتمد المؤسسة على نموذج محضر مخالفة جاهز بصيغة PDF عبر طباعته وإخراجه ورقياً والعمل على تعبئته بما يناسب كتابة، دون الحاجة إلى الحصول عليه بصيغة الوورد كما في الفقرة الثانية من هذه المقالة.
ولهذا السبب، يوفر موقع نماذج بالعربي مثالا آخر أو نموذجا إضافيا بصيغة الـ PDF، ولتحميل هذا النموذج واستعماله، يكفي الضغط على زر التحميل المباشر أدناه:
- تحميل نموذج محضر مخالفة الموظف جاهز للطباعة بصيغة PDF:
اقرأ أيضا: نموذج كتابة تقرير بصيغة الوورد و PDF
في المؤسسات التي تغيب فيها أسس النظام تغيب أيضاً النتائج المأمولة، لذلك ففرض النظام شرط من شروط النجاح، ولا يكون هذا الفرض سوى بحضور الإجراءات الانضباطية عن مختلف المخالفات، وبما أن الموظف يمكن أن يخرق النظام العام ويرتكب مخالفة فإن المؤسسة يجب أن تكون لديها نماذج مخالفة موظف لتعتمد عليها عند حدوث الخرق والمخالفة.
تابعنا عبر الفايسبوك: نماذج بالعربي
