محضر الاجتماع لموظفي المؤسسة وفائدته

محضر الاجتماع لموظفي وفاعلي المؤسسة هو الموضوع الذي سوف يدور حوله الحديث في مقالة اليوم، حيث أن المؤسسات التي تجري اجتماعات كثيرة تحتاج بلا شك إلى توثيق هذه الاجتماع وحصر أهم المضامين الواردة فيها من أجل سهولة العودة إليها والاطلاع على أهم معطياتها وعموم ما كان في ذلك الاجتماع، فما الذي يجب مراعاته إذن للحصول على محضر اجتماع عملي ومتكامل يفي بالغرض؟

ما هو محضر الاجتماع؟

محضر الاجتماع هو تقرير يتم إنجازه من طرف شخص مكلف يرصد من خلاله كافة مجريات اجتماع دار في المؤسسة، حيث يكلف صاحب هذا المحضر بمراقبة الاجتماع وتدوين كافة المعطيات المهمة التي جرت أثناء الاجتماع وأسماء من أخذ الكلمة مع اقتراحاتهم وكافة مجريات الاجتماع بشكل عام.

ويمكن القول عموماً أن محضر الاجتماع هو بمثابة تسجيل وتوثيق لما حدث في الاجتماع، ويمكن للشخص معرفة مجريات الاجتماع بعد الاطلاع على المحضر حتى لو لم يكن حاضرا في ذلك الاجتماع.

وللحصول على محضر مثالي متكامل واضح لاجتماع المؤسسة فلا بد أن تتم مراعاة بعض التفاصيل والتركيز على بعض النقاط التي سوف يأتي الحديث عنها في الفقرات القادمة من المقالة بنوع من التدقيق.

اعرف أيضا: إعارة أو نقل موظف من منصب إلى آخر، وكيفية القيام به

عناصر نموذج محضر الاجتماع

لا يمكن الحديث عن نموذج محضر الاجتماع المؤسساتي إذا كانت العناصر الأساسية غائبة عنه، وتتمثل هذه العناصر المحورية في ما يلي:

• اسم المؤسسة التي قامت بالاجتماع، وهو أمر بديهي وأساسي.
• عنوان الاجتماع ومكانه وأيضاً تاريخ ووقت الانعقاد بالساعة والدقيقة مع ذكر وقت انتهاء الاجتماع، من أجل سهولة معرفة الاجتماع عند العودة إليه.
• خلاصات ومضامين الاجتماع (القرارات المتخذة، القرارات المتفق عليها، المواضيع التي تم مناقشتها، المواضيع التي تم تأجيلها).
• اسم الشخص المشرف على كتابة محضر الاجتِماع وتوقيعه.
• أسماء الحاضرين للاجتماع وصفتهم الوظيفية مع توقيع كل عنصر أمام اسمه.
• توقيت وميعاد الاجتماع المقبل لو تم الاستقرار على عقد اجتماع آخر في وقت لاحق.
• رقم نموذج محضر الاجتماع في المؤسسة مع الحفاظ على تسلس نماذج محاضر الاجتماعات السابقة.

اقرأ أيضا: إقرار تحمل مصاريف التدريب في حال الاستقالة قبل أجلٍ معين

نموذج محضر الاجتماع مجلس إدارة Word

من خلال هذا المثال أسفله عن نموذج محضر الاجتماع مجلس إدارة مؤسسة أو شركة ما، يمكن أكثر معرفة ماهية محاضر الاجتماع وكيفية صياغتها بشكل سليم.

محضر اجتماع شركة …….

محضر الاجتماع لمجلس الإدارة رقم ……………. لسنة ……………. وقد انعقد بتاريخ (… / …. / ……….)

جدول الأعمال

1. تلاوة محضر الجلسة السابقة و المصادقة عليه.
2. عرض قيمة مصروفات وإيرادات الشركة عن الثلاث شهور السابقة.
3. دراسة قبول عضوية بعض الأعضاء الجدد.

محضر الجلسة:

في يوم ………… من شهر ………. لسنة..….. وفي تمام الساعة…..….، اجتمع بمقر الشركة السيد رئيس مجلس الإدارة والمدير العام السيد ……………… والعضو المنتدب السيد …………… وحضور كل من السادة الأعضاء:

1 …………….. 2 ………………. 3…………………. 4……………

وقد تغيب عن الحضور السادة:

1 …………….. 2 ………………. 3………………

فقد حضر عدد .….. عضوا من إجمالي….……. لذا كان الانعقاد قانونيًا مطابقا للوائح، وبدأ النظر في جدول الأعمال والمناقشات وقد تم اتخاذ عموم القرارات التالية:

1. تلاوة محضر الجلسة السابقة والمصادقة عليه.
2. تم الموافقة على قبول عضوية السيد…….
3. الاتفاق على مواصلة العمل خلال الستة أشهر القادمة، مع زيادة المبيعات وبلوغ نسبة أرباح …………….

وقد أقفل المحضر في حوالي الساعة ………..

التوقيع:  ……………..

وفي حال الرغبة في استعمال هذا المثال عن محضر الاجتماع لمجلس إدارة الشركة فإنه يكفي تحميله بشكل مباشر والحصول عليه بصيغة الوورد Word:

• تحميل نموذج محضر الاجتماع لمجلس إدارة الشركة Word تحميل مباشر: 

اقرأ أيضا: نموذج إلغاء فاتورة سبق إصدارها وطريقة القيام به

طريقة صياغة نموذج محضر الاجتماع

يمكن صياغة نموذج محضر الاجتماع المؤسسة بأكثر من صيغة، غير أنه يجب مراعاة هذه النقاط للحصول على نموذج متكامل لمحضَر الاجتماع:

• استعمال لغة سليمة خالية من الأخطاء، والاعتماد على صيغة الماضي مع كتابته بطريقة غير قابلة للتعديل (الحبر، أو PDF)
• تسجيل أسماء أصحاب القرار وعدم تفويت الملاحظات الأساسية المهمة في محضر الاجتماع .
• الإشارة إلى توقيت عمل الاجتماع وموضوعه وأهدافه.
• كتابة النقاط الأساسية التي تمت مناقشتها بالتسلسل الزمني لمناقشتها.
• كتابة اسم صاحب الاقتراح أمام كل اقتراح تم طرحه.
• تجنب التعليق على مضامين الاجتماع أو إعطاء أراء شخصية أو انتقاد نقاط معينة.
• التركيز على أهم تفاصيل الاجتماع ورصد كافة النقاط التي تعطي إضافة وإفادة لمن سيطالع المحضر لاحقا.
• عدم تفويت ذكر الطريقة التي تم بها اتخاذ القرار (التصويت، قرار مدير أو مسؤول،…)

اعرف أيضا: التقييم الذاتي لأداء فريق الممارسة وكيفية الاستفادة منه

تحميل نموذج محضر الاجتماع مؤسسة تعليمية Doc

في جانب آخر، وبما أن نموذج محضر الاجتماع لا يتعلق فقط بالشركات ويمكن أن يكون صالحا لأي اجتماع، فإن موقع “نماذج بالعربي” يطرح مثالا آخر عن نموذج آخر لمحضر اجتماع مدرسة أو مؤسسة تعليمية.

محـضـــر اجـتــمـــــــــاع مـدرســــة

في تمام الساعة …….. من صباح يوم ……….. الموافق لـ (…. / .. / …..)

قد تم عقد اجتماع مدرسي بعنوان ……..……… تحت قيادة مدير المدرسة الأستاذ …… ………….. وبحضور كل من:

1. …………… 2………………… 3. ……………… 4.………………….

حيث بدأت الجلسة بكلمات بثت العزيمة والحماس في النفوس قد قدمها السيد مدير المؤسسة الدراسية، ووكيل المدرسة ، وقد شملت الكلمة مجموعة من البنود أبرزها:

1. ………… ………… …………
2. …………. ………… …………
3. …………. ………… …………

حيث تم مناقشة عدد من الأمور الأساسية خلال الاجتماع، وقد تمحورت حول متطلبات الطلبة وأولياء أمورهم ، ومن بين أهم هذه النقاط ما يلي:

1. ………… ………… …………
2. …………. ………… …………
3. …………. ………… …………

وفي الختام تم الاتفاق على القرارات المحورية التي سوف يتم تطبيقها بدايةً من الأسبوع القادم، وتم الاتفاق على عقد اجتماع الشهر المقبل في نفس الموعد لتتبع مسار تحقيق الأهداف و مخرجات نتائج الاجتماع الحالي.

توقيع سكرتير الاجتماع:…………

توقيع مدير المدرسة: …………..

ويمكنكم الحصول على هذا النموذج القابل للتعديل مكتوبا بصيغة الوورد Doc عبر الضغط على علامة التحميل التي تظهر أدناه:

• تحميل نموذج محضر الاجتماع لمؤسسة تعليمية Doc تحميل مباشر: 

طالع أيضا: إخطار بإنهاء التعاقد في فترة التجربة وكيفية صياغته

دور وأهمية نموذج محضر الاجتماع

الختام سوف يكون بعرض أهمية محضر الاجتماع ودوره وفائدته، وبه يتبين ويتضح وجوب نهج هذه السياسة والاعتماد عليها. وهذه الأهمية تكمن في الآتي عرضه:

• تكمن أهمية نموذج محضَر الاجتماع في أنها تعطي خلاصات الاجتماع وتلعب دورا في تسهيل اطلاع الحاضرين والغائبين عن مضامين الاجتماع وكيف مر وأهم ما جاء فيه.
• بعد تدوين تفاصيل محضَر الاجتماع، فإنه لا يمكن التلاعب بما جاء في الاجتماع أو ما أفضى به من تفاصيل ومعطيات.
• تفيد محاضر الاجتماع في أنها الوسيلة الفعالة لتفادي تمرير أي شكل من أشكال المغالطات من طرف جهة من جهات المؤسسة.
• في جانب آخر، يستطيع نموذج محضَر الاجتماع تسهيل العمل على المراجعين القانونين للمؤسسة في مراجعة أي قرار خصوصاً المتعلق بالمسائل المالية بناءً على ما جاء في نص التقرير.
• تلعب نماذج محضَر الاجتماع دورا محوريا في القضاء على فرضية نسيان تفاصيل الاجتماع أو الخلاصات التي تم التوصل إليها.

شاهد أيضا: طلب وقبول ترقية الموظف وطريقة صياغة هذا النموذج

إن اعتماد المؤسسة على محاضر الاجتماع لا شك أنه يجعلها أكثر تنظيما وفعالية، ويتيح الفرصة للجميع بالاطلاع على ما جاء في الاجتماع والعودة لذلك في أي وقت، وله دور رقابي أكثر، وكل هذا يجعل الاعتماد على هذه السياسة أمرا واجبا ومثمرا، ولذلك تحدثنا في مقالة اليوم عن محضر الاجتماع للمؤسسة وأهميته وكافة ما يتعلق به من تفاصيل ومعطيات.

طالع أيضا: إبرام عقد عمل محدد المدة وضوابطه ودوره للمؤسسة

شاهد أيضا: خطاب إنهاء التعاقد مع موظفٍ وعموم ضوابطه القانونية

تابعنا عبر الفايسبوك: نماذج بالعربي