توثق كتابة محضر اجتماع بشكل احترافي ومصدق جميع مجريات الاجتماعات الإدارية، وكل أنواع الاجتماعات التي ينتج عنها قرارات أو توجيهات تلامس طريقة سير عمل مؤسسة أو شركة بما يمس مصلحة المستفيدين من خدماتها.
حيث يتضمن محضر اجتماع إدارة شركة جميع القرارات وتقييمات الأعمال السابقة وإطلاق المشاريع الجديدة، بينما تتضمن محاضر اجتماعات المؤسسات الخدمية دراسات الجدوى المتعلقة بمشروع سابق وكيفية تصحيح الأخطاء.
يمكن القول إن محتويات كل محضر اجتماع تختلف عن المحضر الآخر بناءً على طبيعة عمل الهيئة الإدارية المسؤولة عنه، لذلك يسرنا في موقع نماذج بالعربي أن نقدم لكم دليلنا الشامل في كتابة محضر اجتماع مصدق وموثق.
ما هو مفهوم أهمية كتابة محضر اجتماع مصدق؟
يعرف محضر الاجتماع الموثق على أنه الصياغة الرسمية التي توثق الأحداث والأقوال التي تم التطرق إليها ضمن الاجتماع، كما يمكن تعريفه على أنه الأداة الرئيسية لحفظ أرشيف القرارات في أي مجموعة إدارية أو رسمية.
تفيد كتابة محضر اجتماع شركة أو مجموعة من الأشخاص الإداريين في تثبيت وتسجيل جميع القرارات والتوجيهات الصادرة عنهم، الأمر الذي يحول أي مشروع قرار إلى قرار رسمي مقبول أو مرفوض لتحديد تاريخ بدء تنفيذه.
كما يخدم محضر اجتماع الموظفين أو أعضاء الأحزاب والتيارات السياسية في تثبيت مواقفهم حيال أحد الموضوعات السائدة، في حين يساعد أيضًا في نقل جملة قرارات ومقترحات الأعضاء إلى بقية الأعضاء الغائبين عن الاجتماع.
إضافة إلى ما سبق، تعتبر عملية كتابة محضر اجتماع للمسؤولين والإداريين بمثابة توثيق وتوكيد لكلامهم ومقترحاتهم لضمان عدم التهرب منها أو التراجع عن الوعود الصادرة عنهم على سبيل المثال.
كما تكمن أهمية كتابة محضر اجتماع رسمي لكل جلسة اجتماعات منعقدة في توثيق الحدث بشكل رسمي وعلى مستندات ورقية من حيث مكان الوقوع والزمان والحضور والغائبون بعذر أو بغير عذر.
ما هي العناصر الرئيسية في محضر اجتماع رسمي؟
تتضمن جميع محاضر الاجتماعات مجموعة معينة من المعلومات التي لا يجب إهمال أي منها عند كتابة محضر اجتماع الهيئات أو الإدارات، وإلا يتم اعتبار المحضر غير رسمي وغير موثق، مما يضع الحاضرين أمام المسائلة قانونية في وجه إداراتهم.
لذلك يمكننا إخباركم أن العناصر التالية في محضر اجتماع الهيئات والإدارات هي عناصر مشتركة بين جميع المحاضر وباختلاف غايات الاجتماعات أو طبيعة موضوعاتها، الأمر الذي يدفعنا لتسميتها أركان المحضر وهي كالآتي:
الركن الأول: عنوان المحضر أو الوثيقة
يكتب أمين السر أو السكرتير في بداية الصفحة الأولى من محضر اجتماع الإدارة معلومات المناسبة التي عقد من أجلها الاجتماع إلى جانب رقم نسخة هذه الاجتماع للعام الحالي.
كأن يكتب مثلًا: الاجتماع الدوري رقم 7 لمجلس إدارة شركة ….. القابضة لعام…..
الركن الثاني: تحديد الزمان والمكان
من أهم العناصر التي يجب على الكاتب تدوينها هو مكان انعقاد الاجتماع إلى جانب تاريخ وتوقيت انعقاده، وهذه المعلومات هي ما يبدأ فيه أي محضر اجتماع رسمي وفقًا لبروتوكول كتابة المستندات الرسمية.
الركن الثالث: ذكر أسماء المدعوين الحضور والغائبين
يقوم الموظف المكتبي في هذا القسم من أقسام محضر اجتماع الهيئات الإدارية أو التنفيذية بكتابة أسماء المدعوين إلى الاجتماع جميعًا من خلال تقسيمهم إلى ثلاثة مجموعات رئيسية وفق ما يلي:
- المجموعة الأولى: المدعوون الحضور مع الصفة الرسمية أو الوظيفية لكل منهم.
- المجموعة الثانية: المدعوون الغائبون بعذر رسمي.
يشترط أن يكتب العذر بشكل خطي لقبوله.
- المجموعة الثالثة: المدعوون الغائبون بدون تقدبم عذر غياب رسمي.
يتم كتابة معلومات تواصلهم من أجل التواصل معهم لطلب عذر غياب منهم.
اقرأ المقال التالي الذي يتضمن دليلًا شاملًا لكل ما يتعلق بكتابة عذر غياب رسمي.
الركن الرابع: مواضيع ومحاور جلسة الاجتماع
تعتبر كتابة العناوين الرئيسة والخطوط العريضة للموضوعات التي يدور حولها الحديث في الاجتماع بمثابة صلب أي محضر اجتماع رسمي، والتي في الغالب ما تكون مقررة في السابق حتى يتم النقاش فيها وتكتب بالترتيب التالي:
- قائمة العناوين للموضوعات المحددة مسبقًا.
- قائمة العناوين للموضوعات المضافة إلى موضوعات الاجتماعات مع ذكر الشخص الذي اقترح العنوان.
- قائمة العناوين المؤجلة للحديث عنها في اجتماع اخر.
- قائمة العناوين المحذوفة من جلسة الاجتماع والتي يحق فقط لمدير الجلسة أن يقوم بحذفها.
يلي العناوين العريضة تفاصيل يطرحها الحضور والتي يشترط أن يتم صياغتها من قبل الكاتب بصيغة رسمية ولائقة ودون التحريف أو التغيير في أي تفصيل منها حتى يكون المحضر محضر اجتماع موثق وقانوني.
كما يجب أن تتضمن هذه التفاصيل جملة آراء الحضور حول أحد المقترحات أو القرارات الصادرة عن مجلس الإدارة،
الركن الخامس: المواضيع المقترحة والمرفوضة والمقبولة
تقوم الهيئات الإدارية للشركات أو المؤسسات بتحديد موعد اجتماعها التالي في الكثير من الأحيان، والذي يجب كتابته وتوثيقه في محضر اجتماع الهيئة الحالي، لذلك يتوجب كتابة مجموعة العناوين الرئيسة التي سوف يجري الحديث حولها لاحقًا وفق ما يلي:
- اولًا: يقترح الحضور مجموعة من المقترحات التي تتعلق بالاجتماع والعمل والخدمات المتاحة وسير عمل المؤسسة.
- ثانيًا: يجري النقاش حول أهمية ومدى إيجابية المقترحات المعروضة.
- ثالثًا: يتخذ القرار برفض أو قبول أو تغيير المقترحات بما يتماشى مع مصلحة عمل المؤسسة بناء عل خطة مجلس الإدارة الموضوعة.
ملاحظة: على كاتب محضر اجتماع الهيئة تدوين جميع المقترحات المعروضة سواء المرفوضة أو المقبولة والتي تم التعديل عليها وإلى جانب كل منها اسم الشخص الذي قدم المقترح.
الركن السادس: توضيح القرارات المتخذة
ينتهي كل اجتماع إداري أو تنظيمي لأي مؤسسة عاملة على الأرض بمجموعة من القرارات التي تنتج عن النقاش والتحاور والتي من المفترض أن تصب في مصلحة هذه المؤسسة.
لن يصبج أي قرارا من جملة قرارات الاجتماع ساري المفعول ما دام غير مدونًا وموثقًا في محضر اجتماع الجلسة التي أقر فيها والذي يكون محددًا بتاريخ وتوقيت حقيقيين.
الركن السابع: توثيق المحضر بشكل رسمي من قبل تسليمه
لا يمكن لأي شخص إداري ضمن الشركة كتابة محضر اجتماع الإدارة، بل يكلف رئيس مجلس الإدارة أشخاص متخصصين بالعمل بكل ما يتعلق بالمستندات الورقية وتوثيق الأعمال ومنها كتابة محضر اجتماع الإدارة.
الأمر الذي يشير إلى أن المحضر لا يكون حقيقيًا بالنسبة لجهات التدقيق المختلفة في الشركة في حال لم يحصل على التوقيع والختم الرسمي الذي يحمله كاتب المحضر المكلف من قبلها.
ما هي أنواع محضر اجتماع الهيئات والإدارات؟
تتعد أنواع محضر الاجتماع بحسب مجموعة من المعايير، مثل مناسبة الاجتماع والغرض من عقده وكونه اجتماع روتيني أو طارئ، كما تفرض طبيعة عمل الشركة اختيار نمط محضر اجتماع مناسب من بين الأنماط التالية:
النوع الأول: محضر اجتماع دوري عام
تعقد الإدارات عددًا محددًا من الاجتماعات خلال فترات زمنية متساوية، وتهدف من خلالها إلى تقييم أداء الشركة أو العاملين خلال فترات زمنية مساوية بهدف قياس تطور العمل.
يعتبر الشخص المسؤول عن كتابة محضر اجتماع دوري هذا النمط من المحاضر هو الأبسط والأسهل لكتابته، لأن مواضيع الاجتماعات الدورية غالبًا ما تكون متشابهة وجاهزة.
النوع الثاني: محضر اجتماع تنفيذ الأعمال
يتضمن هذا المحضر الألية المقرر اتباعها في كل قسم بهدف تنفيذ مجموعة القرارات المتعلقة بعمله المستقبلي، وذلك وفقًا لمقررات مجال الإدارة العليا وبما يتماشى مع طبيعة عمل كل مجموعة إدارية.
النوع الثالث: محضر اجتماع طارئ
تعقد الاجتماعات الطارئة في حالات حدوث أي أمر مفاجئ وغير متوقع يؤثر على سير العمل في الشركة أو المؤسسة وذلك، ويتم الإشارة في محضر الاجتماع هذا إلى أن سبب الاجتماع هو حالة طارئة وأن ما نتج عنه من مقررات مبني على أساس حالة الطوارئ.
النوع الرابع: محضر اجتماع المستشارين
يتضمن هذا المحضر مجموعة الاستشارات والتوجيهات التي يقدمها المستشارون المتخصصون في أحد مجالات العمل بهدف توجيه رؤوس الإدارات إلى طرق العمل الجديدة بناءً على نظرتهم الشخصية.
من هم المسؤولين عن كتابة محضر اجتماع في مؤسسة؟
تشير الأنظمة الإدارية الداخلية في الشركات أو المؤسسات إلى وجود أشخاص محددين وظيفتهم هي القيام بالأعمال المكتبة وكتابة محضر اجتماع الإدارة وتوثيق المستندات.
كما تمنح الإدارة لهؤلاء مجموعة من الإثباتات الشخصية المتعلقة بعملهم مثل ختم التصديق، حيث يطلق على الأشخاص المسؤولين عن كتابة محاضر الاجتماعات والجلسات تلك اسم أمين السر أو السكرتير التنفيذي للشركة.
يتطلب عمل هؤلاء الأشخاص مجموعة محددة من المهارات الصلبة و اللغوية ومنها:
- القدرة على استخدام الحواسيب والكتابة بسرعة تتماشى مع سرعة الأعضاء المتحدثين في الاجتماع.
- التمتع بالقدر على الكتابة بدون أي أخطاء إملائية وإجادة استخدام لغة البلد أو الشركة التي يعمل بها.
- القدرة على إعادة الصياغة الدقيقة والواضحة والمختصرة للتفاصيل المذكورة ضمن الاجتماع.
ما هي خطوات توثيق محضر اجتماع رسمي؟
تجري عملية توثيق الاجتماعات والمجريات التي تتم خلالها من خلال محضر اجتماع رسمي وواضح، إلا أن عملية كتابة محضر الاجتماع تمر بمجموعة من المراحل والخطوات التي تقسم إلى:
إجراءات قبل انعقاد الاجتماع
تسبق عملية كتابة مستند المحضر مجموعة من الإجراءات الاجب القيام بها من أجل ضمان سير جلسة الاجتماع بالشكل المطلوب والمناسب لتحقيق أهدافه وهذه الإجراءات هي:
تحديد مكان وزمان الاجتماع.
- تحديد الحضور المدعوين إلى الاجتماع وتدوين أعذار المتغيبين بعذر.
- كتابة العناوين الرئيسة والخطوط العريضة لمواضيع الاجتماع.
- الاطلاع على محضر الاجتماع السابق وتحديد المواضيع المؤجلة والمقترحة.
إجراءات خلال انعقاد الاجتماع
خلال جلسة الاجتماع يقوم المسؤول عن كتابة محضر اجتماع الإدارة بتسجيل التفاصيل والملاحظات المتعلقة بالمواضيع المطروحة في الاجتماع وتنسيقها بما يناسب طريقة عرض المحضر للإدارة، حيث يقوم الكاتب خلال الاجتماع بما يلي:
- تسجيل تاريخ وتوقيت ومكان الجلسة.
- تسجيل أسماء الحضور إلى جانب صفة كل منهم الرسمية.
- كتابة تفاصيل ومقترحات وملاحظات الحضور تحت كل عنوان رئيسي في المحضر.
- كتابة مقترحات وأهداف الاجتماع التالي.
- عرض المحضر على أعضاء الاجتماع الحاضرين للتحقق من عدم وجود أي نقص أو تحريف للأقوال التي نطقوا بها.
ملاحظة: في هذه المرحلة يقوم الكاتب بتوثيق المحضر برقم وتاريخ رسميين إلى جانب ختمه وتوقيعه وتوقيع رئيس جلسة الاجتماع المنعقد.
إجراءات تالية لانعقاد الاجتماع
هي عمليات التدقيق والمراجعة التي يجب على كاتب المحضر القيام بها من أجل مطابقة مجريات الاجتماع وكل تفاصيله مع ما هو مكتوب في المستند، بالإضافة إلى عمليات التنقيح اللغوي النحوي والإملائي.
نموذج محضر اجتماع لمجلس إدارة في شركة
| بسم الله الرحمن الرحيم الحمدلله رب العالمين | |||
| محضر اجتماع مجلس إدارة شركة…….رقم….. لعام…… (….موضوع الاجتماع…) | |||
| اسم مشرف الاجتماع ورئيس الجلسة: | |||
| تاريخ الاجتماع: …../…../…… | توقيت بداية الاجتماع: | ||
| مكان انعقاد الاجتماع: ……. | |||
| أسماء الحضور | أسماء المدعوين الغائبين لعذر | أسماء المدعوين الغائبين بغير عذر | |
| …… …… …… …… | ……. بعذر……… ….. بعذر…… ……. بعذر …… | …….. …….. …… (يتم التواصل معهم لاحقًا) | |
| مقررات اجتماع مجلس الإدارة السابق | |||
| القرار الأول: القرار الثاني: القرار الثالث: | |||
| المواضيع المؤجلة من اجتماع مجلس الإدارة السابق | |||
| الموضوع الأول: الموضوع الثاني: الموضوع الثالث: | |||
| جدول العمل المقرر للاجتماع | |||
| الموضوع الأول: الموضوع الثاني: الموضوع الثالث: | |||
| مقترحات الحضور في الموضوع الأول: | |||
| مقترحات الحضور في الموضوع الثاني: | |||
| مقترحات الحضور في الموضوع الثالث: | |||
| ملاحظات وتوجيهات خاصة: | |||
| مواضيع مقررة للحديث عنها في الاجتماع التالي: | |||
| تاريخ وتوقيت الاجتماع التالي | |||
| القرارات النهائية | |||
| اسم كاتب المحضر وتوقيعه وختمه | اسم رئيس الجلسة وتوقيعه وختمه | ||
| توقيع وختم رئيس مجلس الإدارة في حال لم يكن هو رئيس الجلسة. | |||
| بسم الله الرحمن الرحيم الحمدلله رب العالمين | |||||
| محضر اجتماع مجلس إدارة شركة…….رقم….. لعام…… (….موضوع الاجتماع…) | |||||
| اسم مشرف الاجتماع ورئيس الجلسة: | |||||
| تاريخ الاجتماع: …../…../…… | توقيت بداية الاجتماع: | ||||
| مكان انعقاد الاجتماع: ……. | |||||
| أسماء الحضور | أسماء المدعوين الغائبين لعذر | أسماء المدعوين الغائبين بغير عذر | |||
| …… …… …… …… | ……. بعذر ….. ……. بعذر …… | …….. …….. …… (يتم التواصل معهم لاحقًا) | |||
| عناوين اجتماع مجلس الإدارة السابق | |||||
| العنوان | تاريخ المباشرة فيه | المسؤول عنه | |||
| المقترحات المؤجلة من اجتماع مجلس الإدارة السابق | |||||
| الموضوع | سبب التأجيل | المسؤول عن المقترح | |||
| جدول العمل المقرر للاجتماع | |||||
| البند الأول | تفاصيل البند | القرار الصادر | ملاحظات | ||
| البند الثاني | تفاصيل البند | القرار الصادر | ملاحظات | ||
| البند الثالث | تفاصيل البند | القرار الصادر | ملاحظات | ||
| مواضيع مقررة للحديث عنها في الاجتماع التالي: | |||||
| تاريخ وتوقيت الاجتماع التالي | |||||
| القرارات النهائية | |||||
| اسم كاتب المحضر وتوقيعه وختمه | اسم رئيس الجلسة وتوقيعه وختمه | ||||
| توقيع وختم رئيس مجلس الإدارة في حال لم يكن هو رئيس الجلسة. | |||||
يمكنكم الحصول على قوالب جاهزة بصيغة ملفات word من أجل كتابة محضر اجتماع رسمي بناءً عليها.
في الختام يكون فريق عمل موقع نماذج بالعربي قد قدم لكم جميع المعلومات والتوجيهات والنصائح المطلوبة من أجل كتابة محضر اجتماع رسمي لشركة أو مؤسسة بالإضافة إلى أكثر من نموذج جاهز لكتابة محضر الاجتماع.
