الفاتورة الإلكترونية أو فاتورة الكترونية جاهزة (electronic invoice)، هي عبارة عن فاتورة يتم إصدارها وإرسالها واستلامها ومعالجتها وتخزينها إلكترونيًا باستخدام تنسيقات مستندات محددة.
تساعد الفواتير الالكترونية على التخلص من الفواتير الورقية المتبعة، وكذلك تساعد على زيادة العمل وتحسينه وتنظيم الأمور المالية بدون أخطاء.
ما هي الفاتورة الإلكترونية؟
تعمل فاتورة الكترونية أو الفواتير الإلكترونية على تبسيط إدارة الفواتير وتبسيط كيفية عمل الفواتير والمستندات المتعلقة بالأمور المالية والتعاملات.
من خلال رقمنة بيانات الفاتورة ومطابقتها مع العقود وأوامر الشراء وأوراق إدخال الخدمات وإيصالات البضائع، تقلل فاتورة الكترونية جاهزة من مخاطر أخطاء الفواتير والاستثناءات.
الفواتير الإلكترونية تجعل من السهل:
- إدارة المهام والواجبات
- تسهيل التعاون داخل المنظمة وبين الشركاء التجاريين
- تعظيم خصومات الدفع المبكر وتحسين رأس المال العامل
- تقليل مخاطر المدفوعات الزائدة والاحتيال
- التحصيل المالي في الوقت المناسب
اقرأ أيضاً: تحميل نموذج فاتورة اعمال مقاولات مجانية وجاهزة للطباعة
أنواع الفواتير الإلكترونية
يعتمد نوع الفاتورة التي تستخدمها على مجال عملك وممارسات الفوترة ومرحلة المشروع التي أنت فيها. الفاتورة الإلكترونية هي فاتورة عامة يمكن أن تكون بأي تنسيق.
فيما يلي أنواع الفواتير الأكثر شيوعًا:
- الفاتورة القياسية (Standard Invoice): الفاتورة النموذجية المستخدمة في الأعمال
- الفاتورة التجارية (Commercial Invoice): توثيق استيراد البضائع الأجنبية في الجمارك
- الفاتورة التلقائية (Automatic Invoice): تستخدم لفوترة العملاء بشكل منتظم مقابل اشتراك أو عمل مستمر
- الفاتورة المبدئية (Pro-Forma Invoice): تشبه التقييم أكثر من الفاتورة. يظهر التكاليف المقدرة للمشروع.
- فاتورة التقدم (Progress Invoice): فاتورة تستخدم للفواتير على مراحل خلال المشاريع الطويلة ، وخاصة في صناعة البناء
- فاتورة الائتمان (Credit Invoice): تستخدم لإصدار استرداد أو خصم
- فاتورة الخصم (Debit Invoice): فرض رسوم على العمل الإضافي ومراجعة الرصيد الإجمالي المستحق
- الفاتورة المختلطة (Mixed Invoice:): تُستخدم لفواتير الخدمات أو الأصناف وإصدار استرداد أو خصم
- فاتورة الدفع المسبق (Prepaying Invoice): فرض رسوم على العميل مقابل إيداع أو احتفاظ بالعمل المستقبلي
اقرأ أيضاً: 6 من أهم نماذج فواتير المبيعات لمختلف العمليات التجارية
ما الذي يدفعك إلى استخدام الفاتورة الكترونية ؟
حسب الدراسات، فإن استخدام الفواتير الإلكترونية، سيؤدي إلى توفير التكاليف بنسبة 60-80%، وذلك عندما نقوم بإنشاء فواتيرك بشكل صحيح.
تساعدك الفواتير الإلكترونية على تكوين نظرة عامة وواضحة كل الأمور المالية والدفعات التي لديك، بعيداً عن استعمال الفواتير الوقية غير المنظمة والمتعبة.
عندما تقرر استخدام فاتورة إلكترونية، فإن ذلك سيعطيك الكثير من الميزات في عملك، ومنها:
1- بدون لمس
تتيح استخدام فاتورة إلكترونية، أتمتة المهام التي تستغرق وقتًا طويلاً والمعرضة للخطأ مثل إدخال البيانات والمطابقة والموافقات حتى تتمكن من إعادة توزيع الموظفين لمهام أخرى.
2- تبادل آمن للوثائق والبيانات
لن تقلق بعد اليوم من ضياع الفواتير أو تلفها أو غير ذلك، فصلاً أنها ستكون مجمية ولا يمكن الإطلاع عليها.
3- التسليم والمعالجة في الوقت الفعلي
تتضمن من خلال استخدام الفواتير الإلكترونية، وصول فواتيرك بالوقت الفعلي، وذلك يسرع من عمليات الدفع والشراء.
4- بيانات عالية الجودة
يمكنك الوصول إلى بياناتك ومعلوماتك وتحميلها من أي مكن وبالتالي ستساعك على إتخاذ القرارات المناسبة في أي وقت.
5- فواتير دقيقة
الفواتير الإلكترونية، تتميز بدقتها العالية وبذلك ستكون بياناتك دقيقة، وبعيداً عن الأخطاء البشرية التي من الوراد حدوثها في الفواتير الورقية.
6- إمكانية التتبع
لن تضر بعد استخدامك الفواتير الإلكترونية إلى البحث كثيراً في الأوراق عن الفاتورة التي تريدها، يمكنك تنظيم سجلات معاملتك إلكترونيا بكل سهولة.
7- صديقة للبيئة
سوف تتخلص من الفواتير الورقية بشكل كامل، وسوف تتخلص من المزيد من التكاليف والأعباء المترتبة على ذلك.
8- استيفاء المتطلبات القانونية
سوف تضمن وصول فواتيرك في الوقت المناسب لعملائك.
9- جاهز للعمل عن بُعد
يمكن العمل على الفواتير الإلكترونية في أي وقت وفي أي مكان، ولن تكون بحاجة إلى إي موارد إضافية للعمل سواء أوراق أو طابعة أو غيرها.
اقرأ أيضاً: تحميل نماذج فواتير تجارية لمختلف المعاملات المالية
هل يتم استخدام الفواتير الإلكترونية في الوقت الحالي 2021؟
نعم، بدأت العديد من الشركات باستخدام نظام الفاتورة الكترونية، وهناك عدة أسباب يدفع الكثير من الشركات تقدم على هذه الخطوة، وهي:
1- المتطلبات القانونية والمتطلبات المتعلقة بالسوق
الآن بعد أن نفذت العديد من الحكومات بالفعل قوانين إلزامية للفوترة الإلكترونية، تحذو حكومات أخرى حذوها. قد تكون دولتك هي التالية، لذلك لا ضير من بدء الاستعداد الآن.
2- الميزة التنافسية
تكتسب الشركات الخاصة أيضًا بسرعة مزايا الفوترة الإلكترونية. تُظهر القدرة على إرسال المستندات الإلكترونية واستلامها أن عملك يتسم بالتفكير المستقبلي ومستعد للعمل مع جميع الإمكانات الرقمية.
3- خلق فرص العمل
تتيح الأتمتة فرصًا للموظفين أكثر. حيث يسمح للشركات بإنشاء وظائف جديدة قائمة على المهارات، وتطوير الوظائف الحالية ، والحفاظ على العمليات الداخلية بدلاً من استخدام موارد الجهات الخارجية.
لماذا يجب استخدام فاتورة إلكترونية بدل من الفاتورة الورقية؟
تقضي الفواتير الإلكترونية على الحاجة إلى طباعة الفواتير على الورق وحفظها. تتخلص أيضًا من الحاجة إلى دفع رسوم البريد والانتظار لأيام أو حتى أسابيع حتى يستلم العميل الفاتورة.
باستخدام الفواتير الإلكترونية ، ستكون عملية الدفع الخاصة بك مبسطة وخالية من الفوضى.
الفواتير الإلكترونية عبارة عن قوالب يمكن تخزينها محليًا على جهاز الكمبيوتر الخاص بك أو على السحابة. إذا تم تخزينها في السحابة، فيمكن الوصول إليها على أي جهاز في جميع الأوقات.
لا داعي للقلق مطلقًا بشأن فقد فاتورة أو بيانات عميل. احمِ مدفوعاتك بالفوترة الإلكترونية.
تستخدم الفاتورة الإلكترونية أيضًا لتوفير الوقت. يمكن للشركات الصغيرة إعادة استخدام قالب مرارًا وتكرارًا، وحفظ الفاتورة الجديدة وإرفاقها برسالة بريد إلكتروني لإرسالها إلى العميل على الفور.
يمكن أيضًا تخزين المعلومات القياسية مثل اسم شركتك وشعارك وشروط الدفع وحتى الرسالة المخصصة في النموذج.
تعطي الفاتورة المرسلة إلكترونيًا شركة صغيرة مظهرًا من الحداثة والاحتراف أيضًا.
الأسئلة الشائعة حول الفواتير الإلكترونية
1- كيف تعمل الفاتورة الإلكترونية؟
الفاتورة الإلكترونية هي نظام دفع من شركة إلى شركة.
يقوم مورد أو مزود البضائع بإنشاء فاتورة إلكترونيًا، والتي سيتم إرسالها بعد ذلك إلى المستلم. يمكن أن تكون تنسيقات قوالب الفاتورة مفيدة للغاية خلال هذه المرحلة.
سيتم بعد ذلك إصدار الدفعة إلكترونيًا من قبل المتلقي ، ويتم أرشفتها رقميًا.
من البداية إلى النهاية ، سيكون نظام الفاتورة إلكترونيًا ، مما يوفر الوقت والأوراق لكل من المزود والعميل.
2- هل الفواتير الإلكترونية قانونية؟
نعم، الفواتير الإلكترونية هي بديل قانوني تمامًا للفواتير الورقية. إنها وثيقة مالية مقبولة في جميع أنحاء العالم.
في الواقع ، لا تقبل معظم أماكن العمل الفواتير الإلكترونية فحسب ، بل تفضلها أيضًا.
إذا كنت قلقًا بشكل خاص من أن العميل يفضل الفاتورة المطبوعة والمرسلة بالبريد على الفاتورة الإلكترونية ، فمن الأفضل التحقق. ولكن يمكنك أن تشعر بالراحة وأنت تعلم أنها بديل حقيقي ومقبول!
3- ما المقصود بالفاتورة الإلكترونية؟
عندما يشير الأشخاص إلى الفاتورة الإلكترونية ، فإنهم يقصدون الفاتورة الرقمية التي يتم إنشاؤها على جهاز كمبيوتر أو أي جهاز إلكتروني آخر.
للحصول على أقصى استفادة من الفواتير الإلكترونية ، يمكنك استخدام أحد حلول برامج أتمتة الفواتير.
يوفر FreshBooks مولد فواتير سهل الاستخدام يقوم بإنشاء قوالب فاتورة احترافية ومنظمة لتستخدمها. يوفر لك صانع الفاتورة عناء ووقت عمل الفاتورة من البداية ، ويخلق فاتورة منسقة بشكل جميل سيحبها عملاؤك.
