نموذج خطاب مرجعي، هو نموذج أو صيغة خطاب رسمي قد تحتاجه في مرحلة ما من مراحل حياتك المهنية، حيث من المحتمل أن يُطلب منك تقديم خطاب مرجعي لموظف أو صديق أو شخص عملت معه.
يمكن لرسالة توصية مرجعية جيدة أن تساعد جهة الاتصال الخاصة بك في تحقيق أحلامهم؛ هذا ما سنقدمه لك في هذا المقال من حيث تعريفك بما يعني خطاب مرجعي وأمثلة على خطابات مرجعية جاهزة.
ماذا يعني نموذج خطاب مرجعي
الخطاب المرجعي هو كلام إيجابي لمهارات وسمات شخص ما، يكتبه شخص مطلع على عمله وشخصيته وإنجازاته. ستحتاج إلى كتابة نموذج خطابة أو رسالة مرجعية عن التقديم على الوظائف أو التقديم على تدريب داخلي أو تطوعي أو منح دراسية أو غيرها.
يبين نموذج الخطاب المرجعي، لماذا يجب على صاحب العمل أو الشركة أو القارئ بشكل عام، اختيار هذا المرشح، وماهي الإمكانيات التي يملكها هذا المرشح والتي تجعله جدير بهذا المنصب.
ما هي أنواع الخطابات المرجعية؟
تصنف الخطابات المرجعية إلى عدة تصنيفات وأقسام، ومنها:
1- المراجع المهنية – Professional References
هذا النوع يتم كتابته من قبل، المشرف أو زميل العمل أو المدرس أو الاستاذ، وبشكل عام أشخاص يعملون معك بنفس البيئة أو المنظمة.
يتضمن عادةً وصفًا لمناصبهم ومسؤولياتهم، ومدة وقتهم في الشركة، وقدراتهم ومؤهلاتهم ومساهماتهم في المنظمة.
2- المراجع الشخصية – Personal References
يمكن كتابة خطاب مرجعي شخصي من قبل صديق العائلة أو المرشد أو الجار الذي يمكنه أن يشهد على السمات التي تجعلهم مرشحًا جيدًا للمنصب الذي يبحثون عنه .
يشرح هذا النوع من الرسائل كيف يعرفها الكاتب و يناقش سماتهم الشخصية كما لو كانوا يتقدمون في بيئة العمل.
3- المراجع الأكاديمية – Academic References
المرجع الأكاديمي يكتبه مدرس أو أستاذ أو مستشار. يناقش هذا النوع من المراجع الخلفية التعليمية للمرشح وإنجازاته الأكاديمية
ما يجب عليك فعله قبل كتابة نموذج خطاب مرجعي؟
قبل الموافقة على كتابة خطاب توصية أو رسالة تزكية، تأكد من أنك تشعر أنه يمكنك كتابة خطاب مرجعي إيجابي لهذا الشخص. إذا كنت لا تعرف الشخص جيدًا أو لا تعتقد أنه يمكنك التحدث بدرجة عالية عن مهارات الشخص أو قدراته ، فلا بأس من رفض طلب التوصية.
ولكي تكون الأمور واضحة بالنسبة للجهة التي طلبت الخطاب، يمكنك أن تقول ببساطة: “لا أشعر أنني سأكون أفضل شخص يكتب لك توصية”. إذا كان ذلك ممكنًا، اقترح شخصًا آخر قد يسألونه.
حيث من الأفضل أن تقول لا لكتابة توصية بدلاً من كتابة مرجع سلبي للشخص.
ماذا يجب أن تطلب من الشخص (الذي ستكتب عنه)؟
من الجيد أن تطلب من الشخص نسخة من سيرته الذاتية، حتى لو كنت تعرفه لفترة طويلة.
قد يكون لديهم معلومات جديدة أو إنجازات تستحق إبرازها، ويجب عليك تقديم أكبر قدر ممكن من المعلومات الحالية. سيمنحك هذا بعض المعلومات الإضافية لكتابتها في رسالة التزكية.
إذا كان الخطاب المرجعي الذي تنوي تقديمه يتعلق بفرص عمل محددة، فتحتاج وقتها إلى نسخة من إعلان الوظيفة. كذلك في حال كان لديك عمل محدد مثل التحاق بمدرسة، فيمكنك طلب المزيد من المعلومات عن هذ العمل أو المنصب.
كلما كانت لديك معلومات أكبر عن الشخص الذي تريد كتابة رسالة توصية عنه، ستكون عملية الكتابة أسهل وأفضل.
إلى جانب طلب معلومات عن المرشح، احصل على جميع المعلومات التي تحتاجها حول كيفية إرسال الخطاب.
اسأل من يجب أن ترسل الخطاب له، ومتى يكون الموعد النهائي، وما التنسيق الذي يجب أن يكون الخطاب به. أيضًا، اسأل عما إذا كانت هناك أي تفاصيل تريد منك المدرسة أو صاحب العمل تضمينها في رسالتك
ما الذي يجب تضمنيه في نموذج خطاب مرجعي جاهز؟
ما لم يمنحك المرشح نموذجًا تكتب عليه توصيتك، يكون عليك اتباع تنسيق خطاب العمل المناسب مناسبًا. يتضمن ذلك كتابة معلومات الاتصال سواء بك أو بالشخص المرشح والتاريخ وغيرها.
مع ذلك، إذا كنت ترسل هذا الخطاب عبر البريد الإلكتروني، فلن تحتاج إلى تضمين أي معلومات اتصال أو التاريخ أعلى الرسالة. بدلاً من ذلك، قم بإدراج معلومات الاتصال الخاصة بك بعد توقيع بريدك الإلكتروني.
كذلك يجب أن يحتوي خطاب التوصية المرجعية، على سطر تضع فيه اسم المرشح والوظيفة أو المنصب الذي يتقدم عليه بشكل واضح وبسيط.
كيف تقوم بكتابة نموذج خطاب مرجعي
للحصول على فكرة عما تكتبه وكيف يجب أن تقرأ رسالتك، إليك بعض النصائح العامة التي يجب مراعاتها قبل كتابة رسالتك.
1- لتبدأ بالتحية
ابدأ رسالتك بـ “عزيزي السيد / السيدة. اسم العائلة”.
- إذا كنت لا تعرف الاسم الأخير لصاحب العمل، فاكتب ببساطة ، “عزيزي مدير التوظيف.”
- إذا كان المرشح يتقدم إلى برنامج أكاديمي، يمكنك كتابة “أعزائي أعضاء لجنة القبول”.
- يمكنك كتابة (إلى من يهمه الأمور)
2- البداية بالفقرة الأولى
تشرح الفقرة الأولى من نموذج خطاب مرجعي اتصالك بالشخص الذي توصي به، بما في ذلك كيف تعرفه، ومدة معرفتك به، ولماذا أنت مؤهل لكتابة خطاب مرجعي نيابة عنه.
يجب عليك أن تتأكد من كتابة اسم الشركة والوظيفية وكذلك أسم الفرصة التي سيتقدم عليها الشخص المرشح.
على سبيل المثال، في خلال 5 سنوات الماضية، كنت مشرفاً ومديراً على يوسف أحمد في شركة X، ويسعدني أن أوصي به لمنصب X في شركة Y للبرمجيات.
3- الفقرة الثانية (والثالثة والرابعة)
تحتوي الفقرات الوسطى من الخطاب المرجعي على معلومات عن الشخص الذي تكتب عنه، بما في ذلك سبب أهليته وما يمكنه المساهمة به.
إذا تطلب منك الأمر أم تكتب أكثر من فقرة، فلا تبخل بذلك، وركز على كتابة أمثلة وعينات عن سبب كون هذا الشخص جديراً بهذه الوظيفة أو المنصب.
على سبيل المثال، إذا كان الشخص يتقدم لوظيفة كمدير، فركز على مهارات القيادة والاتصال لدى الشخص.
4- الفقرة الختامية
يمكنك هنا الحديث وكتابة مزيد من المعلومات عن المرشح وتضمني معلومات الاتصال الخاص بك، لكي تقوم بالرد على الأسئلة أو الاستفسارات المتعلقة بالمرشح.
5- التوقيع
قم بإنهاء الخطاب بتوقيعك، بخط اليد، متبوعًا باسمك المكتوب. إما إذا كنت ستقوم بإرسال رسالة على البريد الإلكتروني، فيمكنك كتابة اسمك ومعلومات الاتصال في اسفل الرسالة.
ما هو أفضل تنسيق لكتابة نموذج نموذج خطاب مرجعي وتزكية
لكي يكون خطابك جيداً، فيجب أن تقوم بكتابة محتوى جيد وكذلك وعلى نفس المساواة يجب أن يكون تنسيق الخطاب جيد. فيما يلي بعض النصائح حول كيفية تنسيق خطابك المرجعي بأفضل طريقة
1- كم سيكون طول الرسالة؟
يمكن أن يكون الخطاب حوالي الفقرتين، عندما تقوم بكتابة رسالة قصيرة، فقد يعني هذا أنك لا تعرف المرشح بشكل جيد أو أنك لا تثق به كثيراً.
بشكل عام عليك التركيز على النقاط الأساسية التي يتميز بها المرشح وأن تقدمها بشكل بسيط ومختصر وواضح.
2- كيف سيكون تنسيق الخطاب؟
يجب أن يكون هناك مساف واحدة بين كل فقرة. كذلك استخدم هوامش 1 بوصة تقريبًا لكامل الصفحة
3- ما هو أفضل خط يمكن استخدامه؟
عليك الإبتعاد عن استخدام خطوط غريبة أو غير واضحة ويفضل أم تستخدم خطوط تقليدية مثل (Times New Roman أو Arial أو Calibri). حجم الخط يجب أن يكون بين 10 – 12 نقطة.
اقرأ أيضاً: كيف تشكر المعلم والموظف على عملهم الدؤوب من خلال تقديم شهادة شكر وتقدير لهم؟
نموذج خطاب مرجعي جاهز doc للتحميل مباشرة
إذا كنت تبحث عن نموذج خطاب توصية مرجعي جاهز، يمكنك معاينة النموذج التالي وتحميله والتعديل عليه على حسب ما تريد.
| عزيزي السيد أحمد، يسعدني أن أوصي ب رانيا أجمد بمنصب مدير التسويق الرقمي في Sabre Marketing & PR. بصفتي مديرة التسويق في A & B Media، كان من دواعي سروري العمل كمشرفة على رانيا عندما كانت تعمل هنا كشريكة تسويق. كانت رانيا، المسؤولة والمشرقة للغاية، من بين أفضل المواهب في A & B Media، وأنا أؤيد تمامًا مؤهلاتها ومهاراتها. تجمع رانيا بين مهارات التحليل الدقيقة والحدس القوي، وكنت أعلم دائمًا أنه يمكنني الاعتماد عليها للوفاء بالمواعيد النهائية وتجاوز توقعاتنا. خلال العامين اللذين أمضتهما معنا، حققت العديد من الإنجازات، من زيادة تفاعلنا على وسائل التواصل الاجتماعي بنسبة 20٪ ، إلى خفض معدل الارتداد على موقعنا الإلكتروني بنسبة 10٪ ، إلى زيادة عائد الاستثمار على الحملات الرقمية بنسبة 15٪. أنا واثق جدًا من توصيتي وأعتقد أن رانيا ستكون مناسبة تمامًا لشركة Sabre Marketing & PR. إذا كنت ترغب في التحدث أكثر عن تجربتي في العمل مع رانيا، يرجى مراسلتي عبر البريد الإلكتروني على melissa@abmedia.com أو الاتصال بي على 555-555-5555. |
