يجب على كل موظف أن يكون مطلع على كيفية كتابة نموذج تقرير إداري، يقدم من خلاله معلومات دقيقة لما يحدث في مشروع ما أو في الشركة بشكل عام، بحيث يكون شامل المعلومات وكامل البنود.
نقدم لكم في هذا المقال دليل شامل عن التقارير الإدارية، بدءًا من تعريفها والمراحل التي تمر بها، وصولًا إلى هيكل نموذج التقرير الإداري، وعرض نماذج جاهزة ومجانية بصيغة وورد.
ما هو التقرير الإداري ؟
هو نوع من أنواع التقارير يتضمن شرح مفصل لأداء الشركة خلال مدة زمنية معينة (أسبوعي، شهري، سنوي، ربعي، نصفي،…)، أو لما تم إنجازه لحد الآن في مهمة أو مشروع.
تكمن أهمية التقارير الإدارية بأنها تخبر المدراء بكيفية سير العمل، ويعطيهم صورة دقيقة لما يحدث على الأرض، وبالتالي تمكين المدراء من اتخاذ قرارات مبينة على بيانات موثوقة وتحليلات دقيقة.
ما هي مراحل كتابة التقرير الإداري ؟
بعد استلامك لمهمة كتابة تقرير إداري حول أمر معين، يجب عليك أن تشكل حلقة ربط بين جميع المكاتب والواحدات الإدارية المعنية بهذا التقرير.
كما عليك التمكن من كيفية كتابة نموذج تقرير إداري، بحيث يكون تقريرك أداة تجمع المعلومات والبيانات الشاملة حول المشروع، وبأسلوب احترافي، ولتحقيق ذلك لا بد من المرور بالمراحل التالية وبالترتيب:
- مرحلة التخطيط: تبدأ رحلة كتابة التقرير الإداري بتجميع كل الوثائق والملفات المتعلقة بالمشروع، والاطلاع عليها بتمعن ودقة، وكتابة الاستنتاجات وملاحظات مبدئية حولها.
- مرحلة العمل الميداني: تنتقل إلى التأكد من تنفيذ ما تم كتابته في الملفات، بزيارة مكان تنفيذ المشروع أو أقسام الشركة المعنية بالتقرير، وفي هذه المرحلة تتأكد من صحة الملاحظات الموضوعة مسبقًا.
- مرحلة الإبلاغ (إصدار التقرير): وهي المرحلة الأخيرة، يتم فيها إعادة صياغة النتائج والملاحظات، وكتابتها بشكل تقرير رسمي، ثم تقديمه للجهة الطالبة للتقرير.
ما هي بنود التقرير الإداري ؟
يجب أن يشتمل أي تقرير على عناصر محددة، بصرف النظر عن كيفية كتابة نموذج تقرير إداري، ويجب أن يحقق التقرير في كل بنوده، الموضوعية والدقة والوضوح، وهذه البنود هي:
- الغلاف: يجب أن يشمل اسم الشركة وشعارها، بالإضافة إلى اسم التقرير وكاتبه مع المسمى الوظيفي وتاريخ تقديم المشروع.
- جدول المحتويات: من خلال الاطلاع عليه نعرف في أي صفحة توجد كل خطوة من خطوات المشروع.
- ملخص التقرير: يعطي فكرة عامة عن التقرير، بكلمات لا يتجاوز عددها الـ 200 كلمة.
- صلب التقرير: يجب أن يتضمن تحليل عميق لكل خطوة، ودراستها باحترافية وفق Five Cs model الموضح في الصورة، والتي تعد الطريقة الأكثر فعالية لدارسة مشروع، وبناء ملاحظات حوله.
بحيث نبدأ بتحديد مرحلة المشروع ووضعه الحالي، ثم نقارنها مع مخطط تنفيذ المشروع المفترض، لتبيان ما إذا كان هناك أي تأخير أو اختلاف بين التخطيط والتنفيذ.
بالإضافة لذلك، يجب ذكر أسباب الخلل في حال وجوده، والآثار والنتائج المترتبة على ذلك، بالإضافة إلى اقتراح إجراء تصحيحي للوضع الحالي، وتوصيات لتجنب مثل هذه الحالات مستقبلًا.
- قائمة الرسومات التوضيحية: شرح للرسوم البيانية والجداول المستخدمة، والمغزى المستخلص منها.
- قاموس المصطلحات: شرح للمصطلحات الواردة في التقرير، وذلك في حال استخدامك مصطلحات جديدة، أو بلغات مختلفة.
- الملحقات: قد تحوي صور عن الوثائق والملفات، أو صور توضيحية وبيانية.
- الصلاحيات: توضيح من يمكنه الاطلاع على هذا التقرير واستخدامه.
نصائح عن كيفية كتابة نموذج تقرير إداري احترافي
في الحقيقة إن نصائح كتابة تقرير احترافي هي نفسها لكل أنواع التقارير، وتهدف في النهاية إلى تحقيق المنفعة القصوى للشركة وتفادي الوقوع في نفس المشكلات مرارا وتكرارا، وفيما يلي بعض النصائح:
- اعتماد الدقة عند جمع المعلومات وتحريها.
- البدء بكتابة الملاحظات من المرحلة الأولى، وعدم تركها كخطوة أخيرة.
- التركيز على الأسباب الجذرية للأخطاء المرتكبة.
- دمج الملاحظات التي تكون ناتجة عن المشكلة ذاتها.
- الالتزام بالوضوح في الشرح، والموضوعية في الحكم.
تحميل نماذج تقرير إداري
بعد اطلاعنا على كيفية كتابة نموذج تقرير إداري إحترافي، بمراحله المختلفة وبنود هيكله العديدة، سنطبق ما سبق ضمن نماذج جاهزة بصيغة وورد لسهولة تحميلها والتعديل عليها.
1- نموذج تقرير إداري جاهز
| نموذج توضيح كيفية كتابة نموذج تقرير إداري عنوان التقرير ـــــــــــــــــــــــ اسم كاتب التقرير ــــــــــــــــــ التاريخ ــــــ/ــــــــــــ/ـــــــــ م اسم الشركة ـــــــــــــــــــــــ المحتويات: ملخص المشروع ـــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ ملخص الحالة ـــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ نظرة عامة على المشروع ـــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ نظرة عامة على الموازنة ـــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ محفوظات المخاطر والمشاكل ــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ النتائج/ التوصيات 1-ــــــــــــــــــــــــــــــــــــ 2- ـــــــــــــــــــــــــــــــــ تقرير حالة المشروع ــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ ملخص المشروع ـــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ تاريخ التقرير ـــــــــ/ ـــــــــــــــــ/ ـــــــــــ م/ه اسم المشروع ــــــــــــــــــــــ تم التحضير بواسطة ـــــــــــــــــــــــ |
يمكنكم الاستفادة من هذا النموذج كاملاً، وبشكل مجاني عبر تحميله من الرابط التالي.
2- مثال عن كيفية كتابة نموذج تقرير إداري
| اسم الشركة ــــــــــــــــــــــ عنوان التقرير ـــــــــــــــــــــ اسم كاتب التقرير ـــــــــــــــــــ ملخص للمشروع المعد عنه التقرير، وملخص لما هو وارد في التقرير. التاريخ ـــــــــــــــ /ـــــــــــ /ــــــــــــــ م المحتويات: ملخص الحالة ـــــــــــــــــــــــــــــــ التقدم ــــــــــــــــــــــــــــــ المجالات الجدية بالاهتمام ـــــــــــــــــــــــــــــ التسليمات ــــــــــــــــــــــــــــ التكاليف ـــــــــــــــــــــــــــــ التكنولوجيا ــــــــــــــــــــــــــــ الموارد ـــــــــــــــــــــــــــــ أهداف المراجعة التالية ـــــــــــــــــــــــــــــــــــــ الملاحظات ـــــــــــــــــــــــــــــــــــ التوصيات 1- ـــــــــــــــــــــــــــــــــ 2- ــــــــــــــــــــــــــــــــــــ |
يمكنكم تحميل التقرير الكامل بصيغة وورد، وتعبئة العناوين السابقة بمعلومات تقريركم.
3- نموذج تقرير إداري بالانجليزية
| Company name Report Name Prepared by Writer name writername@gmail.com date day/month/year Content table Executive summary subject 1 subject 2 Key performance indicators Findings Conclusion Recommendations |
You can use this management report template by downloading it from below
4- مثال عن كيفية كتابة نموذج تقرير إداري بالانجليزية
| Project status report write the month and the year Project name Project manager Client project number Contract type Report date Management Summary Write a very brief summary of about 200 words, to tell whether or not the project is on target to meet its key delivery dates |
You can use the full version of this example by downloading it as a WORD document
مع نهاية هذا النموذج، تكون قد تعرفت على كيفية كتابة نموذج تقرير إداري دقيق، وحصلت على نصائح الخبراء في هذا المجال، واطلعت على نماذج جاهزة تساعدك في كتابة نموذجك الخاص.
