تعرف على كيفية كتابة فاتورة بسيطة واحترافية حتى لا تتضيع الكثير من الوقت في إعداد الفواتير، وكذلك لتبني ثقتك مع العملاء، ولتحصل على عملائك بشكل أسرع.
لا يعد إنشاء نموذج لنشاطك التجاري الخدمي أمرًا معقدًا، ولكن قد يؤدي ترك المعلومات الأساسية إلى الفوضى. فقد يؤدي ذلك إلى نزاعات أو تأخر السداد، ويجعلك تبدو غير احترافي أمام عملائك.
بعد كل شيء، فواتيرك هي تمثيل مباشر لعملك واحترافك، لذلك عليك أن تجعلها تعمل لصالحك، وليس ضدك.
عندما تتعلم كيفية عمل فاتورة مناسبة وتبدأ في إرسال الفواتير التي تعكس هويتك، فإنك تبني الثقة مع العملاء. أنت تشجعهم أيضًا على الدفع بالكامل في الوقت المحدد.
سنستعرض في هذه المقالة ما يجب تضمينه في نموذج الفاتورة، وكيفية عمل الفاتورة، ونصائحنا حول كيفية إرسال الفاتورة ووقت إرسالها، وأفضل الممارسات التي تحتاج إلى معرفتها لتوفير الوقت والمال.
ما هو نموذج الفاتورة؟
الفاتورة هي فاتورة يتم إرسالها إلى عملائك بعد إكمال زيارة عمل أو خدمة. يحدد نموذج الفاتورة الخدمات التي تقدمها أنت أو شركتك، ومقدار تكلفة هذه الخدمات، ومقدار الاستحقاق ومتى، وكيف يمكن لعميلك أن يدفع لك.
عادةً ما يتم إرسال الفواتير عبر البريد الإلكتروني أو الرسائل النصية، ويمكن أيضًا تسليمها شخصيًا.
يمكنك إنشاء أنواع عديدة من نماذج الفوايتر، ومنها:
- نموذج فاتورة Excel
- نموذج فاتورة Word
- فاتورة مبيعات
- فاتورة ضريبية فارغة
ما الذي يجب أن تتضمنه نموذج فاتورة فارغة؟
هناك 10 عناصر فاتورة يجب أن تتضمنها كل فاتورة.
- اسم شركتك وشعارها ومعلومات الاتصال الخاصة بك
- عنوان واضح بكلمة “فاتورة”
- تاريخ إصدار الفاتورة وتاريخ استحقاق الدفع
- رقم الفاتورة
- اسم وعنوان العميل
- وصف الخدمات المقدمة
- المجموع الفرعي لكل خدمة (بما في ذلك السعر والمبلغ و / أو الكمية المستخدمة)
- إجمالي المبلغ المستحق شاملاً الضرائب والخصومات
- شروط الدفع
- ملاحظة شكر
يجب أن تكون كل هذه المعلومات واضحة وسهلة وبسيطة.
اقرأ أيضاً: مسير الرواتب الجديد أهميته وكيفية الإعداد له
كيفية كتابة فاتورة احترافية 2021
سواء أكنت تريد إنشاء نموذج فاتورة وورد أو اكسل أو فاتورة مبيعات أو مشتريات أو غيرها، سيكون لديك مجموعة من الخطوات والقواعد العامة لإنشاء نماذج فاتورة إحترافية.
1- إنشاء تخطيط احترافي
تعمل الفاتورة ذات المظهر الاحترافي على بناء الثقة مع عملائك وتضمن أنهم سيدفعون لك في الوقت المحدد. يجب أن يكون اسم عملك أو شعارك بخط كبير في أعلى الصفحة، إما في المنتصف أو بمحاذاة إلى اليسار.
إذا أضفت شعار نشاطك التجاري إلى فاتورتك، فمن المرجح أن تحصل على مستحقاتك.
بعد ذلك ، تأكد من تضمين كلمة “الفاتورة” بالقرب من أعلى الصفحة. تبدو هذه الخطوة بسيطة ، ولكن من المهم أن يتعرف عملاؤك على الفاتورة بمجرد استلامها حتى يتمكنوا من منحها الاهتمام الذي تستحقه.
اقرأ أيضاً: تحميل نماذج عقد شراكة بين شركتين Doc والتعرف على هذه النماذج بالتفصيل
2- قم بتضمين معلومات الشركة والعميل
قم بتضمين عنوان عملك ورقم هاتفك والبريد الإلكتروني مباشرة أسفل اسم عملك بخط أصغر في فاتورة عملك. يجب أن يكون العملاء قادرين على الاتصال بك بسهولة إذا كانت لديهم أسئلة أو مخاوف.
بعد ذلك، قم بتضمين اسم المستلم (عميلك) وعنوانه للتأكد من وصوله إلى الشخص المناسب. قم بتضمين عنوان الخدمة في الفاتورة أيضًا، إذا كان مختلفًا عن العنوان البريدي الخاص بهم.
3- أضف رقم الفاتورة وتاريخ الفاتورة وتاريخ الاستحقاق
أهم ثلاثة أرقام في الفاتورة (بعد المبلغ المستحق) هي رقم الفاتورة وتاريخ الفاتورة وتاريخ الاستحقاق.
يحافظ رقم الفاتورة على سجلاتك منظمة، خاصةً عندما يحين وقت الضريبة. التواريخ هي طريقة حازمة ومهذبة لتوضيح متى يجب على العملاء أن يدفعوا لك مقابل خدماتك.
أضفها بالقرب من أعلى الفاتورة واجعلها مرئية بوضوح.
4- اكتب كل بند مع وصف للخدمات
استخدم الفاتورة لوصف كل خدمة بوضوح والتكاليف المرتبطة بها. لا تقلق بشأن مقدار التفاصيل التي يجب إضافتها. فقط وضح ما يدفع العميل مقابله.
بهذه الطريقة يمكنهم الدفع فورًا دون طرح أسئلة قد تؤخر عملية الفوترة والفواتير.
تذكر: يريد عملاؤك أن يدفعوا لك – طالما أنهم يفهمون ما يدفعون لك مقابله.
5- إضافة بنود لإجمالي الأموال المستحقة
في آخر خطوات كيفية كتابة فاتورة، اجمع جميع المجاميع الفرعية واكتب المبلغ الإجمالي المستحق في سطر منفصل، بخط غامق أو مميز بحيث يبرز.
إذا كانت لديك أي ضرائب أو خصومات لتطبيقها على فاتورتك، فقم بتضمينها أعلى بقليل من إجمالي المبلغ المستحق حتى يتضح للعميل على الفور ما يحتاج إلى دفعه بالضبط.
6- قم بتضمين شروط دفع بسيطة وخيارات دفع
هذه الخطوة ضرورية لخدمة العملاء الجيدة وتجنب المنازعات المتعلقة بالفواتير. من الجيد دائمًا مراجعة هذه الشروط شخصيًا قبل انتهاء العمل ، ولكن تأكد من تضمينها في الفاتورة كتذكير إضافي.
على سبيل المثال:
- تاريخ استحقاق الدفع
- غرامات السداد المتأخر
- أي ضمان لاسترداد الأموال أو ضمانات الخدمة
- تأكد من ملاحظة كيف يمكن للعميل أن يدفع لك بالضبط ، سواء كان نقدًا أو بشيك أو مدفوعات عبر الإنترنت.
7- أضف ملاحظة شخصية
قم بتضمين رسالة شخصية أخيرة للعميل في أسفل الفاتورة ، تشكره على أعماله.
يمكنك إضافة أي معلومات إضافية، مثل صفقة موسمية مقبلة، أو طلب المراجعات أو التعليقات المفيدة. هذا هو آخر شيء سيشاهدونه قبل الدفع، وهو طريقة رائعة لجعلهم يشعرون بالرضا عند اختيار نشاطك التجاري.
ما هو أفضل تنسيق للفاتورة؟
لكي تتعلم كيفية كتابة فاتورة، يجب أن تتعلم كيفية اختيار التنسيق المناسب لفاتورتك.
- تضع معلوماتك في أعلى رأس الفاتورة
- بعد ذلك، يتم سرد تفاصيل فوترة العميل بوضوح أسفل معلومات نشاطك التجاري.
- بجانب تفاصيل الفواتير الخاصة بالعميل، قم بتضمين رقم الفاتورة وتاريخ الإصدار وتاريخ استحقاق الدفع.
- تأكد من إدراج إجمالي الفاتورة بخط غامق في الجزء العلوي من فاتورتك حتى يتمكن العملاء من رؤية ما يدينون به لك بسهولة.
- قم بتضمين قائمة مفصلة بالخدمات المقدمة مع وصف موجز وتكلفة وكمية أو ساعات ومبلغ إجمالي فرعي.
- قم بتضمين المبلغ الإجمالي المستحق في أسفل الفاتورة.
كيفية كتابة فاتورة – مثال عملي لكتابة محتوى الفاتورة
فيما يتعلق بالمحتوى، يجب أن تكون الكتابة واضحة ومختصرة قدر الإمكان.
أولاً، قم بتضمين العبارة الافتتاحيه.
السلام عليكم…أتمنى أن تكون بخير.
ثم انتقل مباشرة إلى النقطة:
الرجاء العثور على الفاتورة المرفقة [رقم] لـ [اسم المشروع].
تم شحن طلبك الخاص بـ [تفاصيل الطلب].
مبلغ الفاتورة [أدخل المبلغ].
ثانياً، أضف الآن بعض تفاصيل الدفع ، مثل:
تذكير بشروط الدفع الخاصة: الدفع مستحق في 20 كانون الثاني (يناير) 2021. هناك خصم بنسبة 5 في المائة إذا أرسلت دفعة خلال 15 يومًا.
يرجى إرسال الدفع عن طريق الشيك أو الإيداع المباشر.
يرجى ملاحظة أننا نفرض رسوم تأخير بنسبة 5 بالمائة في الأسبوع.
ثالثاً، من الأفضل إدراج جهة الاتصال الصحيحة في حالة وجود أي أسئلة:
إذا كانت لديك أي أسئلة حول فاتورتك، يُرجى الاتصال بـ [الاسم] على [تفاصيل الاتصال].
سأعود إلى المكتب الأسبوع المقبل إذا كان لديك أي أسئلة أو مخاوف.
- لأمور المشروع، يرجى الاتصال بـ [الاسم] على [تفاصيل الاتصال].
- للاستفسارات المتعلقة بالفواتير، يرجى الاتصال بـ [الاسم] على [تفاصيل الاتصال].
رابعاً، أضف الآن سطرًا ودودًا:
شكرا لك على عملك.
لقد كان من دواعي سروري العمل معك.
إنني أتطلع إلى مواصلة العمل معك في المستقبل.
يُرجى إعلامي إذا كان بإمكاننا مساعدتك مرة أخرى بأي شكل من الأشكال.
نحن نقدر فرصة التعامل معك.
