ماذا يعني نموذج تقرير جاهز ، كيفية كتابة تقرير احترافي مناسب لجميع التخصصات؟ ما هي الخطوات الصحيحة لكتابة التقارير الاحترافية المناسبة لمختلف الأعمال والشركات.
سواء أكنت تعمل في قطاع خاص أو قطاع حكومي أو في شركة أو معمل أو كنت في الجامعة أو غيرها، سوف تحتاج إلى معرفة كيفية كتابة التقارير لمختلف المهام.
سيكون هناك الكثير من الأسئلة في بالك، ما هو أسلوب الكتابة الذي يجب إتباعه؟، ماذا يجب أن يتضمن التقرير، ماهي اللغة المستخدمة في التقرير؟ ماهي أنواع التقارير وغيرها.
سنتكلم في هذه المقالة، عن كيفية كتابة التقارير بطريقة احترافية، وسنشرح ما هو معنى نموذج تقرير جاهز، وما هي الأنواع المختلفة لنماذج التقارير.
ماذا يعني نموذج تقرير جاهز؟
عندما تفكر في كيفية كتابة تقرير أو الأوساط الأكاديمية، يوجد بعض التداخل بين التقارير والمقالات، ويتم استخدام المصطلحين أحياناً، ولكن من المرجح أن تكون هناك حاجة إلى التقارير للأعمال التجارية والموضوعات العلمية والتقنية وفي مكان العمل.
بينما يعرض المقال الحجج والاستدلال، يركز التقرير على الحقائق.
بشكل أساسي، التقرير عبارة عن مستند قصير وحاد وموجز يتم كتابته لغرض معين وجمهور معين. يحدد بشكل عام ويحلل موقفًا أو مشكلة، وغالبًا ما يقدم توصيات للعمل المستقبلي. إنها ورقة وقائعية، وتحتاج إلى أن تكون واضحة ومنظمة بشكل جيد.
ستختلف متطلبات الشكل والمحتوى الدقيق للتقرير بين المنظمة والأقسام ، وكذلك بين الموضوعات، لذلك من المفيد معرفة ما إذا كانت هناك أي إرشادات محددة قبل البدء.
ماذا تحتوي التقارير؟
- وصف لتسلسل الأحداث أو الموقف.
- بعض التفسيرات لأهمية هذه الأحداث أو الموقف، سواء كان ذلك فقط تحليلك الخاص أو مستنيرًا بآراء الآخرين، دائمًا ما تتم الإشارة إليه بعناية بالطبع.
- تقييم الحقائق أو نتائج البحث الخاص بك.
- مناقشة النتائج المحتملة لمسارات العمل المستقبلية.
- توصياتكم فيما يتعلق بمسار العمل.
- الاستنتاجات.
لن تكون كل هذه العناصر ضرورية في كل تقرير.
إذا كنت تكتب تقريرًا في الشركة أو المعمل أو الجامعة أو غيرها، فتحقق مما إذا كانت هناك أي إرشادات أو هيكل قياسي تحتاج إلى استخدامه.
على سبيل المثال ، لدى العديد من الإدارات الحكومية في المملكة العربية السعودية هياكل موجزة لتقارير الوزراء التي يجب اتباعها بدقة.
هل يجب وضع الأقسام في التقارير؟
تم تصميم التقرير لقيادة الأشخاص عبر المعلومات بطريقة منظمة، ولكن أيضًا لتمكينهم من العثور على المعلومات التي يريدونها بسرعة وسهولة.
لذلك، تحتوي التقارير عادةً على أقسام وأقسام فرعية مرقمة وصفحة محتويات واضحة وكاملة تسرد كل عنوان. ويترتب على ذلك أن ترقيم الصفحات مهم.
ما هي أنواع التقارير؟
كتابة التقرير هو أسلوب رسمي للكتابة بإسهاب حول موضوع ما (تقرير لمدرسة أو لشركة أو مؤسسة). لهجة التقرير هي دائما رسمية. القسم المهم الذي يجب التركيز عليه هو الجمهور المستهدف.
على سبيل المثال:
- نموذج كتابة تقرير مدرسي جاهز
- كتابة تقرير عن سير العمل في المدرسة
- كتابة نموذج تقرير جاهز pdf
- نموذج تقرير جاهز doc
لا يجب أن تكون جميع الحقائق والمعلومات المقدمة في التقرير خالية من التحيز فحسب، بل يجب أيضًا أن تكون صحيحة بنسبة 100٪. دائمًا ما يكون التدقيق في القراءة والتحقق من الحقائق هو ما تفعله كقاعدة عامة قبل إرسال التقرير.
الغرض من كتابة التقرير ضروري لإعلام القارئ بموضوع ما، مطروحًا منه رأي الفرد في الموضوع. إنه مجرد تصوير للحقائق، كما هي. حتى لو قدم المرء استنتاجات، يتم توفير تحليل قوي ومخططات وجداول وبيانات.
في كثير من الحالات، يكون المطلوب هو اقتراحاتك لحالة معينة بعد تقرير واقعي. هذا يعتمد على سبب كتابة التقرير ومن تكتبه في المقام الأول.
إن معرفة دافع جمهورك لطلب هذا التقرير أمر في غاية الأهمية لأنه يحدد مسار الحقائق التي تركز على تقريرك.
يتم تصنيف التقارير بناءً على ما تريد كتابته في التقرير. على سبيل المثال، تحتاج للتقارير الرسمية للمدارس والجامعات وتقارير غير رسمية عند العمل في المعامل.
أنواع التقارير وكيفية كتابة تقرير احترافي
هناك العديد من الأنواع والتصنيفات للتقارير، وتكون مقسمة وفق التالي:
1- تقرير طويل وتقارير قصيرة – Long Report and Short Reports
هذه الأنواع من التقارير واضحة تمامًا، كما يوحي الاسم. إن التقرير المكون من صفحتين أو الذي يشار إليه بالتقرير القصير، بينما التقرير المكون من ثلاثين صفحة يشار إليه بالتقرير الطويل للغاية.
التقارير الأطول تُكتب عمومًا بطريقة رسمية.
2- التقارير الداخلية والخارجية – Internal and External Reports
كما يوحي الاسم، يكون التقرير الداخلي داخل منظمة أو مجموعة معينة من الأشخاص. بينما التقارير الخارجية، مثل تقرير إخباري في الصحيفة عن حادث أو تقارير سنوية للشركات لتوزيعها خارج المؤسسة.
اقرأ أيضاً: 7 خطوات لكتابة نموذج تقرير مدرسي مميز 2021
3- التقارير الرأسية والجانبية – Vertical and Lateral Reports
يتعلق الأمر بالتسلسل الهرمي للهدف النهائي للتقارير. إذا كان التقرير لإدارتك أو للمتدربين، فهو تقرير عمودي. أينما بدأ اتجاه لأعلى أو لأسفل في الحركة، فإننا نسميه تقريرًا رأسيًا.
من ناحية أخرى، تساعد التقارير الجانبية في التنسيق في المنظمة. التقرير الذي ينتقل بين الوحدات من نفس المستوى التنظيمي (على سبيل المثال، تقرير بين الإدارات الإدارية والمالية) يكون أفقيًا.
4- التقارير الدورية – Periodic Reports
يتم إرسال التقارير الدورية في مواعيد مجدولة مسبقًا بانتظام. في معظم الحالات، يكون اتجاههم تصاعديًا ويعمل كمراقبة إدارية. بعضها، مثل التقارير السنوية، ليس عموديًا ولكنه من اختصاص الحكومة أن يكون دوريًا بطبيعته.
لهذا السبب لدينا تقارير سنوية أو ربع سنوية أو نصف سنوية. إذا كانت متكررة بهذا الشكل، فمن المنطقي فقط تعيين هيكل هذه التقارير مسبقًا وملء البيانات كل فترة.
5- التقارير الشفوية وغير الرسمية – Formal and Informal Reports
التقارير الرسمية منظمة بدقة. إنها تركز على الموضوعية والتنظيم، وتحتوي على تفاصيل أعمق، ويجب على الكاتب أن يكتبها بأسلوب يزيل عوامل مثل الضمائر الشخصية.
عادة ما تكون التقارير غير الرسمية عبارة عن رسائل قصيرة ذات استخدام حر ومتدفق للغة. على سبيل المثال، تقرير بين زملائك، أو تقرير لمجموعتك الصغيرة أو فريقك، إلخ.
6- التقارير المعلوماتية والتحليلية – Informational and Analytical Reports
التقارير الإعلامية (تقارير الحضور وتقارير الميزانية السنوية والتقارير المالية الشهرية وما إلى ذلك) تحمل معلومات موضوعية من منطقة واحدة في المنظمة.
تظهر التقارير التحليلية (البحث العلمي، وتقارير الجدوى، وتقييمات الموظفين) محاولات لحل المشكلات الفعلية. تتطلب هذه التقارير التحليلية عادة اقتراحات في النهاية.
7- تقارير الاقتراح – Proposal Reports
تعد هذه الأنواع من التقارير بمثابة امتداد للتقارير التحليلية / تقارير حل المشكلات. الاقتراح هو وثيقة يعدها المرء لوصف كيف يمكن لمنظمة ما أن تقدم حلاً لمشكلة تواجهها.
الهدف النهائي عادة ما يكون موجهاً نحو الحلول. نسمي هذه الأنواع من التقارير تقارير الاقتراح.
8- التقارير الوظيفية – Functional Reports
تتضمن هذه الأنواع من التقارير تقارير التسويق والتقارير المالية والتقارير المحاسبية ومجموعة من التقارير الأخرى التي توفر وظيفة على وجه التحديد.
الآن، أصبح لنا دراية كاملة ب كيفية كتابة تقرير احترافي ومن ثم أنواع التقارير. لذلك، دعونا نرى كيف يكتب المرء تقريرًا خطوة بخطوة.
كيفية كتابة تقرير احترافي لجميع المناسبات 2021
هناك مجموعة من القواعد والنصائح العامة التي يمكنك العمل عليها لكتابة وإنشاء نموذج تقرير احترافي لجميع المناسبات.
- الملخص التنفيذي – النقاط البارزة في التقرير الرئيسي – Executive summary
- جدول المحتويات – صفحة الفهرس – Table of Contents
- مقدمة – أساسيات الموضوع الرئيسي – Introduction
- جسم التقرير – التقرير الرئيسي – Body
- الخلاصة – الاستنتاجات والتدابير المتخذة والتوقعات – Conclusion
- المراجع – مصادر المعلومات – Reference
1- ملخص تنفيذي
تقوم بتلخيص النقاط الرئيسية في التقرير، مثل موضوع التقرير والبيانات التي تم الحصول عليها وأساليب تحليل البيانات والتوصيات بناءً على البيانات. يمكن أن يكون الملخص قصيرًا مثل فقرة أو بطول خمس صفحات ، اعتمادًا على طول التقرير الكامل.
عادة، لا يكون لدى مستلم التقرير دائمًا الوقت لقراءة التقرير بأكمله. يعطي هذا الملخص للقارئ فكرة عن النقاط المهمة.
الأهم من ذلك، يجب أن يحتوي الملخص على:
- الغرض من التقرير
- ماذا فعلت (التحليل) وماذا وجدت (النتائج)
- توصياتك يجب أن تكون هذه التوصيات قصيرة ولا تتجاوز الصفحة
2- جدول المحتويات
يجب أن يبدأ التقرير بجدول محتويات. يوضح هذا الجمهور والمؤلف والغرض الأساسي من التقرير المرفق. يجب أن تكون قصيرة وفي صلب الموضوع.
3- المقدمة
هذا القسم هو بداية التقرير الخاص بك. يسلط الضوء على الموضوعات الرئيسية التي يتم تناولها ويوفر معلومات أساسية حول سبب جمع البيانات الواردة في التقرير. كما يحتوي أيضًا على عرض علوي لما يتناوله التقرير
4- محتوى التقرير
يصف نص التقرير المشكلة والبيانات التي تم جمعها، أحيانًا في شكل جدول أو مخططات، ويناقش مع الأسباب.
عادةً ما يتم تقسيم الجسم إلى أقسام فرعية، مع عناوين فرعية تسلط الضوء على مزيد من التفصيل للنقطة. تنسيق كتابة التقارير محدد جدًا بهذه الطريقة بخصوص العناوين والعناوين الفرعية الواضحة والنقية.
نظرًا لأن التقرير لا يحتوي على أي تحيز أو آراء شخصية، يمكنك أن تتخيل أن قراءة التقرير يمكن أن تكون مملة بعض الشيء وقد يجد الأشخاص صعوبة في متابعتها. في مثل هذه الحالة، من الأفضل دائمًا إنشاء مؤشرات وتخطيط النقاط بأساليب قصيرة وبسيطة.
5- الاستنتاج
في نهاية طريق كيفية كتابة تقرير احترافي، يكمن ربط الأطراف معًا للوصل إلى النتيجة التي طال انتظارها. يوضح الاستنتاج كيف يمكن تفسير البيانات الموصوفة في متن الوثيقة أو ما هي الاستنتاجات التي يمكن استخلاصها.
غالبًا ما يقترح الاستنتاج كيفية استخدام البيانات لتحسين بعض جوانب العمل أو يوصي ببحث إضافي.
يمكن بعد ذلك تنفيذ هذا الحل لحل مشكلة معينة تم إعداد التقرير من أجلها في المقام الأول.
6- المراجع
إذا استخدمت مصادر أخرى للمعلومات للمساعدة في كتابة تقريرك، مثل بيانات حكومية، فيمكنك تضمين ذلك في المراجع.
يسرد قسم المراجع الموارد المستخدمة للبحث أو جمع البيانات للتقرير. توفر المراجع دليلاً على نقاطك. يوفر هذا أيضًا تفكيرًا قويًا للقراء حتى يتمكنوا من مراجعة مصادر البيانات الأصلية بأنفسهم.
