ما هو نموذج خطاب رسمي لجهة حكومية؟ كيف تتم صياغته وما هي أهمية هذا النوع من الخطابات؟ هل لهذا الخطاب أنواع، وما هي أهم النقاط التي يجب مراعاتها حتى يكون الخطاب بشكل مناسب؟
سنسلط الضوء ضمن هذا المقال على العديد من النقاط المهمة التي يجب الانتباه إليها عند كتابة خطاب رسمي لجهة حكومية.
ما هو نموذج خطاب رسمي لجهة حكومية؟ وما هي أهميته؟
يعرف الخطاب بشكل عام على أنه رسالة يقوم شخص ما بإرسالها إلى شخص آخر أو جهة أخرى.
تتنوع أشكال الخطاب حسب الغرض المراد منه،فهناك خطاب رسمي حكومي يقوم بتقديمه وكتابته شخص ويوجهه إلى جهة رسمية خاصة أو حكومية ويمكن أن تكون شركة، ويطلب بواسطة هذا الخطاب الموافقة على طلب محدد أو الحصول على خدمة معينة.
أهمية الخطاب الرسمي لجهة حكومية
إن الخطابات الرسمية لها أهمية كبيرة وعديد من الفوائد، والتي سوف نذكرها لكم بالتفصيل فيما يلي:
- يعتبر أحد الوسائل الهامة والأساسية في تحقيق التواصل بين المؤسسات والهيئات وبعضها، أو بين أحد الأفراد العاملين بالمؤسسة وبين هذه الجهة الرسمية.
- للخطاب الرسمي أهمية ضرورية على المستوى الوظيفي.
- يقرب المسافات ويساعد في توفير الجهد المبذول والوقت.
- يعتبر وثيقة محفوظة ومستند رسمي يمكن الرجوع له والاستناد إليه في أي وقت.
- هو أحد الوسائل الموثوق بها عند الإعلان عن الأمور المهمة المتعلقة بالمجال الوظيفي أو المهني أو غير ذلك من الأمور التي تتعلق بحياتنا.
- يعد الوسيلة الوحيدة المؤكدة في عملية التواصل بين الأشخاص أو المؤسسات أو الهيئات فيما بينهم على حد سواء.
رابط ذات الصلة: تحميل أكثر من نموذج خطاب تقديم وظيفة
ما هي أنواع الخطاب الرسمي لجهة حكومية؟
تنقسم الخطابات الرسمية إلى نوعين وهما:
1- الخطابات الرسمية التجارية: يعد هذا النوع وسيلة هامة من وسائل الدعاية للشركات الكبيرة والمؤسسات، ويحتوي هذا الخطاب على جميع المعلومات المهمة الخاصة بنشاط الشركة أو المؤسسة التجاري، كما ويتم كتابة اسم الشركة ورقم سجلها التجاري، وبالتالي فهذا النوع من الخطاب يعد أسلوباً دعائياً، يستخدم للأغراض التجارية المختلفة.
2- الخطابات الإدارية الرسمية: يتعلق هذا النوع من الخطاب بالجانبين الإداري والوظيفي، بحيث يكون خاصاً بإصدار القرارات واستدعاءات الأفراد عموماً، ويمكن أن يكون الخطاب الرسمي كالتالي:
- خطاباً موجهاً إلى جهة رسمية وقد صدر عن جهة رسمية أخرى.
- خطاباً موجهاً من شخص ما إلى جهة رسمية، كأن يكون هذا الشخص يتبع لجهة عمل معينة ويريد أن يطلب خدمة من جهة أخرى.
- خطاباً موجهاً من جهة رسمية إلى فرد معين.
رابط ذات الصلة: نموذج خطاب شكوى رسمي
ما هو الشكل الذي يجب أن يكون عليه خطاب رسمي لجهة حكومية رسمية؟
1- إحضار ورق باللون الأبيض أو اللون الأصفر دون أن يكون مندمجاً بلون آخر، ويفضل أن يكون مطبوعاً على الورق شعار الجهة الرسمية أو الشركة التي سيتم إرسال الخطاب لها.
2- عدم وضع أي رسومات أو صور أو أشكال في محتوى الخطاب.
3- كتابة الخطاب على جهاز الحاسوب ضمن برنامج (Word)، على أن يتم استخدام خط (Arial) ويكون حجم الخط 16.
4- أن تتم كتابة الخطاب بالقلم الأزرق في حال كتب بشكل يدوي، وذلك لتسهيل تمييز الخطاب الأصلي عن الصور التي تم نسخها له وعدم استخدام القلم الأسود.
5- أن يفصل بين النقطة وما يليها مسافة تتراوح بين السطر ونصف السطر.
6- يكون شكل الخطاب رسمياً في حال عدم احتوائه على أي إطار، ويجب البدء بالكتابة من منتصف الورقة.
7- يبدأ الخطاب الرسمي بالتحية (السلام عليكم ورحمة الله وبركاته)، وأن يختتم بجملة تعبر عن الشكر (ولكم جزيل الشكر والتقدير)، وبعدها يضاف التوقيع والتاريخ الذي حرر فيه الخطاب.
ما هي النقاط التي يجب مراعاتها عند كتابة خطاب رسمي؟
هناك عدة ملاحظات تتعلق بكتابة الخطاب يجب أن نكون على علم بها أثناء صياغة الخطاب الرسمي وهي كالتالي:
1- الترويسة (القسم الأعلى من الورقة) يذكر في هذا القسم عنوان الشخص المرسل للخطاب، مع مراعاة ذكر المعلومات بالترتيب:
- اسم الشارع
- اسم المدينة
- كتابة الرمز البريدي.
ملاحظة: إذا كان المرسل يعيش في الريف فيتوجب عليه ذكر اسم القرية ثم اسم المدينة التي تتبع لها إدارياً.
في القسم السفلي من الورقة إلى جهة اليسار نقوم بكتابة تاريخ اليوم الذي حرر فيه هذا الخطاب مع ذكر اليوم والشهر والسنة.
2- العنوان الداخلي
بعد كتابة عنوان المرسل نقوم بترك مسافة كبيرة ثم نكتب عنوان الشركة أو المؤسسة التي يعمل الموظف لصالحها، ويتم ذكر اسم الشارع أيضاً.
3- التحية
يفتتح الخطاب بتحية تكتب أسفل العنوان الداخلي بعد ترك مسافة لا تقل عن سطرين، ويعود الخيار لنا بانتقاء كلمات التحية التي تعبر عن مدى سعادتنا وتقديرنا للشخص أو الجهة التي نقوم بإرسال الخطاب إليها.
4- المحتوى
بعد التحية بسطرين نقوم بكتابة نص الخطاب الذي يجب أن يحتوي توضيحاً للغرض الذي كتب الخطاب لأجله، سواء كان عبارة عن شكوى أو خدمة يريدها المرسل من الجهة التي وجه إليها خطابه.
5- الأفكار:
يجب أن تكون أفكار الخطاب واضحة وذات تسلسل منطقي، وأن يعتمد المرسل في كتابته للخطاب على الطريقة السهلة والبسيطة غير المتكلفة لكي يسهل فهمها، كما يجب أن يترك فراغ بين الكلمات ليزيد من وضوحها.
6- الخاتمة
يختم الخطاب بجملة تدل على انتهائه، كما يجب أن تحتوي الخاتمة على عبارات الشكر والتقدير والاحترام المتعددة.
7- التوقيع أو الختم
يكتب المرسل اسمه الرباعي أو الثلاثي ويقوم بالتوقيع بعد مسافة 3 سطور من الخاتمة، وتوضع الأختام الرسمية أيضاً.
رابط ذات الصلة: كيفية كتابة خطاب الاهتمام مع أمثلة ونماذج جاهزة
نموذج خطاب رسمي لجهة حكومية
تتشابه النماذج من حيث الهيكل الداخلي إلا أن الغرض منها قد يختلف، لهذا نقدم لكم نموذجاً فارغاً تستطيعون إضافة البيانات التي ترونها ملائمة لوضعكم، ثم تقومون بطباعتها وإرسالها إلى الجهة المعنية.
| نموذج خطاب رسمي لجهة حكومية السلام عليكم ورحمة الله وبركاته، أما بعد… إلى السيد …(اسم السيد الذي نريد توجيه الخطاب له) ، مدير …..(نذكر المسمى الوظيفي)….. تحية طيبة وبعد، محتوى الخطاب الرسمي. 1- 2- 3- ولكم جزيل الشكر والتقدير. مرسله لسيادتكم …..(اسم مقدم الطلب)….. التوقيع الختم حرر في يوم بتاريخ (يذكر التاريخ بشكل كامل باليوم والشهر والعام) |
وصلنا إلى ختام المقال بعد أن قدمنا لكم كل ما تودون معرفته عن خطاب رسمي لجهة حكومية، وكيفية صياغة مثل هذا الخطاب.
