كتابة الايميلات بالانجليزي أصبحت مهارة أساسية وضرورية في عصرنا الحديث الذي يعتمد بشكل كبير على التواصل الإلكتروني. فكثيرًا ما يتصل التقدم المهني والشخصي بقدرة الأفراد على التواصل بشكل فعال عبر الايميلات.
بغض النظر عن طبيعة أعمالك أو تخصصك، ستجد أن تعلم كتابة الايميلات باللغة الإنكليزية سيعزز التواصل الفعال مع زملائك في العمل، العملاء، والشركاء ، وبالتالي يساهم في نجاحك الشخصي والمهني.
في هذا المقال ومن فريق نماذج بالعربي سوف نستعرض الأسس الأساسية لتركيب الايميل بشكل لائق وفعال، بدءًا من اختيار العنوان المناسب واستخدام اللغة اللائقة وصولاً إلى تنظيم الأفكار وهيكلة البريد الإلكتروني.
خطوات كتابة الايميلات بالانجليزي
عند كتابة الايميلات بالانجليزي هناك عدة خطوات مهمة يجب مراعاتها:
1. العنوان (Subject)
بعض النصائح لكتابة عنوان (Subject) فعال في كتابة الايميلات بالانجليزي:
- كن واضحًا وموجزًا: استخدم عبارة موجزة وواضحة تصف المحتوى الأساسي للبريد الإلكتروني. على سبيل المثال: “طلب مقابلة وظيفية” أو “تحديث حول المشروع الحالي”.
- استخدم الكلمات الرئيسية: اختر كلمات تعبر بشكل دقيق عن موضوع البريد الإلكتروني، وهذا سيساعد المستلم في تحديد أهمية الرسالة. على سبيل المثال: “طلب تقرير الأداء الشهري” أو “العرض الترويجي المحدود المتاح”.
- تجنب العناوين الغامضة: تجنب استخدام عبارات عامة أو غامضة للعنوان التي قد تجعل المستلم غير مهتم بقراءة الايميل. على سبيل المثال: “موضوع مهم” أو “سؤال هام”.
- اكتب بشكل إيجابي وجذاب: استخدم العبارات التي تلفت انتباه المستلم وتشجعه على فتح البريد الإلكتروني. على سبيل المثال: “عرض خاص لك” أو “فرصة تعاون مبتكرة”، لتضفي الانطباع الاحترافي في كتابة الايميلات بالانجليزي.
- تجنب استخدام الإيموجي: عند كتابة العنوان، استخدم الكلمات والعبارات فقط دون استخدام الإيموجي. يفضل تجنبها للمحافظة على احترافية البريد الإلكتروني.
بناء على هذه النصائح، بعض الأمثلة المثالية لعناوين الايميلات:
- “طلب تأجيل موعد المقابلة الوظيفية”
- “متطلبات الوثائق لطلب التأشيرة”
- “تحديثات حول حفل الافتتاح القادم”
- “استعراض المشروع: طلب تغييرات”
- “طلب استعادة كلمة المرور: حساب الوصول إلى النظام”
استخدم هذه الأفكار والنصائح لكتابة عنوان فعال وجذاب يعكس محتوى البريد الإلكتروني بدقة ويجذب انتباه المستلم.
2. التحية (Greeting)
نقض التحية (Greeting) في كتابة الايميلات بالانجليزي، يمكنك اتباع الخطوات التالية:
- استخدم تحية مهذبة: يجب أن تكون تحية الايميل مهذبة ومحترمة. يمكنك بدء الرسالة بتحية مثل “مرحبًا” (Hello) أو “أعزيزي” (Dear).
- استعمل اسم المستلم: إذا كنت تعلم اسم المستلم، فضلاً اذكره في التحية. على سبيل المثال: “مرحبًا جون” (Hello John) أو “عزيزتي سارة” (Dear Sarah). يعطي ذلك إشارة إلى أنك تهتم بالتواصل الشخصي وتقدر المستلم.
- استخدم تحية عامة: إذا لم يكن لديك معلومات عن اسم المستلم أو كنت تستخدم بريدًا للشركات، فيمكنك استخدام تحية عامة. على سبيل المثال: “Dear Hiring Manager” أو “To Whom It May Concern”. تتيح هذه التحية إظهار احترامك واهتمامك بالاتصال.
- تنسيق الحروف الأولى: يجب أن تبدأ التحية بحرف كبير. على سبيل المثال: “مرحبًا” (Hello) وليس “مرحبًا” (hello)، وذلك من أهم الأمور في كتابة الايميلات بالانجليزي.
اقرأ أيضا: دليل شامل عن عقود العمل في السعودية: أنواعها وشروطها وكيفية الحصول عليها
بناءً على هذه النصائح، هنا بعض الأمثلة لتحية الايميلات:
- “مرحبًا جون،”
- “عزيزتي سارة،”
- “مرحبًا فريق التوظيف،”
- “Dear Hiring Manager،”
- “To Whom It May Concern،”
تأكد من اتباع الأسلوب المهذب والمحترم في تحية الايميلات لإظهار احترامك واهتمامك بمستلم الرسالة.
3. المقدمة (Introduction)
في المقدمة (Introduction) من البريد الإلكتروني، يمكنك توضيح سبب إرسالك البريد وهدفك من الاتصال. إليك بعض الخطوات التي يمكنك اتباعها في نقش المقدمة في كتابة الايميلات بالانجليزي.
- تجنب الغموض: استخدم جملة موجزة لتوضيح هدفك من البريد الإلكتروني. ابقي المقدمة مختصرة وأوضح ما ترغب في تحقيقه.
- استخدم صيغة مهذبة: حافظ على صياغة مهذبة ومحترمة في المقدمة. استخدم عبارات مثل “أكتب لـ…” (I am writing to…) أو “أود أن أشاركك…” (I would like to discuss…) للتعبير عن غرضك بأدب.
- توضيح السبب: حدد السبب الذي يدفعك لإرسال البريد الإلكتروني. سواء كان ذلك لطلب معلومات إضافية، ترتيب اجتماع، طلب تعاون، أو أي هدف آخر، يجب عليك أن تشرحه بوضوح في المقدمة، لتعطي انطباع الاحترافية في كتابة الايميلات بالانجليزي.
- الأمثلة والتفاصيل: قدم أمثلة أو تفاصيل إضافية إذا كان ذلك ضروريًا. قد ترغب في شرح المشكلة التي تواجهها وتسأل عن حلول محتملة، أو توضح الاهتمام بالتعاون وذكر الفوائد المحتملة لكلا الطرفين.
إليك بعض الأمثلة على المقدمة في البريد الإلكتروني:
- “أكتب لطلب معلومات إضافية حول خدمات شركتكم.”
- “أرغب في ترتيب اجتماع لمناقشة فرصة التعاون.”
- “أود أن أبحث عن حلول لتحسين عملية الدفع الحالية في شركتنا.”
اقرأ أيضا: 7 خطوات للحصول على الاقامة الدائمة في السعودية: دليل شامل من نماذج بالعربي
تذكر أن تجعل المقدمة واضحة ومنطقية وتعبر عن هدفك بوضوح. استخدم لغة مهذبة وودية لإيصال رسالتك بطريقة لطيفة واحترافية.
4. الجسم (Body)
في الجسم (Body) من البريد الإلكتروني، يمكنك توضيح النقاط الرئيسية والمعلومات التي تود مشاركتها بطريقة موجزة وواضحة. إليك بعض النصائح لـ كتابة الايميلات بالانجليزي وتحديداً جسم البريد الإلكتروني بشكل فعال:
- تنظيم الأفكار: قبل كتابة البريد الإلكتروني، قم بتنظيم أفكارك وتحديد النقاط الرئيسية التي ترغب في تغطيتها. يمكنك ترتيب النقاط بشكل منطقي وتسلسلي للمساعدة في وضوح المعلومات.
- الفقرات القصيرة: استخدم فقرات قصيرة وسهلة القراءة لجعل البريد الإلكتروني أكثر وضوحًا وقابلية للقراءة. قم بتقسيم المحتوى إلى فقرات منفصلة تتناول نقاطًا مختلفة وضعفة الكلمات المتطابقة في كل فقرة.
- التفاصيل والأمثلة: قم بتوضيح النقاط الرئيسية بتفاصيل وأمثلة مناسبة. يمكنك استخدام الأمثلة لتوضيح النقاط الرئيسية ولإثبات وجهة نظرك أو طلبك.
- استخدام المفردات المناسبة: استخدم المفردات والعبارات المناسبة لنوع البريد الإلكتروني والجمهور المستهدف. تجنب استخدام مصطلحات فنية معقدة إذا كان المستلمون غير متخصصين في المجال.
- التنسيق والتسلسل: استخدم التنسيق المناسب للفقرات والعناوين لتحسين ضوح المحتوى. اختر استخدام العناوين التفصيلية للأبواب أو الفقرات المهمة للتركيز عليها.
- التحقق من الصوابية: قبل إرسال البريد الإلكتروني، تأكد من مراجعته والتحقق من صوابية الأخطاء الإملائية والنحوية. يمكنك استخدام أدوات التدقيق الإملائي والنحوي المتاحة في تطبيقات البريد الإلكتروني، وذلك يظهر الاحترافية في كتابة الايميلات بالانجليزي.
تأكد من أن جسم البريد الإلكتروني يتضمن معلوماتك الرئيسية وأفكارك المهمة بشكل واضح وموجز. استخدم الفقرات والتنظيم لجعل البريد الإلكتروني سهل القراءة ومفهوم.
اقرأ أيضا: حجز مواعيد مكتب العمل دليل شامل عن الخطوات والوثائق المطلوبة: نماذج بالعربي
5. الختام (Closing)
في ختام البريد الإلكتروني، يُنصح بإضافة تحية واظهار الامتنان للمستلم على وقته واهتمامه. هنا بعض الأمثلة والتفاصيل لكتابة الختام بشكل مناسب في كتابة الايميلات بالانجليزي:
- تحية وشكر: قم بالتعبير عن امتنانك للشخص الذي قام بقراءة البريد الإلكتروني وتخصيص وقته للإجابة عليه. يمكنك استخدام عبارات مثل:
- “شكرًا جزيلاً لك على وقتك واهتمامك.”
- “أنا ممتن/ممتنة لك على قراءة هذا البريد الإلكتروني وتقديرك للموضوع الذي تمت مناقشته.”
- تحية الختام: استخدم تحية مهذبة ومناسبة لختام البريد الإلكتروني، مثل:
- “مع خالص التحية،”
- “أطيب التحية،”
- “مع خالص الشكر والتقدير،”
- التوقيع: بعد التحية في الختام، قم بكتابة اسمك وتوقيعك الشخصي. يمكنك إضافة اسمك الكامل ووظيفتك إذا كنت تكتب البريد الإلكتروني للعمل، مثل:
- “جون سميث”
- “سارة روبنسون، مدير التسويق”
- أمثلة إضافية: لإضافة لمسة شخصية إلى التوقيع، يمكنك إضافة معلومات إضافية مثل رقم هاتفك أو عنوان الموقع الإلكتروني، مثال:
- “جون سميث رقم الهاتف: 123-456-789 الموقع الإلكتروني: www.example.com“
اهتم بالانتقاء المناسب للتحية والتوقيع وتأكد أنها تناسب السياق وعلاقتك بالشخص المرسل إليه البريد.
6. طول البريد الإلكتروني (Length)
عند كتابة الايميلات بالانجليزي، من الأفضل أن يكون موجزًا ومباشرًا. إليك بعض النصائح للحفاظ على طول البريد الإلكتروني بمقدار مناسب:
- التركيز على الموضوع الرئيسي: حاول أن تكون واضحًا في طرح الموضوع الرئيسي للبريد الإلكتروني وتجنب الانحراف عنه. قم بتقديم المعلومات الأساسية بشكل مباشر وموجز، وذلك من أهم الأمور في كتابة الايميلات بالانجليزي.
- التنظيم والتجزئة: قسم البريد الإلكتروني إلى فقرات قصيرة ومفصلة لتسهيل قراءته وفهمه. قم بتوضيح المعلومات بشكل منظم ومرتب وفقًا للأفكار الأساسية.
- استخدام الجمل القصيرة: استخدم جمل قصيرة وملتوية بدلاً من جمل طويلة ومعقدة. هذا يساعد في إيصال الرسالة بوضوح وسهولة.
- تجنب التكرار الزائد: حاول ألا تكرر المعلومات الزائدة أو الاستعانة بالكلمات الزائدة. قم بتحرير البريد الإلكتروني واحذف أي عبارات غير ضرورية.
- التفصيل اللازم: رغم أهمية الاختصار، يجب عليك أيضًا توفير تفاصيل كافية لفهم المستلم. حاول أن تكون واضحًا وشاملاً دون أن تزيد عن الحد اللازم.
- مراجعة وتحرير: قم بمراجعة البريد الإلكتروني قبل إرساله للتأكد من أنه موجز ومنظم. قد تجد تعبيرات أو عبارات يمكن تبسيطها أو حذفها.
بوجه عام، حاول العثور على التوازن بين توفير المعلومات اللازمة والحفاظ على طول البريد الإلكتروني بمقدار مناسب. الهدف هو أن يكون البريد مدمجًا وسهل القراءة والفهم.
نماذج لـ كتابة الايميلات بالانجليزي
إليك عدة نماذج مكتوبة توضح خطوات كتابة الايميلات بالانجليزي مع ترجمتها:
نموذج 1:
| Subject: Request for Meeting ,Dear [John]I hope this email finds you well. I would like to request a meeting to discuss [The company suffers from a shortage of employees]. Based on your expertise in [Human resources], I believe your insights would be valuable to the discussion. Would it be possible to schedule a meeting sometime next week? Please let me know your .availability I look forward to hearing from you. ,Best regards [ Nour] |
| موضوع: طلب عقد اجتماع عزيزي/عزيزتي [جون], أتمنى أن تكون بخير. أرغب في طلب عقد اجتماع لمناقشة [قلة الموظفين في الشركة]. بناءً على خبرتك في [الموارد البشرية]، أعتقد أن رؤيتك ستكون قيمة في النقاش. هل هناك إمكانية لتحديد موعد للاجتماع في أحد الأسابيع القادمة؟ يُرجى إعلامي بتوفرك. أتطلع إلى الاستماع منك. مع أطيب التحيات، [ نور] |
نموذج 2:
| Subject: Response to Inquiry ,Dear [ Nour]Thank you for your email and your inquiry about [The company suffers from a shortage of employees]. I appreciate your interest and would be happy to provide you with the information you need. [Provide relevant information and details]. If you have any further questions or need additional assistance, please feel free to reach out to me. ,Best regards [John] |
| موضوع: الرد على الاستفسار عزيزي/عزيزتي [نور], شكرًا على رسالتك واستفسارك حول [قلة الموظفين في الشركة]. أقدر اهتمامك وسأكون سعيدًا بتزويدك بالمعلومات التي تحتاجها. [قدم المعلومات والتفاصيل ذات الصلة]. إذا كان لديك أي أسئلة أخرى أو تحتاج إلى مساعدة إضافية، يُرجى عدم التردد في التواصل معي. مع أطيب التحيات، [جون] |
نموذج 3:
| Subject: Thank You for the Interview ,Dear [John]I would like to express my gratitude for the opportunity to interview for the [Chief Executive Officer] at [Nyrobi]. It was a pleasure speaking with you and learning more about the company and the role. I am particularly impressed with [ he respect people’s opinions and believe in giving them the freedom to express themselves.]. I believe my skills and experience align well with the requirements of the position, and I am excited about the possibility of joining your team. Please feel free to reach out to me if you need any further information or if there are any additional steps in the hiring process. Thank you again for your time and consideration. Best regards, [Nour] |
| موضوع: شكرًا للمقابلة عزيزي/عزيزتي [جون], أود أن أعبر عن امتناني على الفرصة التي تمنحتها لإجراء المقابلة لشغل [رئيس تنفيذي] في [النيروب]. كان من دواعي سروري التحدث معكم والتعرف أكثر على الشركة والدور المطلوب. أنا معجب بشكل خاص بـ [احترامك لآراء الأشخاص، وترك الحرية لهم في التعبير عن ذواتهم]. أعتقد أن مهاراتي وخبرتي تتوافق تمامًا مع متطلبات الوظيفة، وأنا متحمس لاحتمالية الانضمام إلى فريقكم. من فضلك، لا تتردد في التواصل معي إذا كنت بحاجة إلى أي معلومات إضافية أو إذا كانت هناك أي خطوات إضافية في عملية التوظيف. شكراً مرة أخرى على وقتكم واهتمامكم. مع أطيب التحيات، [نور] |
نموذج 4:
| Subject: Seeking Your Advice Dear [John], I hope this email finds you well. I am reaching out to you because I greatly value your expertise and would appreciate your advice on [The company suffers from a shortage of employees]. [Explain your specific question or area of concern]. I understand that you are knowledgeable in this field, and I believe your insights would be incredibly valuable to me. If you have some time available, I would be grateful for the opportunity to schedule a brief call or meet with you in person to discuss further. Thank you in advance for considering my request. I look forward to hearing from you. Best regards, [Nour] |
| موضوع: طلب استشارتك عزيزي/عزيزتي [جون], أتمنى أن تكون بخير. أتواصل معك لأنني أقدر بشدة خبرتك وأرغب في نصيحتك حول [الموضوع]. [شرح سؤالك المحدد أو المجال الذي ترغب فيه النصيحة]. أنا على علم بأنك ملم بالمجال، وأعتقد أن رؤيتك ستكون قيمة للغاية بالنسبة لي. إذا كان لديك بعض الوقت المتاح، سأكون ممتنًا لتحديد موعد لإجراء مكالمة قصيرة أو لمقابلتك شخصيًا للمناقشة بشكل أفضل. شكرًا مقدمًا على النظر في طلبي. أتطلع إلى الاستماع منك. مع أطيب التحيات، [نور] |
في النهاية، كتابة الايميلات بالانجليزي تعكس احترافك واحترامك للمستلمين. استمتع بتعلم وتطوير هذه المهارة حتى تقدم رسائلك بثقة ونجاح.
