طلب استلام وثيقة ثبوتية وطريقة الحصول عليها

طلب استلام وثيقة ثبوتية متعلقة بالموظف هو أمر تحتاج المؤسسة للتوفر عليه بشكل أو بآخر، حيث أنه يدخل في لبّ التعامل والعمل المؤسساتي، ولا شك أن الموظف ذات نفسه سيكون يوما بحاجة إلى الحصول على وثيقة ثبوتية يستعملها في قضاء بعض أغراضه، وسنحرص على طرح نموذج حصري من موقع “نماذج بالعربي” يمكن اعتماده كخطاب لهذا الطلب.

ما هو طلب استلام وثيقة ثبوتية؟

طلب استلام وثيقة ثبوتية هو خطاب يتم إرساله إلى الإدارة بغية الحصول بشكل مؤقت على وثيقة ثبوتية تتعلق بالموظف لغرض من الأغراض قبل إعادتها بعد قضاء هذا الغرض، وهو قناة رسمية للتواصل مع الإدارة المعنية بوثائق الموظفين و شؤونهم.

ويتكون نموذج طلب الحصول على وثيقة ثبوتية خاصة بالموظف من عدد من العناصر على غرار البيانات العامة للموظف، ثم الأسباب و المبررات لطلب استلام تلك الوثيقة، ثم بيانات التسليم والاستلام، وعناصر أخرى سنتوسع فيها في تفاصيل هذا المقال.

وبالنسبة لدور وأهمية طلب استلام وثيقة ثبوتية فإنه يمكن تلخيصه في كونه وسيلة رسمية احترافية للتواصل مع الإدارة كبديل أفضل عن التواصل الشفهي السابق، إضافةً إلى كونه عنصرا يساهم في تطوير وتنظيم عمل المؤسسة.

اعرف أيضا: إعارة أو نقل موظف من منصب إلى آخر، وكيفية القيام به

عناصر نموذج طلب استلام وثيقة ثبوتية

يتكون ويتألف نموذج طلب استلام وثيقة ثبوتية من مجموعة من العناصر والمكونات التي تحضر أيضاً في النموذج الحصري الذي جاء به موقع “نماذج بالعربي” في مقالة اليوم، وهذه العناصر هي كما يلي:

• البيانات العامة للموظف: وهي المعلومات العامة التي تخص الموظف الذي سيتم طلب استلام الوثيقة الثبوتية التي تتعلق به، بما في ذلك اسم الموظف و رقمه الوظيفي و جنسيته.
• مدة الاحتفاظ بالوثيقة: وهي المدة المطلوب استلام الوثيقة خلالها، وقد تكون مثلا يومين أو أسبوعا أو أكثر أو أقل من ذلك.
• مبررات طلب الاستلام: وفيه توضع الأسباب و المبررات التي من أجلها تم رفع خطاب طلب استلام تلك الوثيقة الثبوتية، والغرض من هذا الطلب.
• الموافقة على التسليم: ويضاف إليه اسم الموظف صاحب الموافقة ثم تاريخ الموافقة والتوقيع الرسمي عليه.
• بيانات التسليم والاستلام: وفيها يتم إدراج تاريخ الاستلام، والتاريخ المتوقع للإعادة، ثم التاريخ الفعلي للإعادة، إضافةً إلى مدة التأخير في الإعادة.
• الملاحظات العامة: وهي مساحة خاصة يمكن فيها إدراج أي ملاحظات أو إشارات يراها صاحب الطلب أو جهة التسليم مهمة وأساسية.
• التوقيعات الرسمية: وهي ما يجعل الوثيقة رسمية ومعتمدة، ويجعل خطاب طلب الحصول على المعلومات يكون خطابا رسميا يؤخذ به.

شاهد أيضا: طلب وقبول ترقية الموظف وطريقة صياغة هذا النموذج

اقرأ أيضا: إقرار تحمل مصاريف التدريب في حال الاستقالة قبل أجلٍ معين

نموذج طلب استلام وثيقة ثبوتية Word

لا بد أن تعمل المؤسسة كما سبق القول على توفير طلب استلام وثائق ثبوتية وتستعمله أثناء الحاجة، ولذلك فإنه يمكن أن تتم صياغته بالطريقة الآتية:

نموذج طلب استلام وثيقة ثبوتية

التاريخ: ___/___/_______

 البيانات العامة

الاسم الكامل: _____ _____  الجنسية: _____

الوحدة التنظيمية: ___ ____  الوظيفة: ______

نوعية الوثيقة: _______  رقم الوثيقة: ______

المدة المطلوب استلام الوثيقة خلالها: ________

الأسباب والمبررات

____ ____ _____ ____ _____ ____ ____ _____ ____ _____ _____ ____

• اسم وتوقيع الموظف: ________ _________
• اسم وتوقيع الرئيس المباشر: ______ ______
• اسم وتوقيع مدير الوحدة التنظيمية: ____ ____
• التاريخ : ___/____ /________

 الموافقة على التسليم

• الاسم الكامل: ___ ____
• التوقيع: ___________
• التاريخ: ___/__/_____

 بيانات التسليم والاستلام

• تاريخ الاستلام: ___/___/________
• التاريخ المتوقع للإعادة: ___/___/_____
• التاريخ الفعلي للإعادة: ___/___/______
• مدة التأخير في الإعادة: _____

 ملاحظات

____ ____ _____ ____ _____ ____ ____ _____ ____ _____ _____ ____

الموارد البشرية و التوقيع بالاستلام

الاسم والتوقيع: ___ _____

التاريخ: ___/___/______

و للحصول على نفس هذا المثال مكتوباً وبتنسيق أفضل كما في الصور فإن موقع “نماذج بالعربي” يتيح لكم ذلك بصيغة الوورد Word عبر الضغط على إشارة التحميل التي تظهر أدناه:

• تحميل نموذج طلب استلام وثيقة ثبوتية مكتوبا بصيغة الوورد Word بتحميل مباشر سلس:

طالع أيضا: إخطار بإنهاء التعاقد في فترة التجربة وكيفية صياغته

تحميل نموذج طلب استلام وثيقة ثبوتية PDF

في جانب آخر، و تماشيا مع الفقرة السابقة، وبعد عرض صيغة الوورد Word لنموذج طلب استلام وثيقة ثبوتية فإن موقع “نماذج بالعربي” يوفر لكم كذلك صيغة الـ PDF لنفس هذا النموذج.

و يمكن أن تعمل المؤسسة على وضع عدد من النماذج المطبوعة لطلب الاستلام وتستعمله في كل مرة تحتاج فيها إلى طلب استلام وثيقةٍ ثبوتية، مما سيسهل عمل المؤسسة ويجعله أكثر تنظيما.

و لذلك، وبغية الحصول على هذا النموذج بصيغة الـ PDF فإن موقع “نماذج بالعربي” يوفر لكم ذلك من خلال الضغط على أيقونة التحميل التي تظهر أسفله.

• تحميل نموذج طلب استلام وثيقة ثبوتية كاملا بصيغة الـ PDF بتحميل مباشر سلس:

اقرأ أيضا: نموذج إلغاء فاتورة سبق إصدارها وطريقة القيام به

اعرف أيضا: التقييم الذاتي لأداء فريق الممارسة وكيفية الاستفادة منه

التواصل في المؤسسة إذن يجب أن يكون تواصلا رسميا احترافيا، لا سيما إذا كان متعلقا بأمور تتعلق بالمستندات الرسمية والوثائق التي تحمل طابع الخصوصية، وهنا يجب أن يتقدم الراغب في الحصول على الوثيقة بطلب رسمي للحصول على هذه الوثيقة، لذلك عمل موقع “نماذج بالعربي” من خلال مقالة اليوم على توفير أفضل نموذج يمكن اعتماده لطلب استلام وثيقة ثبوتية، وتحدثنا في نفس الإطار على عدد من النقاط التي تهم هذا الموضوع.

طالع أيضا: إبرام عقد عمل محدد المدة وضوابطه ودوره للمؤسسة

شاهد أيضا: خطاب إنهاء التعاقد مع موظفٍ وعموم ضوابطه القانونية

تابعنا عبر الفايسبوك: نماذج بالعربي