يستقيل الموظفون لعدة لأسباب عديدة كالبحث عن فرص أفضل أو لأسباب مادية ويمكن للموظفين الاستقالة من الشركة بعدة طرق. يختار البعض إخبار مديرهم شخصيًا، بينما يقدم البعض الآخر إشعارًا كتابيًا. غالبًا ما يكون تزويد الإدارة بطلب استقالة هو أفضل طريقة للاستقالة من منصب رسميًا.
في هذه المقالة، نوضح ماهية طلب الاستقالة، وسبب أهميته، ونقدم خطوات لكتابته، ونعطيك نموذجًا وأمثلة.
ما هو طلب استقالة الموظف؟
خطاب الاستقالة هو مستند رسمي تقدمه لمديرك أو صاحب العمل يشرح فيه مغادرتك لوظيفتك وعادةً، يقدم الموظفون طلب استقالة بعد شرح استقالاتهم شفهيًا لشركتهم. طلب الاستقالة هو مجرد إجراء شكلي، وغالبًا ما تقوم الموارد البشرية بتضمينه في ملف الموظفين الخاص بالموظف.
كيفية تنسيق طلب استقالة رسمي للموظفين
من الأفضل دائمًا التحدث مباشرة مع مديرك قبل إرسال طلب الاستقالة لمنحه أكبر قدر ممكن من الوقت للاستعداد. إذا كنت تعمل عن بُعد أو لا تقابل مديرك شخصيًا، فاسأل عما إذا كان يمكنك إجراء محادثة عبر الدردشة المرئية أو الهاتف.
عادةً، يتضمن طلب استقالة الموظف المعلومات التالية:
- بيان استقالة من الشركة.
- تاريخ آخر يوم عمل.
- بيان الامتنان.
- الخطوات التالية أو المعلومات الهامة.
- إمضاء.
لماذا رسائل الاستقالة مهمة؟
إذا قررت ترك وظيفتك، فإن تقديم طلب استقالة هو مسألة مجاملة مهنية، فرسائل الاستقالة ضرورية أيضًا لإدارات الموارد البشرية للحفاظ عليها كسجل لوقتك في الشركة لأشياء مثل كشوف المرتبات والرجوع إليها في المستقبل إذا لزم الأمر.
بالإضافة إلى ذلك فإن هذه الرسائل مهمة أيضًا لأنها تحتوي على معلومات تشغيلية أساسية لمديرك المباشر، مثل آخر يوم لك وما هو مطلوب عندما تخطط لمغادرتك الشركة.
كيفية كتابة طلب استقالة
يمكن أن تكون كتابة طلب الاستقالة أمرًا بسيطًا إذا اتبعت بعض الخطوات الأساسية. قبل كتابة رسالتك، يجب عليك التشاور مع مشرفك المباشر أو مدير الموارد البشرية لمتابعة أي عمليات للشركة فيما يتعلق بالاستقالات.
على سبيل المثال، قد يطلبون منك تقديم معلومات محددة أو إرسال رسالتك إلى أشخاص معينين في الشركة. اتبع هذه الخطوات لكتابة طلب استقالة :
- سجل الوقت والتاريخ.
- ابدأ بسطر عنوان.
- قم بتضمين بيان استقالة.
- اكتب يومك أو عملك الأخير.
- أضف بيان امتنان.
- ضع قائمة بالخطوات التالية أو المعلومات المهمة.
- أغلق بتوقيعك.
1. سجل الوقت والتاريخ
يتضمن خطاب العمل القياسي عادةً الوقت والتاريخ ولكن في رسالة البريد الإلكتروني، هذه المعلومات ليست ضرورية جداً لأنها متوفرة رقميًا. إذا كنت تخطط لكتابة رسالة فيجب عليك تضمين هذه المعلومات في أعلى الصفحة.
2. ابدأ بسطر عنوان
خاطب المستلم بالاسم حيث يمكنك استخدام مقدمات مثل “عزيزي” أو “مرحبًا” أو ببساطة “السيد / السيدة. [اسم عائلة المشرف]. “
3. تضمين إفادة بالاستقالة
اذكر بوضوح أنك تكتب لتقديم استقالتك الرسمية من الشركة، إذا كنت ترغب في ذلك، يمكنك تضمين المسمى الوظيفي الخاص بك أيضًا.
4. قائمة آخر يوم عمل لك
على الرغم من أن تقديم إشعار مدته أسبوعين أمر قياسي، فقد يكون لشركتك سياسة فترة إشعار مختلفة. بعد الحصول على هذه المعلومات من مدير مباشر، قم بإدراج تاريخ وأيام الأسبوع ليومك الأخير في الشركة.
5. إضافة بيان الامتنان
إنه دائمًا قرار مهني جيد للحفاظ على علاقاتك إيجابية، ستساعد كتابة جملة أو جملتين تشرح فيها ما أنت ممتن له بشأن الوقت الذي قضيته في الشركة في تعزيز الانتقال السلمي.
6. ضع قائمة بالخطوات التالية أو المعلومات المهمة
ضع قائمة بأي معلومات أساسية يجب أن يكون المستلم على علم بها فيما يتعلق بعملية النقل. يمكن العمل على هذه التفاصيل مع مديرك مسبقًا. إذا لم تكن متأكدًا مما تكتبه، فإن إضافة أنك سعيد لفعل كل ما في وسعك لجعل الانتقال سلسًا قدر الإمكان سيكون موضع تقدير.
7. أغلق بتوقيعك
أنهِ الخطاب بتوقيع اسمك بعد بيان ختامي مثل “مع خالص التقدير” أو “شكرًا لك”.
نصائح لكتابة طلب استقالة
فيما يلي العديد من النصائح التي يمكنك استخدامها لجعل طلب الاستقالة الخاص بك فعالاً قدر الإمكان :
1. حافظ على الإيجابية:
بغض النظر عن سبب استقالتك، يجب أن تكون لهجة هذه الرسالة إيجابية تهدف إلى الانفصال بشروط جيدة والحفاظ على شبكتك المهنية. قبل كل شيء، لا تستخدم خطاب الاستقالة للتنفيس عن الإحباط.
2. تسليم خطابك شخصيًا:
قد ترغب، إن أمكن، في تسليم طلب الاستقالة شخصيًا إلى مديرك. إذا قمت بالاستقالة بنسخة ورقية، فقم بتضمين التاريخ أعلى الرسالة. يمكنك أيضا إرسال بريد إلكتروني. استخدم سطر موضوع واضح ومباشر، مثل الاستقالة – [اسمك] .
3. اجعله موجزًا:
إذا كنت ستغادر شركتك لأسباب حساسة وتفضل عدم تقديم تفاصيل اختيارية، فما عليك سوى تضمين طلب الاستقالة الخاص بك في اليوم الأخير في الشركة وبيان مثل “أتمنى النجاح للشركة في مساعيها المستقبلية”.
4. التخطيط لمغادرة فورية:
في حالات معينة، قد يطلب منك صاحب العمل المغادرة في يوم استقالتك، انتبه لما يحدث عندما يستقيل الآخرون وخطط وفقًا لذلك.
5. اتبع تعليمات مديرك للخطوات التالية:
بعد تقديم طلب استقالة رسمي، قد يطلب منك مديرك وضع خطة انتقالية أو إنهاء مشاريع محددة أو كتابة مذكرة وداع لزملائك.
نموذج طلب استقالة
يمكن أن يكون استخدام نموذج لهيكلة طلب الاستقالة مفيدًا لك، يوجد أدناه نموذج طلب ااستقالة واقتراحات لتخصيصه بناءً على ظروفك الخاصة.
| عزيزي السيد / السيدة. ( اسم العائلة) أرجو قبول هذا باعتباره استقالتي الرسمية من (الشركة). سيكون آخر يوم لي هو ( تاريخ آخر يوم في عملك)، بعد أسبوعين من اليوم. أنا ممتن لدعمكم خلال فترة وجودي هنا وأقدر بصدق كل الخبرات القيمة التي اكتسبتها. لقد كان من دواعي سروري العمل معك ومع الفريق. يُرجى إعلامي إذا كان هناك أي شيء يمكنني القيام به للمساعدة أثناء عملية النقل هذه. أتمنى لكم كل التوفيق. مع أطيب التمنيات وشكرا على كل شئ (الاسم) (التوقيع) |
أمثلة طلب استقالة
قد يختلف طلب الاستقالة الخاص بك عن النموذج العام بناءً على سبب تركك للمنصب. ضع في اعتبارك تفسير المغادرة عند صياغة طلب الاستقالة. إليك بعض الفقرات النموذجية التي يمكن أن تشرح مغادرتك بمزيد من التفصيل :
- نموذج الاستقالة لفرصة أفضل.
- استقالة بسبب الانتقال.
- الاستقالة لأسباب عائلية.
- الاستقالة بسبب تغيير في الوظيفة.
- استقالة بسبب العودة إلى المدرسة.
الاستقالة لفرصة أفضل
| عزيزي السيد ….. لقد قبلت منصبًا في شركة أشعر أنها مناسبة بشكل أفضل لمسيرتي المهنية. أرجو قبول هذه المذكرة على أنها استقالتي الرسمية من …… سيكون آخر يوم لي بعد أسبوعين من اليوم …… بينما سأنتقل إلى منصب جديد، أنا ممتن للغاية لفرص النمو والتعلم خلال فترة وجودي هنا. بإخلاص الاسم والتوقيع |
يعتبر طلب الاستقالة آخر علاقة بينك وبين مديرك وشركتك القديمة فاحرص على تقديمها بشكل منسق ومرتب وفق خطوات نموذجية وواضحة كما وضحناها في مقالنا مظهراً فيها امتنانك على الوقت الذي قضيته والمهارات التي امتسبتها ومتمنياً الأفضل للشركة.
