يتوجب على الموظف في أي شركة عامة أو خاصة، أن يكون مطلع على طريقة كتابة محضر اجتماع باحترافية عالية، وذلك ليثبت نفسه كموظف متعدد المهارات والخبرات.
سوف نقدم لكم دليل شامل لطريقة كتابة محضر اجتماع، ونصائح لكتابة محضر مميز بدون ثغرات أو نواقص، بالإضافة إلى عرض أكثر من 10 نماذج مختلفة لمحضر اجتماع ضمن مؤسسة أو مدرسة أو بنك وباللغتين العربية والإنجليزية.
ما هي طريقة كتابة محضر اجتماع باحترافية ؟
عند عقد أي اجتماع يطلب مدير الاجتماع من مساعده أو السكرتير غالبًا، أن يوثق كل ما سيدور في الاجتماع بدقة ضمن محضر، ومن المؤكد وجود اختلافات في طريقة كتابة محضر اجتماع من شركة لأخرى، ولكن بشكل عام يجب أن تتبع الهيكلية التالية:
- ترويسة المحضر: نكتب في رأس الصفحة اسم المنشأة (الشركة/المدرسة/البنك/الجمعية……) التي تعقد الاجتماع، بالإضافة إلى عنوان الاجتماع.
- تاريخ وتوقيت إجراء الاجتماع: يجب أن يكتب بدقة (باليوم والشهر والعام) وما يوافقه على التقويم الميلادي، بالإضافة إلى تحديد ساعة بدء الاجتماع وساعة انتهائه.
- مكان عقد الاجتماع: داخل المنشأة أو خارجها، أو باستضافة شركة أخرى، بالإضافة إلى ذلك يفضل ذكر الغرفة التي جرى فيها الاجتماع (غرفة الاجتماع 1، غرفة مجلس الإداة …….).
- الحضور: يتوجب تسجيل أسماء جميع الحضور، بالإضافة إلى ذكر المسمى الوظيفي لكل منهم، وعلاقتهم بالشركة، وفي حال وجود ضيوف من خارج الشركة يتم ذكر أسمائهم مع اسم الشركة التي ينتمون إليها.
بالإضافة إلى ذلك، يجب تسجيل أسماء الغياب الذين كان من المفترض حضورهم، وأسباب تغيبهم عن الاجتماع (عذر طبي، مهمة أخرى …..).
- المواضيع الرئيسية في الاجتماع: نذكر في البداية المواضيع العالقة منذ الاجتماع الماضي ، ثم ننتقل لكتابة المواضيع الجديدة بالترتيب حسب توقيت مناقشتها في الاجتماع.
مع تسجيل الملاحظات والقرارات المتعلقة بكل موضوع، بالإضافة إلى الإجراءات المتخذة بصدده، ولمن أوكلت مهمة تنفيذها والتاريخ النهائي لتسليمها.
- ملخص الاجتماع: وهو أمر اختياري ولا يطلب في جميع الاجتماعات، ولكن من ناحية أخرى يمكن أن يوفر وقت قراءة المحضر بالتفصيل، لذلك يجب أن يكون مختصر وفي الوقت نفسه شامل لما جاء في الاجتماع.
عمومًا يمكن إضافة العديد من الفقرات التي تختلف باختلاف طبيعة الاجتماع، فإذا كان الهدف من الاجتماع التصويت على أمر ما يتم إضافة نتيجة التصويت والمشاركين فيه.
ما هي النصائح لكتابة محضر مميز ؟
مما سبق نستنتج أن طريقة كتابة محضر اجتماع تتبع منهجية معينة، فالأمر لا يتطلب إبداع للخروج بمحضر مفيد ومعبر عما تم مناقشته في الاجتماع، بل مجرد ملئ للحقول الفارغة.
بالرغم من ذلك، لا بد للمسؤول عن كتابة المحضر وتوثيق الاجتماع أن يتمتع بسرعة البديهة لاقتناص المعلومة، وقوة الشخصية لطلب توضيحها، وهنا نقدم عدة نصائح قد نساعد في ذلك:
- التزم بنموذج بسيط بعيد عن التعقيد والتفاصيل غير الضرورية.
- استخدم التعداد النقطي و الجداول، إن ذلك يسهل قراءة المحضر فيما بعد.
- استفسر عن أي جملة لم تفهمها بشكل صحيح ضمن الاجتماع، ولكن مع الالتزام بقواعد الاجتماع وعدم مقاطعة المتكلم.
- لا تضيف معلومات غير ضرورية.
- التزم الموضوعية، وسجل ما يحدث كما هو.
- التحضير المسبق للاجتماع، بالاطلاع على جدول الأعمال قبل دخول الاجتماع، وكتابة نموذج محضر جاهز.
تحميل نماذج محضر اجتماع مجانًا بصيغة word
زيادة على ما عرضناه من طريقة كتابة محضر اجتماع ونصائح فعالة لذلك، نقدم لكم الآن نماذج محضر اجتماع، مناسبة لكل أنواع الاجتماعات على اختلافها، نماذج بصيغة وورد سهلة يمكنك تحميلها والتعديل عليها بسهولة.
1- نموذج محضر اجتماع
| محضر اجتماع موضوع الاجتماع ــــــــــــــــــــــــــــــــ رقم الاجتماع: ــــــــــــــــــــــ مكان عقد الاجتماع: ــــــــــــــــــــــــــــــ الوقت: ــــــــــــــــ م/ص درجة السرية: عادي/سري التاريخ: ــــــــ/ـــــــــــــ/ــــــــــــــــ م درجة الأهمية: عادي /هام /هام جدًا الحضور 1- المنصب – الاسم – جهة العمل/الإدارة 2- جدول أعمال الاجتماع – المواضيع المقترحة للنقاش المواضيع – القائم بعرض الموضوع/ الجهة 1- 2- وقائع الاجتماع 1- 2- |
يمكنكم تحميل الملف كاملًا والتعديل عليه عبر الرابط التالي.
2- نموذج محضر اجتماع شركة
| الشعار اسم الشركة/ القسم محاضر اجتماع الموقع: عنوان أو رقم الغرفة التاريخ: ـــــــــ/ـــــــــــــ/ـــــــــــــــ م الحضور: الأسماء والمسمى الوظيفي لكل منها الوقت: عناصر جدول الأعمال 1- 2- الإجراءات المتخذة/ المسؤول/ الموعد النهائي/ الحالة 1- 2- |
يمكنكم تحميل هذا النموذج واستخدامه بسهولة عبر الرابط التالي.
3- نموذج طريقة كتابة محضر اجتماع مدرسي
| محضر اجتماع مدرسة في تمام الساعة ــــــــــــــــــــمن صباح يوم ــــــــــــــــــــ الموافق__/__/__ م قد تم عقد اجتماع بعنوان ــــــــــــــــــــــ بقيادة مدير المدرسة الاستاذ ـــــــــــــــــــ وبحضور كل من: 1- 2- حيث بدأت الجلسة بكلمات بعثت الحماس في النفوس قدمها السيد المدير، ووكيل المدرسة، وقد شملت الكلمة مجموعة من البنود أهمها: 1- 2- |
يمكنكم الاستفادة من النموذج الكامل للمحضر بتحميله عبر الرابط التالي.
4- تحميل نموذج محضر اجتماع لشركة
| اسم الشركة الموقع: عنوان أو رقم غرفة التاريخ: ـــــــــ/ـــــــــــــــ/ــــــــ م/هـ الوقت: الحضور: الاسم – المسمى الوظيفي محاضر الاجتماعات / عناصر جدول الأعمال 1 2 عناصر الإجراءات – الموظف المسؤول – الموعد النهائي -الحالة |
يمكنكم استخدام هذا النموذج كدليل حول طريقة كتابة محضر اجتماع عبر تحميله من الرابط التالي.
5- محضر اجتماع شركة بالانجليزية
| Meeting miutes Company name Meeting details: called by – Date – Time – Location Agenda Minutes from last meeting 1 2 Attendees Absent Notes |
You can use this template by downloading it from the link below
6- نموذج محضر اجتماع باللغة الإنجليزية
| Meeting Minutes A meeting of…….. was held …… on…., attendees 1 2 Members not in attendance 1 2 Agenda Items 1 2 |
You can use this template for free, by downloading it
7- نموذج طريقة كتابة محضر اجتماع
| محضر اجتماع مجلس الإدارة رقم ـــــــ لسنة ـــــــــــــــــــــ هـ/م المنعقد بتاريخ ____/______/_____ مكان الاجتماع ـــــــــــــــــــــــ جدول الأعمال 1-تلاوة محضر الجلسة السابقة والتصديق عليه. 2- عرض قيمة المصروفات والإيرادات عن الثلاث شهور السابقة. 3- محضر الجلسة في يوم ــــــــــــ من شهر ـــــــــــــ لسنة ـــــــــــــــــــ في تمام الساعة ـــــــــــــــــــ صباحًا/مساءً، اجتمع السيد رئيس مجلسة الإدارة بمقر الشركة، والمدير العام السيد ـــــــــــــــ، والعضو المنتدب السيد ــــــــــــــــــ. |
يمكنكم استخدام النموذج بشكله الكامل، عن طريق تحميله من الرابط المرفق.
8- نموذج محضر اجتماع فريق
| اجتماع الفريق التاريخ: ــــــ/ــــــــــــ/ــــــــــ الوقت: ــــــــــــ الموقع: ــــــــــــــــ تم الاستدعاء للاجتماع بواسطة: (اسم منظم الاجتماع) نوع الاجتماع: الميسر: اسم ميسر الاجتماع مدون الملاحظات: ضابط الوقت: الحضور: 1 2 الرجاء قراءة: كتابة ما يجب الاطلاع عليه |
يمكنكم تحميل الملف بصيغة word عبر الرابط التالي والتعديل عليه بكل سهولة.
9- نموذج محضر اجتماع بتنسيق جدولي
| محضر اجتماع موضوع الاجتماع ــــــــــــــ مكان الاجتماع ـــــــــــــــــــ – تاريخ الاجتماع ــــــــ /ــــــــــــــ/ ـــــــــــ م- وقت بداية الاجتماع المشاركون: 1- 2- محاور الاجتماع: 1- 2- قرارات وتوصيات الاجتماع: 1- 2- |
يمكنكم تحميل النموذج والاستفادة منه مجانًا عبر الرابط التالي.
10- نموذج محضر اجتماع لشركة
| طريقة كتابة محضر اجتماع سردي محضر إجتماع رقم(ـــــــــ) في اليوم الساعة الموافق بمقر ــــــــــ برئاسة ـــــــــــــ وسكرتارية ــــــــــــــــــ وبحضور كل من: 1- 2- عقد الـ _____ اجتماعه وذلك لمناقشة جدول الأعمال التالي: 1- 2- |
يمكنكم تحميل هذا النموذج واستخدامه بسهولة عبر الرابط المرفق.
مع نهاية هذا النموذج نكون قد وصلنا لنهاية مقالنا، الذي استعرضنا فيه طريقة كتابة محضر اجتماع باحترافية مع تقديم عدة نصائح لذلك، وأرفقنا المقال بـ 10 نماذج متعددة الصياغة باللغتين العربية والانجليزية، نتمنى أن يكون قد نال إعجابكم.
