تعلم طريقة كتابة تقرير ، أو كيفية إعداد نموذج تقرير جاهز لجميع التخصصات، من أهم الأمور التي عليك أن تتقنها سوااء أكنت تعمل في شركة أو موظف أو مدير أو بالجامعة أو غيرها.
كذلك تعد معرفة كيفية كتابة التقارير الاحترافية مهارة مفيدة يمكن أن تعتبرها قيمة إضافية تساعدك بالحصول على وظيفة في أي مكان ما.
إذا كنت تريد معرفة طريقة كتابة تقرير احترافي وناجح، فستحتاج إلى معرفة ما تنطوي عليه عادةً وكيفية البدء. في هذه المقالة، نناقش ماهية التقرير وكيف يتم استخدامه في مكان العمل والخطوات التي يمكنك اتباعها لكتابة تقرير ناجح.
ما هو التقرير (report)؟
التقرير هو مستند يعرض نتائج تحقيق أو مشروع أو مبادرة. يمكن أن يكون أيضًا تحليلًا متعمقًا لقضية معينة أو مجموعة بيانات. الغرض من التقرير هو إعلام وتثقيف وتقديم الخيارات والتوصيات للعمل المستقبلي.
تعد التقارير جزءًا لا يتجزأ من عشرات الصناعات، بما في ذلك العلوم والرعاية الصحية والعدالة الجنائية والأعمال والأوساط الأكاديمية.
تتكون التقارير عادة من عدة عناصر رئيسية، بما في ذلك:
- ملخصات مفصلة للأحداث أو الأنشطة (summaries)
- تحليل تأثير الحدث (Analysis)
- تقييم الحقائق والبيانات (Evaluations of data)
- تنبؤات لما قد يحدث نتيجة لحدث ما (Predictions)
- توصية لمسار العمل التالي (Recommendation)
- استنتاج (Conclusion)
تتضمن العديد من المهن كتابة التقارير كمسؤولية أساسية. يجب على الأطباء كتابة التقارير الطبية التي تقدم تحليلاتهم لبعض المرضى أو الحالات.
يكتب ضباط الشرطة التقارير التي تحدد تفاصيل الاستجوابات والمواجهات. يكتب مديرو المشاريع تقارير منتظمة تبقي المشرفين على اطلاع دائم بكيفية تطور مشروع معين.
يجب أن تكون جميع هذه التقارير مكتوبة جيدًا ودقيقة وفعالة.
اقرأ أيضاً: 7 خطوات لكتابة نموذج تقرير مدرسي مميز 2021
7 خطوات لتتعلم طريقة كتابة تقرير
إن معرفة طريقة كتابة تقرير ناجح يمكن أن يجعلك أحد الأشخاص المهمين في مكان عملك الحالي أو مرشحًا جذابًا لأصحاب العمل الجدد. فيما يلي بعض الخطوات التي يجب اتباعها عند كتابة التقرير:
- حدد الاختصاصات (Decide on terms of reference).
- البدء بالبحث والتقصي (Conduct your research).
- اكتب مخططًا (Write an outline).
- اكتب مسودة أولى (first draft).
- تحليل البيانات وتسجيل النتائج (Analyze data).
- يوصي بمسار العمل (Recommend).
- تحرير وتدقيق ونشر (Edit).
اقرأ أيضاً: الدليل الشامل لكل ما تريد معرفته عن التقارير وأنواعها وأمثلة وخطوات لكتابة نماذج احترافية
1- تحديد الاختصاصات
هناك بعض الأسئلة التي تساعدك على تخصيص وتحديد التقرير الذي تريد الكتابة عنه، وتشمل:
- ما هو التقرير الذي تريد كتابته
- لماذا هو ضروري
- ماذا ستكتب
- ما هو الغرض منه
تساعد الإجابة على هذه الأسئلة كلاً من الكاتب وقرائه على فهم سبب أهمية التقرير وما يأمل في تحقيقه. عادة ما يتم شرح ذلك في الفقرة الأولى حتى يتمكن القارئ من تحديد مدى ملاءمتها دون الحاجة إلى قراءة الوثيقة بأكملها.
سيساعدك القيام بذلك في وقت مبكر على إنشاء مخطط التقرير وإبقاء مناقشاتك على المسار الصحيح طوال عملية الكتابة.
2- البدء بالبحث وجمع المعلومات
لتتمكن من إتقان ومعرفة أسرار طريقة كتابة تقرير ناجح، جميع قسم كبير من المعلومات والبيانات المتعلقة مباشرة بالموضع الذي تريد كتابة التقرير عنه.
على سبيل المثال، إذا كنت طبيبًا لديه نسخ من المخططات الطبية للمريض. مع ذلك، إذا تم تكليفك بتحليل مشكلة أو التحقيق في حدث ما، فمن المحتمل أن تحتاج إلى قضاء بعض الوقت في طلب البيانات والعثور عليها وتنظيمها.
يعد تفسير البيانات وتنسيقها بطريقة يفهمها القراء جزءًا مهمًا من كتابة التقرير.
قد تحتاج إلى إنشاء مخططات أو رسوم بيانية أو جداول زمنية تجعل معلوماتك الأولية أسهل في الفهم. ستحتاج أيضًا إلى الاستشهاد بمصادرك بعناية وتتبع مكان وكيفية العثور على بياناتك من أجل تقديمها بشكل احترافي.
اقرأ أيضاً: أمثلة ونماذج جاهزة لكتابة تقرير عن سير العمل في المدرسة
3- بناء مخطط للتقرير
الخطوة التالية هي بناء مخطط التقرير الخاص بك. يبدو هذا عادةً كقائمة ذات تعداد نقطي أو رقمي لجميع الأقسام المختلفة في المستند. قد يبدو مخطط تقريرك مشابهًا لما يلي:
- صفحة عنوان الكتاب (Title page).
- جدول المحتويات (Table of contents).
- مقدمة (Introduction).
- الاختصاصات (reference).
- ملخص الإجراء (procedure).
- الموجودات (Findings).
- التحليلات (Analysis).
- استنتاج (Conclusion).
- المراجع (References).
يعتمد ترتيب هذه الأقسام، وما إذا كنت ستدرجها جميعًا أم لا، على نوع التقرير المحدد، ومدة ذلك التقرير ومدى احتياجه رسميًا.
أهم شيء يجب القيام به عند كتابة مخططك هو تضمين جميع الأقسام الضرورية وإزالة أي شيء لا يساهم بشكل مباشر في الغرض من التقرير
4- كتابة المسودة الأولى
تعد كتابة المسودة الأولى من أهم مراحل تعلم طريقة كتابة تقرير. الغرض من المسودة الأولى ليس كتابة مستند مثالي، بل إخراج جميع العناصر الرئيسية لمعلوماتك من رأسك إلى الصفحة.
سيكون لديك الوقت للإضافة إلى هذه المحاولة الأولى وتعديلها لاحقًا، لذا فإن هدفك الأساسي هو فقط تنظيم بياناتك وتحليلك في مسودة تقريبية ستصبح في النهاية منتجًا نهائيًا.
أثناء كتابة المسودة الأولى، ستجد على الأرجح ثغرات في بياناتك أو ثغرات في تحليلك. قم بتدوين ذلك، لكن لا تحاول معالجة كل قضية أثناء الكتابة. بدلاً من ذلك، قم بإنهاء المسودة، واحفظ حل المشكلات حتى تبدأ عملية التحرير.
اقرأ أيضاً: أفضل 4 قوالب نموذج سيرة ذاتية انجليزي doc
5- تحليل البيانات وتسجيل النتائج
يركز كل تقرير على قسم “النتائج” أو الجزء الذي تقدم فيه تفسيرك للبيانات.
على سبيل المثال:
- بالنسبة للمحاسب، يمكن أن تتضمن النتائج تفسيرًا لسبب انخفاض سهم الشركة خلال الربع السابق.
- بالنسبة لعالم البيئة، يمكن أن يتضمن ملخصًا لتجربة على البلاستيك القابل للتحلل الحيوي وكيف يمكن أن تؤثر النتائج على طرق إدارة النفايات.
يجب أن يوفر قسم النتائج في تقريرك دائمًا معلومات قيمة تتعلق بالموضوع أو القضية التي تتناولها، حتى لو كانت النتائج أقل من مثالية.
إذا كان استنتاجك النهائي هو أن البيانات كانت غير كافية أو أن طريقة البحث معيبة، فستحتاج إلى شرح ذلك بطريقة احترافية ودقيقة.
6- التوصيات والاقتراحات المستقبلية
الجزء الأخير من طريقك لتعلم طريقة كتابة تقرير هو توصيتك واقتراحاتك. بعد فحص البيانات وتحليل أي نتائج، فأنت مؤهل لتقديم فكرة عن الإجراءات التي يجب اتخاذها استجابةً لنتائجك.
على سبيل المثال:
- بعد مراجعة عدد ساعات العمل الإضافية التي عمل بها فريقهم، قد يوصي مدير المشروع بإضافة موظف إضافي إلى الفريق.
- قد يوصي الجراح المستشفى بإدخال طرق تعقيم جديدة في غرفة العمليات بعد ملاحظة زيادة في العدوى التي يمكن الوقاية منها في الأشهر الستة السابقة.
إذا قدمت بياناتك جيدًا وأظهرت خبرتك، فمن المرجح أن يثق القارئ في حكمك.
7- التحرير والتدقيق والنشر
المرحلة الأخيرة من كتابة وإعداد نموج تقرير جاهز هي تحريره بدقة ونشره على جمهورك.
ستحتاج إلى التعديل بحثًا عن الأخطاء النحوية والأخطاء الإملائية والأخطاء الإملائية. ستحتاج أيضًا إلى إعادة التحقق من بياناتك، والتأكد من صحة الاستشهادات الخاصة بك وقراءتها في المستند بأكمله للتأكد من أنه يقدم سردًا متماسكًا.
إذا كان التقرير سيقرأه جمهور عريض، فقد تقرر أن تطلب من شخص آخر تدقيقه أو إبداء رأيه في سهولة قراءة المحتوى.
يمكن أن يتخذ نشر التقرير أشكالًا مختلفة اعتمادًا على مهنتك الخاصة. يمكنك إرساله بالبريد الإلكتروني إلى مشرفك، أو تقديمه شفهيًا أثناء اجتماع فريق العمل أو نشره في مجلة مهنية.
بغض النظر عن كيفية قراءتها أو مكانها، فإن هدفك دائمًا هو إنشاء وثيقة موجزة وغنية بالمعلومات وفعالة تساهم في زيادة الإنتاجية في مكان عملك.
بعد الإنتهاء من المراحلة السابقة، تبقى عليك معرفة أسرار وخفايا طريقة كتابة تقرير احترافي، لكي تتمكن من الإمساك بجميع جوانب الموضوع وتقديم تقرير نموذجي.
ملاحظات هامة لكتابة وإعداد نموذج تقرير جاهز احترافي
فيما يلي بعض الاقتراحات النهائية لإرشادك لتعلم طريقة كتابة تقرير بالشكل الصحيح:
1- حدد جمهورك
حدد جمهورك. قبل أن تبدأ في الكتابة، تأكد من فهمك لمن هو التقرير ولماذا يحتاجون إلى المعلومات وما الذي تريدهم أن يفعلوه بعد قراءته.
ستساعدك معرفة جمهورك على توجيه أسلوبك والتأكد من توصيل معلوماتك بأكبر قدر ممكن من الكفاءة.
2- التدقيق والتدقيق
قم بالتدقيق اللغوي بعناية. لا شيء يفسد تقرير الجودة مثل الخطأ المطبعي. قبل إرسال أو تقديم تقريرك، تأكد من تدقيقه بعناية بحثًا عن أي أخطاء
3- الإهتمام بالتعليقات والإنتقادات
كن منفتحًا على التعليقات. اعتمادًا على المسمى الوظيفي الخاص بك، قد تتلقى انتقادات أو تعليقات على تقاريرك. حاول أن تظل متقبلًا ومفتوحًا للنقد.
إذا كنت على استعداد لتلقي التعليقات وتنفيذ اقتراحات رؤسائك، فمن المحتمل أن تتحسن كتابتك نتيجة لذلك.
4- الوقت
استخدام وقتك بحكمة. يمكن أن تستغرق كتابة تقرير احترافي في أي مكان من بضع ساعات إلى عدة أسابيع.
قبل أن تبدأ، تأكد من تخصيص وقتك وتحديد جدول منتظم للكتابة. قد تحتاج أيضًا إلى تحديد أهداف كل ساعة أو يومية لضمان استمرار تقدمك في المسار الصحيح.
تتضمن لك طريقة كتابة تقرير التي تم شرحها من خلال الخطوات والنصائح السابقة، كتابة تقرير مميز وخالي من الأخطاء ويساهم في تقديمك ورفع قيمتك الوظيفية.
