اعتمدت السعودية صيغة خطاب طلب رسمية مع الإعلان عن إطلاق النظام الإداري الجديد في البلاد والذي يرمي إلى تحقيق رؤية المملكة 2030 في التحول الرقمي الكامل بما يتعلق بالإجراءات والمعاملات الرسمية.
الأمر الذي من شأنه وجب توحيد صياغة الطلبات والرسائل والبرقيات الرسمية وفق نماذج محددة وجاهزة ومن ضمنها حددت مجموعة من النماذج لكتابة صيغة خطاب طلب بحسب الغرض المراد تحقيقه في الرسالة.
يقدم لكم فريق Arab forms عبر موقعه الإلكتروني نماذج بالعربي جميع المعلومات اللازمة لكتابة الرسائل الطلبية في السعودية سواء أكانت رسمية أو غير رسمية، وذلك بالاعتماد على دليل كتابة صيغة خطاب طلب باللغة العربية.
ما أهمية كتابة المطالب وفق صيغة خطاب طلب محددة؟
تقتضي المصلحة في الغالب عن إجراء أي معاملة أو إجراء رسمي من أجل تحقيق مطالب معينة، استخدام صيغة خطاب طلب رسمي متوافق مع الصيغ الرسمية التي تصدر عن الدائرة المقصودة ولذلك أهمية كبيرة في:
تلبية المطالب
تفيد كتابة مطالبك ضمن قالب جاهز لصيغة خطاب طلب رسمي في الوضوح والشرح الوافي للمطالب وسهولة قراءة الخطاب بسبب تكرار هذا النمط من الطلبات على الموظف المسؤول مما يسرع تحقيق مطالبه.
وضوح الطلب
يتضمن نموذج أي صيغة خطاب طلب رسمي مجموعة من العناصر الواضحة المذكورة بالترتيب بحيث لا تتشابك أو تختلط عناصر الرسالة مع بعضها البعض مما قد يسبب ضياع بعض المعلومات.
إظهار الجدية وأهمية الطلب
يمكن القول إن كتابة الطلب وفق صيغة خطاب طلب رسمي هي أمر مسؤول لأن الطلب قد يضع صاحبه أمام مسؤولية قانونية في حالات معينة، الأمر الذي يستدعي كون مقدم الطلب جادًا في طلبه.
إيضاح المطالب بدقة
تسهل عملية كتابة الطلبات ضمن صيغة خطاب طلب رسمي عملية سير المعاملات والإجراءات التنظيمية والإدارية التي تهدف الى تحقيق المطالب المدونة في الطلب، وذلك بسبب معرفة المسؤولين كل تفاصيل الطلب ووضوحها أمامهم.
الحفاظ على القوانين
تلزم القوانين في المملكة العربية السعودية جميع المواطنين بكتابة مطالبهم إلى الدوائر الحكومية وفق صيغة خطاب طلب معينة تصدر عن كل جهة بما يناسب طبيعة عملها.
نهدف من ذلك إلى الحفاظ على نسق واحد وصياغة واحدة ضمن الطلبات وتحديد أي طلب غير قانوني في حال لم يكن مقدمه ملتزمًا بكتابته وفق الصيغة المطلوبة.
ما هي العناصر الواجب تدوينها في صيغة خطاب طلب رسمي في السعودية؟
| – كتابة تحية للمسؤول عن الطلب بشكل رسمي: (الأستاذ المحترم…… تحية طيبة وبعد، رعاكم الله، حفظكم الله) – تحديد الجهة المرسلة: (أنا الموقع أدناه….. العامل لدى…… في مجال……) – تحديد الجهة المستلمة بشكل رسمي: (إلى السيد ….. (نذكر اسمه مع صفته الرسمية)….. الى كل من يهمه الأمر) – كتابة موضوع الطلب الرسمي: (أرفع لحضرتكم طلبي هذا بناء على ….(مبررات الطلب)…. راجيًا أخذه بعين الاعتبار والموافقة على طلب …..(المطالب)…..) – كتابة المطالب بشكل رسمي ومختصر ضمن قائمة منفصلة. – كتابة المبررات ضمن قائمة بشكل رسمي. – ختام الطلب بالتمنيات والتحية: مع جزير الشكر والاحترام والتقدير لشخصكم الكريم والمحترم، ومع كل التمنيات بقبول طلبي من قبلكم. – تاريخ تقديم الطلب: يوم/ شهر/ سنة – اسم مقدم الطلب:…… – عنوان الإقامة:…….. – رقم الهوية:……. – تفاصيل العمل:……… |
ما هي أفضل النصائح والمعايير الواجب اتباعها في صيغة خطاب طلب رسمي؟
في الحقيقة يوجد مجموعة من المعايير والضوابط الواجب الالتزام بها عند كتابة صيغة خطاب طلب رسمي لإحدى الجهات الرسمية، وهي ما يجعل الطلب قانوني ورسمي ووضاح، ونذكر منها:
- توضيح المطالب والأهداف بشكل بسيط وواضح وبعيد عن التكلف من أجل تحقيق فهم المسؤول لها.
- استخدام أسلوب لغوي صحيح ولائق والابتعاد عن الجمل الصعبة والعامية.
- الاهتمام بالهدف والأسباب التي دفعتك لتقديم الطلب الى الجهة المسؤولة.
- الابتعاد عن الأخطاء الإملائية واللغوية لأنها تعبر عن عدم الجدية والاحترافية في تقديم الطلب.
- الالتزام بالمصداقية العالية والحقائق والابتعاد عن تزوير الأحداث والحقائق المتعلقة بالمبررات.
- مراجعة الطلب وتدقيق محتواه قبل تقديمه الى الجهات الرسمية بمراجعته.
- تجنب استخدام التأثير العاطفي على المسؤول مثل التعبير عن تراجع الحالة المادية.
- الاختصار وعدم شرح تفاصيل إضافية غير متعلقة بالمطالب والمبررات ضمن الطلب.
- الاهتمام بتناسق المظهر العام للطلب، وينصح دائمًا بكتابة الطلب بشكل الكتروني وطباعته في حال الرغبة بتقديمه ضمن الدوائر الرسمية مباشرة.
ما هي طريقة كتابة صيغة خطاب طلب رسمي للحصول على رخصة بناء؟
نقدم لكم النموذج التالي الذي يتضمن مثال عن صيغة خطاب طلب لنيل شهادة رخصة بناء على أرض.
ما هي طريقة كتابة صيغة خطاب طلب رسمي للحصول على ترخيص مطعم؟
نقدم لكم النموذج التالي الذي يتضمن مثال عن صيغة خطاب طلب الحصول على ترخيص رسمي لمطعم.
| بسم الله الرحمن الرحيم والحمدلله رب العالمين إلى السيد مدير دائرة السياحة في محافظة….. لكم جزيل الاحترام. رعاكم الله وحفظكم. أنا الموقع أدناه ……(الاسم الثلاثي) ….. المقيم في مدينة …….. أرجو الموافقة على طلبي اليكم للحصول على ترخيص افتتاح مطعمي الخاص في مدينة ……….. والذي يطل على الواجهة البحرية لمدينة……. ضمن مجمع….. التجاري في الطابق….. مع العلم أنني سوف ارفق لكم جميع الأوراق الثبوتية المتعلقة بالسجلات التجارية وشهادات جودة وسلامة الأغذية ومطابقة المواصفات، وشهادة ضمان مطابقة الإجراءات لقيم الشريعة الإسلامية ولجميع قوانين المملكة. أرجو التكرم منكم بالموافقة على طلبي بالحصول على الترخيص المطلوب وشكرًا. مقدم الطلب…… رقم الهوية:…… رقم السجل العقاري والتجاري…… عنوان المحضر المذكور وفق دائرة التنظيم….. …..عنوان السكن ……رقم الهاتف….. |
كيف يمكنني تقديم طلب لتجديد عقد استثمار موقف سيارات؟
يقدم لكم فريقنا عبر الموقع الإلكتروني الخاص بنا على الإنترنت نموذج خطاب طلب تجديد عقد استثماري لموقف سيارات في المملكة العربية السعودية.
| بسم الله الرحمن الرحيم والحمدلله رب العالمين إلى السيد مديرالشركة العامة للنقل والمواصلات في محافظة….. تحية طيبة وبعد أنا الموقع أدناه ……(الاسم الثلاثي) ….. المقيم في مدينة …….. أرجو الموافقة على الطلب التالي المقدم مني اليكم من أجل تجديد عقد استثماري لموقف السيارات رقم….. في مدينة ….. حي…….، وذلك من أجل متابعة تقديم خدمات تأمين السيارات والدراجات النارية من خلال شركتي ……. المتخصصة في مجال سلامة المرور وأمن الطرقات مع العلم أنني سوف ارفق لكم جميع الأوراق الثبوتية المتعلقة بتراخيص الشركة ونظامها الإداري تكرموا بقبول طلبي إليكم بما بحقق المصلحة العامة ولكم جزيل التقدير والشكر. مقدم الطلب…… رقم الهوية:…… اسم الشركة وتاريخ ورقم الترخيص…… موقع المرفق المطلوب تجديد عقود استثماره وفق دائرة التنظيم….. عنوان السكن….. ……رقم الهاتف….. |
اقرأ أيضًا: كيفية كتابة إيميل بشكل رسمي؟
في الختام يكون فريق نماذج بالعربي قد قدم لكم جميع المعلومات اللازمة لتقديم طلب رسمي إلى إحدى الجهات الرسمية في المملكة العربية السعودية، بالإضافة إلى تقديم أمثلة حول طلبات رسمية ضمن صيغة خطاب طلب رسمي.
