في بعض الأحيان، تتزامن احتياجات أو التزامات حياتك الشخصية مع ساعات العمل، مما يدفعك إلى ترك مكتبك قبل انتهاء أوقات الدوام الرسمي. في مثل هذه الحالات، يجب عليك تقديم صيغة اذن خروج من العمل إلى مديرك في العمل أو الشركة في حال احتجت في أي وقت إلى مغادرة المكتب مبكرًا، وبناء على ذلك فقد يكون من المفيد فهم أهمية اذن الخروج من العمل وما يجب أن يحتويه.
في هذه المقالة سيشرح لكم فريق arab forms، ما هي صيغة اذن خروج من العمل وأهمية طلب الإذن لمغادرة المكتب مبكرًا و وما هي الخطوات المتبعة في كتابة مثل هذا الخطاب وتقديم نموذج رسالة للمساعدة في إرشادك في كتاباتك.
ما هي صيغة اذن خروج من العمل
صيغة اذن خروج من العمل هو مستند أو بريد إلكتروني ترسله إلى مشرفك لسؤاله عما إذا كان بإمكانك إنهاء يوم العمل قبل الوقت المحدد. بالنسبة للعديد من المنظمات، يبلغ إجمالي يوم العمل العادي ثماني أو تسع ساعات ، لذا تسمح لك الإجازة المبكرة بمغادرة مكان العمل في أي وقت مسبقًا.
هناك مجموعة متنوعة من الأسباب التي قد تجعل الموظف بحاجة إلى مغادرة المكتب مبكرًا، بما في ذلك على سبيل المثال لا الحصر المرض المفاجئ، ومواعيد الطبيب، والالتزامات العائلية والواجبات المتعلقة بالمنزل.
تتضمن محتويات صيغة اذن خروج من العمل ما يلي:
- التاريخ المطابق لإجازتك المبكرة.
- الوقت الذي يجب أن تغادر فيه.
- لماذا تحتاج إلى المغادرة مبكرا.
غالبًا ما تكون الإجازة المبكرة طلبًا في نفس اليوم، ومع ذلك، إذا كنت تعلم أنك بحاجة إلى المغادرة مبكرًا في تاريخ محدد، فمن الجيد إرسال خطاب الإذن في أقرب وقت ممكن.
أهمية طلب الإذن بالمغادرة مبكرا من المكتب
هناك عدة أسباب وراء أهمية طلب صيغة اذن خروج من العمل من المكتب:
مطلوبة
بصفتك موظفًا، فأنت ملزم بالالتزام بالقواعد المنصوص عليها من قبل صاحب العمل، بما في ذلك تلك المتعلقة بساعات العمل. تتطلب استثناءات الساعات التعاقدية موافقة المشرف لضمان عدم تعرضك لأي عقوبة. يبدأ خطاب الإذن في عملية الموافقة ويضمن حصولك على بدل موثق رسميًا لغيابك خلال جزء من يوم العمل.
مراعاة ومهنية
إذا كنت تطلب إجازة مبكرة قبل التاريخ المعمول به، فستكون صيغة اذن خروج من العمل بمثابة إشعار يسمح لمشرفك وزملائك بتغطية مناوبتك أو عملك. إذا كانت هناك مواعيد نهائية في وقت مغادرتك أو بالقرب منه، فيمكنها مساعدتك في إكمال مهامك من خلال تغطية جزء من عملك أو تعديل الجدول. نتيجة لذلك، لا يتوقع أحد أن يتحمل مسؤوليات لم يكن مستعدًا لها.
علاوة على ذلك، فإن قضاء الوقت في صياغة وثيقة عمل أو بريد إلكتروني رسمي يدل على الاحتراف. إنه يظهر أنك تحترم منصب مشرفك، وتدرك احتياجات زملائك وتقدر أنه يجب عليهم إجراء تعديلات على حسابك.
توفير الوثائق
صيغة اذن خروج من العمل باكرً هو مراسلات رسمية تتعلق بمسألة تؤثر على الأنشطة التجارية، لذلك، من المرجح أن يحتفظ مشرفك بها في سجلاتهم وأن يوثق كذلك موافقته أو رفضه لطلبك.
ملاحظة: إذا احتجت إلى إثبات لاحقًا أنك تلقيت الإذن المطلوب للمغادرة مبكرًا، فيمكنك تقديم رسالتك الأولية وأي رسائل أرسلها مشرفك ردًا.
اقرأ أيضاً : دليل كتابة عذر للغياب عن العمل بشكل احترافي 2023
كيف تكتب صيغة اذن خروج من العمل
يمكن أن يتكون صيغة اذن خروج من العمل مستند ورقي يتم تسليمه مباشرة إلى مشرفك أو مستندًا إلكترونيًا يتم إرساله عبر البريد الإلكتروني. اختر الخيار الذي يناسب احتياجاتك.
إذا اخترت كتابة طلبك كبريد إلكتروني، فيمكنك التخلي عن الخطوات من الثانية إلى الخامسة. بخلاف ذلك، إليك الخطوات التي يمكنك اتخاذها لكتابة صيغة اذن خروج من العمل:
1. مراجعة سياسة صاحب العمل
قبل أن تبدأ الكتابة، ارجع إلى سياسة الإجازة المبكرة لصاحب العمل للتأكد من أنك تفي بجميع المتطلبات، يجب أن تكون قادرًا على العثور على المعلومات التي تحتاجها في عقد العمل الخاص بك.
إذا لم تكن هناك صيغة اذن خروج من العمل محددة، فيمكنك فحص سياسة الغياب لمعرفة ما إذا كان يمكنك تطبيق العملية في حالتك. بدلاً من ذلك، يمكنك سؤال المدير أو ممثل الموارد البشرية عن الخطوات التي يجب اتخاذها.
2. تنسيق رسالتك
قم بتنسيق المستند الخاص بك للالتزام بتخطيط خطاب العمل القياسي، في برنامج معالجة الكلمات الذي تختاره، قم بتطبيق ما يلي:
- هوامش 1 بوصة.
- تباعد مفرد.
- محاذاة الجانب الأيسر.
- الخط الاحترافي، مثل Times New Roman أو Arial أو Calibri.
- خط 11 أو 12 نقطة.
3. قم بتضمين معلومات الاتصال الخاصة بك
تتضمن صيغة اذن خروج من العمل معلومات الاتصال الخاصة بالمرسل، والتي تحدد الشخص الذي يقدم الطلب. في الزاوية العلوية اليسرى من المستند، اكتب التفاصيل التالية بالترتيب:
- اسمك.
- رقم تليفونك.
- عنوان بريدك الإلكتروني.
4. تضمين التاريخ
بعد سطرين من معلومات الاتصال الخاصة بك، اكتب التاريخ الذي ترسل فيه الخطاب. التاريخ جزء من تنسيق خطاب العمل، ولكنه مهم أيضًا للتوثيق عندما قدمت طلبك. إذا كانت سياسة الإجازة المبكرة الخاصة بصاحب العمل تتطلب إشعارًا مسبقًا، في معظم الحالات، يؤكد التاريخ أنك امتثلت.
5. قم بتضمين معلومات الاتصال الخاصة بمشرفك
القسم الأخير قبل البدء في كتابة الخطاب هو معلومات الاتصال الخاصة بمشرفك والتي تحدد الشخص الذي يوافق على طلبك أو يرفضه. سطرين بعد التاريخ، اكتب التفاصيل التالية في سطور منفصلة:
- اسم المشرف.
- لقب المشرف واسم المنظمة.
- رقم هاتف المشرف.
- عنوان البريد الإلكتروني للمشرف.
ملاحظة : عند كتابة اسم مشرفك، قم بتضمين المسمى الوظيفي الخاص به.
6. تضمين الموضوع الرئيسي
الموضوع الرئيسي هو عنوان رسالتك أو بريدك الإلكتروني، يصف بإيجاز موضوع الرسالة، في شكل خطاب، يمكنك كتابة سطر الموضوع بمسافتين بعد معلومات الاتصال الخاصة بمشرفك. ضع في اعتبارك استخدام واحد مما يلي:
- طلب المغادرة مبكرا من المكتب.
- الإذن بالمغادرة مبكرا من المكتب.
7. استخدم تحية احترافية مخاطبة مشرفك
لخطابات الأعمال، استخدم التحية “عزيزي” متبوعة باسم المشرف وفاصلة، في معظم الحالات، قم بمخاطبة مشرفك بالتكريم المفضل له واسمه الأخير. بدلاً من ذلك، يمكنك حذف كلمة “عزيزي” واسخدام الاسم الشرفي واسم العائلة فقط كتحية، مع استبدال الفاصلة بنقطتين.
8. اكتب متن الرسالة
عادةً ما يكون صيغة اذن خروج من العمل مبكرًا عبارة عن رسالة مختصرة تتكون من قسم إلى ثلاثة أقسام قصيرة:
- أولاً: اشرح فورًا أنك تكتب لطلب الإذن بالمغادرة مبكرًا وقدم سبب طلبك بالإضافة إلى التفاصيل المحددة المتعلقة به، مثل التاريخ المعمول به والوقت المحدد الذي تحتاج فيه إلى المغادرة.
- ثانيًا: طمئن مشرفك إلى أنك اتخذت التدابير اللازمة لضمان إكمال عملك، حتى لا يكون لغيابك أي تأثير سلبي.
- ثالثًا: اشكر مشرفك على تفهمهم واعتبارهم. قم بتضمين اقتراحات حول كيفية إخطارك بردهم.
ملاحظة: إذا كنت ترغب في ذلك، يمكنك تلخيص جميع العناصر المذكورة أعلاه في فقرة واحدة. ومع ذلك ، يمكن أن يساعد فصل كل واحدة في فقرتها الخاصة في سهولة القراءة.
9. التوقيع على الرسالة
يتكون التوقيع من التحية والتوقيع الخاص بك، كل على سطر خاص به. قم بتضمين فاصلة بعد التحية، ومن الأمثلة الشائعة على ذلك:
- بإخلاص.
- تحية طيبة..
- أطيب التحيات.
- مع خالص التقدير.
إذا كنت ترسل مستندًا ورقيًا، فوقع اسمك أسفل الإغلاق. في مستند إلكتروني أو بريد إلكتروني، اكتب اسمك بدلاً من ذلك.
10. التدقيق والمراجعة
تتمثل الخطوة الأخيرة قبل إرسال رسالتك في قراءتها لاكتشاف أي أخطاء، حيث يساعد إرسال رسالة خالية من الأخطاء في ضمان فهم مشرفك لطلبك تمامًا. ابحث عن أخطاء مثل الأخطاء الإملائية والنحوية وصحح ما تجده. كن حذرًا بشكل خاص من صحة التاريخ والوقت اللذين تحددهما لإجازتك.
اقرأ أيضاً: كيف تقوم بإصدار نموذج رخصة خروج من العمل في السعودية؟
نموذج خطاب الإذن للمغادرة مبكرا من المكتب
ضع في اعتبارك صيغة اذن خروج من العمل التالي لإرشادك أثناء كتابة رسالتك الخاصة:
| الاسم البريد الإلكتروني رقم الهاتف التاريخ اسم المستلم الرسالة المسمى الوظيفي له بريده الإلكتروني رقم الهاتف الموضوع الرئيسي: طلب إجازة مبكرة عزيزي السيد ______ ، أكتب إليكم لأطلب الإذن بمغادرة المكتب في وقت مبكر من يوم ___في تاريخ____ ، وذلك بسبب( قم بتضمين السبب الذي يجبرك على المغادرة مبكراً من العمل ). إذا أمكن، سأحتاج إلى المغادرة في موعد أقصاه الساعة______في التاريخ المذكور. قبل كتابتي، تحققت من أنه ليس لدي مواعيد نهائية ملحة في تاريخ المغادرة أو في اليوم التالي. ومع ذلك، فإنني أعتزم إكمال الكثير من الأعمال اليومية في المنزل واللحاق بالمهام في عطلة نهاية الأسبوع. أنا أفهم أن هذا هو إشعار قصير وأقدر النظر في طلبي. لا تتردد في إرسال بريد إلكتروني أو الاتصال بي أو التحدث معي بأي طريقة أخرى اليوم أو غدًا حول هذا الأمر. مع خالص التقدير ، الاسم التوقيع |
في الختام، يكون قد قدم لكم فريق اراب فورمز دليلاً كاملاً حول اذن خروج من العمل باكراً وقدم شرح كاملاً عن تفاصيل هذه الرسالة وعلى ماذا يجب أن تتضمن بالإضافة إلى صيغة اذن خروج من العمل جاهزة يمكنك الاستفادة منها عند كتابة رسالتك.
