نموذج شكوى أو اقتراح أو ملاحظة العميل ودوره

شكوى أو اقتراح أو ملاحظة العميل والزبون يمكن أن يكون بلا شك عاملا من عوامل تطوير المؤسسة لخدماتها وبالتالي تحقيق نتائج إيجابية أفضل، والقيام بهذا الأمر يحب أن لا يكون عشوائيا. لذلك سوف نحاول من خلال مقالة اليوم كشف عموم النقاط المتعلقة بموضوع استقبال شكاوى و اقتراحات و ملاحظات العملاء، مع تقديم نموذج حصري من موقع “نماذج بالعربي” يمكن به أن تتم عملية الاستقبال بشكل أكثر احترافية.

ما هو نموذج شكوى أو اقتراح أو ملاحظة العميل؟

نموذج شكوى أو اقتراح أو ملاحظة العميل هو خيار تضعه المؤسسة أمام عملائها وزبائنها ومن خلاله تسمح لهم بتقديم شكاويهم عن الخدمة أو اقتراحاتهم أو عموم ملاحظاتهم في هذا الإطار. وذلك من أجل إتاحة الفرصة للمؤسسة للعمل على إصلاح نواقصها وتطبيق ما هو مناسب من الاقتراحات والملاحظات التي يتقدم بها العملاء.

ومن مصلحة المؤسسة بما كان أن تنظر بشكل إيجابي لشكاوي وملاحظات العملاء وتعمل بشكل جاد على التفاعل معها بصدق وتنزلها على أرض الواقع. ويبقى تقديم الشكاوى والملاحظات والاقتراحات أمرا غير ملزم لأحد الطرفين ويعتبر أحد الاستراتيجيات التصحيحية التي تعتمد عليها المؤسسات.

و عملية تقديم شكوى أو اقتراح أو ملاحظة العميل ينم مبدئيا على ثقة العميل بالمؤسسة، لأن هذا الفعل يثبت بشكل أو بآخر حرص العميل على مساعدة المؤسسة للرفع من خدماتها بشكل أفضل حتى ولو عبر عن استيائه في نص الشكوى أو الملاحظة.

اعرف أيضا: تحميل نموذج بحث علمي وأهم قواعده.

فوائد نماذج شكوى أو اقتراح أو ملاحظة العميل

إن اعتماد المؤسسة على استراتيجية فتح الباب أمام العملاء لتقديم شكاويهم واقتراحاتهم وملاحظاتهم هو أمر مهم وله كثير من الفائدة. وهذه الفائدة تتمثل وتتجلى في ما يلي:

• الاستمتاع للعملاء، وهي الفائدة الأولى لنماذج تقديم شكوى أو اقتراح أو ملاحظة العميل للمؤسسة، وهذا الاستماع يجعل العميل وفياً للشركة، وهو عامل من عوامل النجاح.
• إشراك العميل في التسيير بشكل غير مباشر، وذلك بأخذ ملاحظاتهم واقتراحاتهم على محمل الجد بخصوص أداء الشركة.
• إبداء الاحترام للعملاء، حيث أن السماح لهم بإبداء ملاحظاتهم أو تقديم شكاويهم يعطي للعملاء انطباعا بأن المؤسسة تكن لهم قدرا من الاحترام، وهذا يخلق أيضاً الولاء من العميل للمؤسسة.
• معرفة النواقص التي تعاني منها الشركة، حيث أن كل عميل يقدم شكواه واقتراحه وملاحظته حول نقطة سلبية في المؤسسة وأدائها، وهذا يمكن للمؤسسة معرفة نواقصها التي تعاني منها، وهي بداية الإصلاح.
• تحسين الخدمات، وذلك بناء على معرفة للمؤسسة للنواقص الكامنة فيها وإصلاحها، وهذا يؤدي بشكل مباشر إلى تحسين خدمات المؤسسة لفائدة العملاء والمؤسسة ذاتها.
• تحقيق النجاح للمؤسسة بشكل عام، حيث أن عمليات الإصلاح هي التي تؤدي بشكل أو بآخر إلى ازدهار مستوى المؤسسة وبالتالي تحقيق النجاح المادي والمعنوي لهذه المؤسسة.

اقرأ أيضا: نموذج كتابة تقرير بصيغة الوورد و PDF.

كيف يجب التعامل مع اقتراحات العملاء؟

نظرا لثلة الفوائد التي تتمتع بها عملية استقبال شكوى أو اقتراح أو ملاحظة العميل، فإن المؤسسة يجب أن تتعامل بها بحرص، كي تنجح في تحقيق الغايات الأسمى من هذه الشكاوى والاقتراحات والملاحظات.

فأول شيء هو أن المؤسسة يجب أن تأخذ كل الشكاوى والملاحظات والاقتراحات بمحمل الجد وبعين الاعتبار وتصغي إلى مضامينها بشكل دقيق، ثم بعدها تعمل على إنزال الاقتراحات إلى أرض الواقع واختيار الأنسب منها وتطبيقه.

ولا بد أن يلاحظ العملاء أن هناك تفاعل جدي مع ما كل ما يقدمونه من اقتراحات وملاحظات وشكاوى. وأن لا يستشعروا أن صندوق شكوى أو اقتراح أو ملاحظة العميل هو فقط بغرض الزينة وأن شكاويهم وملاحظاتهم اقتراحاتهم يتم رميها في سلة المهملات فقط.

شاهد أيضا: تحميل نموذج رسالة تظلم وطريقة كتابته.

صياغة نموذج شكوى أو اقتراح أو ملاحظة العميل Doc

حينما تقرر المؤسسة الاعتماد على استراتيجية استقبال شكاوى العملاء وملاحظاتهم و اقتراحاتهم فإنه يجب عليها أن تصيغ نموذجا مبسطا يسهل استعماله من العملاء، ويقدم لكم موقع “نماذج بالعربي” صيغة حصرية ومناسبة يمكن اعتماده نموذجا لشكوى أو اقتراح أو ملاحظة العميل مكتوبا بصيغة الوورد Doc، وهو كما يلي:

تقديم شكوي / اقتراح / ملاحظة العميل

التاريخ :     ……../……/……………

ترحب شركة ….. ……….. دائماُ باقتراحات و شكاوي و ملاحظات كافة عملائها الأوفياء، و عليه  برجاء ملئ النموذج بدقة و مصداقية .

سيتم التعامل مع الشكاوي بمنتهي  الجدية و الشفافية وسيتم أخذها بعين الاعتبار.

هدفنا الأساسي هو الرفع من مستوى الخدمة المقدم لعملائنا الكرام وجعلهم راضون عنها.

التاريخ: ……../……/……………

شـــــــكـــــــوى:

…….. ……….. ………… ………… ……………. ………… …….. . …… ……… …… ………… ……… ……….. ….. ……. …….. ………. ……… ………… …….. ….. …… ……… ……. ………. ……..

اسم العميل صاحب الشكوى (اختياري):………

رقم التواصل في حالة الرغبة:…………

اقــــــتـــــــراح:

…….. ……….. ………… ………… ……………. ………… …….. . …… ……… …… ………… ……… ……….. ….. ……. …….. ………. ……… ………… …….. ….. …… ……… ……. ………. …….. 

اسم العميل صاحب  الاقتراح (اختياري):………

رقم التواصل في حالة الرغبة:…………

مـــــلاحــظــــة:

…….. ……….. ………… ………… ……………. ………… …….. . …… ……… …… ………… ……… ……….. ….. ……. …….. ………. ……… ………… …….. ….. …… ……… ……. ………. ……..

اسم العميل صاحب  الملاحظة (اختياري):………

رقم التواصل في حالة الرغبة:…………

و لكم جزيل الشكر والتقدير على حسن تعاونكم.

ويمكنكم الحصول على هذا المثال الحصري المقدم لكم من طرف موقع “نماذج بالعربي” مكتوبا بصيغة الوورد Doc لنموذج شكوى العملاء واقتراحاتهم وملاحظاتهم، وذلك عن طريق الضغط على مؤشر التحميل الذي يظهر أسفله:

• تحميل نموذج شكوى أو اقتراح أو ملاحظة العميل بصيغة الوورد Doc بتحميل مباشر:

اقرأ أيضا: تحميل قالب إثراء المتون وأهميته

تحميل نموذج شكوى أو اقتراح أو ملاحظة العميل PDF

بالإضافة إلى صيغة الوورد Doc لنموذج تقديم الشكوى أو الاقتراح أو الملاحظة للمؤسسة والذي يقدمه لكم حصريا موقع “نماذج بالعربي“، فإن هناك صيغة أخرى لنفس هذا النموذج وهي صيغة الـ PDF التي يكون استعمالها مطبوعةً.

و في هذا الإطار يمكن أن تضع المؤسسة عددا من نسخ تقديم الشكوى أو الاقتراح أو الملاحظة رهن إشارة العملاء ليقوموا بتعبئتها ووضعها في صندوق الشكاوى والاقتراحات بالمؤسسة، ثم تعمل بعد ذلك على تصحيح ما يلزم تصحيحه. وهذا هو الأهم.

و من أجل الحصول على الصيغة المطبوعة PDF لنموذج تقديم شكوى أو اقتراح أو ملاحظة العميل للمؤسسة فإنه يكفي لذلك فقط الضغط على إشارة و زر التحميل الذي يظهر بالأسفل، وسوف يكون التحميل مباشرا:

• تحميل نموذج شكوى أو اقتراح أو ملاحظة العميل بصيغة الـ PDF بتحميل مباشر:

اعرف أيضا: تحميل نموذج إخلاء طرف Word و PDF.

في الختام، يمكن أن نقول أن نجاح المؤسسة معتمد بشكل أو بآخر على رضا العملاء، باعتباره الهدف الأسمى الذي يجب أن تصبو إليه المؤسسة، وهذا الرضا يكون بتجويد الخدمات المقدمة وحسن التعامل و التفاعل مع ملاحظات واقتراحاتهم. لذلك فمن أهم الأمور التي يجب أن لا تخلو منها المؤسسة هو صندوق الشكاوى والاقتراحات، والذي يستقبل كل شكوى من العميل وكل ملاحظة منه، والتي يجب أخذها بعين الاعتبار ومحاولة تطبيقها وتنزيلها على أرض الواقع لو كانت مناسبة. لذلك، وعبر مقالة اليوم قدم لكم موقع “نماذج بالعربي” أفضل نموذج يمكن الاعتماد عليه لتقديم شكوى أو اقتراح أو ملاحظة العميل للمؤسسة، مع التعريج على الحديث بشكل عام على نقاط أخرى تهم هذا الموضوع.

طالع أيضا: نموذج طلب علاوة وزيادة الراتب.

شاهد أيضا: نموذج عقد شركة بين طرفين أو أكثر.

تابعنا عبر الفايسبوك: نماذج بالعربي