إن تقدير الموظفين لإنجازاتهم وعملهم الاستثنائي يحسن العلاقات في مكان العمل ويخلق جو من المودة والاحترام بين المدراء والموظفين ويزيد من إنتاجيتهم إذ غالبًا ما يكون الموظفون الذين يتلقون خطاب شكر وتقدير لجهودهم، مصدر إلهام للعمل بجدية أكبر ومن المرجح أن يظلوا في شركتك لفترة أطول.
هناك عدد من الطرق المختلفة التي يمكنك من خلالها أن تُظهر لموظفيك أنك تحترم وتقدر عملهم، وإحدى الطرق الأكثر شيوعًا هي إرسال رسائل شكر وتقدير إليهم.
تعرف على ما يجب تضمينه في خطاب تقدير الموظف وكيفية كتابة واحدة باستخدام هذه القوالب والأمثلة لإرشادك.
ما هو خطاب شكر وتقدير الموظف؟
خطاب تقدير الموظف، الذي يُطلق عليه أحيانًا رسالة شكر وتقدير، هو خطاب رسمي أو شبه رسمي يقدمه صاحب العمل للموظف للتعبير عن امتنانه لعمله الشاق.
على سبيل المثال، يمكن لرسائل الشكر والتقدير التعرف أكثر على كل موظف وشكره على إكماله لمشاريعه بوقت معين أو تحقيق هدف وأداء محدد.
لماذا تعد رسائل شكر وتقدير الموظفين مهمة؟
يعد إرسال تقديرك الصادق للموظف أمرًا مهمًا جداً، لأنه يتيح له معرفة أنك تقدر عمله وتثني عليه وبالتالي يكون أكثر فعالية وإنتاجية في العمل.
غالبًا ما يكون الموظفون الذين يشعرون بالملاحظة والاحترام أكثر سعادة وأكثر تحفيزًا للعمل الجاد لتحقيق أهداف الشركة. يؤدي إظهار تقدير الموظف أيضًا إلى إنشاء رابطة أقوى للفريق وثقافة شركة صحية.
في الواقع، وفقًا للاستطلاعات، فإن 30٪ من الأشخاص الذين تركوا وظيفتهم خلال الأشهر الستة الأولى تبين أن الاعتراف بهم بشكل أكبر لمساهماتهم الفريدة كان يمكن أن يساعدهم على البقاء لفترة أطول.
بالإضافة إلى ذلك، من خلال تشجيع السلوكيات والصفات الحميدة في رسائل الشكر والتقدير، فإنك تُظهر للموظفين ما ترغب في رؤيته أكثر في مكان العمل.
متى يجب أن أكتب خطاب شكر وتقدير للموظف؟
يمكنك كتابة خطاب شكر وتقدير للموظف في أي وقت. في حين أنه من الجيد دائمًا الاعتراف بموظفيك في نهاية العام وقرب العطلات، يجب عليك أيضًا التعرف عليهم على مدار العام عندما يكون ذلك مناسبًا.
فيما يلي بعض الأسباب التي قد تجعلك تكتب خطاب تقدير إلى موظف:
- لقد حققوا هدف الأداء الفردي.
- لقد بذلوا جهدًا إضافيًا في مشروع أثر بشكل مباشر على نجاحه.
- لقد أظهروا قيادة مثالية وصمموا سلوكًا رائعًا للآخرين.
- لقد أخذوا على عاتقهم مسؤوليات إضافية باختيارهم.
- شاركوا في تدريب تطوعي أثناء العمل لتحسين مهاراتهم.
- لقد أظهروا باستمرار موقفًا إيجابيًا وأخلاقيات عمل ممتازة.
كيف تكتب خطاب شكر وتقدير؟
يجب أن يكون خطاب شكر وتقدير الموظف مكتوب وفق منهجية وتنسيق معين ليظهر بشكل احترافي وفيما يلي خطوات كتابة خطاب شكر وتقدير الموظف :
1. تنسيق رسالتك
يعتمد تنسيق رسالتك على سبب شكرك للموظف فإذا كانت عبارة “شكرًا لك” على حدث غير رسمي مثل خدمة سريعة، فقد يكفي إرسال بريد إلكتروني. على سبيل المثال، إذا جاء الموظف مبكرًا لمساعدتك في الإعداد لحدث ما، يمكن أن تكون رسالة التقدير الإلكترونية فعالة.
قم بتضمين الكلمات “شكرًا لك” أو عبارة مشابهة في سطر الموضوع بحيث يكون لدى موظفك فكرة عن الغرض من البريد الإلكتروني. ومع ذلك، إذا كنت تريد شكر موظف لمساهمة أكثر أهمية، مثل إنهاء موظف لمشروع صعب، فإن الخطاب المكتوب بخط اليد هو ملائم اكثر.
2. تضمين تفاصيل ماذا ولماذا وكيف
الغرض من خطاب شكر وتقدير الموظف هو السماح للموظف بمعرفة أنه أدى أداءً استثنائيًا في مهمة محددة وتشجيعه على مواصلة العمل الجيد. تساعد الإشارة إلى أحداث معينة الموظفين على فهم السلوكيات التي يجب أن تكون نموذجًا لها في المستقبل.
ابدأ رسالتك بإعلام الموظف بما تتعرف عليه من أجله واشرح بالتفصيل ما فعله لكسب الثناء. على سبيل المثال، ربما عرضوا مساعدة زميل في العمل على إكمال مشروع بحلول موعده النهائي أو تطوعوا لتمثيل الشركة في معرض الوظائف في نهاية الأسبوع.
بمجرد تحديد ما فعلوه لكسب الثناء، اشرح سبب إعجابك بأفعالهم. على سبيل المثال، فإن مساعدة شخص آخر على إنهاء عمله في الوقت المحدد يظهر استعداده لمساعدة الآخرين حتى عندما لا يكون ذلك جزءًا من وظيفته، والتطوع في عمل إضافي يوضح تفانيهم في الشركة.
بالإضافة إلى ذلك، اشرح أهمية أفعالهم وكيف ساهموا في تحسين فريقك أو شركتك على نطاق أوسع. إذا أوضحت بوضوح كيف أثرت أفعالهم بشكل إيجابي على الآخرين واستفادت الشركة، فمن المرجح أن يستمروا في اتخاذ القرارات التي تعمل على تحسين ثقافة مكان عملك.
3. اذكر صفاتهم الفريدة
عند شرح تفاصيل السلوك المثير للإعجاب لموظفك، اذكر كيف أثرت مهاراتهم الشخصية وصفاتهم الإيجابية بشكل مباشر على نجاحهم. هذا الاعتراف يجعلهم يشعرون بالرضا عن أنفسهم، ويساعدهم على تحديد نقاط القوة التي يجب عليهم الاستمرار في بنائها.
4. كن متحمسا لمستقبلهم
بالإضافة إلى التأكيد على إنجازات موظفك، أضف جملة أو اثنتين تنقلان حماسك لإنجازات الموظف ونجاحه في المستقبل. عندما يتلقى الموظف التشجيع، فمن المرجح أن يتحدى نفسه ويشعر بارتباط أكبر بالشركة.
5. كن شخصيا وصادقا
مخاطبة الموظف بالاسم وتوقيع الخطاب باليد طريقتان لإضافة لمسة شخصية. أنهِ رسالتك بعبارة “شكرًا لك” أو “شكرًا مرة أخرى” أو بعبارة مشابهة، ثم وقِّع باسمك.
قوالب خطاب شكر وتقدير الموظف
يعتمد مستوى الشكليات على الظروف وثقافة الشركة وعلاقتك بالموظف. على سبيل المثال، إذا كانت شركتك تتمتع بثقافة شركة غير رسمية، فإن خطاب التقدير غير الرسمي يكون أكثر منطقية. إذا كانت شركتك تتمتع بثقافة مؤسسية أكثر رسمية، فمن المحتمل أن يكون خطاب التقدير الرسمي هو ما تريده.
إليك قالب رسالة خطاب شكر وتقدير رسمي يمكن اعتماده :
قالب خطاب شكر وتقدير رسمي
| عزيزي (قم بكتابة اسم الموظف) |
| أود أن أعرب رسميًا وصادقًا عن امتناني للعمل الرائع الذي أنجزته (اذكر ما قام به الموظف ويستحق التقدير عليه). |
| إن (اعرض صفات الموظف الرائعة التي ساهمت بشكل مباشر في تحقيق هذ العمل) مثيرة للإعجاب وتُظهر انضباطًا وتفانيًا استثنائيًا لهذه الشركة. |
| أثرت أفعالك بشكل مباشر وإيجابي على الشركة من خلال (بيّن كيف أفادت أفعال الموظف الفريق أو الشركة على مستوى أعلى]. أريدك أن تعرف أنني أقدر مقدار الجهد الذي بذلته في عملك. أنت موضع تقدير كبير كجزء من هذا الفريق. |
| مرة أخرى، أشكرك على عملك الشاق. إنني أتطلع إلى رؤية إنجازاتك ونجاحاتك المستقبلية! |
| مع خالص التقدير |
| (اسمك الأول والأخير) |
| (مسمى وظيفتك) |
| (اسم شركتك) |
تمثل رسائل شكر وتقدير الموظفين أفضل وسيلة للحفاظ على علاقة جيدة بينك وبين موظفيك مما ينعكس إيجابا على انتاجية الموظف واداء الشركة.
