التعهد بالمحافظة على سرية المعلومات هو عبئ أخلاقي قبل كل شيء، يجب أن يلتزم به الشخص في حياته وتعاملاته عموماً، ونجدها أيضاً حاضرة في الارتباطات المهنية التي يكون فيها الموظف قادرا على الوصول إلى بعض المعلومات التي تتسم بنوع من الحساسية، لذلك تلجأ المؤسسات إلى الاعتماد على توقيع الموظف لالتزام المحافظة على سرية المعلومات التي يصل إليها. فكيف يمكن صياغة التعهد بالمحافظة على سرية المعلومات؟ وما هي الأمور التي يجب التركيز عليها عند صياغته.
ما هو نموذج التعهد بالمحافظة على سرية المعلومات؟
نموذج التعهد بالمحافظة على سرية المعلومات هو التزام يوقع عليه الموظف الذي يشغل في منصب يتيح له الوصول إلى المعلومات الحساسة للمؤسسة والتي قد يعود تسريبها إلى وقوع الضرر على هذه المؤسسة بشكل أو بآخر.
وعبر توقيع الموظف على التعهد بالمحافظة على سرية المعلومات، فإنه يُلزم نفسه بعدم تسريب أي معلومات حساسة تخص الشركة ويتعهد بالحفاظ عليها.
ورغم أن المحافظة على سرية معلومات الشركة هي أمر أخلاقي قبل كل شيء، إلا أنه من باب حماية الحقوق فيجب أن تجعل المؤسسة الموظف يتعهد بالمحافظة عليها، وأي تسريب لها أو تقصير في المحافظة عليها يعرض الموظف للمتابعة القضائية وتعويض الشركة عن الضرر الحاصل.
اقرأ أيضا: نموذج كتابة تقرير بصيغة الوورد و PDF
نموذج تعهد بالمحافظة على سرية المعلومات DOC
تتنوع الصيغ والطرق التي يمكن للمؤسسة من خلالها كتابة نموذج التعهد بالمحافظة على سرية المعلومات شريطة أن يكون متكاملا في جوانبه وشاملاً لكافة ما سيضمن حقوق الشركة ويحميها، والنموذج التالي تتوفر فيه كافة شروط النموذج المتكامل للتعهد بالحفاظ على سرية معلومات الشركة:
تعهد بالمحافظة على سرية المعلومات
التاريخ والمرجع: (…./../..) (……)
أتعهد أنا (… اسم الموظف…. ) , برقم هوية (…رقم الهوية…) بصفتي (…المسمى الوظيفي…) في شركة (….اسم الشركة….) بأن أحافظ وبكل دقة على سرية جميع المعلومات الورقية والإلكترونية والأسرار (رسمية أو غير رسمية) التي تصل إلى عملي أو أطلع عليها أو قد يعهد لي بالاطلاع عليها جراء عملي بالإدارة ولأي سبب من الأسباب المتعلقة بجميع موظفيها وبرامجها وقاعدة بياناتها وأسرار موظفيها وعملائها وعناوينهم وحساباتهم.
وأي معلومات خاصة بهم أو متعلقة بسياسة الإدارة أو الخطط المستقبلية أو المعلومات التشغيلية والأسرار المتعلقة بها والتي يمكن أن تستغل في التأثير على سمعتها أو أنشطتها بشكل مباشر أو غير مباشر وعدم إفشاء أي من تلك المعلومات أو الأسرار للغير بأي شكل من الاشكال (مباشرة ـــ غير مباشرة). لذا وبناء على ذلك فإني أقر و أوافق بالآتي:
- أن أتحمل كافة المسؤوليات القانونية (التأديبية، والجزائية، والمدنية) المترتبة على إفشاء أي سر من الأسرار أو الإفصاح بأية معلومة غير مصرح الإدلاء بها.
- أن ألتزم بتبادل المعلومات عبر القنوات الرسمية وفقآ لحاجة العمل مع مراعاة المستويات الإدارية في التواصل.
- أن ألتزم بعدم الاطلاع المباشر أو غير المباشر على المعلومات والمستندات المتعلقة بالإدارة التي أعمل بها باستثناء إذا كانت طبيعة عملي تقتضي ذلك.
- أن ألتزم بعدم إطلاع أي جهة كانت داخل الإدارة أو خارجها على أي بيانات أو معلومات تخص الادارة دون الحصول على موافقة خطية مسبقة من صاحب الصلاحية وفقاً للإجراءات المتبعة.
- أن ألتزم بالمحافظة على ما بحوزتي من أجهزة تقنية ومستندات ورقية تحتوي على بيانات أو معلومات للإدارة أو موظفيها، كما أتعهد بعدم تمكين الغير من الوصول إلى هذه البيانات أو المعلومات.
- أن ألتزم فور إنهاء خدمتي بتسليم الإدارة كافة المستندات والسجلات الأصلية وأية صور أو نسخ قد تم نسخها طول مدة عملي وعدم الاحتفاظ بأي نسخة منها.
- أن ألتزم بأن يكون تعهدي هذا ساري طوال مدة عملي بالإدارة ويظل مستمرا بعد انتهاء مدة خدمتي.
- علمي التام بأن المعلومات والبيانات التي أطلعت عليها (سوف أطلع عليها) بحكم طبيعة عملي ذات حساسية مطلقة.
- علمي التام بأن انتهاك تعهد المحافظة على سرية المعلومات وتبادل البيانات والمعلومات قد يترتب عليه عقوبات وجزاءات قانونية تصل إلى الفصل من الخدمة بالإضافة لاتخاذ الإجراءات النظامية المتعلقة بنظام مكافحة جرائم المعلوماتية وغيرها من التنظيمات التي تقرها الجهات القضائية.
- اعتبار هذا التعهد جزء لا يتجزأ من عقد العمل الخاص بي وتطبيقا لمقتضيات وأحكام (الباب الخامس/الفصل الثاني) من نظام العمل، يحق للشركة استخدامه أثناء وبعد انتهاء خدمتي إذا ما ثبت عدم التزامي بما ورد فيه.
بيانات الموظف:
الاسم الكامل: (….. ……) المسمى الوظيفي: (….)
التاريخ: (……/…/…) التوقيع:
ويمكن أن تقوم بتحميل هذا النموذج مكتوبا بصيغة الوورد Doc عبر الضغط على زر التحميل أسفله، ويمكن التعديل عليها بإضافة البيانات اللازمة وحذف أو إضافة بنود أخرى.
اعرف أيضا: تحميل نموذج بحث علمي وأهم قواعده.
أهمية التعهد بالمحافظة على سرية المعلومات
اعتماد المؤسسات على تعهد الموظفين بالمحافظة على سرية معلوماتهم هو أمر إيجابي لها ويعود عليها بالنفع في أوجه متنوعة، حيث أن هذا الأمر يتجلى بوضوح في أهمية التعهد بالحفاظ على سرية المعلومات، والذي يكمن عموماً في ما يلي:
- حفظ حقوق المؤسسة: أبرز أوجه أهمية تعهد الموظف بالمحافظة على سرية معلومات المؤسسة يكمن في أنه الآلية التي تضمن لهذه المؤسسة حفظ حقوقها القانونية، إذ أنه في حالة حدوث التسريب وعدم الالتزام يالتعهد فإن المؤسسة قانونيا لها الحق في متابعة الموظف قضائيا والحصول على التعويض الذي يجبر الضرر.
- حماية سرية المعلومات: تتجلى أهمية التعهد بالمحافظة على سرية المعلومات في أنها الوسيلة التي تتم بها حماية المعلومات السرية للمؤسسات، ودون هذا التعهد فإن هذه المعلومات تكون معرضة للتسريب والنشر.
- إلزام الموظف قانونيا: عن طريق فرض التعهد بالحفاظ على سرية المعلومات فإن المؤسسة تلزم الموظف قانونيا على الالتزام على التعهد.
- احترافية المؤسسة: إضافة إلى النقاط السابقة، فإن من مكامن أهمية التعهد بالمحافظة على سرية المعلومات نجد إعطاء وإضفاء صورة احترافية على المؤسسة.
طالع أيضا: نموذج طلب علاوة وزيادة الراتب.
تعهد بالمحافظة على سرية المعلومات بالإنجليزي
مثلما عرضنا نموذج التعهد بالمحافظة على سرية المعلومات باللغة العربية، فإننا سوف نعرض نفس النموذج باللغة الإنجليزية نظرا لكونه النموذج الذي يمكن للمؤسسات ذات التوجه الأجنبي الاعتماد عليه، و أبسط صيغةٍ إنجليزية لنموذج التعهد بالمحافظة على سرية المعلومات يمكن أن تكون كما يلي:
Ref. No, and Date: (…/../…..) (…..)
I (…Name…) , ID Number (…Number…) , In my capacity / Position as (…Job Title…) of (…company Name….) to strictly maintain the confidentiality of all paper and electronic information and secrets (official or unofficial) that reach my work, have access to it, or may be entrusted with access to it as a result of my work in the Department and for any reason related to all its employees, programs,
database, secrets of its employees, customers, addresses, accounts and any information of their own or related to management policy, future plans, operational information and related secrets that can be used to influence their reputation or activities directly or indirectly, and not to disclose any of these information or secrets to others in any way (direct – indirect). Therefore, I hereby acknowledge and agree to the following:
1 – To bear all legal responsibilities (disciplinary, penal, and civil) arising from disclosing any secret or disclosing any information that is not authorized to be disclosed.
2- I am committed to exchanging information through official channels according to the need for work, taking into account the administrative levels of communication.
3- I commit not to have direct or indirect access to information and documents related to the department in which I work, except if the nature of my work requires that.
4- I commit myself not to inform any party, inside or outside the administration, of any data or information related to the administration without obtaining a prior written consent of the person in authority in accordance with the procedures followed.
5- I am committed to maintaining the technical devices and paper documents in my possession that contain data or information for the administration or its employees, and I pledge not to enable others to access such data or information.
6- I commit myself, upon termination of my service, to hand over to the administration all the original documents and records and any photos or copies that have been copied for the duration of my work and not to keep any copy of them.
7- I abide by the fact that this pledge is valid for the duration of my work in the administration and shall continue after the end of my term of service.
8- I am fully aware that the information and data that I have reviewed (I will review them) due to the nature of my work are absolutely sensitive.
9- I am fully aware that violating the undertaking to maintain confidentiality of information and exchange of data and information may result in legal penalties and penalties up to dismissal from service in addition to taking legal measures related to the system of combating information crimes and other regulations approved by judicial authorities.
10- This undertaking is considered an integral part of my employment contract and in application of the provisions and provisions of (Chapter 5 / Chapter 2) of the Labor Law, the company has the right to use it during and after the end of my service if it is proven that I did not comply with what is stated in it.
Employee Information:
Name: (…. …..) Job Title: (……)
Date: (.. /… /…..) Signature :
اقرأ أيضا: تحميل قالب إثراء المتون وأهميته
تعهد بالمحافظة على سرية المعلومات PDF
قد تعتمد المؤسسة على نموذجٍ مكتوب بصيغة الوورد وتعمل على إضافة بنود أو إلغائها وتعمل على التعديل عليه بشكل عام، وفي المقابل يمكن أن تعتمد على نموذج موحد يتوافق مع سياسة المؤسسة الغاية من هذا التعهد.
لذلك يوفر لكم موقع “نماذج بالعربي” نموذجا متكاملا جاهزا للتحميل بصيغة الـ PDF وقابلا للطباعة، ويتسم هذا النموذج بكونه شاملا ودقيقا ويشير إلى عموم النقاط التي يتوجب حضورها في تعهد الموظف بعدم تسريب المعلومات السرية للمؤسسة.
- تحميل نموذج تعهد بالمحافظة على سرية المعلومات بصيغة PDF:
شاهد أيضا: نموذج عقد شركة بين طرفين أو أكثر.
من أهم عوامل نجاح أي مؤسسة هناك الحفاظ على معلوماتها السرية وعدم تسريبها والإفصاح عنها لأي جهة من الجهات، وبما أن المؤسسة يتداخل فيها العنصر البشري الذي يخضع في النهاية للطبيعة الإنسانية البشرية، فإن مسألة تسريب المعلومات السرية يبقى وارداً، لذلك يكمن حل هذه المسألة في فرض التعهد بالمحافظة على سرية المعلومات على الموظفين الذين لهم صلاحيات بلوغ المعلومات السرية للمؤسسة، وهو الذي تمحورت تفاصيل المقالة حوله اليوم.
تابعنا عبر الفايسبوك: نماذج بالعربي
