إجراء تحقيق إداري مع موظف معين داخل المؤسسة يعد من الأمور التي لا بد أن تكون في المؤسسة نظرا لكون الأخطاء والتجاوزات والمخالفات أمر وارد ولصيق بالطبيعة البشرية، والتحقيق في النهاية ينتهي بخلاصات تستثمرها المؤسسة في اتخاذ القرار الأنسب لها وفق الحالة المرصدة، فكيف يمكن إذاً إجراء التحقيق الإداري مع الموظف؟
ما هو القيام بتحقيق إداري مع موظف؟
القيام بتحقيق إداري مع موظف هو لجوء المؤسسة إلى استدعاء أحد الموظفين الذين ثبت في حقهم صدور خرق أو خطأ فادح وإخضاعه للتحقيق لكشف ملابسات ذلك الخرق أو تلك الحادثة.
وعبر قيام المؤسسة بالتحقيق تستطيع كشف أمور كثيرة تتعلق بالدوافع والأسباب وراء قيام الموظف بما قام به وإثبات التهمة عليه قبل كل شيء أو نفيها حتى في أفق اتخاذ ما يناسب من إجراءات.
وبغية إجراء تحقيق إداري مع موظف والوصول في النهاية إلى ما يفيد، يجب أن تتوفر الإدارة على الآليات المناسبة وتكون لها الخبرة في طرق إجراء التحقيقات مع الموظفين.
شاهد أيضا: نموذج عقد شركة بين طرفين أو أكثر.
نموذج تحقيق إداري مع موظف مكتوب Word
التحقيق الإداري مع الموظف هو كما سبق ذكره في التعريف مجموعة من الأسئلة توجه للموظف وتكون مقرونة مع الإثباتات التي تؤكد المخالفة، ولا بد أن يتم إخطار الموظف المعني بأنه ارتكب حقاً مخالفة، وذلك عبر خطاب يتم فيه إثبات ذلك وعرض تفاصيل الواقعة والإشارة أيضاً إلى الأدلة من شهود وغير ذلك.
ويمكن أن يصاغ هذا الإخطار لتحقيق إداري مع موظف بالطريقة التالية:
تاريخ التحرير: (………. /…. /….)
إخطار بارتكاب مخالفة وتحقيق إداري
اسم الموظف: (……….. ……….) الرقم الوظيفي: (………..)
المسمى الوظيفي: (….. ……. …..) اسم المؤسسة: (………. …… …..)
تاريخ المخالفة: (……… /… /….)
وقت ارتكاب المخالفة: الساعة (….) مساءً / صباحًا.
ملخص المخالفة: (………. ……………..)
أسماء الشهود:
الشاهد الأول: (…….. …….) توقيعه:……….
الشاهد الثاني: (…….. …….) توقيعه:……….
الشاهد الثالث: (…….. …….) توقيعه:……….
إطار خاص بالشؤون القانونية: (وفيه تفصل إدارة الشؤون القانونية في ملابسات القضية والإجراءات التي يمكن أن تترتب عليها)
وهذا النموذج يمكن تحميله بشكل أكثر ترتيبا ومكتوبا بصيغة الوورد عن طريق زر التحميل التالي:
- تحميل نموذج تحقيق إداري مع موظف بصيغة Word:
طالع أيضا: نموذج طلب علاوة وزيادة الراتب.
حالات وإجراءات تحقيق إداري مع موظف
تتنوع الحالات التي تحتاج فيها المؤسسة إلى إجراء تحقيق إداري مع موظف من موظفيها، وتتنوع الإجراءات التي يمكن لها القيام بها عند إجراء التحقيق.
حالات تستدعي القيام بتحقيق إداري مع الموظف
إجراء المؤسسة لتحقيق إداري مع موظف من موظفيها يكون في حالات عديدة على غرار الحالات التالية:
- حدوث اختلاس أو شبهة اختلاس في المؤسسة.
- اقتراف الموظف لمخالفة كبيرة في داخل المؤسسة.
- عدم المحافظة على المعلومات السرية للمؤسسة.
- خيانة الأمانة بمختلف أشكالها وصورها.
اعرف أيضا: تحميل نموذج بحث علمي وأهم قواعده.
إجراءات القيام بتحقيق إداري مع موظف
بعد ثبوت حدوث مخالفة وحالة من الحالات السابقة التي ذكرناها في الفقرة السابقة، تتجه المؤسسة إلى إجراء تحقيق إداري مع موظف باتباع الإجراءات التالية:
- إرسال خطاب مخالفة موظف (يمكن اعتماد نموذج الفقرة الثانية).
- إرسال استدعاء رسمي للموظف الذي سيتم التحقيق معه (يمكن استعمال النموذج الوارد في الفقرة المطالبة – الفقرة الرابعة).
- مواجهة الموظف بالأدلة ضده وشهادات الشهود (شهود عيان).
- إعطاء الموظف حق الرد
- تدارس الوضعية والخروج بخلاصات.
- اتخاذ القرار المناسب في النهاية في حق الموظف الذي يتم التحقيق معه.
اقرأ أيضا: نموذج كتابة تقرير بصيغة الوورد و PDF.
استدعاء لتحقيق إداري مع موظف Doc
بعد اتخاذ المؤسسة لقرار إجراء تحقيق إداري مع موظف من الموظفين، فإنه يجب أن ترسل إليه خطابا رسميا مفاده استدعاؤه للخضوع للتحقيق كما قلنا في الفقرة السابقة (إجراءات القيام بتحقيق إداري مع موظف). وصيغة الاستدعاء يمكن أن تتم بالصيغة التالية:
اسم الشركة: (……. …….) شعار الشركة:……….
التاريخ: (………../…../….)
استدعاء موظف للتحقيق
إلى الموظف (…….اسم الموظف……….) العامل في قسم (……. ……….) تحت المسمى الوظيفي (……. ……….) منذ (….) سنوات ورقمه الوظيفي (………….)
سبب كتابة هذا الاستدعاء هو قيام الموظف بخطأ (……. ……….) يوم (……..) الموافق لتاريخ (……./…./….) مما أدى إلى (……. ذكر العواقب التي نتجت عن خطأ الموظف الذي لا بد من التحقيق معه بسبب ذلك……….) .
لذلك، نرجو حضور الموظف المشار إليه إلى مكتب المدير العام لمناقشة الموضوع ومباحثة سبل الوصول إلى حل يتلاءم مع الوضعية.
ملاحظة: تم تحرير هذا الاستدعاء بموجب شروط وضوابط نظام العمل في شركتنا.
اسم المدير العام: (……. ……….)
توقيع المدير العام: ……………….
وبغية تحميل هذا النموذج مكتوبا بصيغة الوورد Doc، فإنه يكفي الضغط على علامة التحميل الظاهرة أدناه:
- تحميل نموذج استدعاء لتحقيق إداري مع موظف بصيغة Doc:
شاهد أيضا: تحميل نموذج رسالة تظلم وطريقة كتابته.
شروط صحة خطاب تحقيق إداري مع موظف
كي يكون خطاب إجراء تحقيق إداري مع موظف سليما ومقبولا أمام الجهات المختصة، فإنه يجب أن تتوفر فيه مجموعة من الشروط سواء في الصياغة والمضمون، أو بطريقة يجب أن يكون هذا الخطاب:
- دقيقا في بياناته وكافة المعطيات الواردة فيه، و أن تكون البنود فيه متطابقة مع ما هو وارد في قائمة جزاءات المؤسسة.
- موقعا ومصادقا عليه، والتوقيع يكون بعد الاسم الكامل لصاحب التوقيع.
- واقعيا في مضامينه ومعتمدا على السجل القبلي للموظف (عدد المخالفات السابقة وغير ذلك).
- مقدَّماً لقسم الموارد البشرية قبل مرور يومين على ارتكاب المخالفة.
- واصِلاً للموظف المعني بالأمر، وفي حال رفضه التوقيع على الاستلام يتم الاستعانة بالشهود (شاهِدَين على الأقل).
اقرأ أيضا: تحميل قالب إثراء المتون وأهميته
نموذج الاستجواب في تحقيق إداري مع موظف
وفي النهاية، وبعد الإخطار والاستدعاء بتم مباشرةُ التحقيق ومواجهة الموظف المعني بالأدلة التي تدينه وتثبت الواقعة عليه، لذلك يتم تعبئة نموذج فيه تفاصيل الخلاصة عن تحقيق إداري مع موظف بحيث يكون بمثابة تقرير عن خلاصات التحقيق والقرارات المتخذة، وتكون صيغة القيام بتحقيق إداري مع موظف كما يلي:
اسم الشركة: (…….. …….) شعار الشركة:………
تقرير استجواب أثناء تحقيق إداري مع موظف
تاريخ تحرير الاستدعاء: (………/…./….)
اقتراح (ــــ) ملاحظة (ــــ) شكوى (ــــ)
اسم الموظف: (……… ……….) رقم الهاتف: (……… ……….) العمل: (……… ……….)
طريقة التقديم:
الهاتف / الفاكس / البريد الإلكتروني / زيارة شخصية في المكتب
الموضوع: (……… ……….)
الجهة المعنية: (……… ……….)
التفاصيل: (……… ………. ……… ……….)
توقيع المعني بالأمر: ……… ……….
بيانات خاصة بالإدارة:
- تم الاستلام بتاريخ: (…./…./……….)
- اسم المستلم: (……… ……….)
- الجهة المعنية: (……… ……….)
- وقد اُحيل إلى: (……… ……….) بتاريخ: (…../…./….)
الإجراءات المتخذة: (…. تفاصيل الإجراءات التي تم اتخاذها في حق الموظف……)
ويمكن الحصول على هذا النموذج من الاستجواب والتقرير عن خلاصات التحقيق مع الموظف المُدان بتحميله تحميلا مباشرا بصيغة الوورد بالضغط على أيقونة التحميل أدناه:
- تحميل نموذج استدعاء لتحقيق إداري مع موظف بصيغة Word:
اعرف أيضا: تحميل نموذج إخلاء طرف Word و PDF.
ارتكاب المخالفات يمكن أن يحدث في أي مؤسسة وهو إلى حد ما أمر طبيعي وعادي، غير أن تكرار المخالفات بهذا الشكل أو حدوث مخالفة عويصة أو حتى اختلاس أو تسريب المعلومات السرية أو أي أمر كبير هو بلا شك شيء يستدعي فتح بحث وإجراء تحقيق إداري مع موظف تورط في ذلك، وذلك لضمان حقوق المؤسسة وفرض النظام وتحقيق العدالة في المؤسسة التي تشتغل في النهاية في إطار قانون داخلي ينظم العلاقات بين الموظفين.
تابعنا عبر الفايسبوك: نماذج بالعربي
