تحديث بيانات الموظف وكيفية القيام بهذه العملية

تحديث بيانات الموظف الذي يشتغل لصالح المؤسسة بين الفينة والأخرى هو أمر مهم لا سيما إذا طال مقام الموظف مع المؤسسة. وهذه العملية وجب أن تكون روتينية بشكل سنوي أو نصف سنوي. لكن التساؤل الذي يطرح نفسه هو ما هي الغاية أساسا من عملية تحديث بياناتِ الموظفين؟ وما المقصود أصلا بعملية تحديث بيانات ومعلومات الموظفين؟

ما هو تحديث بيانات الموظف؟

تحديث بيانات الموظف هو عملية تقوم بها المؤسسة بشكل دوري لجعل بيانات ومعلومات الموظف حديثة و محدثة بشكل مستمر لتوازي وتواكب تطور الموظف في حياته المهنية والشخصية على حد سواء، وتفادي وجود هوّة بين حقيقة الموظف وبين البيانات المسجلة في ملفه.

و يتكلف الموظف نفسه بعملية تحديث البيانات بإشراف من المؤسسة التي يشتغل لصالحها وبمتابعة وطلب منها، و يقوم بإدخال معلومات محددة تقدمها له المؤسسة ويجيب عنها وفق وضعه الراهن. وبذلك يكون ملف الموظف متوافقا مع وضعه الراهن الواقعي.

وتشمل عملية تحديث بيانات الموظف عدة نقاط على رأسها حالته الشخصية المدنية (عازب، متزوج، له ابناء) و عنوان إقامته وتطوره المهني ورواتبه السابقة و الحالية ونقاط أخرى سنأتي على تفصيلها أكثر في الفقرات القادمة من مقالتنا اليوم.

اعرف أيضا: إعارة أو نقل موظف من منصب إلى آخر، وكيفية القيام به

ما هي البيانات التي يتم تحديثها؟

في نموذج تحديث بيانات الموظف نجد عددا من العناصر التي يتم تحديثها باستمرار، و نجد ذلك في النموذج الحصري الذي يقدمه لكم موقع “نماذج بالعربي” في مقالة اليوم. و البيانات التي يتم تحديثها هي ما يلي:

• البيانات الشخصية للموظف، بما في ذلك عنوان الإقامة و معطيات جواز السفر و بطاقة الهوية والرقم الهاتفي و الحالة الاجتماعية و نحو ذلك.
• مستوى المهارات، حيث أن العمل في المؤسسة لسنوات أو شهور يعني أن أداء الموظف يتطور، وبالتالي يجب تحديث نقطة مستوى المهارات والخبرات.
• الشواهد والدبلومات، وذلك في حال اشتغال الموظف على تطوير مستواه أكاديميا والحصول على شواهد جديدة وديبلومات يتم إضافتها لملفه الوظيفي.
• الراتب والمسائل المادية، وهي أيضا تتطور وقابلة للزيادة أو النقصان بحسب عدد من العوامل، لذلك فهي نقطة أخرى قابلة للتحديث في لائحة بيانات الموظف.

اقرأ أيضا: إقرار تحمل مصاريف التدريب في حال الاستقالة قبل أجلٍ معين

دور وأهمية تحديث بيانات الموظف

في جانب آخر، لا بد من الحديث عن دور وأهمية عمليات تحديث بيانات ومعلومات الموظف، وهي ما يجعل استعمال المؤسسة لها واجبا. وهذه الأهمية تظهر في الآتي:

• مواكبة تطور الموظف، حيث أن استمرار الموظف مع المؤسسة يعني بلا شك تطور مستواه تدريجيا، وعلى الأرجح فإنه لن يكون كاليوم الأول، لذلك فمن المهم تحديث بياناته باستمرار.
• تسهيل مراجعة ومراقبة أداء الموظفين، حيث أن الاطلاع على سجلات التحديث يعطي صورة عن الموظف ويسهل معرفة بياناته بشكل مبسط وسهل.
• تعزيز احترافية عمل المؤسسة، لا سيما أن من غير المقبول أن يكون ملف الموظف متضمنا لمعلومات ومعطيات قديمة غير محدثة.

شاهد أيضا: طلب وقبول ترقية الموظف وطريقة صياغة هذا النموذج

صياغة نموذج تحديث بيانات الموظف وورد Word

من أجل تحديث بيانات موظف من الموظفين بالمؤسسة، لا بد من اتباع الخطوات التي سبق الإشارة إليها الفقرة السابقة، و يمكن أن تكون نتيجة ذلك هي كما يلي:

نموذج تحديث البيانات الشخصية للموظف

يجب الإجابة على جميع الأسئلة الواردة أدناه

البيانات الشخصية:

الاسم الرباعي الكامل: ___ ___ ____ ____

الوظيفة: ___ القسم: _____  الجنسية: ____

رقم السجل المدني/ الإقامة: ___ رقم الجواز: ___

المسار المهني:

إقرار الموظف:

أشهد أن كافة المعلومات السالفة الذكر حسب معرفتي واعتقادي هي صحيحة وكاملة وأوافق على أن تتحققوا من صحتها ، وأي معلومات غير صحيحة ستكون سبباً كافيا لمسائلتي قانونيا.

التاريخ والتوقيع: ___/___/______

لاستعمال إدارة الموارد البشرية فقط:

اسم وتوقيع مدير شؤون الموظفين: _____

اسم وتوقيع المدير العام: ______

و يقدم لكم موقع “نماذج بالعربي” نفس هذا المثال بتنسيق أفضل كما في الصور المرفقة من خلال الضغط على علامة التحميل أسفله، وسيكون التحميل مباشرا بصيغة الوورد Word.

• تحميل نموذج تحديث بيانات الموظف بصيغة الـ Word تحميل مباشر:

طالع أيضا: إخطار بإنهاء التعاقد في فترة التجربة وكيفية صياغته

تحميل نموذج تحديث بيانات الموظف PDF

بالإضافة إلى صيغة الوورد Word المكتوبة لنموذج تحديث بيانات الموظف، هناك أيضاً صيغة الـ PDF وهي التي تكون موجهة في الأساس للطباعة.

حيث يمكن أن تجهز المؤسسة عددا من النسخ لهذا النموذج الحصري من موقع “نماذج بالعربي” وتعتمد عليه عن طريق وضعه رهن إشارة الموظفين بغية تحديث بياناتهم.

و بغية الحصول على صيغة الـ PDF من نموذج بيانات الموظّف فإن موقع “نماذج بالعربي” يتيح لكم ذلك عبر الضغط على علامة وإشارة التحميل الظاهرة أدناه:

• تحميل نموذج تحديث بيانات الموظف بصيغة الـ PDF تحميل مباشر:

اقرأ أيضا: نموذج إلغاء فاتورة سبق إصدارها وطريقة القيام به

ختاماً، يمكن القول أن التغيير هو سنة من سنن الحياة، و الوقت يجعل البشر يتطورون أكثر فأكثر، وينطبق هذا أيضاً على الموظفين، فهم في دوامة مستمرة من التطور واليوم الأول للموظف بالمؤسسة سيختلف حتما عن يومه الألف بهذه المؤسسة، و احترافية المؤسسة تحتم عليها مواكبة هذا التطور المستمر عبر التحديث المستمر لبيانات الموظفين. لذلك ومن هذا المنطلق جاء موقع “نماذج بالعربي” في مقالة اليوم بنموذج شامل متكامل يمكن استعماله لتحديث بيانات الموظفين بشكل سليم، و تحدثنا أيضاً عن نقاط مختلفة تهم هذا الموضوع.

طالع أيضا: إبرام عقد عمل محدد المدة وضوابطه ودوره للمؤسسة

شاهد أيضا: خطاب إنهاء التعاقد مع موظفٍ وعموم ضوابطه القانونية

تابعنا عبر الفايسبوك: نماذج بالعربي