لا تصف بطاقة الوصف الوظيفي مسؤوليات الوظيفة فحسب، بل تضع الأساس لتوظيف المواهب وتطويرها والاحتفاظ بها، كما أنها تمهد الطريق لأداء العمل الأمثل من خلال توضيح المسؤوليات والنتائج المتوقعة وتقييم الأداء.
يجب أن يعكس الوصف الوظيفي بدقة واجبات ومسؤوليات الوظيفة، فعندما تكون مكتوبة بشكل جيد، فإنها تنتج صورة واقعية للوظيفة وتجيب على السؤال، “ماذا يفعل الشخص في هذا الدور في الواقع؟” بالإضافة إلى ذلك فهي عنصر مهم للحفاظ على نظام تعويض عادل وضمان الامتثال القانوني،
وبدورنا في فريق Arab Forms سنقدم لكم شرحاً وافياً حول هذه البطاقة وما محتواه وما أهميتها فتابع معنا…
ما هي بطاقة الوصف الوظيفي؟
بطاقة الوصف الوظيفي هي بطاقة تعريفية يتم تصميمها لشرح تفاصيل المتطلبات والمسؤوليات وواجبات الوظيفة والمهارات المطلوبة لأداء دور معين. يتضمن عادةً قائمة بالمهام اليومية الشائعة أو المعدات أو الأدوات المستخدمة، ومن يقوم بالدور، والأهداف العامة لهذا الدور.
تحتوي بطاقة الوصف الوظيفي على معلومات كافية لوصف المسؤوليات الرئيسية والوظائف الأساسية كما هي موجودة. بالإضافة إلى أنها توفر المعلومات اللازمة لتصنيف الوظيفة، وليس الشخص.
وبالتالي فهي لا تستند إلى أي مهارة محددة لشاغل هذه الوظيفة مثل المعرفة، المهارات، القدرات، الأداء، التفاني، الولاء، سنوات الخدمة أو الدرجة العلمية
ما هو الغرض من الوصف الوظيفي؟
يتم كتابة بطاقة الوصف الوظيفي لعدة أغراض منها :
- للإعلان عن وظيفة شاغرة.
- لإنشاء ملخص وظيفي.
- لسرد مسؤوليات الوظيفة.
- حصر الخبرات والمؤهلات المطلوبة للوظيفة.
مكونات بطاقة المسمى الوظيفي
يحتوي الوصف الوظيفي على المكونات التالية: المسمى الوظيفي، الغرض من الوظيفة، واجبات ومسؤوليات الوظيفة، المؤهلات المطلوبة، المؤهلات المفضلة، وظروف العمل.
المسمى الوظيفي
المسمى الوظيفي هو وصف موجز (1-4 كلمات) للوظيفة يعكس محتوى الوظيفة والغرض منها ونطاقها ويتوافق مع المسميات الوظيفية الأخرى لأدوار مماثلة.
ومن الأمثلة على ذلك، أمين الأرشيف، مدير الخدمات الصحية للطلاب، محاسب الصندوق، ومحلل الميزانية وما إلى ذلك.
الغرض من الوظيفة
يوفر الغرض من الوظيفة نظرة عامة رفيعة المستوى عن الدور والمستوى ونطاق المسؤولية التي تتكون من ثلاث أو أربع جمل توفر فهمًا أساسيًا ونظرة عامة للدور وهي بمثابة ملخص موجز عن سبب وجود الوظيفة.
اقرأ أيضاً : نموذج وصف وظيفي محاسب (بطاقة جاهزة للاستخدام doc pdf)
واجبات ومسؤوليات الوظيفة
يحتوي هذا القسم من بطاقة الوصف الوظيفي على وصف للواجبات والمسؤوليات الموكلة للوظيفة ؛ يشار إليها أيضًا باسم الوظائف الأساسية. تصف هذه الفقرة الطبيعة الأساسية للوظيفة التي تشغل نسبة كبيرة من وقت الموظف. بعض العناصر التي يجب وضعها في الاعتبار:
- قم بتضمين العبارات التوضيحية التي توضح كيفية وعدد المرات التي يتم فيها أداء المهام والواجبات.
- ركز على نتيجة المهام.
- المجالات المرجعية لصنع القرار، حيث يمكن للمرء التأثير أو التأثير.
- تحديد مجالات المساءلة المباشرة أو غير المباشرة.
- صف مستوى ونوع المسؤوليات المالية أو الميزانية.
- وصف طبيعة الاتصال والأشخاص الذين تم الاتصال بهم ومدى تفاعل صاحب الوظيفة مع الآخرين داخل وخارج العمل.
إذا كان ذلك ممكنًا، فقم أيضًا بتحديد نوع المسؤولية الإشرافية المتوقعة من هذا الدور، قم بتفصيل مدى سلطة الوظيفة لتوظيف وتأديب وإنهاء وتعيين العمل وتدريب وتقييم أداء المرؤوسين. يمكن أن يكون هذا إما واجب وظيفي منفصل أو مذكور في واجبات وظيفية أخرى حسب الاقتضاء. فيما يلي قوائم بمستويات مختلفة من الإشراف:
- تقديم التوجيه للأفراد الآخرين.
- الإشراف والتعيين وتوفير التوجيه للعمل والمساعدة في حل مشكلات العاملين ويشرف أيضًا على العمليات اليومية للموظفين الآخرين.
- يشرف على الموظفين، بما في ذلك التوظيف، والجدولة، وتعيين العمل ، ومراجعة الأداء ، والتوصية بزيادة الرواتب ، أو الترقيات ، أو التحويلات ، أو التخفيضات ، أو الإنهاءات.
- يدير الآخرين من خلال المشرفين المرؤوسين.
المؤهلات المطلوبة
يسرد هذا القسم المستوى المطلوب من المعرفة الوظيفية (مثل التعليم والخبرة والمعرفة والمهارات والقدرات) المطلوبة للقيام بالمهمة. يركز هذا القسم على المستوى “الأدنى” من المؤهلات للفرد ليكون منتجًا وناجحًا في هذا الدور.
التعليم
تحديد المؤهلات التعليمية التي يجب أن يمتلكها الموظف لأداء واجبات ومسؤوليات الوظيفة بشكل مرض. حدد المؤهلات التعليمية من حيث مجالات الدراسة التي من شأنها أن توفر المعرفة المطلوبة للدخول في هذا المنصب.
الخبرة
حدد الحد الأدنى لعدد الخبرة بدوام كامل المطلوبة من حيث السنوات ونوع الخبرة العملية التي يحتاجها الموظف ليكون مؤهلاً للوظيفة.
المعرفة والمهارات والقدرات
في بيان المعرفة المطلوبة ، قم بتضمين مستوى أو عمق المعرفة المطلوبة للدخول إلى المنصب. يجب أن تكون التعريفات التالية مفيدة:
- المعرفة العملية: الإلمام الكافي بالموضوع لمعرفة المبادئ والمصطلحات الأساسية وفهم وحل المشكلات البسيطة.
- المعرفة العامة: معرفة كافية بالمجال لأداء معظم الأعمال في المواقف العادية. يستدعي العمل فهم المواقف القياسية ويتضمن معرفة معظم الجوانب المهمة للموضوع.
- معرفة وافية: معرفة متقدمة بالموضوع. يتطلب العمل فهمًا كافيًا لمجال الموضوع لحل مشاكل العمل غير العادية وكذلك الشائعة ، لتكون قادرًا على تقديم المشورة بشأن المسائل الفنية والعمل كمورد حول هذا الموضوع للآخرين في المنظمة.
- المعرفة الشاملة: تتطلب إتقانًا وفهمًا كاملين للموضوع. يجب استخدام هذا المصطلح بشكل مقتصد وفقط للوظائف الصارمة أو المسؤولة بشكل غير عادي المطلوبة لإنشاء الفرضيات أو المفاهيم أو المناهج.
اذكر المهارات و القدرات المحددة المطلوبة لشاغل الوظيفة ليكون ناجحًا في هذا الدور ؛ بما في ذلك تعيين أي تراخيص أو شهادات مطلوبة.
مثال على ذلك: الاتصالات الداخلية أو الخارجية، الكمبيوتر، التفكير الإبداعي، خدمة العملاء، صنع القرار، التفكير المنطقي، تعدد المهام، التفاوض، حل المشكلات، إدارة المشروع، الإشراف ، العمل الجماعي ، إلخ.
تلميحات لكتابة بطاقة الوصف الوظيفي
يجب إعداد التوصيف الوظيفي بطريقة يتم فيها تحديد جميع المكونات بدقة لخلق فهم واضح للدور. فيما يلي بعض التلميحات لمساعدتك في في كتابة بطاقة الوصف الوظيفي:
- اكتب بأسلوب موجز ومباشر.
- استخدم دائمًا الكلمة الأبسط بدلاً من الكلمة المعقدة ؛ الحفاظ على بنية الجملة بسيطة قدر الإمكان. سيقلل من الإسهاب ويختصر الوصف ويعزز الفهم.
- استخدم أفعال الإجراءات الوصفية في زمن المضارع (على سبيل المثال: يكتب أو يعمل أو يؤدي).
- تجنب الاختصارات والمختصرات. قد لا يكون الأشخاص الآخرون الذين يقرؤون وصف الوظيفة على دراية بهم. إذا كانت الاختصارات والمختصرات ضرورية ، فحددها في المرة الأولى التي تستخدمها فيها.
- لا تستخدم مصطلحات غامضة. إذا كنت تستخدم مصطلحات مثل “يساعد ، يعالج ، ويؤدي” ، فقم بوصف “كيف” يساعد الموقف أو يتعامل معه أو يؤديه.
- تجنب اللغة الخاصة بنوع الجنس ، مثل ، “هو يدير” ، “إنها مسؤولة”.
- التركيز على الأنشطة الأساسية ؛ حذف الواجبات التافهة والمهام العرضية.
- تجنب الإشارة إلى أسماء الموظفين الآخرين ، وبدلاً من ذلك ، قم بالرجوع إلى المسمى الوظيفي أو القسم.
- قم بتضمين الواجبات المعينة اليوم فقط. لا تقم بتضمين واجبات مستقبلية محتملة وقم بإلغاء أي واجبات لم تعد مطلوبة.
نموذج لكتابة بطاقة الوصف الوظيفي
إليك نموذج لبطاقة الوصف الوظيفي يمكن الاستفادة منه :
| اسم الوظيفة________________ القسم_________________ وصف المسمى الوظيفي وما هو الغرض العام من هذه الوظيفة (قم بوصف المنصب الوظيفي هذا بدقة مع توضيح المهام العامة لهذا النوع من الوظائف ومن الأشخاص المناسبين له) المهام والمسؤوليات (قم بذكر المهام الرئيسية المرتبطة بهذا العمل وهذا المنصب أو المسمى الوظيفي بالإضافة إلى المسؤوليات التي ستكون من واجب صاحب هذا الدور أيضاً) ضع قائمة بالواجبات الأساسية المطلوبة لأداء هذه الوظيفة. متبعا النصائح التالية : 1-رتبهم حسب الأهمية. 2-استخدم جمل كاملة. 3-ابدأ الجمل بالأفعال. 4-استخدم المضارع. بالإضافة إلى ذلك قم بتضمين سطرين تشرح لهم الصلاحيات التي يتمتع بها صاحب هذا الدور متطلبات العمل (اذكر الحد الأدنى من المتطلبات التي تحتاج وجودها في صاحب هذا الدور ونذكر منها : ) المؤهلات الدراسية________________ الخبرة________________ المهارات_________________ متطلبات خاصة بهذا المسمى الوظيفي بالذات. |
في النهاية نكون قد قدمنا لكم في موقع arab forms شرحاً كاملاً حول ماهية بطاقة الوصف الوظيفي وماهو محتواها بالإضافة إلى نموذج يوضح كيفية كتابتها.
