التعهد باستخدام النظام الإلكتروني والغاية منه

التعهد باستخدام النظام الإلكتروني هو النموذج الذي سوف يكون الحديث عنه في مقالة اليوم، حيث أن التكنولوجيا في العمل صار أمرا لا استغناء عنه، وبالتالي ترافقه مسؤوليات والتزامات، خصوصاً في ما يتعلق بالنظام الإلكتروني للمؤسسة، فما المقصود بالإقرار والتعهد باستخدام النظام الإلكتروني؟ وما هي عناصره؟

ما هو التعهد باستخدام النظام الإلكتروني؟

التعهد باستخدام النظام الإلكتروني هو نموذج تضعه المؤسسة أمام الموظف ليكون أمام المسؤولية القانونية في التصرف مع النظام الإلكتروني للمؤسسة ومع البيانات والمعلومات التي تخص هذه المؤسسة.

وعند التوقيع على الإقرار والتعهد باستخدام النظام الإلكتروني فإن للمؤسسة الحق في المتابعة القانونية للموظف في حالة أساء استعمال هذا النظام الإلكتروني وتسبب في خسائر مادية أو معنوية للمؤسسة، وبناءً عليه يتم إنزال الجزاءات التي تتناسب مع فداحة خطأ الموظف.

اعرف أيضا: إعارة أو نقل موظف من منصب إلى آخر، وكيفية القيام به

نموذج التعهد باستخدام النظام الإلكتروني Word

بعد أن تعرفنا على تعريف نموذج التعهد باستخدام النظام الإلكتروني فإننا سوف نطرح الصيغة التي يمكن عن طريقها كتابة نموذج جيد في التعهد باستخدام النظام الإلكتروني، وإحدى الصيغ المتكاملة هي الصيغة التالية:

الإقرار والتعهد باستخدام النظام الإلكتروني

رقم المرجع وتاريخه: (….. – … /.. /…….)

الاسم: (…….. ………) الرقم الوظيفي: (….)

الجنسية: (………..) المسمى الوظيفي: (……..)

الإدارة: …………..

أقر أنا الواردة بياناتي أعلاه بأني قد استلمت اسم المستخدم وكلمة المرور للنظام الإلكتروني (… اسم النظام… ) والخاصة (… الإدارة / الشركة… ) المذكورة أعلاه، وأتعهد بالمحافظة عليها واستخدام النظام الإلكتروني بالاستخدام الأمثل.

وبناءً عليه فإنني أتحمل كافة المسؤولية عن أي ملف أقوم بتحميله في النظام أو إدخال للبيانات أو تحديثها في النظام، وأن الإهمال في استخدام النظام أو إدخال بيانات خاطئة فيه سيعرض الجهة المستفيدة أعلاه للعقوبات والجزاءات الإدارية والمالية, وعلى هذا أوقع.

توقيع الموظف:……….

اعتماد مدير الإدارة: (الاسم، التوقيع، الختم)

وفي حال الرغبة في الحصول على هذا النموذج والاستفادةِ منه، فإنه يمكن تحميله بصيغة الوورد والتعديل عليه بما يناسب، وذلك عن طريق الضغط على زر التحميل الظاهر أدناه:

اقرأ أيضا: إقرار تحمل مصاريف التدريب في حال الاستقالة قبل أجلٍ معين

دور التعهد باستخدام النظام الإلكتروني

اعتماد المؤسسات على التعهد باستخدام النظام الإلكتروني ليس رفاهية أو أمرا ثانويا، أو على الأقل لا يجب أن تتهاون معه المؤسسة، وذلك بالنظر إلى دور هذا الإقرار و التعهد وتأثيره الإيجابي على الموظف والمؤسسة على حد سواء.

ويتجلى عموماً دور التعهد باستخدام النظام الإلكتروني في ما يلي:

• إقرار الموظف وتعهده باستخدام النظام الإلكتروني يفيد في حماية حقوق المؤسسة ويضمنها أمام القانون في حال حدوث سوء تعامل معها من طرف هذا الموظف.
• اعتماد المؤسسات على إقرار وتعهد باستعمال النظام الإلكتروني يساعد بشكل فعال على النجاح في فرض النظام العام على معلومات المؤسسة وطريقة تعامل الموظف معها.
• يمكن أن يكون نموذج الإقرار والتعهد باستخدام النظام الإلكتروني وسيلة رقابة على الموظف ويكون أداة رقابةٍ وضبط للموظف بحيث تدفعه كي يكون أكثر حرصاً في تعامله مع المعلومات.
• في جانب آخر، فتوقيع الموظفين على حسن التعامل مع النظام الإلكتروني يساهم بشكل مباشر في حفظ المعلومات العامة للمؤسسة والمعلومات الحساسة خاصة.

شاهد أيضا: طلب وقبول ترقية الموظف وطريقة صياغة هذا النموذج

التعهد باستخدام النظام الإلكتروني بالإنجليزي

قد تكون الحاجة أيضا إلى استخدام نموذج التعهد باستخدام النظام الإلكتروني باللغة الإنجليزية، وذلك مثلما عرضناها باللغة العربية في الفقرة السابقة، والنسخة الإنجليزية تكون في العادة في حال كان الموظف أجنبيا أو كان نظام العمل في المؤسسة أجنبيا.

وتكون بذلك صياغة نموذج التعهد باستخدام النظام الإلكتروني باللغة الإنجليزية كما يلي:

Name: (………)  Employee No.: (……..)

Nationality: (………) Job Title: (………)

Department: (……. ……. )

I acknowledge that I have received the user name and password for (…. system name…. ) system and for (…. the department / company…. ) mentioned above, and I pledge to maintain it and use the system optimally, and that I bear all responsibility for any file I upload in the system or enter data or update it in the system and that negligence in using the system or entering wrong data in it will expose the above beneficiary to administrative and financial penalties and penalties, and on this I sign.

Employee Signature:…….

Department Manager Approval: (Name, Signature, Stamp)

طالع أيضا: إخطار بإنهاء التعاقد في فترة التجربة وكيفية صياغته

أوجه التقصير في التعهد باستخدام النظام الإلكتروني

تتعدد الصور التي تبين سوء التصرف مع استخدام النظام الإلكتروني وتختلف أوجه التقصير في استخدام هذا النظام، وهو ما يستدعي بلا شك اعتماد التعهد باستخدام النظام الإلكتروني. وعلى العموم فإن التقصير يكون عموماً في حالات متنوعة أهمها ما يأتي:

• تحميل ملف في النظام ينتج عنه حدوث خلل في النظام أو احتمالية تعرض المؤسسة لفقدان معلوماتها.
• إدخال بيانات معينة في النظام أو تحديثها بما لا يتناسب مع المؤسسة ودون تنسيق مع المسؤولين في المؤسسة على سبيل المثال.
• الإهمال في استخدام النظام بكافة أشكاله، كعدم الحفاظ على كلمات المرور وعدم حمايتها، أو إتاحة الفرصة لأي كان للدخول إلى ملفات حساسة للمؤسسة (تسجيل الدخول في أجهزة لا تخص الشركة مثلا).
• إدخال بيانات خاطئة أو غير دقيقة بشكل يؤثر بطريقة سلبية على السير العام للنظام الإلكتروني للمؤسسة بشكل عام.

اعرف أيضا: التقييم الذاتي لأداء فريق الممارسة وكيفية الاستفادة منه

تحميل نموذج التعهد باستخدام النظام الإلكتروني PDF

تعهد الموظف وإقراره باستخدام النظام الإلكتروني كما يجب يعتبر أمرا كما سبق القول يجب أن يكون حاضرا في المؤسسات كي تحمي نفسها وتحفظ حقوقها.

ويمكن لأي مؤسسة النجاح في هذا الأمر عن طريق وضع وتخصيص نموذج موحد من التعهد باستخدام النظام الإلكتروني عبر الإشارة فيه إلى أهم النقاط الضرورية التي تحمي حقوق المؤسسة.

ومن هذا المنطلق، يطرح موقع “نماذج بالعربي” نموذجا متكاملا وموحدا ومستوفيا لكافة الشروط والنقاط السابق عرضها، ويمكن تحميله عبر الاعتماد على زر التحميل أسفله.

• تحميل نموذج التعهد باستخدام النظام الإلكتروني PDF:

اقرأ أيضا: نموذج إلغاء فاتورة سبق إصدارها وطريقة القيام به

وفي النهاية يمكن القول، أن نجاح المؤسسة والشركات لا يكون سوى بحفظ معلوماتها وحماية حقوقها على كافة المستويات، وبما أن النظام الإلكتروني صار حقيقة ضرورية في المؤسسات والشركات، وبما أن هذا النظام يمكن أيضاً أن يتعرض للاختراق أو سوء التصرف فإن الشركة والمؤسسة يجب أن تعتمد على التعهد باستخدام النظام الإلكتروني موقعاً من طرف الموظفين ليكون حافظاً لحقوق المؤسسة وحامياً لها.

طالع أيضا: إبرام عقد عمل محدد المدة وضوابطه ودوره للمؤسسة

شاهد أيضا: خطاب إنهاء التعاقد مع موظفٍ وعموم ضوابطه القانونية

تابعنا عبر الفايسبوك: نماذج بالعربي