استمارة جرد أجهزة ومعدات المؤسسة وتفصيلها بشكل واضح ودقيق يمكن أن يكون عنصرا محددا لما سوف تؤول إليه المؤسسة نظرا إلى دوره المباشر وغير المباشر على كافة جوانب المؤسسة، و لكن التساؤل قبل ذلك يكون في الأساس عن ماهية هذه الاستمارة أساساً ثم معطياتها و مكامن بروز دورها وأهميتها، و هي النقاط العامة التي سوف يدور حولها مقال اليوم، مع توفير نموذج حصري من موقع “نماذج بالعربي” يمكن الاعتماد عليه لجرد أجهزة ومعدات المؤسسة بالشكل المطلوب.
ما هي استمارة جرد أجهزة؟
استمارة جرد أجهزة ومعدات المؤسسة هي استمارة أو مستند يتم فيها كتابة عموم الأجهزة والمعدات التي تتوفر عليها المؤسسة وتدخل في ملكيتها في كل قسم من أقسامها (أقسام المؤسسة)، وذلك من باب التوثيق والإلمام والتنظيم.
و يختلف حجم ممتلكات كل مؤسسة من الأجهزة باختلاف حجمها وطبيعة نشاطها، غير أن عمليات الجرد الدورية لهذه الممتلكات يخدم مصالح المؤسسة بأشكال مختلفة سوف نفصلها في الفقرات السابقة.
و تهدف المؤسسات التي تعتمد على استمارة جرد أجهزة ومعداتها إلى أهداف تتنوع بين حصر الممتلكات و تفادي التجاوزات الأخلاقية من الفاعلين بالمؤسسة، إضافة إلى غاياتٍ أخرى سنأتي على ذكرها في ما تقدم من السطور بلا شك.
اقرأ أيضا: تحميل قالب إثراء المتون وأهميته
دور وأهمية استمارة جرد أجهزة ومعدات المؤسسة
بعد أن تعرفنا على ماهية استمارة جرد أجهزة ومعدات المؤسسة، فإننا سوف نتطرق إلى الأهمية التي تحملها هذه الاستمارة ودورها الأساسي، وهو ما يبرز وجوب اعتماد المؤسسة عليها، وعلى العموم فإن دور وأهمية استمارة جرد معدات وأجهزة المؤسسة يتمثل في ما يلي:
- معرفة ممتلكات المؤسسة وما تتوفر عليه من أجهزة ومعدات، وهو أمر يدخل في أساسيات التأسيس لمؤسسة احترافية.
- ضمان عدم حدوث اختلاسات أو اختفاء لجهاز من الأجهزة دون تبرير، حيث أن جميع الفاعلين سيدركون أنه لا مجال لإخراج أي جهاز خارج المؤسسة، ولو حدث أي خطأ أو تعطيل لأحد الأجهزة يقوم الموظف بالتبليغ عنه عوض إخفائه.
- رفع مستوى الانضباط الذاتي عند الموظفين والمتداخلين في المؤسسة، حيث أن لجوء الشركة إلى اعتماد استمارة جرد أجهزة ومعداتها الخاصة فذلك يعكس اهتمام المؤسسة بالتفاصيل وبالتالي استشعار الفاعلين لهذه الدقة مما يتولد عنه رفع درجة الانضباط لديهم.
- تكريس احترافية المؤسسة، إذ أنه و ارتباطا بالنقطة السابقة، يعكس اهتمام المؤسسة بجرد معداتها وأجهزتها الحس الاحترافي لها، وهو شرط يساهم بشكل مباشر وفعال في نمو المؤسسة وتحقيق الرهانات التي تم وضعها.
اعرف أيضا: تحميل نموذج إخلاء طرف Word و PDF.
مكونات وعناصر استمارة جرد أجهزة ومعدات
إن النموذج الذي سوف يقدمه لكم موقع “نماذج بالعربي” في مقالة اليوم، هو نموذج متكامل يصلح لاعتماده لجرد أجهزة و معدات المؤسسة، ويتكون هذا النموذج من ثلاثة عناصر أساسية هي التي تشكل قوام كل استمارة جرد أجهزة مؤسسة من المؤسسات وهي كما يلي:
- بيانات القِسم: ويكون في أعلى استمارة جرد المعدات والأجهزة، حيث فيه يتم الإشارة إلى اسم المؤسسة والقسم والإدارة التي تشرف على الأجهزة التي يتم جردها. ويضاف إليها أيضاً عدد العاملين والعاملات بهذا القسم ثم التاريخ الذي تمت فيه عملية الجرد.
- لائحة الأجهزة والمعدات: وهي أهم العناصر في استمارة جرد أجهزة ومعدات المؤسسة، ويتم كتابة كل جهاز على حدة وكتابة عدد القطع المتوفرة منه، أي مثلا (20 حاسوب، 45 سماعة رأس،…).
- الملاحظات والتوقيعات: وفيها يكتب المسؤول المكلف بالجرد بكتابة أي ملاحظات يراها مفيدة كتسجيل مثلا وجود خدش أو كسر في جهاز من الأجهزة، أو يشير إلى ماركة خاصة أو خلاف ذلك، ثم يرفق الاستمارة بتوقيع يجعله معتمدا، حيث يحضر في ختام الاستمارة توقيع الاختصاصي وتوقيع مدير إدارة القسم الذي تم جرد محتوياته.
طالع أيضا: طريقة كتابة محضر غياب موظف.
مميزات نموذج استمارة جرد أجهزة
إضافة إلى العناصر الشاملة الذي يقدمها النموذج الحصري لاستمارة جرد معدات المؤسسة الذي جاء به موقع “نماذج بالعربي” في مقالة اليوم، فإنه يتحتم ذكر المميزات التي تجعل هذا النموذج بالذات مهما ومفيدا في استخدامه، ومن أبرز هذه المميزات ما يلي:
- سهولة التعامل معه، فهو ليس نموذجا معقدا أو يحتاج إلى مهارات خاصة و فريدة، وذلك نظرا لحسن تصميمه و بساطة تصوره.
- البساطة في التصميم، حيث يجمع جميع العناصر الأساسية في واجهة موحدة مصممة بشكل بسيط وفريد ليسهل التعامل معه.
- قابل للتعديل عليه بعدد لا نهائي من الأجهزة، فيمكن استعماله لجرد عشرة أجهزة كما يمكن الاعتماد عليه لجرد أكثر من مئة جهاز أو حتى ألف!
- سهولة المراجعة، وهي عنصر مهم و أساسي، وحضوره يساعد بشكل كبير، حيث يسهل العودة لأي جزء منه ومراجعة ما يستدعي المراجعة.
شاهد أيضا: تحميل نموذج رسالة تظلم وطريقة كتابته.
تحميل نموذج استمارة جرد أجهزة Word و PDF
ارتباطا مع الفقرتين السابقتين، وبعد أن رأينا العناصر الأساسية التي تشكل نموذج استمارة جرد أجهزة ومعدات المؤسسة ومميزاته، فإننا سنعرض في الفقرة الراهنة النموذج المتكامل الذي جاء به موقع “نماذج بالعربي” كخير من يقدم ويمثل استمارة الجرد لأجهزة الشركة، وصيغته تكون كما يلي:
استمارة جرد أجهزة المؤسسة
اسم المؤسسة: _______
| الصنف | العدد المتوفر | الملاحظات |
| جهاز مسجل صوتي جهاز مسجل صوتي + CD الجهاز العارض فوق الرأس جهاز عرض الصور المعتمة جهاز فيديو جهاز تلفزيون جهاز عرض الشرائح جهاز مجموعة الاستماع جهاز عارض الشرائح مسجل صوتي 8 مخارج مسجل مقصورات سماعة رأس شاشة ثابتة شاشة متنقلة لاقطة صوت (ميكرفون) صندوق توزيع مكبر صوت (سماعة) جهاز ثنائي العرض/ شفافيات + صور معتمة جهاز تغليف البطاقات جهاز حاسوب طابعة حاسوب ماسحة ضوئية جهاز استنساخ المستندات Photocopy جهاز عرض الوسائط المتعددة |
اعتماد الاختصاصي: ________
اعتماد مدير الإدارة: _____________
و يمكن طبعا صياغة النموذج بشكل فيه تنظيم أكثر كما تبين الصورة أسفله، ولذلك ففي حال الرغبة في الحصول على هذا النموذج المنظم بشكل أفضل و أحسن وفق الصيغة التي تظهرها الصور فإنه يكفي الضغط على علامة التحميل أسفله.
و بذلك سوف يتم تحميل نموذج استمارة جرد أجهزة ومعدات المؤسسة بصيغة الوورد Word للتعديل عليها أو صيغة الـ PDF للمعاينة والطباعة، و بتحميل مباشر حصريا على موقع “نماذج بالعربي“.
- تحميل نموذج استمارة جرد أجهزة بصيغة الوورد Word:
- تحميل نموذج استمارة جرد أجهزة بصيغة PDF:
اقرأ أيضا: نموذج كتابة تقرير بصيغة الوورد و PDF.
وفي النهاية، يمكن القول أن المؤسسات ضمانا لوضوح الرؤية بخصوص ما تملكه من أجهزة ومعدات، وكي تغلق الباب نهائيا أمام أي اختلاسات محتملة، فإنه يجب عليها أن تحرص بشكل دوري، إما شهري أو نصف سنوي أو حسب ما تراه مناسبا، أن تحرص على القيام بجرد شامل لما تتوفر عليه من معدات وأجهزة، وتراجع ذلك باستمرار، كنوع من حماية المؤسسة ومتعلقاتها، ولهذا الغرض تأتي مقالة اليوم من موقع “نماذج بالعربي” لتطرح نموذجا متكاملا لاستمارة جرد أجهزة ومعدات المؤسسة يمكن استعماله والاستفادة من سهولة اعتماده والتعامل معه لجرد ما يتوفر عليه كل قسم في المؤسسة من الأجهزة والمعدات.
تابعنا عبر الفايسبوك: نماذج بالعربي
