
إقفال ملف موظف قد خرج من العمل في المؤسسة يعد من الأمور التي تقوم بها المؤسسات لتنظيم ملفات الموظفين عندها، حيث أنها خطوة مهمة يجب أن تتم بمجرد التأكد من نهاية العلاقة بين الموظف والمؤسسة، وسوف نحاول عبر هذه المقالة عرض أهم التفاصيل التي تتعلق بهذا الموضوع مع طرح ملف متكامل حصري من موقع “نماذج بالعربي” يساعد على ضبط إقفال ملف خاص بموظف من الموظفين. فما المقصود إذن بإقفال ملف موظّف؟ وكيف يمكن القيام به؟
ما معنى إقفال ملف موظف؟
إقفال ملف موظف هو عملية تقوم بها المؤسسة بعد خروج موظف فيها بشكل نهائي وانتهاء الرابطة التعاقدية التي تجمعه بالمؤسسة، سواءً بالاستقالة أو الإقالة أو نحو ذلك، ويكون هذا الإقفال بمثابة حذف الموظف رسميا من سجلات المؤسسة.
و في إقفال ملف الموظف يتم إلغاء جميع الأمور الرسمية التي تجمعه مع المؤسسة وإلغاء الصلاحيات والميزات التي كانت متاحة له في فترة العمل مع المؤسسة، كإلغاء اسم الموظف من كشوفات العاملين و توقيف صرف الراتب عنه، وغير ذلك.
و بإقفال ملف موظف مع المؤسسة تكون العلاقة التعاقدية قد انتهت بين الطرفين، ويجب أن يتم مراعاة مجموعة من العناصر أثناء عملية الإقفال وسوف نتعرف عليها في الفقرات القادمة.

اقرأ أيضا: تحميل قالب إثراء المتون وأهميته
خطوات إقفال ملف موظف
أثناء عملية إقفال ملف موظف من الموظفين يجب أن تحرص المؤسسة على التأكد من قيامها بتنفيذ كافة الخطوات اللازمة لتكون عملية الإقفال مكتملة ومعتمدة، وهي كما يلي:
- إلغاء بيانات الموظف من نظام الرواتب الخاصة بالمؤسسة ثم إعداد المخالصة النهائية.
- إلغاء اسم الموظف المعني من قوائم التأمينات الاجتماعية.
- إلغاء اسم الموظف من البيانات الشهرية للعاملين.
- إلغاء اسم الموظف من للكشوفات الشهرية للعاملين.
- إلغاء اسم الموظف المعني من قوائم الموظفين بمكتب العمل.
- استلام البطاقة الطبية للموظف وإلغاء اسمه من بوليصة التأمين الطبي المتاح له.
- إلغاء البريد الالكتروني الخاص بالموظف.
- استلام إقامة أو جواز سفر الموظف لعمل اللازم.

اعرف أيضا: تحميل نموذج إخلاء طرف Word و PDF.
أهمية ودور إقفال ملف موظف
بعد خروج الموظف ونهاية العلاقة بينه وبين المؤسسة، يجب بلا شك كما قلنا سابقا أن لا تتهاون المؤسسة في إغلاق ملفه، نظرا للأهمية البليغة لهذه العملية، ويمكن القول أن أهمية ودور إقفال ملف الموظف تتمثل في ما يلي:
- إنهاء إجراءات فك الارتباط: وهو الدور المحوري لنموذج إقفال ملف موظف، حيث أنه يضم جميع المراحل التي يجب أن تتم فيها عملية الإقفال، مع توقيعات المسؤولين عن ذلك لتأكيد إنهاء كافة إجراءات الاقفال.
- تكريس احترافية المؤسسة: وذلك من خلال اهتمام المؤسسة بالعمل على إقفال الملف الخاص بالموظف وعدم ترك الموضوع للصدفة أو العشوائية أو نحو ذلك.
- التنسيق بين مختلف الفاعلين: حيث أنه يتم ربط التواصل بين مختلف إدارات المؤسسة لتقوم كل إدارة بإنهاء ما يتعلق بالموظف في إطار نطاق تخصصها.
- التأكد من المخالصة النهائية: أي أن العمل على إقفال ملف الموظف يتيح للمؤسسة التأكد من أنها قد أدت للموظف المعني كافة حقوقه وأنه لم يعد له أو عليه أي مستحقات من المؤسسة.

طالع أيضا: طريقة كتابة محضر غياب موظف.
تحميل نموذج إقفال ملف موظف PDF و Word
أهمية إقفال ملف الموظف لا شك أنها قد صارت واضحة، والمؤسسة يجب أن تأخذ الموضوع بجدية، وكما جاء ذكره في نقطة سابقة، فإن عملية الإقفال يجب أن تتم وفق خطوات واضحة في تناسق مع كافة الفاعلين المعنيين في المؤسسة، و حرصا على التنسيق فإن موقع “نماذج بالعربي” يقدم لكم نموذجا مثاليا من هذه الناحية.
حيث أنه يمكن استعمال هذا النموذج لإقفال ملف موظف فقط باستمارة أو مستند واحد يتم تعبئته بالتنسيق مع مسؤولي أقسام مختلفة، كما تبين الصور ذلك، وكما يظهر في تفاصيل هذا النموذج:
نموذج إقفال ملف موظف
اسم الشركة و علامتها التجارية + التاريخ:
اسم الموظف: ____ ______ الرقم الوظيفي: _____
الإدارة/ القسم:………. مسمى الوظيفة: ……..
سبب خروج الموظف: استقالة () إنهاء خدمات () نقل()
آخر يوم عمل للموظف: ……………………..
التوقيع:………………
استلام بطـاقة العـمل
الموظف المختص: (سكرتير شؤون الموظفين)
التاريخ: ………….
- إلغاء بيانات الموظف من نظام المرتبات و إعداد المخالصة النهائية.
- إلغاء اسم الموظف من لوائح التأمينات الاجتماعية.
- إلغاء اسم الموظف من بيانات الموظفين الشهرية .
- إلغاء اسم الموظف من كشوفات الموظفين الشهرية .
- إلغاء اسم الموظف من قوائم الموظفين بمكتب العمل.
- استلام البطاقة الطبية وإلغاء اسم الموظف المشار إليه من بوليصة التأمين الطبي.
- إلغاء البريد الالكتروني للموظف.
- تم استلام إقامة أو جواز سفر الموظف لعمل الواجب.
ملاحظات:…… ……………………… ………. ……. ……….. …………. …… …………. ……..
الاعتماد النهائي:
- مشرف شئون الموظفـين:………..
- مدير الشئون الإدارية والموظفين:……
و هذا المثال يفتقد إلى التنسيق، لذلك، ومن أجل الحصول على نفس هذا المثال ولكن بتنسيق أفضل كما يظهر في الصور فإن موقع “نماذج بالعربي” يتيح لكم إمكانية ذلك بصيغتين هما صيغة الوورد Word التي تكون في الأساس للتعديل على الملف، ثم صيغة الـ PDF التي تكون معدّة أساساً للطباعة و الاستعمال المباشر، ولتحميله الملف بشكل مباشر بمجرد اختيار الصيغة المناسبة والضغط على علامة التحميل:
- تحميل نموذج إقفال ملف موظف بصيغة الوورد Word:
- تحميل نموذج إقفال ملف الموظف بصيغة PDF:



شاهد أيضا: تحميل نموذج رسالة تظلم وطريقة كتابته.
إن طبيعة الحياة المهنية تحتم بلا شك دخول وخروج الموظفين والانتقال بين المؤسسات، فالموظف الذي يشتغل في هذه المؤسسة اليوم فإنه قد يغادرها السنة المقبلة كعنصر طبيعي تفرضه الحياة وتقلباتها وسُنّتها، وبعد خروج الموظف من الشركة لأي سبب من الأسباب سواء بالاستقالة أو الإقالة أو الوفاة أو خلافه فإن المؤسسة تزيل اسمه من نظامها، وهي عملية أساسية تسمى بإقفال ملف موظف، وهي العملية التي خصصنا الحديث لها في مقالة اليوم بتوضيح ماهيتها ومختلف جوانبها ثم التعريج على غرض نموذج متكامل وحصري من موقع “نماذج بالعربي” يتيح للمؤسسة تنفيذ عملية الإقفال بشكل منظم وأكثر كفاءة.
تابعنا عبر الفايسبوك: نماذج بالعربي