إشعار غياب موظف عن عمله وعدم حضوره هو ما سوف يكون موضوع مقالة اليوم. حيث أنه الانضباط والالتزام في الحضور والدوام هو شرط محوري من شروط نجاح أي مؤسسة. وغياب هذا العنصر يهدد كليا السير العام للعمل. لذلك يتوجب على المؤسسة الحزم مع غياب الموظفين خصوصاً إذا كان الغياب مبررا، وتعمل بالتالي على صون وحفظ مصالحها (مصالحها). فكيف يمكن لها إذن ذلك؟ وما هي السبل لضبط حالات غياب الموظفين؟ وما هي أنسب السبل للتعامل مع هذه الوضعيات؟
ما هو إشعار غياب موظف؟
إشعار غياب موظف هو إشعارٌ وإخبارٌ يرفعه مدير القسم إلى إدارة الموارد البشرية بغرض الإبلاغ عن تغيب موظفٍ وعدم حضوره إلى العمل بدون مبرر. و يوضح من خلال هذا الإشعار الأسباب المحتملة وراء الغياب وتفاصيله عموماً تمهيدا لاتخاذ القرارات المناسبة في حق هذا الموظف المتغيب.
و تعمل عمليات إشعار غياب الموظفين على رفع الانضباط بداخل المؤسسة ورصد الغيابات و حفظ حقوق المؤسسة و تسهيل اتخاذ القرارات المناسبة في حق الموظف، والتي قد تتراوح بين الإنذار والتوبيخ والخصم أو حتى الفصل في حال كثرة تكرار الغياب.
و بعد توصل إدارة الموارد البشرية بإشعار غياب موظف عن الحضور للعمل فإنها تتخذ القرار المناسب في حقه وتعتمد هذا القرار رسميا ويتم إنزاله وتنفيذه بواسطة القنوات التي لها صلاحية هذا الأمر. وسوف نتعمق أكثر في تفاصيل أخرى حول هذا الموضوع في الأسطر القادمة من مقالتنا اليوم.
اعرف أيضا: تحميل نموذج بحث علمي وأهم قواعده.
أسباب كثرة غياب الموظفين
قبل أن نواصل الحديث عن إشعار غياب موظف عن العمل، فإننا سنقوم بوقفة مع هذا الغياب في حد ذاته، وذلك عبر عرض أسباب كثرة غياب الموظفين و الدوافع التي تكون وراء هذا الغياب، ومنها ما يلي:
- استهتار الموظف وتقصيره: وهي من الأسباب الرئيسية لكثرة غياب الموظفين، بحيث يكون الموظف ذو شخصية مستهترة غير ملتزمة ولا تتحمل المسؤولية كما يجب.
- مواجهة ظروف شخصية صعبة: وهذا يختلف عن النقطة السابقة، بحيث أنه تغيب دون إرادة حرة، ويدخل ضمن هذه الظروف الشخصية الصعبة كل ما يعيق العمل بالشكل المطلوب، بما في ذلك مشاكل شخصية أو مالية أو صحية أو نحو ذلك.
- عدم توفر بيئة عمل ملائمة: ليكون فيها الموظف قادرا على العطاء والعمل بشكل احترافي أكثر، وبالتالي فغياب هذه البيئة الملائمة يدفع الموظف إلى الغياب بشكل متكرر.
- ضعف المقابل المالي للعمل: وهو عامل أساسي من عوامل كثرة غياب الموظفين، فالأمور المادية تؤثر بشكل مباشر على الانضباط والالتزام.
- عدم احترافية المؤسسة: وهذا سبب آخر من أسباب كثرة غياب الموظفين، وهو ما يدفع بالموظفين للتهاون، ويكون الحل هنا هو رفع احترافية الشركة والاعتماد بشكل أساسي على إشعار غياب موظفين في حال كل غياب.
- غياب الرقابة من الإدارة: وهو من الأمور الأخرى التي تدفع بالموظفين للغياب، بحيث لا تهتم المؤسسة بمراقبة لوائح الحضور والانصراف في المؤسسة، مما يرفع من درجة التسيب فيها.
اقرأ أيضا: نموذج كتابة تقرير بصيغة الوورد و PDF.
دور وأهمية إشعار غياب موظف
بعد الحديث عن الأسباب وراء كثرة غياب الموظفين، سنأتي للحديث عن دور وأهمية إشعار غياب موظف باعتباره عنصرا يُفضَّل الاعتماد عليه. و يتجلى دور وأهمية إشعار غياب موظف في ما يلي:
- تتبع الغيابات في صفوف الموظفين، وهو الدور الرئيسي لعمليات الإشعار بغياب الموظف أو مجموعة من الموظفين. بحيث يساعد المؤسسة على رصد عدد مرات غياب كل موظف ومدى تكراره وبناءً عليه يتم اتخاذ قرارات مناسبة.
- اتخاذ القرارات المناسبة، فاستكمالا للنقطة السابقة، فإن أهمية إشعار غياب موظف تتمثل في أنها تساعد على تسهيل اتخاذ المؤسسة لقراراتٍ تراها مناسبة بناءً على عدد مرات غياب الموظف وطبيعته ومدى كونه غيابا مبررا أو دون تبرير.
- التواصل بين الإدارات والأقسام، بحيث أن إشعار الغياب يقوم مدير القسم بتحريره ورفعه إلى الإدارات المعنية بما فيه إدارة الموارد البشرية والشؤون الإدارية.
- حماية حقوق المؤسسة وصونها، وذلك من خلال أن هذا الإشعار هو دليل يدين الموظف ويثبت عليه حالة الغياب. وبالتالي في حال كثرة تكرار الغيابات (وبالتالي الإشعارات) فإن المؤسسة قد تلجأ إلى إنهاء خدمات هذا الموظف، ويكون بالتالي إشعار غياب موظف وسيلة يمكن الاعتماد عليها أمام الجهات القانونية إذا اقتضى الحال ذلك.
- إبراز احترافية المؤسسة، بحيث أن اعتماد هذه السياسة عوض الإشعار الشفهي هي عنصر أساسي يكرس مدى الاحترافية التي تشتغل بها المؤسسة، وهو أمر له انعكاسات إيجابية على المؤسسة وعملها.
شاهد أيضا: تحميل نموذج رسالة تظلم وطريقة كتابته.
صياغة نموذج إشعار غياب موظف وورد Word
لا شك أن صياغة إشعار غياب الموظف يمكن أن تتم بعدد من الطرق، غير أنه يجب على المؤسسة أن تدرك كيف تتم الصياغة لهذا الإشعار بأفضل طريقة كي تتحقق الغاية من هذا الإشعار. ولعل أفضل طريقة لصياغة إشعار غياب موظف هي هذه الطريقة:
إشــــعــار غــيـــاب مـــوظــف
التاريخ: …./…/………
السيد المكرم مدير ….. ……. المحترم…
تحية طيبة ومباركة… وبعد….
نفيدكم بأن الموظف: ……….. الحامل للرقم الوظيفي: ……. والذي يشتغل في إدارة / قسم: ………… قد تغيب عن العمل في يوم (………) الذي يوافق: …../…../……..
وذلك للأسباب التالية:
- (__) بعذر.
- (__) بدون عذر.
- (__) أخرى (حدد).
ملاحظات:…….. ……. …….. ……..
المشرف / المدير: …………
لاستخدام شؤون الموظفين:
عدد أيام الغياب بعذر حتى تاريخه: (……) يوم.
عدد أيام الغياب بدون عذر حتى تاريخه: (….) يوم.
- الإجراء المقترح:……. ……. …….. ……..
- اسم الموظف المختص: ………..
- توقيع الموظف المختص: …………
- اعتماد مدير الموارد البشرية: …………
و يوفر لكم موقع “نماذج بالعربي” إمكانية الحصول على هذا المثال بشكل منسق أكثر كما يظهر في الصور المرفقة وبصيغة الوورد Word القابل للتعديل والتحرير. وذلك عبر الضغط على علامة التحميل الظاهرة أسفله:
- تحميل نموذج إشعار غياب موظف بصيغة الوورد Word بشكل مباشر:
طالع أيضا: طريقة كتابة محضر غياب موظف.
تحميل نموذج إشعار غياب موظف PDF
تحدثنا في الفقرة السابقة عن نموذج الإشعار بغياب موظف عن عمله وطريقة تحميله بصيغة الوورد Word، لذلك سنتحدث في الفقرة الحالية عن صيغة أخرى لهذا الإشعار وهي صيغة الـ PDF القابلة للطباعة و الاستعمال المباشر.
و عبر هذه الصيغة من إشعار غياب موظف فإن المؤسسة يمكن أن تعتمد عليها عبر وضعها رهن إشارة مدراء الأقسام لاستعمال عند غياب أي موظف بشكل مباشر ثم رفعها للإدارة المعنية وهي إدارة الموارد البشرية.
و من أجل الحصول على النموذج الحصري من موقع “نماذج بالعربي” لإشعار غياب الموظف بصيغة الـ PDF فإن يكفي الضغط على علامة و إشارة التحميل الظاهرة أدناه، وسوف يكون التحميل مباشرا وفي غاية السلاسة.
- تحميل نموذج إشعار غياب موظف بصيغة الـ PDF بشكل مباشر:
اعرف أيضا: تحميل نموذج إخلاء طرف Word و PDF.
ختاماً، يمكن القول أن أول خطوة نحو نجاح المؤسسة هي التزام الموظفين بالحضور لعملهم بشكل منتظم وعدم الغياب أو التغيب إلا في حالات الظروف الخارجة عن الإرادة. وكي تتمكن المؤسسة من ذلك فإنها لا بد أن تكون حازمة في التعامل مع حالات الغياب، خصوصاً غير المبررة منها. و هذا الأمر يتم ابتداءً بإبلاغ مدير القسم عن أي حالة غياب، في أفق التعامل معها بما يناسب. لذلك ومن خلال مقالة اليوم تحدثنا بشكل مفصل عن مسألة غياب الموظف مع توفير نموذج حصري من موقع “نماذج بالعربي” يمكن اعتماده كنموذج لإشعار غياب موظف عن العمل.
طالع أيضا: نموذج طلب علاوة وزيادة الراتب.
ما هو إشعار غياب موظف؟
إشعارُ غياب موظف هو إشعارٌ وإخبارٌ يرفعه مدير القسم إلى إدارة الموارد البشرية بغرض الإبلاغ عن تغيب موظفٍ وعدم حضوره إلى العمل بدون مبرر. و يوضح من خلال هذا الإشعار الأسباب المحتملة وراء الغياب وتفاصيله عموماً تمهيدا لاتخاذ القرارات المناسبة في حق هذا الموظف المتغيب.
ما هي أسباب كثرة غياب الموظفين؟
غياب الموظفين عن العمل يكون وراءه في العادة عدد كبير من الأسباب و المسببات، وعلى رأسها مثلا ما يلي: استهتار الموظف وتقصيره، مواجهة ظروف شخصية صعبة، عدم توفر بيئة عمل ملائمة، ضعف المقابل المالي للعمل، عدم احترافية المؤسسة، غياب الرقابة من الإدارة، وغير ذلك من الأسباب.
ما هي فائدة إشعارُ غياب موظف؟
تساعد إشعارات غياب الموظفين المؤسسةَ على جعل عملها أكثر احترافية وحفظ مصالحها من جهة أخرى وكذا إمكانية اتخاذ قرارات ملائمة تحمي المؤسسة من هذه الغيابات المتكررة، كما أنها تساهم في إنجاح المؤسسة بشكل عام بطرق أو بأخرى.
شاهد أيضا: نموذج عقد شركة بين طرفين أو أكثر.
تابعنا عبر الفايسبوك: نماذج بالعربي